คู่มือความเป็นส่วนตัวสําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล

ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Microsoft Viva Insights ช่วยให้คุณค้นหาโอกาสในการสร้างนิสัยที่ดีขึ้นและกลับมาควบคุมเวลาของคุณได้อีกครั้ง บทความนี้อธิบายวิธีที่ Viva Insights ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลสําหรับข้อมูลเชิงลึก ตําแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลและวิธีที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อเก็บรักษาข้อมูลนั้นให้ปลอดภัย และยังอธิบายว่า Viva Insights ปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR อย่างไร 

หลักการที่สําคัญ

• ในฐานะผู้ใช้ Viva Insights มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลของคุณเอง
• ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บและคํานวณในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ
• คุณสามารถเลือกเข้าร่วมและ ปฏิเสธเข้าร่วม ได้ทุกเมื่อ
• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights จะไม่แสดงข้อมูลที่สามารถระบุถึงตัวบุคคลของเพื่อนร่วมงานนอกเหนือจากสิ่งที่คุณสามารถดูได้ใน Outlook และ Teams

ประเด็นสําคัญเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเปิดใช้งานการประเมิน การติดตาม การตัดสินใจอัตโนมัติ การสร้างโพรไฟล์ หรือการตรวจสอบ Viva Insights มอบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลให้คุณผ่านแอป Viva Insights ใน Microsoft Teams และบนเว็บ, Add-in ของ Insights Outlook, อีเมล Viva digest, อีเมลสรุป และคําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่มีกลไกหรือตัวเลือกที่อนุญาตให้ทุกคนแต่คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวซึ่งแสดงผ่านพื้นผิวเหล่านี้เว้นแต่คุณจะแชร์อย่างมีวัตถุประสงค์และเป็นอิสระ ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลที่ได้รับจาก Viva Insights ไม่สามารถใช้เพื่อการตัดสินใจโดยอัตโนมัติหรือสําหรับการสร้างโพรไฟล์ได้
• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลใหม่ที่สามารถระบุตัวบุคคลได้เกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ Viva Insights จะแปลงข้อมูลเป็นข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลโดยการคํานวณข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นเพียงแค่ไปที่วันทํางานของคุณ ข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณเห็นในข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลจาก Viva Insights เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่คุณจะไม่สามารถคํานวณได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีการสนับสนุนบางอย่าง
• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights จะถูกประมวลผลและจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน Viva Insights จะประมวลผลข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้สําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล: Exchange Online ข้อมูลอีเมลและปฏิทิน การแชทและสัญญาณการโทรจาก Skype for Business และจาก Teams Viva Insights จะจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลนี้ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงานแต่ละคน
• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Microsoft ได้ออกแบบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights เพื่อสนับสนุนความต้องการขององค์กรของคุณให้เป็นไปตามข้อกําหนด GDPR

จะดูข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลได้ที่ไหน

ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights:

• Viva Insights ใน Teams และบนเว็บ
• Viva Insights ใน Outlook
• อีเมลสรุปใน Outlook
• แยกย่อยอีเมลใน Outlook
• คําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook

ความเป็นส่วนตัวในแอป Viva Insights ใน Teams และบนเว็บ

เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลในแอป Microsoft Viva Insights Microsoft จะปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานและปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่นอย่างครบถ้วน เช่น ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Viva Insights ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ส่วนบุคคลและส่วนตัว – เนื้อหาในข้อมูลเชิงลึกของคุณเป็นแบบส่วนตัว เป็นส่วนตัว พร้อมใช้งานสําหรับคุณเท่านั้น ไม่มีใครในองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงได้
• ข้อมูลของทุกคนจะถูกเก็บไว้เป็นส่วนตัว Viva Insights จะไม่รวมข้อมูลใหม่ที่สามารถระบุถึงตัวบุคคลใดๆ เกี่ยวกับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการจะอิงตามข้อมูลที่คุณและองค์กรของคุณสร้างขึ้นโดยเพียงแค่ไปที่วันทํางานปกติของคุณ ข้อมูลเชิงลึกของคุณจะอิงตามข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่ไม่สามารถรวมได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีความช่วยเหลือ
• ความปลอดภัยของกล่องจดหมาย – Viva Insights ใช้ข้อมูลและกระบวนการอีเมลและปฏิทิน Exchange Online และจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกหรือการดําเนินการใดๆ ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ ดังนั้น ความปลอดภัยของข้อมูลจึงถูกสร้างและบังคับใช้โดย Exchange
• สอดคล้องกับ GDPR – Microsoft ปฏิบัติตาม GDPR เมื่อให้ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการในแอป

วิธีการทำงาน

ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการส่วนบุคคลในแอป Microsoft Viva Insights จะยึดตามข้อมูลกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ เช่น ข้อมูลอีเมลและปฏิทิน ข้อมูลเชิงลึกจะมาจากข้อมูลที่พร้อมใช้งานอยู่แล้วในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการกำหนดข้อผูกมัดที่คุณทำกับผู้อื่น คุณสามารถตรวจทานแต่ละอีเมลในกล่องจดหมายของคุณด้วยตนเอง แอป Viva Insights ช่วยให้คุณประหยัดจากกระบวนการที่น่าเบื่อนี้

ชนิดข้อมูล

Viva Insights ให้ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลด้วยข้อมูลประเภทต่อไปนี้ 

• ข้อมูลกล่องจดหมาย - อีเมล ปฏิทิน การแชท และกิจกรรมการโทรที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้ Microsoft 365 เช่น เวลาที่คุณใช้ในการประชุมหรืออีเมลที่คุณส่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ
• ข้อมูลที่เพิ่มขึ้น - ข้อมูลที่อาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับคุณ แต่จะแสดงในรูปแบบรวมที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคล

ข้อมูลกล่องจดหมาย

ข้อมูลกล่องจดหมายจะแสดงข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเพียงแค่ไปที่งานของคุณ เช่น การส่งอีเมล การจัดเรียงการประชุม หรือการแชทกับเพื่อนร่วมงาน Viva Insights จะประมวลผลและแสดงข้อมูลในรูปแบบที่ทําให้สามารถดําเนินการได้ 

ตัวอย่างเช่น Viva Insights มีมุมมองที่ช่วยให้คุณเข้าใจระยะเวลาที่คุณใช้ในการประชุมและในอีเมลทุกวัน บุคคลที่คุณทํางานร่วมกันมากที่สุด บุคคลที่คุณไม่ติดต่อด้วย และบุคคลที่คุณให้ข้อผูกมัดและคําขอ 

คุณสามารถดําเนินการกับข้อมูลนี้ คุณอาจตัดสินใจว่าคุณใช้เวลามากเกินไปในการประชุม ตัวอย่างเช่น และใช้เป้าหมายส่วนบุคคลในการดําเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลจะได้รับมาจากข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณอยู่แล้วในตําแหน่งต่อไปนี้:

• กล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ
• กิจกรรมของคุณในเอกสาร OneDrive และ SharePoint
• ประวัติการแชทและการโทรของคุณจาก Teams และจาก Skype for Business

Viva Insights เพียงแค่นําการคํานวณและกฎพื้นฐานบางอย่างไปใช้เพื่อทําให้ข้อมูลนี้สามารถดําเนินการได้มากขึ้น ข้อมูลกล่องจดหมายจะถูกจัดเก็บโดยตรงในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ 

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการกําหนดว่าเพื่อนร่วมงานคนใดส่งอีเมลถึงคุณมากที่สุดในสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณสามารถทําได้ทางเทคนิคโดยไม่ต้องมี Viva Insights โดยนับอีเมลจากเพื่อนร่วมงานในกล่องขาเข้าของคุณด้วยตนเอง ในทํานองเดียวกัน คุณสามารถกําหนดเวลาตอบกลับเฉลี่ยของเพื่อนร่วมงานไปยังอีเมลที่คุณส่งโดยใช้ข้อมูลการประทับเวลาที่พร้อมใช้งานในกล่องจดหมายของคุณ Viva Insights ช่วยคุณประหยัดปัญหาในการทําการคํานวณที่น่าเบื่อเหล่านี้ 

ข้อมูลแบบเพิ่มเติม

ในบางกรณี ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights จะให้ข้อมูลซึ่งลบการระบุตัวตนของบุคคลอื่นที่จะไม่สามารถใช้ได้กับพวกเขา เช่น อัตราการอ่านอีเมล 

อัตราการอ่านอีเมล

Viva Insights จะติดตามเปอร์เซ็นต์ของผู้รับที่เปิดข้อความอีเมล (ใน Add-in ของ Outlook) สําหรับอีเมลที่คุณส่งไปยังบุคคลอย่างน้อยห้าคน 

เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัว Viva Insights จะไม่ติดตามอัตราการอ่านสําหรับข้อความที่ส่งไปยังบุคคลน้อยกว่าห้าคน Viva Insights จะไม่แสดงอัตราการอ่าน "0 เปอร์เซ็นต์" หรือ "100 เปอร์เซ็นต์" เนื่องจากจะทําให้ผู้คนสามารถสรุปได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการดําเนินการของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน แต่อัตราการอ่านในกรณีเหล่านี้จะแสดงเป็นช่วงที่ครอบคลุมค่าเกณฑ์ที่ขึ้นอยู่กับจํานวนผู้รับอีเมล 

เมตริกนี้คํานวณจากค่าสถานะ "อ่าน" ใน Exchange Online สําหรับบางคน ข้อความจะถูกตั้งค่าสถานะเป็น "อ่านแล้ว" เมื่อคุณเปิดข้อความในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง Outlook สําหรับผู้อื่น คุณอาจต้องดับเบิลคลิกเพื่อเปิดข้อความเพื่อทําเครื่องหมายว่า "อ่านแล้ว"

คุณสามารถควบคุมการตั้งค่านี้ได้ในการตั้งค่า Outlook ของคุณ เมื่อต้องการแสดงสัญญาณเหล่านี้ในกล่องจดหมายของผู้ส่ง ค่าสถานะ "อ่าน" จะถูกคัดลอกภายในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 แล้วส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้ส่ง 

การปฏิบัติตาม GDPR

ในกรณีของชุดโปรแกรม Microsoft 365 เต็มรูปแบบ Viva Insights จะช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกําหนด GDPR ตัวอย่างเช่น Viva Insights สนับสนุนสิ่งต่อไปนี้:

• รักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ – ข้อมูลเชิงลึกจําเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Exchange Online และข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน เมตริกจากการคํานวณ เช่น งาน จะถูกผนวกเข้ากับกล่องจดหมาย ดังนั้นแอป Viva Insights จึงตรงตามข้อผูกมัดนี้โดยอาศัย Exchange Online ปฏิบัติตามภาระผูกพันด้วย:

  • Microsoft จะไม่เหมืองข้อมูลลูกค้าใน Exchange Online สําหรับการโฆษณา
  • Microsoft จะไม่เปิดเผยข้อมูลลูกค้า Exchange Online ให้กับหน่วยงานที่บังคับใช้กฎหมายโดยสมัครใจ
  • Microsoft จะปฏิบัติตามข้อกําหนดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสลับข้อมูล Exchange Online และใช้การควบคุมเพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และช่วยรับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจ ตามที่อธิบายไว้ใน ISO 27001 และ 27018

• แจ้งให้ผู้ใช้ทราบในกรณีที่ตรวจพบการละเมิด – Microsoft จะแจ้งให้ผู้ติดต่อด้านความเป็นส่วนตัวของลูกค้าทราบภายใน 72 ชั่วโมงของ Microsoft ที่ Microsoft ตรวจพบการละเมิดกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานการตอบสนองเหตุการณ์ของ Microsoft 365

• ดําเนินการตามคําขอของผู้ใช้ (DSR) เพื่อส่งออก ลบ หรือจํากัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล – Microsoft สนับสนุนคําขอของผู้ใช้ เช่น คําขอเพื่อส่งออกหรือลบข้อมูล

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR