Огляд робочих циклів, передбачених у SharePoint

Робочі цикли SharePoint – це попередньо запрограмовані міні-програми, які спрощують та автоматизують різноманітні бізнес-процеси. Робочі цикли можуть бути різними: від збирання підписів, відгуків або затверджень для плану чи документа до відстеження поточного стану рутинної процедури. Робочі цикли SharePoint створені, щоб заощадити ваш час і зусилля, а також забезпечити узгодженість і ефективність завдань, які ви регулярно виконуєте.

Робочий цикл SharePoint

Ви, напевно, вже знаєте, що таке блок-схема. Це графічна карта процесу з інструкціями щодо того, що відбувається на кожному кроці.

Робочий цикл SharePoint схожий на автоматизовану блок-схему, яка позбавляє вас клопоту, здогадок і випадковості в стандартних робочих процесах.

Наприклад, погляньте на процес затвердження документа на ілюстрації. Виконання цього процесу вручну може суттєво призначити багато перевірок і відстеження, пересилання документів і надсилання нагадувань, і кожне з цих завдань маєте виконувати ви або один чи кілька ваших колег. Це означає багато додаткової роботи та постійний потік перерв.

Але коли ви використовуєте робочий цикл затвердження документів SharePoint, усі ці перевірки, відстеження, нагадування та пересилання виконуються робочим циклом автоматично. Якщо хтось запізнюється з виконанням завдання або виникає інша проблема, більшість робочих циклів, які включено, генерують сповіщення про це. Контроль за процесом зводиться.

Запустити робочий цикл SharePoint дуже просто. Виберіть тип робочого циклу, виберіть потрібні параметри та запустіть його. За потреби скасуйте або призупиніть робочий цикл.

Які процеси можна автоматизувати, використовуючи робочий цикл SharePoint?

Кожен із включених типів робочих циклів діє як шаблон. Ви додаєте екземпляр робочого циклу для окремого списку чи бібліотеки або всієї колекції сайтів за допомогою форми ініціалізації , щоб вказати потрібні параметри та варіанти для екземпляра. Ці параметри та параметри включають указано, кому робочий цикл призначає завдання, крайні терміни виконання завдань, спосіб і ким може бути запущено робочий цикл, а також інструкції, які має бути включено до сповіщень про завдання. Створіть новий робочий цикл, вибравши елементи "Настройки>списку", "Настройки> робочогоциклу" Додавання робочого циклу. Якщо потрібно, дізнайтеся більше про робочі цикли 2010 і 2013.

Передбачено п'ять типів попередньо запрограмованих робочих циклів.

Затвердження (спрямування документа чи елемента на затвердження чи відхилення)

У рамках робочого циклу затвердження документ або інший елемент спрямовується до зазначених осіб для затвердження або відхилення. Крім того, за допомогою робочого циклу затвердження можна керувати затвердженням вмісту в списку або бібліотеці. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті "Усе про робочі цикли затвердження".

збирати відгуки (спрямовувати документ або елемент для відгуку);

У рамках робочого циклу збирання відгуків документ або інший елемент спрямовується до заданих користувачів, щоб отримати відгук. Робочий цикл збирання відгуків об'єднує всі відгуки від учасників для власника робочого циклу та надає запис процесу рецензування. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті "Усе про робочі цикли збирання відгуків".

Збирання підписів (спрямування документа, книги або форми для цифрових підписів)

У рамках робочого циклу збирання підписів документ Microsoft Office спрямовується до заданих осіб для цифрових підписів. Зверніть увагу, що робочий цикл збирання підписів працює лише з Word документами, книгами Excel і формами InfoPath. Докладні відомості та покрокові інструкції див. в статті "Усе про робочі цикли збирання підписів".

Three-State (відстеження питання, проекту або завдання в три стани або етапи)

Трьохетапний робочий цикл призначено для відстеження стану елемента списку в трьох станах (етапах). Її можна використовувати, щоб керувати бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати великий обсяг питань або елементів. Приклади: питання служби підтримки клієнтів, потенційні клієнти або завдання за проектами.

При кожному переході між станами робочий цикл призначає певному користувачу завдання та надсилає йому оповіщення про це завдання електронною поштою. Коли це завдання завершується, робочий цикл оновлює стан елемента та переходить до наступного стану. Трьохетапний робочий цикл призначено для роботи із шаблоном списку "Відстеження питань", але його можна використовувати з будь-яким списком, що містить стовпець "Вибір " із трьома або більше значеннями.

Докладні відомості та покрокові інструкції див. в статті "Використання трьохетапного робочого циклу".

Затвердження публікації (автоматизація маршрутизації вмісту на рецензування та затвердження)

Робочий цикл затвердження публікації схожий на інші робочі цикли SharePoint тим, що в ньому вміст автоматично спрямовується до експертів і зацікавлених сторін на рецензування та затвердження. Унікальність робочого циклу затвердження публікації полягає в тому, що його спеціально розроблено для сайтів публікації, на яких публікування нових і оновлених веб-сторінок ретельно контролюється. На сайтах таких типів новий вміст не можна опублікувати, доки його не затвердить кожен відповідальний за затвердження в робочому циклі. Докладні відомості та покрокові інструкції див. в статті "Робота з робочим циклом затвердження публікації".

Хто може додавати та запускати робочий цикл SharePoint?

Щоб додати або запустити робочий цикл, потрібно мати належний дозвіл для списку, бібліотеки або колекції сайтів, де виконується робочий цикл.

• Додавання робочого циклу За замовчуванням, щоб додати робочий цикл, потрібно мати дозвіл на керування списками. (Групи "Власники" та "Учасники" мають дозвіл на керування списками за промовчанням, а група "Відвідувачі" – ні.)
• Запуск робочого циклу Крім того, за замовчуванням потрібно мати дозвіл на редагування елементів, щоб запускати робочий цикл, який уже додано. (І власники, і учасники мають дозвіл на редагування елементів за замовчуванням, а група "Відвідувачі" – ні.)
  Крім того, власники можуть настроїти певні робочі цикли так, щоб їх могли запускати лише учасники групи "Власники". Якщо підсайт має унікальні дозволи, власник має забезпечити явне призначення потрібних дозволів користувачам робочого циклу. Див. статтю Налаштування дозволів для списку або бібліотеки SharePoint.

Як додати та запустити робочий цикл SharePoint?

На схемі нижче наведено загальне уявлення про основні етапи планування, додавання, запуску та змінення робочого циклу SharePoint. Далі наведено окремі розділи про кожен із кроків.

• План Переконайтеся, що ви знаєте, які параметри вам потрібні та які відомості знадобляться, коли ви додаєте свою версію робочого циклу за допомогою форми ініціалізації.
• Додати Заповніть форму ініціалізації, щоб додати версію робочого циклу до списку, бібліотеки або колекції сайтів.
• Початок Запускайте новий робочий цикл (вручну або автоматично) для документа або іншого елемента в списку чи бібліотеці. (Якщо запустити її вручну, можна буде змінити деякі параметри форми зв'язування робочого циклу в коротшій формі ініціалізації.) Коли робочий цикл запускається, він створює завдання, надсилає сповіщення та починає відстежувати дії та події.
• Монітор Коли робочий цикл виконується, на сторінці " Стан робочого циклу " можна дізнатися, які завдання виконано та які ще виконані дії. За потреби можна відкоригувати поточні й майбутні завдання та навіть скасувати або завершити запуск цього робочого циклу.
• Рецензія Коли запуск завершиться, весь його журнал можна переглянути на сторінці «Стан робочого циклу ». Також на сторінці стану можна створювати статистичні звіти про загальну продуктивність цього робочого процесу.
• Змінення Якщо робочий цикл працює неналежним чином, відкрийте вихідну форму зв'язку, у якій ви його додали, і внесіть у ній зміни.