เมื่อคุณตั้งค่า SharePoint ใน Microsoft 365 ใน Microsoft 365 คุณอาจมีเอกสารและไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในไซต์ทีมของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีบางอย่างที่คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาชนิดต่างๆ ลงในไซต์ของคุณ
หมายเหตุ
สําหรับบทความเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียนและไซต์ทีมเพื่อให้คุณสามารถใช้ร่วมกันได้ ให้ดู ตั้งค่าที่จัดเก็บไฟล์และการแชร์ของ Office 365
ในบทความนี้
- ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
- สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย
- อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์
- พิจารณาการสร้างรายการ SharePoint สําหรับที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต
- พิจารณาโซลูชัน SharePoint สําหรับความต้องการทางธุรกิจทั่วไป
- ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะเริ่มย้ายไฟล์ ให้ตรวจสอบจํานวนที่เก็บข้อมูลที่คุณมีสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ใน Microsoft 365 เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับขีดจํากัดการจัดเก็บสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดูขีดจํากัด SharePoint
เคล็ดลับ
สิ่งสําคัญคือต้องจําไว้ว่าใน Microsoft 365 ขีดจํากัดที่เก็บข้อมูลสําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 (ไซต์ทีมของคุณ) จะแตกต่างจากขีดจํากัดที่เก็บข้อมูลสําหรับ Exchange Online (สําหรับบัญชีอีเมล) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจํากัดพื้นที่จัดเก็บกล่องจดหมาย ให้ดู ผู้รับ ในคําอธิบายบริการ Microsoft 365 สําหรับ Exchange Online
ขั้นตอนถัดไปคือการวิเคราะห์เนื้อหาที่คุณมีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงเอกสาร รูป แบบฟอร์ม และอื่นๆ
เคล็ดลับ
ใน File Explorer ให้ค้นหาไฟล์ที่มีอยู่ของคุณตามขนาดและตามวันที่ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณระบุไฟล์ที่ถูกใช้ล่าสุด หรือมีขนาดใหญ่มากได้อย่างรวดเร็ว
ลองคิดดูว่ามีการใช้เนื้อหาเป็นประจํามากน้อยเพียงใด และคุณต้องการจัดเก็บเนื้อหาทั้งหมดใน Microsoft 365 หรือไม่ เช่นเดียวกับที่คุณทําเมื่อคุณย้ายไปบ้านหลังเล็ก ๆ เป้าหมายคือการตัดสินใจว่าสิ่งใดจะเหมาะกับไซต์ใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าตอนนี้องค์กรของคุณใช้ที่เก็บข้อมูลมากกว่าขีดจํากัดของ Microsoft 365 สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 คุณต้องทําการตัดสินใจเหล่านี้:
- คุณต้องการย้ายไฟล์ใด
- คุณต้องการซื้อพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่
- คุณควรวางแผนที่จะมีพื้นที่สําหรับไซต์ของคุณเติบโตหรือไม่? (แน่นอน)
ถ้าองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ลองเชิญผู้เชี่ยวชาญมาช่วยคุณ คุณสามารถค้นหาความช่วยเหลือที่มีชื่อเสียงได้ที่ Microsoft Pinpoint Pinpoint เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายสําหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลกในการค้นหาผู้เชี่ยวชาญและบริการระดับมืออาชีพที่ได้รับการรับรองของ Microsoft
สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย
หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาที่คุณต้องการย้าย ลองนึกถึงวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบเนื้อหานั้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์ทีมของคุณ การจัดระเบียบเนื้อหาเป็นความคิดที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณคาดว่าในที่สุดคุณจะมีไฟล์จํานวนมาก เมื่อปริมาณเนื้อหาเพิ่มขึ้น คุณสามารถสร้างไลบรารีเอกสาร ไลบรารีฟอร์ม และไลบรารีรูปภาพเพิ่มเติมเพื่อจัดเก็บเนื้อหาเหล่านั้นได้ คุณยังสามารถสร้างไซต์ย่อยสําหรับเอกสารหรือโครงการประเภทต่างๆ ได้อีกด้วย
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการวางแผนโครงสร้างเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์ของคุณ ให้ดู การวางแผนเนื้อหาสําหรับไซต์ทีมของคุณ
อัปโหลดเอกสาร รูปภาพ และไฟล์
เมื่อต้องการอัปโหลดไฟล์ เช่น เอกสาร Word, ไฟล์ PDF หรือรูปถ่าย JPG ให้อัปโหลดไฟล์เหล่านั้นไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไลบรารี
หมายเหตุ
ขนาดไฟล์สูงสุดสําหรับไฟล์เดียวที่สามารถอัปโหลดไปยัง SharePoint ในไลบรารี Microsoft 365 คือ 2 GB นอกจากนี้ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ได้ครั้งละ 100 ไฟล์หรือน้อยกว่าเท่านั้น
วิธีที่ดีที่สุดในการทําเช่นนี้ขึ้นอยู่กับจํานวนไฟล์ ก่อนอื่น ให้เรียกดูไลบรารีปลายทาง จากนั้นใช้ตารางนี้เพื่อเลือกวิธีการ
| จํานวนไฟล์ | วิธีอัปโหลด |
|---|---|
| เอกสารเดี่ยว | เลือก เอกสาร>ใหม่อัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ แล้วเรียกดูไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ |
| เอกสารและโฟลเดอร์จํานวนมาก | เลือกปุ่ม เปิดด้วย Explorer บนแท็บ ไลบรารี ของ Ribbon จากนั้น ลากแล้วปล่อยไฟล์โดยใช้ File Explorer |
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู อัปโหลด สร้าง หรือลบไฟล์ในไลบรารี
หมายเหตุ
มีไฟล์บางชนิดที่ไม่สามารถอัปโหลดไปยังไลบรารีได้ สําหรับรายการเหล่านี้ ให้ดูบทความ ชนิดไฟล์ที่ไม่สามารถถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้
พิจารณาการสร้างรายการ SharePoint สําหรับที่ติดต่อ ปฏิทิน และสเปรดชีต
ทุกธุรกิจมีข้อมูลในหลายฟอร์ม เช่น ปฏิทิน งาน และสเปรดชีต สําหรับข้อมูลชนิดนี้ คุณสามารถย้ายหรือแปลงเนื้อหานั้นเป็นรายการบนไซต์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลงรายการของที่ติดต่อทางธุรกิจเป็นรายการที่ติดต่อ นอกจากนี้ คุณสามารถแปลงปฏิทินเป็น SharePoint Calendar ซึ่งเป็นรายการชนิดพิเศษ
- เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีสร้างปฏิทินกลุ่มใน SharePoint ใน Microsoft 365 ให้ดูวิดีโอนี้: วิดีโอ: สร้างปฏิทินของคุณเอง
ถ้าตอนนี้คุณใช้สเปรดชีต Microsoft Excel เพื่อติดตามข้อมูล คุณสามารถอัปโหลดสเปรดชีตเหล่านี้ไปยังไลบรารีเอกสารใน SharePoint ใน Microsoft 365 ได้โดยตรง หรือคุณสามารถนําเข้าสเปรดชีตเป็นรายการ SharePoint เนื่องจากผู้ใช้หลายคนสามารถอัปเดตรายการในเวลาเดียวกันได้ รายการ SharePoint ช่วยส่งเสริมการทํางานร่วมกัน คุณสามารถสร้างมุมมองที่แตกต่างกันของรายการเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยํา
- เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานกับรายการ ให้ดูที่ การฝึกอบรม: สร้างและตั้งค่ารายการ
พิจารณาโซลูชัน SharePoint สําหรับความต้องการทางธุรกิจทั่วไป
อีกวิธีในการย้ายเนื้อหาคือการใช้โซลูชัน SharePoint เพื่อจัดการงานที่มีอยู่ได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น องค์กรส่วนใหญ่ต้องการรวบรวมและแบ่งปันความรู้ประจําวันของผู้คนที่ทํางานที่นั่น Wiki บนไซต์ของคุณอาจจะเหมาะสําหรับการแชร์ประเภทนี้
ตารางนี้อธิบายถึงฟีเจอร์ของ SharePoint ที่สามารถช่วยคุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้
| กระบวนการทางธุรกิจ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ใช้ Wiki เพื่อแชร์ความรู้ของทีมและทํางานร่วมกัน | Wiki เป็นไซต์พิเศษที่ชุมชนของผู้ใช้สร้างและบํารุงรักษาข้อมูล Wiki สามารถเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสําหรับการบันทึกและแชร์ข้อมูลกระบวนการ หรือข้อมูลอ้างอิงทั่วไปที่สําคัญสําหรับงานของคุณ |
| ย้าย Resource Scheduling ไปยังปฏิทินกลุ่ม SharePoint | ปฏิทินกลุ่มอาจเป็นวิธีที่ดีในการจัดกําหนดการทรัพยากรทั่วไป เช่น ห้องประชุม อุปกรณ์ภาพและเสียง และอื่นๆ เนื่องจากปฏิทินกลุ่มอยู่บนไซต์ SharePoint ใน Microsoft 365 ทุกคนในทีมของคุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายบน SharePoint หรือใน Outlook |
| แปลงโปรแกรมฐานข้อมูลเป็นแอป Access | คุณสามารถใช้ Microsoft Access 2013 เพื่อออกแบบและประกาศฐานข้อมูล แล้วสร้างแอป Access เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนไซต์ทีมของคุณ |
| ทําให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ | เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการโดยอัตโนมัติและติดตามงานสําคัญในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งเหมาะสําหรับงานต่างๆ เช่น กระบวนการอนุมัติหรือการรวบรวมคําติชม |
ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาของคุณ
หลังจากที่คุณย้ายเอกสารและไฟล์ของคุณขึ้นไปยังไซต์ทีมแล้ว ให้แจ้งผู้ใช้ไซต์คนอื่นเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณสามารถนําเสนอวิธีต่างๆ มากมายที่พวกเขาสามารถใช้ในการค้นหาเนื้อหาบนไซต์
ตารางนี้อธิบายวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้
| วิธีการ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ใช้การค้นหาเพื่อค้นหาเนื้อหา | วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาเนื้อหาบนไซต์ SharePoint ใน Microsoft 365 คือการใช้ฟีเจอร์การค้นหา
|
| กําหนดค่ามุมมองบนรายการและไลบรารีเพื่อให้สามารถมองเห็นเนื้อหาได้ | คุณสามารถเลือกองค์ประกอบที่ปรากฏในมุมมองได้ ตัวอย่างเช่น ในมุมมองหนึ่ง คุณอาจแสดงชื่อเรื่องและผู้เขียน ในมุมมองอื่น คุณอาจต้องการแสดงเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่มหลังจากวันที่ใดวันที่หนึ่ง |
| การกำหนดการนำทางไซต์เอง | คุณสามารถกําหนดการนําทางสําหรับไซต์ทีมของคุณเองเพื่อให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาได้ง่ายขึ้น |
| ค้นหาเนื้อหาออนไลน์เมื่อคุณออฟไลน์ | คุณสามารถใช้ OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียน หรือ Outlook เพื่อค้นหาเนื้อหาที่อยู่บน SharePoint ในไซต์ Microsoft 365 เมื่อคุณออฟไลน์ |
| ติดตามการอัปเดตเนื้อหา |
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ค้นหาเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย ให้ดูบทความคู่มือการวางแผน วางแผนเนื้อหาสําหรับไซต์ทีมของคุณ
โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ ถ้ามีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าไม่มีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าอะไรที่น่าสับสนหรือขาดหายไป เราจะใช้คําติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้