ทุกเทมเพลตที่รวมอยู่ใน Access เป็นแอปพลิเคชันการติดตามที่สมบูรณ์ซึ่งมีตาราง ฟอร์ม รายงาน คิวรี แมโคร และความสัมพันธ์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เทมเพลตเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาให้พร้อมใช้งานทันที เพื่อให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ที่ยึดตามเทมเพลต และทํางานได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการปรับเปลี่ยนฐานข้อมูลใหม่ของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล หรือเปลี่ยนแปลงรายงาน
บทความนี้จะอธิบายวิธีการปรับเปลี่ยนทั่วไปที่คุณอาจต้องการนําไปใช้กับฐานข้อมูลที่สร้างจากเทมเพลต ดูลิงก์ไปยังบทความเพื่อดูข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นที่เฉพาะ
คุณต้องการทำอะไร
เรียนรู้พื้นฐานของตารางและเขตข้อมูล
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล คุณจะจัดเก็บข้อมูลของคุณในตาราง ซึ่งเป็นรายการแถวและคอลัมน์ที่ยึดตามหัวข้อ คุณเก็บรายการข้อมูลที่คุณต้องการติดตามในเขตข้อมูล (หรือที่เรียกว่า คอลัมน์) ตัวอย่างเช่น ในตารางที่ติดต่อ คุณอาจสร้างเขตข้อมูลสําหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ สําหรับตารางผลิตภัณฑ์ คุณอาจสร้างเขตข้อมูลสําหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา
สิ่งสําคัญคือคุณต้องเลือกเขตข้อมูลอย่างรอบคอบ ตัวอย่างเช่น การสร้างเขตข้อมูลเพื่อเก็บค่าจากการคํานวณมักจะเป็นเรื่องที่ไม่ดี ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถให้ Access คํานวณค่าเมื่อจําเป็น เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล ให้ลองเก็บข้อมูลในส่วนที่เป็นประโยชน์ที่เล็กที่สุด ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเป็นชื่อเต็มในเขตข้อมูลเดียว ให้พิจารณาการเก็บชื่อและนามสกุลแยกจากกัน โดยทั่วไปแล้ว ถ้าคุณต้องการรายงาน เรียงลําดับ ค้นหา หรือทําการคํานวณรายการข้อมูล ให้ใส่ลงในเขตข้อมูล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและเลือกเขตข้อมูล ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล
เขตข้อมูลมีคุณลักษณะบางอย่างที่กําหนด ตัวอย่างเช่น ทุกเขตข้อมูลมีชื่อที่ระบุเขตข้อมูลภายในตารางโดยไม่ซ้ํากัน เขตข้อมูลยังมีชนิดข้อมูลที่เลือกให้ตรงกับข้อมูลที่จะจัดเก็บด้วย ชนิดข้อมูลจะกําหนดค่าที่สามารถจัดเก็บและการดําเนินการที่สามารถดําเนินการกับค่าเหล่านั้น ได้ รวมถึงจํานวนพื้นที่จัดเก็บที่จะเก็บเอาไว้สําหรับแต่ละค่า ทุกเขตข้อมูลยังมีกลุ่มการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกันซึ่งเรียกว่า คุณสมบัติ ที่กําหนดลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะลักษณะการทํางานของเขตข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติ รูปแบบ จะกําหนดเค้าโครงที่แสดงของเขตข้อมูล นั่นคือ ลักษณะที่ควรปรากฏเมื่อแสดง
การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง
คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองออกแบบได้ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลโดยการพิมพ์ข้อมูลบางอย่างลงในเซลล์ด้านล่างส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองออกแบบได้
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดูบทความ เพิ่มหรือลบคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองออกแบบ ให้ดูบทความ สร้างตารางและเพิ่มเขตข้อมูล
หมายเหตุ: เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในตาราง เขตข้อมูลนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงในฟอร์มและรายงานที่มีอยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ คุณต้องเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มและรายงานเหล่านั้นด้วยตนเองเพื่อให้เขตข้อมูลปรากฏในฟอร์มและรายงานนั้น
ลบเขตข้อมูลจากตาราง
ถ้าเป็นไปได้ คุณควรหลีกเลี่ยงการลบเขตข้อมูลจากฐานข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตที่ระบุเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง เป็นไปได้ว่าเขตข้อมูลถูกใช้ในวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น ฟอร์มและรายงาน ดังนั้น การลบเขตข้อมูลจะสร้างผลที่ตามมาเมื่อคุณพยายามใช้วัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้เขตข้อมูลนั้น วัตถุฐานข้อมูลจะไม่ทํางานตามที่คาดไว้ คุณจะต้องเอาการอ้างอิงใดๆ ไปยังเขตข้อมูลออกจากวัตถุทั้งหมดที่ใช้การอ้างอิงนั้นเพื่อให้วัตถุอื่นๆ เหล่านั้นทํางานได้อย่างถูกต้อง
เมื่อคุณตัดสินใจว่าคุณต้องลบเขตข้อมูลจากฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต คุณสามารถทําได้ในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือมุมมองออกแบบ โปรดจําไว้ว่า ถ้าวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ อ้างอิงถึงเขตข้อมูลที่ถูกลบ คุณต้องปรับเปลี่ยนวัตถุอื่นๆ เหล่านั้นเพื่อเอาการอ้างอิงออก ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานมีตัวควบคุมที่ผูกกับเขตข้อมูลที่ถูกลบและคุณเรียกใช้รายงาน ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น เนื่องจาก Access ไม่พบข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลนั้น
เมื่อคุณลบเขตข้อมูล คุณจะลบข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลนั้นอย่างถาวร ด้วยเหตุนี้ คุณควรใช้ความระมัดระวังเมื่อลบเขตข้อมูล และคุณควรสร้างสําเนาสํารองของฐานข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะลบเขตข้อมูลนั้น
ก่อนที่คุณจะสามารถลบเขตข้อมูลคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นไม่ได้มีส่วนร่วมในความสัมพันธ์ของตารางใดๆ ถ้าคุณพยายามลบเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์อยู่ Access จะเตือนคุณว่าคุณต้องลบความสัมพันธ์ก่อน
สําหรับคําแนะนําทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการลบความสัมพันธ์ของตาราง ให้ดูบทความ สร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์
สําหรับคําแนะนําทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการลบเขตข้อมูลจากตาราง ให้ดูบทความ ลบเขตข้อมูล
เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลหรือตาราง
ถ้าเป็นไปได้ คุณควรหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลหรือตารางในฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นจากหนึ่งในเทมเพลตที่ระบุ เป็นไปได้ว่าเขตข้อมูลหรือตารางจะถูกใช้ในวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น ฟอร์มและรายงาน ดังนั้น การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลหรือตารางสามารถสร้างผลลัพธ์ได้เมื่อคุณพยายามใช้วัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้เขตข้อมูลหรือตารางนั้น วัตถุอื่นๆ อาจไม่ทํางานตามที่คาดไว้ถ้ายังอ้างอิงชื่อเดิมอยู่ เพื่อให้วัตถุอื่นๆ ทํางานได้อย่างถูกต้อง ถ้ากล่องกาเครื่องหมาย ทําการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ ถูกเลือกไว้ในประเภท ฐานข้อมูลปัจจุบัน ของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access งานส่วนใหญ่นี้จะทําให้คุณโดยอัตโนมัติ
คุณอาจต้องการเปลี่ยนข้อความที่ปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถทําได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนเฉพาะข้อความในส่วนหัวของคอลัมน์ และคุณไม่ต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้ดูส่วน เปลี่ยนข้อความที่ปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์
เมื่อจําเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางในบานหน้าต่างนําทาง หรือเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือมุมมองออกแบบก็ได้ ก่อนที่คุณจะทําเช่นนั้น คุณควรพิจารณาเปิดตัวเลือก การแก้ไขชื่ออัตโนมัติ ถ้ายังไม่ได้เปิดใช้งาน
เปิดตัวเลือกการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ
เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อวัตถุฐานข้อมูล เช่น เขตข้อมูล ตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน คุณมักจะต้องการให้มีการเผยแพร่การเปลี่ยนชื่อทั่วทั้งฐานข้อมูล มิฉะนั้น วัตถุที่อ้างอิงชื่อเก่าจะไม่ทํางานตามที่คาดไว้ Access มีฟีเจอร์การแก้ไขชื่ออัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงชื่อ ตามค่าเริ่มต้น การแก้ไขชื่ออัตโนมัติ จะเปิดใช้งานสําหรับฐานข้อมูลใหม่ทั้งหมดใน Access อย่างไรก็ตาม ถ้าปิดใช้งานอยู่ คุณสามารถทําสิ่งต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานได้
เปิดตัวเลือกการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ
-
คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน
-
ภายใต้ ตัวเลือกการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ติดตามข้อมูลการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ทําการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ
-
ถ้าคุณต้องการเก็บตารางที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการที่ดําเนินการโดยการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกการแก้ไขชื่ออัตโนมัติ
-
คลิก ตกลง
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
หมายเหตุ: ฟีเจอร์การแก้ไขชื่ออัตโนมัติไม่เหมือนกับฟีเจอร์การแก้ไขอัตโนมัติ ฟีเจอร์การแก้ไขชื่ออัตโนมัติจะแก้ไขการอ้างอิงระหว่างวัตถุ ฟีเจอร์การแก้ไขอัตโนมัติจะแก้ไขคําหรือวลีที่สะกดผิดบ่อยๆ
เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล
ตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์สําหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด
-
พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับเขตข้อมูล แล้วกด ENTER
เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ตารางจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบ
-
คลิกเซลล์ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล สําหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ
เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเลือกชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด ให้ชี้ไปที่ด้านซ้ายของอักขระตัวแรกในชื่อจนกว่าตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศร แล้วคลิก
-
แก้ไขข้อความเพื่อเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
เปลี่ยนชื่อตาราง
คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางและวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ส่วนใหญ่ได้โดยตรงจากบานหน้าต่างนําทาง
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ บนเมนูทางลัด
หมายเหตุ: คุณต้องปิดวัตถุที่เปิดอยู่ทั้งหมดที่อ้างอิงตารางก่อนที่คุณจะสามารถเปลี่ยนชื่อได้
-
พิมพ์ชื่อใหม่ แล้วกด ENTER
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
เปลี่ยนข้อความที่ปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์
คําอธิบายภาพคือชื่อเรื่องหรือหัวเรื่องที่คุณสามารถกําหนดให้กับเขตข้อมูลได้โดยการตั้งค่าคุณสมบัติ คําอธิบายภาพ ของเขตข้อมูล คําอธิบายภาพไม่ขึ้นอยู่กับชื่อเขตข้อมูล ทุกเขตข้อมูลจะมีชื่อเขตข้อมูลและยังสามารถมีคําอธิบายภาพได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ชื่อเขตข้อมูลของคุณเป็นคําเดียวโดยไม่มีช่องว่างฝังตัว จากนั้นคุณสามารถใช้คุณสมบัติ คําอธิบายภาพ เพื่อสร้างชื่อที่ให้คําอธิบายเพิ่มเติมที่มีช่องว่างได้ Access จะแสดงคําอธิบายภาพแทนชื่อเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลและในป้ายชื่อและหัวเรื่องในคิวรี ฟอร์ม และรายงาน
ถ้าคุณไม่ใส่ข้อความสําหรับคุณสมบัติ Caption ชื่อเขตข้อมูลจะถูกใช้ตามค่าเริ่มต้น
ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อที่ปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถทําได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลโดยการตั้งค่าคุณสมบัติ Caption ของเขตข้อมูล เมื่อต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติ Caption ของเขตข้อมูล ให้ทําดังต่อไปนี้:
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนคําอธิบายภาพ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ตารางจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบ
-
คลิกเซลล์ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล สําหรับเขตข้อมูลที่มีคุณสมบัติ Caption ที่คุณต้องการตั้งค่า
-
ในส่วนด้านล่าง ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิก คําอธิบายภาพ
-
พิมพ์คําอธิบายภาพใหม่สําหรับเขตข้อมูล
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล คําอธิบายภาพแทนชื่อเขตข้อมูลจะปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์
การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลที่คุณยึดตามเทมเพลต ฐานข้อมูลของคุณจะมีฟอร์มและรายงานที่มีอยู่แล้วภายในจํานวนมากซึ่งออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถทํางานได้ทันที อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบว่าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในฟอร์มหรือรายงาน เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน คุณจะสร้างสิ่งที่เรียกว่าตัวควบคุม
ตัวควบคุมคือวัตถุที่แสดงข้อมูล ดําเนินการ และช่วยให้คุณสามารถดูและทํางานกับข้อมูลที่ปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายชื่อและรูป ตัวควบคุมสามารถถูกผูก ไม่ถูกผูก และคํานวณได้
สําหรับรายการทั้งหมดของชนิดของตัวควบคุมที่คุณสามารถใช้ในฟอร์มและรายงาน ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับตัวควบคุม
เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานในมุมมองเค้าโครง
หลังจากที่คุณสร้างฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทํางานในมุมมองเค้าโครง โดยการใช้ข้อมูลจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณสามารถปรับความกว้างของเขตข้อมูลและจัดเรียงเขตข้อมูลใหม่ได้ คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่บนฟอร์มหรือรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติสําหรับฟอร์มหรือรายงานและตัวควบคุมของฟอร์มหรือรายงานได้
เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิกปุ่ม มุมมองเค้าโครง บนแถบสถานะของ Access หรือคุณสามารถคลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับฟอร์มหรือรายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด
เปิดแผ่นคุณสมบัติ
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ
แป้นพิมพ์ลัด กด F4
คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้น คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังการออกแบบของคุณได้โดยตรง
แสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่
เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
-
เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนที่คุณต้องการให้แสดงบนฟอร์มหรือรายงาน
-
เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ ลากเขตข้อมูลที่เลือกไปยังฟอร์มหรือรายงาน
เมื่อคุณปล่อยเขตข้อมูลลงในส่วน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้สําหรับแต่ละเขตข้อมูล และวางตัวควบคุมป้ายชื่อไว้ข้างแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟอร์มและรายงาน ให้ดูบทความ เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานสร้างฟอร์มใน Access และ สร้างรายงานอย่างง่าย
เพิ่มเขตข้อมูลที่จัดเก็บเอกสาร ไฟล์ หรือรูป
คุณสามารถใช้ Access เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล สิ่งที่แนบมา เพื่อเก็บเอกสาร ไฟล์ หรือรูปอย่างน้อยหนึ่งรายการ คุณสามารถใช้เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาเพื่อจัดเก็บไฟล์หลายไฟล์ในเขตข้อมูลเดียว คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ได้มากกว่าหนึ่งชนิดในเขตข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ในฐานข้อมูลผู้สมัครงาน คุณสามารถแนบประวัติย่ออย่างน้อยหนึ่งประวัตินอกเหนือจากรูปถ่ายลงในระเบียนสําหรับผู้ติดต่อแต่ละคน
การเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูล แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ตารางจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบ
-
ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกแถวว่างแถวแรก แล้วพิมพ์ชื่อสําหรับเขตข้อมูลใหม่
-
คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกันในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล แล้วเลือก สิ่งที่แนบมา ในรายการ
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
Access อาจแสดงข้อความที่ระบุว่า คุณไม่สามารถเลิกทําการเปลี่ยนแปลงของคุณได้หลังจากที่คุณบันทึกตาราง ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถแปลงเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูลอื่นได้ แต่คุณสามารถลบเขตข้อมูลได้ ถ้าคุณคิดว่าคุณทําผิดพลาด
-
คลิก ใช่ เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา ลงในตาราง คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา เพื่อเพิ่มเอกสาร ไฟล์ หรือรูปลงในระเบียนได้
เพิ่มสิ่งที่แนบมาลงในเขตข้อมูล
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มสิ่งที่แนบมา
ตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
ในตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา
กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น
-
คลิก เพิ่ม
กล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ จะปรากฏขึ้น
-
ใช้รายการ มองหาใน เพื่อเรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการแนบไปยังระเบียน เลือกไฟล์แล้วคลิก เปิด
โปรดทราบว่าคุณสามารถเลือกไฟล์ได้หลายไฟล์ที่มีชนิดข้อมูลที่รองรับ
-
ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง เพื่อเพิ่มไฟล์ลงในตารางของคุณ
Access จะเพิ่มไฟล์ลงในเขตข้อมูลและเพิ่มจํานวนที่ระบุสิ่งที่แนบมาให้สอดคล้องกัน
-
ให้ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ถ้าต้องการเพิ่มไฟล์ลงในเขตข้อมูลปัจจุบันหรือเขตข้อมูลอื่นๆ ในตารางของคุณ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา ให้ดูบทความ แนบไฟล์และกราฟิกไปยังระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ
เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของเขตข้อมูล
คุณสามารถกําหนดลักษณะที่เขตข้อมูลปรากฎขึ้นเมื่อแสดงได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบการแสดงให้ใช้ทั่วทั้งฐานข้อมูลของคุณ เช่น ในแบบฟอร์มและรายงาน หรือเมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการตั้งค่ารูปแบบการแสดง ให้คุณตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล คุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลจะถูกสืบทอดโดยอัตโนมัติโดยฟอร์มและรายงานใหม่ที่คุณสร้าง
ตั้งค่ารูปแบบการแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีรูปแบบที่คุณต้องการตั้งค่า
ตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล -
คลิกเขตข้อมูลที่มีรูปแบบการแสดงที่คุณต้องการตั้งค่า
-
บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม การจัดรูปแบบ ให้คลิกลูกศรในรายการดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก รูปแบบ แล้วเลือกรูปแบบ
ฟิลด์ จะแสดงด้วยรูปแบบการแสดงใหม่
ตั้งค่ารูปแบบการแสดงในมุมมองออกแบบ
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีรูปแบบการแสดงที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ตารางจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบ
-
คลิกเขตข้อมูลที่มีรูปแบบการแสดงที่คุณต้องการตั้งค่า
-
ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิกกล่อง รูปแบบ
-
คลิกรายการดรอปดาวน์และเลือกรูปแบบการแสดงผล
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน
