Phát hành danh sách nhiệm vụ để tạo và theo dõi công việc trong tổ chức của bạn

Là người Teams được tổ chức của bạn cho phép phát hành nhiệm vụ,bạn có thể tạo danh sách các tác vụ để gửi đến bất kỳ số nhóm nào trong tổ chức của mình. Mỗi nhóm sẽ có bản sao danh sách của riêng mình để giao và hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời theo dõi tiến độ nhóm. Nếu bạn là người quản lý nhóm, hãy tìm hiểu cách giao và theo dõi các tác vụ trong Teams.

Bạn tạo và phát hành danh sách nhiệm vụ từ một nơi: Tab Danh sách đã phát hành trong ứng dụng Tác vụ. 

văn bản thay thế

Lưu ý: Tab Tất cả danh sách của bạn hiển thị các nhiệm vụ cá nhân của bạn cho chính bạn và các nhiệm vụ bạn đang làm việc trực tiếp với các đồng nghiệp nhóm (trong tài liệu Teams/Kênh). Tab Danh sách đã phát hành cho phép bạn phát hành rộng rãi đến các nhóm mà bạn không phải là thành viên. Do đó, kế hoạch trong Tất cả các danh sách của bạn sẽ không thể được phát hành.  

Phát hành danh sách tác vụ là cách người quản lý hoạt động và những người lập kế hoạch tổ chức khác phân phối nhiệm vụ cho những nhóm thực hiện công việc. Mỗi nhóm sẽ nhận được một bản sao danh sách, vì vậy người quản lý cục bộ có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên của họ. Người quản lý là thành viên của các nhóm trong cấu trúc phân cấp giữa người quản lý cục bộ và người phát hành danh sách tác vụ có thể theo dõi việc gán và hoàn thành tác vụ, nhưng không thể thay đổi bất cứ điều gì. 

Ví dụ như Anna là người quản lý vận hành tại trụ sở của Thị trường Contoso, một chuỗi cửa hàng 250 cửa hàng, được tổ chức Teams khu vực. Mỗi khu vực có ít nhất một cửa hàng và mỗi nhân viên của cửa hàng nhận được hướng dẫn công việc thông qua các tác vụ trong ứng dụng Teams chủ. Anna đang lập kế hoạch cho Mùa hè Bán hàng và đã chuẩn bị một danh sách nhiệm vụ mà cô ấy sẽ phát hành đến toàn bộ chuỗi. 

  • Anna đi đến ứng dụng Nhiệm vụ trong Teams và tạo một danh sách nhiệm vụ để thiết lập giao dịch bán hàng và đặt tên là Bán hàng Mùa hè. Cô đính kèm một số cách sắp xếp sản phẩm trực quan để hướng dẫn Cô ấy phát hành danh sách nhiệm vụ của mình cho tất cả 250 cửa hàng.

  • Srina quản lý khu vực phía Tây, có cửa hàng có thêm một danh mục sản phẩm: hàng thể thao. Cô quyết định nhân đôi danh sách nhiệm vụ Bán hàng Mùa hè, thêm nhiệm vụ cho hàng thể thao và phát hành nó đến cửa hàng của khu vực của cô ấy dưới dạng Summer Sale Western.

  • Frank quản lý Store 004, cửa hàng lớn nhất ở khu vực Phương Tây. Anh ấy mở Teams trên PC một ngày trước khi bắt đầu chuẩn bị bán hàng. Ông ấy thấy hai danh sách mới được phát hành và nhìn xem. Anh ấy giao nhiệm vụ cho các nhân viên tiền tuyến và một vài nhiệm vụ cho chính mình.  

  • Will, một nhân viên chứng khoán trong Store 004, mở một Teams trên điện thoại của anh ấy để xem nội dung trong cửa hàng cho anh ấy. Anh ấy xem xét các cách sắp xếp sản phẩm trực quan mà Anna đã gắn với nhiệm vụ của mình và anh ấy bắt đầu thực thi việc đó trong cửa hàng của mình.

Khi bạn phát hành một danh sách, người quản lý có thể sửa bất kỳ trường nhiệm vụ nào ngoại trừ tiêu đề nhiệm vụ và ghi chú. Người quản lý không thể xóa các tác vụ đã phát hành. 

  1. Ở dưới cùng bên trái của tab Danh sách đã phát hành, chọn Danh sách mới.

  2. Đặt tên cho danh sách của bạn.

  3. Nếu bạn thuộc nhiều nhóm trong Nhiệm vụ, hãy chọn nhóm đó để phát hành từ đó. Nhóm nhận được ấn phẩm danh sách nhiệm vụ sẽ có thể xem nhóm đã phát hành danh sách nhiệm vụ.

  4. Chọn Tạo. Danh sách mới xuất hiện bên dưới Nháp, ở bên trái.

  5. Bên dưới Tiêu đề tácvụ , đặt tiêu đề cho tác vụ đầu tiên, rồi chọn Nhập.

  6. Chọn tiêu đề nhiệm vụ để mở nhiệm vụ và thêm hoặc sửa bất kỳ phần nào sau đây.   

    • Tiêu đề

    • Bộ chứa (sử dụng để phân loại tác vụ – ví dụ: Bộ chứa Nhà kho hoặc Bộ chứa Bộ chứa Bộ phận Bán hàng để xác định nhóm làm việc sẽ thực hiện tác vụ)

    • Ưu tiên (khẩn cấp, quan trọng, trung bình hoặc thấp)

    • Ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn

    • Ghi chú

    • Danh sách kiểm tra tối đa 20 mục (bạn điều khiển các mục và đơn hàng, người nhận nhiệm vụ kiểm soát đánh dấu chúng là đã hoàn thành) 

    • Phần đính kèm 

  7. Để thêm một tác vụ khác, hãy nhập tên tác vụ vào trường Tác vụ mới. 

    Lưu ý: Nếu bạn vừa trở lại danh sách nhiệm vụ sau khi thực hiện điều gì khác, trước khi nhập tên trong Nhiệm vụ mới, trước tiên bạn có thể cần phải chọn Thêm nhiệm vụ.

Mẹo: Sau khi đã tạo tác vụ, bạn có thể chỉnh sửa hàng loạt mức ưu tiên, ngày đến hạn hoặc bộ chứa cho tất cả các tác vụ đã chọn. Để biết hướng dẫn, hãy xem Thay đổi nhiều tác vụ cùng một lúc. 

Bạn có thể sao chép danh sách nháp hoặc danh sách đã phát hành. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa bản sao để chuẩn bị bản sao để phát hành riêng. 

  1. Trên tab Danh sách đã phát hành, chọn danh sách tác vụ bạn muốn nhân đôi, chọn Xem thêm tùy chọn Nút tùy chọn khác, rồi chọn Nhân đôi. Bản sao của danh sách nhiệm vụ xuất hiện bên dưới Nháp.

     

    Lưu ý: Khi bạn nhận được danh sách nhiệm vụ đã phát hành, nếu bạn cũng có thể phát hành danh sách nhiệm vụ, thì danh sách mới sẽ xuất hiện trên tab Danh sách đã phát hành, trong ngăn bên trái, bên dưới Đã nhận.  

    Chọn Nhân đôi từ menu cho danh sách được chọn bên dưới Đã nhận

  2. Sau khi danh sách được nhân đôi, bạn có thể tương tác với danh sách đó giống như các danh sách nháp khác.  

Bạn có thể muốn đổi tên danh sách nháp trước khi phát hành danh sách đó. Bạn có thể đổi tên bất kỳ danh sách nhiệm vụ nào trong trạng thái bản thảo.

  1. Trên tab Danh sách đã phát hành, bên dưới Bản nháp, di chuột lên danh sách bạn muốn đổi tên.

  2. Chọn Xem thêm tùy Nút tùy chọn khác, rồi chọn Đổi tên danh sách.

    văn bản thay thế

  3. Nhập tên mới vào hộp Tiêu đề. Teams kiểm tra tên để đảm bảo không có xung đột. Nếu xuất hiện dấu kiểm ở cạnh hộp Tiêu đề, tên sẽ hoạt động. Chọn Lưu để áp dụng thay đổi tên.

Lưu ý: Danh sách đã được phát hành nhưng hiện chưa phát hành thì không thể phát hành được nữa. Tuy nhiên, bạn có thể nhân đôi bản đó và bản sao có thể phát hành được.

  1. Trên tab Nháp, chọn danh sách nhiệm vụ bạn muốn sửa. 

  2. Để thay đổi tác vụ, hãy chọn tiêu đề của tác vụ để mở tác vụ, rồi thực hiện một trong các bước sau:

    • Để thay đổi bất kỳ trường nhiệm vụ nào, hãy chọn trường đó và sửa nếu cần. Bạn cũng có thể thêm các ghi chú và tệp đính kèm.  

    • Để xóa tác vụ, ở bên phải tên tác vụ, chọn Xem thêm tùy chọn Nút tùy chọn khác sau đó chọn Xóa.

Quan trọng: Bạn không thể xóa danh sách đã phát hành trừ khi bạn tái phát hành danh sách đó trước. (Sau khi không phát hành, phần này sẽ xuất hiện bên dưới chưa phát hành.)

Bạn có thể xóa danh sách nhiệm vụ bất kỳ bên dưới Bảnnháp và Chưa phát hành.

  1. Trên tab Danh sách đã phát hành, bên dưới Mục Bản thảo hoặc Chưaphát hành , di chuột lên danh sách nhiệm vụ bạn muốn xóa.

  2. Chọn Xem thêm Nút tùy chọn khác, rồi chọn Xóa.

Khi danh sách nhiệm vụ của bạn đã sẵn sàng để thực hiện, hãy phát hành cho các nhóm có các thành viên sẽ làm việc đó. 

Cảnh báo: Sau khi phát hành, bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách nhiệm vụ, vì vậy hãy đảm bảo bạn có đúng tiêu đề, nhiệm vụ và chi tiết trước khi phát hành danh sách nhiệm vụ. Bạn có thể tái phát hành danh sách nhiệm vụ ,sao chép danh sách nhiệmvụ đó , rồi chỉnh sửa và phát hành bản sao đó, tuy nhiên, nếu bất kỳ ai nhận được danh sách đã phát hành ban đầu và thực hiện bất kỳ công việc nào đối với các mục nhiệm vụ đó thì công việc đó sẽ bị mất.   

  1. Trong ứng dụng Tác vụ, chọn Danh sách đã phát hành.
      văn bản thay thế

  2. Trong danh sách Nháp, chọn một danh sách tác vụ, rồi chọn Phát hành ở góc trên cùng bên phải.

  3. Chọn những nhóm sẽ nhận được danh sách nhiệm vụ. Sử dụng danh sách Teams và/hoặc bất kỳ bộ lọc sẵn dùng nào để định vị nhóm cần đưa vào.

    Hộp thoại để chọn người nhận danh sách nhiệm vụ đã phát hành

    • Để chọn tất cả các nhóm trong một thể loại, hãy chọn hộp kiểm cho đầu đề thể loại. Trong trường hợp sau, việc chọn "Khu vực 1" sẽ chọn tất cả cửa hàng trong khu vực đó. 

    • Để chỉ phát hành đến các cửa hàng tại Khu vực 1 có bộ phận quần áo, hãy chọn bộ lọc "Quần áo" ngoài đầu đề khu vực.
       

  4. Chọn Tiếp theo để xem lại kế hoạch ấn phẩm của bạn. Để thực hiện thay đổi, hãy chọn Quay lại.  

  5. Chọn Sẵn sàng, mọi thứ đều ổn ở đây, rồi chọn Phát hành

    Lưu ý: 

    • Ngay khi quá trình phát hành bắt đầu, danh sách nhiệm vụ sẽ chuyển từ Bản thảo sang Đã phát hành để cho biết nhiệm vụ sẽ được gửi và hiển thị với người nhận.  

    • Tại nhiều điểm khác nhau trong quy trình phát hành, Teams tra các chỉ dẫn phát hành của bạn và thông báo cho bạn biết về mọi sự cố mà ứng dụng gặp phải.

    • Có thể mất một chút thời gian để phát hành tác vụ nếu có số lượng tác vụ lớn trong danh sách tác vụ của bạn hoặc nếu bạn chọn số lượng lớn nhóm người nhận. Không sao nếu rời khỏi màn hình phát hành và quay lại sau— các tác vụ sẽ tiếp tục phát hành ở nền. 

  6. Sau khi phát hành xong, ở đầu tab Danh sách đã phát hành, một thông báo sẽ cho biết các nhiệm vụ của bạn đã được chuyển phát thành công.

    Quan trọng: Nếu các biểu tượng cảnh báo xuất hiện, hãy chọn Xem chi tiết để giúp giải quyết (các) sự cố.

Nếu bạn cần tái phát hành, tốt nhất là nên làm như vậy càng sớm càng tốt để giảm việc giao và hoàn thành các nhiệm vụ bị xóa. Danh sách chưa phát hành sẽ di chuyển đến mục Chưa phát hành và có thể được nhân đôi nhưng không thể tái phát hành.  

Thận trọng: Việc hủy phát hành danh sách nhiệm vụ sẽ loại bỏ tất cả các nhiệm vụ trong danh sách khỏi tất cả các nhóm đã nhận được nhiệm vụ đó. Họ sẽ mất tất cả các chú thích và tệp đính kèm mà họ có thể đã thêm vào.

  1. Bên cạnh danh sách bạn muốn tái phát hành,chọn Xem thêm tùy chọn Nút tùy chọn khác , rồi chọn Chưa phát hành .

  2. Sau khi danh sách nằm trong mục Chưa phát hành, bạn có thể sao chép, chỉnh sửa bản sao, rồi phát hành bản sao đã chỉnh sửa.

Sau khi bạn đã phát hành một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể muốn theo dõi tiến độ của nhóm trong việc giao và hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã gửi cho họ. Bạn có thể xem chi tiết về các tác vụ đã phát hành theo một số cách khác nhau. 

Lưu ý: Người dùng trong tổ chức của bạn có thể xem báo cáo cho bất kỳ nhóm nào họ là thành viên và cho bất kỳ nhóm nào báo cáo lên đến nhóm của họ/s trong cấu trúc phân cấp do tổ chức của bạn xác định.

Dạng xem Nhiệm vụ hiển thị cho bạn tiến độ được chia nhỏ theo nhiệm vụ. Bạn có thể chọn một nhiệm vụ để xem chi tiết bổ sung cho việc phân công và hoàn thành nhiệm vụ đó trên các nhóm đã nhận được nhiệm vụ đó. 

Tab Nhiệm vụ của danh sách nhiệm vụ đã phát hành đã nhận

  • Chọn Nút tùy chọn khác ở bên phải của tác vụ để xem lại chi tiết tác vụ.

Dạng xem Teams cho phép bạn xem tiến độ theo nhóm cho tất cả các tác vụ trong danh sách. Bạn có thể chọn các nhóm như khu vực hoặc khu vực để mở rộng nhóm, và bạn có thể chọn một nhóm riêng lẻ đã nhận được danh sách nhiệm vụ để xem chi tiết cho nhóm đó.. 

Tab Công Teams của danh sách nhiệm vụ đã phát hành đã nhận

Và để biết nhóm đang thực hiện từng tác vụ như thế nào, hãy chọn tên nhóm. 

văn bản thay thế

Để trở về dạng xem mức cao sau khi xem chi tiết, hãy bấm vào tên danh sách nhiệm vụ ở bên trái tên nhóm. 

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft dùng nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×