|
Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ sở dữ liệu cơ bản mà bạn có thể thực hiện để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Access 2010.
|
Trong bài viết này
Access là gì?
Access 2010 là một thiết kế ứng dụng cơ sở dữ liệu và công cụ triển khai mà bạn có thể sử dụng để theo dõi thông tin quan trọng. Bạn có thể giữ dữ liệu của mình trên máy tính của mình hoặc bạn có thể phát hành lên web — để những người khác có thể sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn với một trình duyệt web.
Nhiều người bắt đầu sử dụng Access khi chương trình mà họ đang sử dụng để theo dõi điều gì đó dần dần trở nên ít phù hợp với nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử bạn là người tổ chức sự kiện và bạn muốn theo dõi tất cả các chi tiết mà bạn cần để quản lý để làm cho các sự kiện của bạn thành công. Nếu bạn sử dụng bộ xử lý Word hoặc chương trình bảng tính để thực hiện điều này, bạn có thể dễ dàng gặp phải sự cố với dữ liệu trùng lặp và không nhất quán. Bạn có thể sử dụng phần mềm lịch, nhưng theo dõi thông tin tài chính trong lịch không phù hợp nhất.
Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Access
Đôi khi bạn cần một cơ sở dữ liệu quan hệ để theo dõi thông tin đó — một kho dữ liệu đã được phân tách vào các bộ sưu tập dữ liệu nhỏ hơn (được gọi là bảng) để loại bỏ dư thừa, sau đó liên quan đến cùng nhau dựa trên các phần thông tin chung (gọi là trường). Ví dụ, cơ sở dữ liệu có quan hệ kế hoạch sự kiện có thể chứa một bảng có thông tin khách hàng, một bảng có thông tin nhà cung cấp và một bảng có thông tin về sự kiện. Bảng có thông tin sự kiện có thể có một trường để liên hệ với bảng khách hàng và một trường để liên hệ với bảng nhà cung cấp. Như vậy, ví dụ, nếu số điện thoại của nhà cung cấp đã thay đổi, thông tin có thể được thay đổi một lần trong bảng nhà cung cấp, thay vì trong mọi sự kiện liên quan đến nhà cung cấp.
Access là một công cụ mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng và dễ dàng phát triển các ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ giúp bạn quản lý thông tin. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu để giúp bạn theo dõi chỉ về bất kỳ loại thông tin nào, chẳng hạn như hàng tồn kho, liên hệ chuyên nghiệp hoặc quy trình kinh doanh. Trong thực tế, Access đi kèm với các mẫu mà bạn có thể sử dụng ngay để theo dõi một loạt thông tin, giúp mọi việc dễ dàng ngay cả đối với một người mới bắt đầu.
Khi bạn mở Access
Khi bạn bắt đầu Access 2010, bạn sẽ thấy dạng xem Backstage của Microsoft Office, nơi bạn có thể nhận được thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở một cơ sở dữ liệu hiện có và xem nội dung nổi bật từ Office.com.
Dạng xem Backstage cũng chứa nhiều lệnh khác mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh, duy trì hoặc chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình. Các lệnh ở dạng xem Backstage thường áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, không phải đối tượng bên trong cơ sở dữ liệu.
Lưu ý: Bạn có thể đến dạng xem Backstage vào bất kỳ lúc nào bằng cách bấm vào tab tệp .
Tìm và áp dụng mẫu
Access cung cấp cho bạn nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng để tăng tốc quá trình tạo cơ sở dữ liệu của mình. Mẫu là cơ sở dữ liệu sẵn dùng có chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, có các mẫu có thể được dùng để theo dõi các vấn đề, quản lý liên hệ hoặc giữ bản ghi chi phí. Một số mẫu có chứa một vài bản ghi mẫu để giúp mô tả cách sử dụng các mẫu đó. Có thể sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu như, hoặc bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu của mình.
Để tìm và áp dụng mẫu cho cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm như sau:
-
Trên tab Tệp, hãy bấm vào Mới.
-
Bên dưới mẫu sẵn dùng, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Để sử dụng lại mẫu mà bạn đã dùng gần đây, hãy bấm vào mẫu gần đây, rồi chọn mẫu bạn muốn.
-
Để sử dụng mẫu mà bạn đã cài đặt, hãy bấm vào mẫu của tôi, rồi chọn mẫu bạn muốn.
-
Để tìm một mẫu trên Office.com, dưới mẫu Office.com, hãy bấm vào một thể loại mẫu, chọn mẫu bạn muốn, rồi bấm vào tải xuống để tải xuống mẫu từ Office. com sang máy tính của bạn.
Bạn cũng có thể tìm kiếm các mẫu trên Office.com từ bên trong Access. Trong hộp Tìm kiếm Office.com cho mẫu , nhập một hoặc nhiều thuật ngữ tìm kiếm, rồi bấm vào nút mũi tên để tìm kiếm.
-
-
Tùy chọn, hãy bấm vào biểu tượng thư mục bên cạnh hộp tên tệp để duyệt đến vị trí bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không chỉ định một vị trí cụ thể, Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu ở vị trí mặc định được hiển thị bên dưới hộp tên tệp .
-
Bấm Tạo.
Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu và mở nó để sử dụng.
Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu
Nếu bạn muốn giới thiệu thêm chi tiết về các khái niệm sau bằng cách sử dụng Access để tạo cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Nếu không có mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc nếu bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access, bạn có thể quyết định sẽ tốt hơn khi tạo cơ sở dữ liệu từ đầu. Trong Access 2010, bạn có một lựa chọn: cơ sở dữ liệu bàn làm việc tiêu chuẩn hoặc cơ sở dữ liệu web.
Để biết thêm thông tin về cơ sở dữ liệu web, hãy xem bài viết xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên web.
Để tạo cơ sở dữ liệu mới, hãy thực hiện các thao tác sau:
-
Bắt đầu truy nhập.
-
Trên tab mới trong dạng xem Backstage, hãy bấm cơ sở dữ liệu trống hoặc cơ sở dữ liệu web trống.
Quan trọng: Lựa chọn mà bạn thực hiện ở đây sẽ xác định những tính năng nào sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu. Không thể phát hành cơ sở dữ liệu trên máy tính vào web và cơ sở dữ liệu web không hỗ trợ một số tính năng trên máy tính, chẳng hạn như Tổng truy vấn.
-
Ở bên phải, nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp tên tệp .
Để thay đổi vị trí mà bạn tạo tệp, hãy bấm duyệt
-
Bấm Tạo.
Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu, rồi mở một bảng trống (có tên là Table1) trong Dạng xem biểu dữ liệu.
-
Access đặt con trỏ ở ô trống đầu tiên trong hộp Bấm để thêm cột của bảng mới.
Để thêm dữ liệu, hãy bắt đầu nhập — hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong phần dán dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access, sau này trong bài viết này.
Lưu ý:
-
Nhập dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu được thiết kế rất giống với việc nhập dữ liệu trong trang tính Excel. Hạn chế chính là dữ liệu phải được nhập vào các hàng và cột liền kề, bắt đầu từ góc trên bên trái của biểu dữ liệu. Bạn không nên tìm cách định dạng dữ liệu của mình bằng cách bao gồm các hàng hoặc cột trống như bạn có thể làm trong một trang tính Excel, vì làm như vậy sẽ thải không gian trong bảng của bạn. Bảng chỉ chứa dữ liệu của bạn. Tất cả bản trình bày trực quan của dữ liệu đó sẽ được thực hiện trong các biểu mẫu và báo cáo mà bạn thiết kế sau này.
-
Cấu trúc bảng được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu. Bất kỳ lúc nào mà bạn thêm một cột mới vào biểu dữ liệu, một trường mới được xác định trong bảng. Access tập hợp kiểu dữ liệu trường dựa trên kiểu dữ liệu bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn có một cột mà bạn đã nhập các giá trị ngày chỉ, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của trường đó thành ngày/giờ. Nếu sau này bạn cố gắng nhập một giá trị không phải là ngày (chẳng hạn như tên hoặc số điện thoại) trong trường đó, Access sẽ hiển thị một thông báo cho bạn biết giá trị đó không khớp với kiểu dữ liệu của cột. Khi có thể, bạn nên lên kế hoạch cho bảng của mình để mỗi cột có chứa cùng một kiểu dữ liệu, cho dù đó là văn bản, ngày tháng, số hoặc một kiểu khác. Thao tác này làm cho việc xây dựng các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo dễ dàng hơn mà chỉ chọn dữ liệu mà bạn muốn.
-
Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu, hãy bấm đóng 
Lưu ý: Access sẽ xóa Table1 nếu bạn đóng nó mà không lưu.
Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có
Mẹo: Để nhanh chóng mở một trong vài cơ sở dữ liệu cuối cùng mà bạn đã mở, trên tab tệp , hãy bấm vào gần đây, rồi bấm vào tên tệp.
-
Trên tab Tệp, bấm Mở.
-
Bấm vào một lối tắt trong hộp thoại mở — hoặc, trong hộp Tìm trong , bấm vào ổ đĩa hoặc thư mục có chứa cơ sở dữ liệu bạn muốn.
-
Trong danh sách thư mục, bấm đúp vào thư mục cho đến khi bạn mở thư mục có chứa cơ sở dữ liệu.
-
Khi bạn tìm thấy cơ sở dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Để mở cơ sở dữ liệu trong chế độ mở mặc định, hãy bấm đúp vào nó.
-
Để mở cơ sở dữ liệu cho quyền truy nhập được chia sẻ trong môi trường nhiều người dùng, sao cho cả bạn và người dùng khác có thể đọc và viết cho cơ sở dữ liệu cùng một lúc, hãy bấm mở.
-
Để mở cơ sở dữ liệu cho truy nhập chỉ đọc, để bạn có thể xem nhưng không thể sửa nó, hãy bấm vào mũi tên kế bên nút mở , rồi bấm mở chỉ đọc.
-
Để mở cơ sở dữ liệu dành riêng cho Access, vì vậy không ai khác có thể mở nó trong khi bạn mở nó, hãy bấm vào mũi tên kế bên nút mở , rồi bấm mở riêng.
-
Để mở cơ sở dữ liệu cho truy nhập chỉ đọc, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở , rồi bấm mở các người dùng khác chỉ đọc độc quyền vẫn có thể mở cơ sở dữ liệu, nhưng họ chỉ có quyền truy nhập chỉ đọc.
-
Nếu bạn không tìm thấy cơ sở dữ liệu mình muốn mở
-
Trong hộp thoại mở , bấm vào lối tắt máy tính của tôi — hoặc, trong hộp Tìm trong , hãy bấm vào máy tính của tôi.
-
Trong danh sách ổ đĩa, bấm chuột phải vào ổ đĩa bạn nghĩ có thể chứa cơ sở dữ liệu, rồi bấm vào Tìm kiếm.
-
Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn, rồi nhấn ENTER để tìm kiếm cơ sở dữ liệu.
-
Nếu tìm thấy cơ sở dữ liệu, hãy mở nó bằng cách bấm đúp vào hộp thoại kết quả tìm kiếm .
Vì tìm kiếm đã được khởi tạo từ hộp thoại mở , bạn phải bấm hủy bỏ trong hộp thoại đó trước khi cơ sở dữ liệu sẽ mở.
Bạn có thể mở trực tiếp một tệp dữ liệu trong định dạng tệp bên ngoài (chẳng hạn như dBASE, Paradox, Microsoft Exchange hoặc Excel). Bạn cũng có thể mở trực tiếp mọi Nguồn dữ liệu ODBC, chẳng hạn như Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access tự động tạo một cơ sở dữ liệu Access mới trong cùng một thư mục với tệp dữ liệu và thêm liên kết đến từng bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài.
Bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu mới của bạn
Tùy thuộc vào mẫu mà bạn đã sử dụng, bạn có thể cần thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau để bắt đầu với cơ sở dữ liệu mới:
-
Nếu Access Hiển thị hộp thoại đăng nhập với danh sách người dùng trống, hãy sử dụng quy trình sau đây để bắt đầu:
-
Bấm vào Người dùng Mới.
-
Điền vào biểu mẫu Chi tiết Người dùng.
-
Bấm Lưu & Đóng.
-
Chọn tên người dùng bạn vừa nhập, rồi bấm vào Đăng nhập.
-
-
Nếu Access Hiển thị biểu dữ liệu trống, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp vào biểu dữ liệu đó, hoặc bấm vào các nút và tab khác để khám phá cơ sở dữ liệu.
-
Nếu Access Hiển thị trang bắt đầu , bạn có thể bấm vào liên kết trên trang đó để tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu, hoặc bấm vào các nút và tab khác để khám phá cơ sở dữ liệu.
-
Nếu Access hiển thị thông báo Cảnh báo Bảo mật trong thanh thông báo và bạn tin tưởng nguồn mẫu, hãy bấm vào Bật Nội dung. Nếu cơ sở dữ liệu yêu cầu đăng nhập, bạn sẽ cần phải đăng nhập lại.
Đối với máy tính để bàn và cơ sở dữ liệu web, bạn cũng muốn bắt đầu với một trong các bước sau:
Thêm bảng
Bạn có thể thêm một bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm bảng trên tab tạo .
Lưu ý: Trong cơ sở dữ liệu web, chỉ lệnh bảng có sẵn trong nhóm bảng .
Bất kể dạng xem nào bạn bắt đầu, bạn luôn có thể chuyển sang dạng xem khác bằng cách sử dụng các nút dạng xem trên thanh trạng thái của cửa sổ Access.
Tạo bảng trống trong dạng xem biểu dữ liệu Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu ngay lập tức, và cho phép truy nhập xây dựng cấu trúc bảng phía sau các cảnh. Tên trường được gán số thức (field1 in, Field2, v.v.) và Access sẽ đặt kiểu dữ liệu trường, dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn nhập vào.
-
Trên tab tạo , trong nhóm bảng , bấm
-
Access tạo bảng, rồi đặt con trỏ ở ô trống đầu tiên trong phần Bấm để thêm cột.
-
Để thêm dữ liệu, hãy bắt đầu nhập vào ô trống đầu tiên — hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả ở phần sau trong bài viết này.
-
Để đổi tên cho một cột (trường), hãy bấm đúp chuột vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới vào.
Mẹo: Đặt tên có ý nghĩa cho từng trường để bạn có thể biết điều đó có chứa mà không cần phải xem dữ liệu.
-
Để di chuyển cột, hãy chọn nó bằng cách bấm vào đầu đề cột, rồi kéo nó đến vị trí bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn một vài cột liền kề và kéo tất cả đến một vị trí mới với nhau.
Để thêm các trường khác vào bảng của bạn, bạn có thể bắt đầu nhập trong phần Bấm vào để thêm cột trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc bạn có thể thêm các trường mới bằng cách sử dụng các lệnh trong nhóm Thêm & xóa trên tab trường .
-
Tạo bảng bắt đầu từ dạng xem thiết kế Trong cửa sổ Thiết kế, bạn phải tạo cấu trúc bảng mới trước tiên. Sau đó, bạn có thể chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu để nhập dữ liệu hoặc nhập dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng một số phương pháp khác, chẳng hạn như biểu mẫu.
Dạng xem thiết kế không sẵn dùng cho các bảng trong cơ sở dữ liệu web.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Thiết kế Bảng.
-
Đối với từng trường trong bảng của bạn, hãy nhập tên vào cột Tên Trường, rồi chọn kiểu dữ liệu từ danh sách Kiểu Dữ liệu.
-
Bạn có thể nhập thông tin bổ sung cho từng trường trong cột mô tả . Mô tả bạn nhập được hiển thị trong thanh trạng thái khi điểm chèn nằm trong trường đó và được dùng làm văn bản thanh trạng thái cho bất kỳ điều khiển nào mà bạn tạo bằng cách kéo trường từ ngăn danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo và đối với mọi điều khiển được tạo cho trường đó bằng trình hướng dẫn biểu mẫu hoặc trình hướng dẫn báo cáo.
-
Sau khi bạn đã thêm tất cả các trường của mình, hãy lưu bảng:
-
Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.
-
-
Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng bất kỳ lúc nào bằng cách chuyển đổi sang dạng xem biểu dữ liệu, bấm vào ô trống đầu tiên và nhập. Bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục tiếp theo.
Tạo bảng dựa trên danh sách SharePoint Với danh sách SharePoint, dữ liệu của bạn có thể được những người không có quyền truy nhập. Hơn thế nữa, danh sách dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ, vốn thường cung cấp bảo vệ tốt hơn so với mất dữ liệu so với các tệp được lưu trữ trên máy tính để bàn. Bạn có thể bắt đầu với một danh sách mới, hoặc bạn có thể liên kết tới một danh sách hiện có. Bạn phải có đủ quyền trên site SharePoint nơi bạn muốn tạo danh sách; Điều này có thể khác nhau theo site để liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để biết chi tiết về các tùy chọn của bạn.
Tính năng này không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Danh sách SharePoint.
-
Bạn có thể sử dụng một trong các mẫu danh sách để tạo danh sách SharePoint chuẩn, chẳng hạn như các liên hệ hoặc sự kiện.
Bạn cũng có thể chọn để tạo một danh sách tùy chỉnh hoặc để liên kết đến hoặc nhập một danh sách hiện có. Bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.
-
Nếu bạn chọn bất kỳ mẫu danh sách hoặc nào để tạo danh sách tùy chỉnh, hộp thoại tạo danh sách mới sẽ mở ra để hướng dẫn bạn qua quy trình. Nếu bạn chọn sử dụng danh sách hiện có, hộp thoại lấy dữ liệu ngoài sẽ mở ra để giúp bạn.
Để tìm hiểu thêm về bảng, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về bảng.
Dán dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access
Nếu dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ trong một chương trình khác, chẳng hạn như Excel, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu vào bảng Access. Nói chung, cách thức này hoạt động hiệu quả nhất nếu dữ liệu của bạn đã được phân tách sẵn thành các cột, tương tự như trong một trang tính Excel. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong chương trình xử lý văn bản, trước tiên bạn nên tách các cột dữ liệu bằng cách sử dụng tab, hoặc chuyển đổi dữ liệu thành bảng trong chương trình xử lý văn bản, rồi sao chép dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn cần bất kỳ chỉnh sửa hoặc thao tác nào (ví dụ, hãy tách tên đầy đủ thành tên và họ), bạn có thể muốn thực hiện điều này trước khi bạn sao chép dữ liệu, đặc biệt là nếu bạn không quen với quyền truy nhập.
Khi bạn dán dữ liệu vào một bảng trống, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của từng trường theo loại dữ liệu có trong trường đó. Ví dụ: nếu một trường đã dán không chứa dữ liệu gì ngoài các giá trị ngày, Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Nếu trường được dán chỉ chứa từ "có" và "không", Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Có/Không cho trường.
Access đặt tên các trường dựa trên nội dung có trong hàng đầu tiên của dữ liệu được dán. Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán tương tự như kiểu nhập vào các hàng theo dõi, Access sẽ xác định rằng hàng đầu tiên là một phần của dữ liệu và gán các tên trường chung (Field1 in, Field2, v.v.). Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán không tương tự như các hàng theo dõi, Access sẽ sử dụng tên trường đầu tiên dưới dạng và không bao gồm hàng đầu tiên trong dữ liệu thực tế.
Nếu Access gán tên trường chung, bạn nên đổi tên các trường càng sớm càng tốt để tránh nhầm lẫn. Sử dụng thủ tục sau đây:
-
Trên tab tệp , bấm lưu để lưu bảng.
-
Trong dạng xem biểu dữ liệu, bấm đúp vào từng đầu đề cột, rồi nhập tên cho cột.
-
Lưu bảng một lần nữa.
Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khác
Bạn có thể có dữ liệu mà bạn đã được thu thập trong chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access. Có thể bạn làm việc với những người lưu trữ dữ liệu của họ trong các chương trình khác và bạn muốn làm việc với dữ liệu của họ trong Access. Hoặc, có thể bạn có nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, và cần có một "bộ đệm đích", nơi bạn có thể đưa tất cả cùng nhau để phân tích sâu hơn.
Access giúp bạn dễ dàng nhập hoặc liên kết dữ liệu từ các chương trình khác. Bạn có thể đưa vào dữ liệu từ một trang tính Excel, từ một bảng trong cơ sở dữ liệu Access khác, từ danh sách SharePoint hoặc từ bất kỳ nguồn nào khác nhau. Quy trình này hơi khác nhau tùy thuộc vào nguồn dữ liệu nhưng các chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu:
-
Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm nhập & liên kết , hãy bấm vào lệnh cho loại tệp mà bạn đang nhập từ đó.
Ví dụ: nếu bạn định nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, hãy bấm vào Excel. Nếu bạn không nhìn thấy kiểu chương trình đúng, hãy bấm vào xem thêm.
Lưu ý: Nếu bạn không thể tìm thấy kiểu định dạng chính xác trong nhóm liên kết nhập & , bạn có thể cần bắt đầu chương trình mà bạn đã tạo dữ liệu ban đầu, rồi sử dụng chương trình đó để lưu dữ liệu theo định dạng tệp mà Access hỗ trợ (chẳng hạn như tệp văn bản được tách ), rồi nhập hoặc liên kết đến dữ liệu.
-
Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài , hãy bấm duyệt để duyệt đến tệp dữ liệu nguồn hoặc nhập đường dẫn đầy đủ của tệp dữ liệu nguồn trong hộp tên tệp .
-
Bấm vào tùy chọn mà bạn muốn trong phần xác định cách thức và vị trí mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn có thể tạo một bảng mới bằng cách sử dụng dữ liệu đã nhập hoặc tạo bảng đã nối kết duy trì liên kết đến nguồn dữ liệu.
-
Bấm OK.
Tùy theo lựa chọn của bạn, hộp thoại liên kết đối tượng hoặc hộp thoại nhập đối tượng sẽ mở ra.
-
Sử dụng hộp thoại để hoàn tất quy trình. Quy trình chính xác mà bạn theo dõi phụ thuộc vào tùy chọn nhập hoặc liên kết mà bạn đã chọn.
-
Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, bấm Kết thúc.
Nếu bạn đã chọn nhập, Access sẽ yêu cầu bạn muốn lưu các chi tiết của thao tác nhập mà bạn vừa hoàn thành.
-
Nếu bạn cho rằng mình sẽ thực hiện thao tác nhập này cùng, hãy bấm vào lưu các bước nhập, rồi nhập chi tiết.
Sau đó, bạn có thể dễ dàng tái tạo lại thao tác nhập bằng cách bấm đã lưu nhập vào nhóm nhập trên tab dữ liệu bên ngoài , bấm vào đặc tả nhập, rồi bấm vào chạy.
-
Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm vào Đóng.
Truy nhập nhập dữ liệu vào bảng mới, rồi Hiển thị bảng bên dưới bảng trong ngăn dẫn hướng.
Để tìm hiểu thêm về cách nhập dữ liệu vào Access, hãy làm theo các nối kết trong phần xem thêm của bài viết này.
Bước tiếp theo
Phần còn lại của quy trình thiết kế khác nhau dựa trên mục tiêu của bạn, nhưng có thể bạn muốn cân nhắc việc tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro. Bài viết này không cung cấp thông tin về việc tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu bổ sung.
Để biết thêm thông tin, hãy xem các bài viết sau:
Nhập dữ liệu từ một bảng tính hoặc chương trình khác
Nếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu hoặc chương trình bảng tính khác, bạn có thể biết những điều cơ bản về cách thức các ứng dụng này hoạt động và những cơ sở dữ liệu nào được sử dụng cho. Truy nhập khác với nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu khác bằng cách cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, và nó khác với hầu hết các chương trình bảng tính bằng cách cung cấp các công cụ để phát triển các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo phức tạp. Access cũng cung cấp nhiều tùy chọn để làm việc với các chương trình cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như SQL Server.
Nhập một trang tính Excel vào Access
Nhiều người bắt đầu khám phá quyền truy nhập sau khi xây dựng danh sách đầu tiên trong Excel. Excel là nơi tuyệt vời để bắt đầu một danh sách, nhưng khi danh sách phát triển, nó sẽ trở nên khó khăn hơn để sắp xếp và tiếp tục Cập Nhật. Di chuyển danh sách để truy cập thường là bước lô-gic tiếp theo.
Một bảng cơ sở dữ liệu tương tự như cấu trúc trong một trang tính, trong dữ liệu đó được lưu trữ trong các hàng và cột. Kết quả là, thường dễ dàng nhập một trang tính vào bảng cơ sở dữ liệu. Sự khác biệt chính giữa việc lưu trữ dữ liệu của bạn trong một trang tính và lưu trữ nó trong một cơ sở dữ liệu nằm ở dạng dữ liệu được tổ chức như thế nào. Chỉ cần nhập toàn bộ trang tính của bạn dưới dạng một bảng mới trong cơ sở dữ liệu sẽ không giải quyết được các vấn đề liên quan đến việc tổ chức và cập nhật dữ liệu của bạn, đặc biệt là nếu trang tính của bạn có chứa dữ liệu dư thừa. Để giải quyết những vấn đề này, bạn phải tách dữ liệu bảng tính vào các bảng riêng biệt, mỗi phần có chứa dữ liệu có liên quan. Để biết thêm thông tin về cách sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, hãy xem bài viết cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Truy nhập các tính năng trình hướng dẫn phân tích bảng, có thể giúp bạn hoàn thành quy trình này. Sau khi nhập dữ liệu của bạn vào bảng, trình hướng dẫn sẽ giúp bạn tách bảng thành các bảng riêng biệt, mỗi phần chứa dữ liệu không trùng lặp trong bất kỳ bảng nào khác. Trình hướng dẫn cũng tạo ra các mối quan hệ cần thiết giữa các bảng.
Nhập một trang tính Excel dưới dạng bảng trong cơ sở dữ liệu mới
-
Trên tab Tệp, bấm vào Mới, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.
-
Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới trong hộp tên tệp , rồi bấm vào tạo.
Cơ sở dữ liệu mới mở ra và Access sẽ tạo ra một bảng trống mới, Table1.
-
Đóng Table1.
Khi được hỏi liệu bạn có muốn lưu thay đổi đối với thiết kế của Table1 không, hãy bấm không.
-
Trên tab dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập liên kết & , bấm vào Excel.
-
Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài , hãy bấm duyệt.
-
Sử dụng hộp thoại mở tệp để định vị tệp của bạn.
-
Chọn tệp và bấm Mở.
-
Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài, hãy đảm bảo rằng việc nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong tùy chọn cơ sở dữ liệu hiện tại được chọn.
-
Bấm OK.
Trình hướng dẫn nhập bảng tính bắt đầu và hỏi bạn một vài câu hỏi về dữ liệu của bạn.
-
Làm theo các hướng dẫn, bấm tiếp theo hoặc quay lại để dẫn hướng qua các trang. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, bấm Kết thúc.
Lưu ý: Access sẽ yêu cầu bạn có muốn lưu các chi tiết của thao tác nhập mà bạn vừa hoàn thành. Nếu bạn cho rằng mình sẽ thực hiện thao tác nhập này cùng, hãy bấm có, rồi nhập chi tiết. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tái tạo thao tác trong tương lai bằng cách bấm đã lưu nhập vào trong nhóm nhập trên tab dữ liệu bên ngoài . Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm vào Đóng.
Truy nhập nhập dữ liệu vào bảng mới, rồi Hiển thị nó bên dưới tất cả các bảng trong ngăn dẫn hướng.
Sử dụng trình hướng dẫn phân tích bảng để sắp xếp dữ liệu của bạn
Sau khi dữ liệu của bạn đã được nhập vào một bảng Access, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn phân tích bảng để nhanh chóng xác định dữ liệu dư thừa. Trình hướng dẫn sau đó cung cấp một cách đơn giản để sắp xếp dữ liệu thành các bảng riêng biệt để nó được lưu trữ theo cách hiệu quả nhất. Access giữ nguyên ban đầu như một bản sao lưu, rồi tạo bảng mới mà bạn có thể dùng làm cơ sở cho ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình.
-
Mở cơ sở dữ liệu Access có chứa bảng bạn muốn phân tích.
-
Trên tab công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm phân tích , bấm vào phân tích bảng.
Trình hướng dẫn phân tích bảng sẽ khởi động.
Hai trang đầu tiên của trình hướng dẫn chứa hướng dẫn ngắn — hoàn thành với các nút mà bạn có thể bấm để xem ví dụ. Nếu bạn không nhìn thấy các trang giới thiệu, nhưng thay vào đó hãy xem hộp kiểm có nhãn cho thấy các trang giới thiệu không?, hãy chọn hộp kiểm, sau đó bấm lùi hai lần để xem phần giới thiệu. Nếu bạn không muốn xem lại các trang giới thiệu sau khi đọc phần giới thiệu, bạn có thể xóa hộp kiểm Hiển thị các trang giới thiệu? .
-
Trên bảng có chứa các trường có giá trị được lặp lại trong nhiều bản ghi? , hãy chọn bảng mà bạn muốn phân tích, rồi bấm vào tiếp theo.
-
Bạn có thể cho phép trình hướng dẫn quyết định các trường nào đi vào bảng nào hoặc bạn có thể thực hiện quyết định đó. Nếu bạn làm theo các đề xuất của trình hướng dẫn, bạn vẫn có thể thực hiện thay đổi cho bố trí bảng trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn.
Lưu ý: Nếu bạn cho phép trình hướng dẫn quyết định các trường nào cần đưa vào bảng nào, các lựa chọn của nó có thể không phải luôn phù hợp với dữ liệu của bạn, đặc biệt là nếu không có nhiều dữ liệu để làm việc. Bạn nên kiểm tra các kết quả của trình hướng dẫn cẩn thận. Mặt khác, trình hướng dẫn có thể đề xuất một tổ chức hiệu quả hơn những gì bạn đang suy nghĩ, vì vậy bạn nên dùng ít nhất là bạn nên thử các quyết định của trình hướng dẫn một lần. Nếu bạn không thích các đề xuất, bạn vẫn có thể sắp xếp lại các trường theo cách thủ công, và bạn luôn có thể bấm lùi và sắp xếp tất cả các trường.
-
Bấm Tiếp theo. Trên Trang này, bạn xác định các bảng có chứa các trường nào. Nếu bạn đã chọn để cho phép trình hướng dẫn quyết định, bạn sẽ thấy nhiều bảng được kết nối theo dòng mối quan hệ. Nếu không, Access sẽ chỉ tạo ra một bảng chứa tất cả các trường. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể thực hiện thay đổi trên Trang này.
-
Bạn có thể kéo các trường từ một bảng đến một vùng trống của trang để tạo một bảng mới có chứa các trường đó. Access sẽ nhắc bạn về tên bảng.
-
Bạn có thể kéo các trường từ bảng này sang bảng khác nếu bạn nghĩ rằng chúng sẽ được lưu trữ hiệu quả hơn ở đó.
-
Hầu hết các bảng sẽ được cung cấp một ID hoặc một trường ID duy nhất được tạo . Để tìm hiểu thêm về các trường ID, hãy bấm vào Mẹo ở góc trên bên phải của trình hướng dẫn.
-
Để hoàn tác một thay đổi, hãy bấm nút hoàn tác .
-
Để đổi tên bảng, hãy bấm đúp vào thanh tiêu đề của nó, nhập tên mới, rồi bấm OK.
-
-
Sau khi bạn có các trường sắp xếp theo cách mà bạn muốn, hãy bấm tiếp.
-
Nếu trình hướng dẫn tìm các bản ghi có các giá trị rất giống nhau, nó sẽ xác định các giá trị đó có thể có lỗi biểu thị và trình bày một màn hình nơi bạn có thể xác nhận việc cần làm về chúng. Cuộn qua danh sách để tìm bất kỳ giá trị nào có trong cột sửa , rồi bấm vào mục thích hợp trong danh sách thả xuống. Chọn (để lại như-is) để giữ cho trình hướng dẫn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với giá trị. Khi bạn đã hoàn tất, hãy bấm tiếp.
-
Trình hướng dẫn sẽ yêu cầu bạn muốn tạo một truy vấn tương tự như bảng gốc của bạn. Nếu bạn đã xây dựng các biểu mẫu và báo cáo dựa trên bảng gốc, hãy tạo một truy vấn đó là một ý kiến hay. Nếu bạn chọn có, hãy tạo truy vấn, trình hướng dẫn sẽ đặt lại bảng gốc bằng cách thêm "_OLD" vào tên bảng, rồi đặt tên cho truy vấn mới bằng cách dùng tên của bảng gốc. Các biểu mẫu và báo cáo dựa trên bảng hiện đang sử dụng truy vấn cho dữ liệu của họ và họ tiếp tục làm việc như trước.
-
Bấm Kết thúc.
Trình hướng dẫn tạo các bảng mới như đã xác định, rồi mở chúng. Đóng chúng khi bạn đã hoàn tất kiểm tra kết quả.
Làm việc với dữ liệu từ các chương trình khác
Access 2010 cung cấp các tính năng để làm việc với dữ liệu được lưu trữ trong các chương trình khác.
Tạo cơ sở dữ liệu Access mới nối kết đến dữ liệu trong một định dạng tệp khác Bạn có thể sử dụng Access để mở tệp ở một định dạng tệp khác, chẳng hạn như Text,, hoặc một bảng tính. Access sẽ tự động tạo cơ sở dữ liệu Access và nối kết tệp cho bạn.
-
Bắt đầu truy nhập.
-
Trên tab Tệp, bấm Mở.
-
Trong hộp thoại mở , hãy bấm vào loại tệp bạn muốn mở trong danh sách. Nếu bạn không chắc chắn về loại tệp, hãy bấm tất cả các tệp (*. *).
-
Nếu cần, hãy duyệt đến thư mục có chứa tệp mà bạn muốn mở. Khi bạn tìm thấy tệp, hãy bấm đúp vào đó để mở nó.
-
Làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, bấm Kết thúc.
Nhập hoặc nối kết dữ liệu với cơ sở dữ liệu Access hiện có Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác và các chương trình vào bảng Access để dữ liệu được chứa trong tệp Access, hoặc bạn có thể liên kết đến dữ liệu từ Access để dữ liệu vẫn nằm trong tệp gốc (bên ngoài tệp Access).
-
Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm nhập & liên kết , hãy bấm vào định dạng mà dữ liệu được lưu trữ.
Bạn có thể nhập hoặc liên kết đến dữ liệu từ các nguồn sau đây:
-
Excel Bạn có thể đưa vào dữ liệu từ một trang tính hoặc phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc Excel. Mỗi trang tính hoặc phạm vi được đặt tên phải được nhập hoặc được nối kết một cách riêng biệt.
-
Access Điều này rất hữu ích khi tách quy trình của bạn từ dữ liệu của bạn, tạo cơ sở dữ liệu tách. Nghĩa là, bạn có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu để chứa tất cả các biểu mẫu, báo cáo và macro của mình và giữ dữ liệu của bạn trong một cơ sở dữ liệu khác. Sau đó, bạn có thể phát triển các cải tiến mà không làm gián đoạn công việc của bất kỳ ai. Bạn cũng có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều cơ sở dữ liệu Access khác nhau, giúp tóm tắt dữ liệu qua các phòng ban hoặc giữa các đối tác kinh doanh.
-
Cơ sở dữ liệu ODBC Nhiều chương trình hỗ trợ định dạng này, bao gồm nhiều sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu. Điều này giúp bạn tạo cơ sở dữ liệu "pad đích", nơi bạn kết hợp dữ liệu từ các hệ thống khác nhau.
-
Tệp văn bản Bạn có thể kết nối với một tệp văn bản đơn giản và thậm chí có thể sử dụng Access để thay đổi nội dung của tệp đó. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng truy nhập dữ liệu bằng cách dùng một loạt các chương trình.
-
Tệp XML Định dạng này cũng cung cấp tính tương thích với nhiều chương trình khác nhau, bao gồm một số máy chủ web.
-
Danh sách SharePoint Điều này giúp dữ liệu của bạn có thể sử dụng được với một trình duyệt web, cách chuẩn để dùng danh sách SharePoint.
-
Dịch vụ Dữ liệu Bạn có thể kết nối với các dịch vụ dữ liệu web bên trong doanh nghiệp của bạn.
-
Tài liệu HTML
-
Thư mục Outlook Bạn có thể kết nối với thư mục Outlook, vì vậy bạn dễ dàng tích hợp thông tin liên hệ của bạn với phần còn lại của dữ liệu.
-
tệp tin cơ sở Tbase là một hệ thống cơ sở dữ liệu thay thế phổ biến được hỗ trợ bởi Access
Hộp thoại lấy dữ liệu ngoài sẽ xuất hiện.
-
-
Làm theo các hướng dẫn trong hộp thoại.
Access sẽ nhập hoặc liên kết dữ liệu với cơ sở dữ liệu của bạn. Đối với hầu hết các định dạng, bạn phải xác định vị trí của dữ liệu, rồi chọn cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình.
Sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ hơn trong một vài phiên bản của Access
Nếu cơ sở dữ liệu Access hoặc dự án Access của bạn được tạo trong Access 2000 trở lên, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu hoặc dự án trong phiên bản Access mà nó đã được tạo ra hoặc trong bất kỳ phiên bản nào sau này — ngay cả khi tệp được bật bảo mật. Ví dụ, truy nhập các tệp 2000 có thể được sử dụng trong Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 và Access 2010.
Bạn có thể có một tình huống mà bạn muốn giữ dữ liệu của mình trong phiên bản Access cũ hơn nhưng bạn có người dùng với phiên bản Access sau đó muốn liên kết đến dữ liệu đó nhưng vẫn tận dụng một số tính năng của phiên bản sau. Giải pháp là tạo cơ sở dữ liệu "Front-end" mới trong phiên bản sau này (có chứa biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, Macro nhưng không có bảng) và nối kết nó với các bảng trong tệp phiên bản cũ hơn. Sử dụng một trong các thủ tục sau đây, tùy thuộc vào việc cơ sở dữ liệu của bạn được chứa trong một tệp hay đã được phân tách thành Ứng dụng đầu trước/đầu sau.
Sử dụng một tệp cơ sở dữ liệu Access trong một vài phiên bản của Access
Nếu tất cả các bảng, biểu mẫu và các đối tượng khác của cơ sở dữ liệu Access phiên bản cũ của bạn được chứa trong một tệp và bạn muốn sử dụng cơ sở dữ liệu trong một vài phiên bản Access, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trước đó mới trong phiên bản sau và nối kết nó với tệp gốc. Người dùng có phiên bản cũ hơn của Access vẫn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu gốc. Người dùng có phiên bản sau này có thể sử dụng cơ sở dữ liệu phía trước mới để nối kết với cùng một dữ liệu. Bạn có thể tạo một số phiên bản kết thúc trước nếu bạn cần chứa nhiều phiên bản Access.
Bước 1: tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu hiện có và lưu nó theo định dạng mới
Sử dụng quy trình sau đây để chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành bất kỳ ba định dạng gần đây nhất: Access 2000, Access 2002-2003, hoặc Access 2007. Lệnh này bảo lưu cơ sở dữ liệu gốc ở định dạng ban đầu và tạo một bản sao ở định dạng mà bạn chỉ định.
-
Đóng tệp Access. Nếu tệp là cơ sở dữ liệu Access đa người dùng nằm trên một máy chủ hoặc trong một thư mục dùng chung, hãy đảm bảo rằng không có người nào khác mở.
-
Bắt đầu truy nhập 2010.
-
Trên tab Tệp, bấm Mở.
-
Duyệt đến vị trí của tệp mà bạn muốn chuyển đổi, rồi bấm đúp vào đó để mở.
Nếu hộp thoại nâng cao cơ sở dữ liệu xuất hiện, hãy hỏi xem bạn có muốn nâng cao cơ sở dữ liệu hay không, bấm không.
-
Nếu một biểu mẫu mở ra khi bạn khởi động cơ sở dữ liệu, hãy đóng biểu mẫu.
-
Trên tab tệp , bấm vào lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng.
-
Trong hộp thoại lưu như, hãy nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới.
Lưu ý: Trừ khi bạn sẽ lưu cơ sở dữ liệu mới ở một vị trí khác, tên của nó phải khác với cơ sở dữ liệu gốc. Trong cả hai trường hợp, thông thường nên sử dụng một tên khác để bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa cơ sở dữ liệu phía trước và cơ sở dữ liệu Back-end. Tuy nhiên, nếu bạn đang chuyển đổi sang định dạng truy nhập 2007, phần mở rộng tên tệp thay đổi từ. MDB sang. accdb, để bạn có thể sử dụng cùng tên tệp.
-
Bấm Lưu.
Bước 2: tách cơ sở dữ liệu sao chép và sử dụng tệp gốc làm cơ sở dữ liệu phía sau
Tách cơ sở dữ liệu đã chuyển đổi bằng cách sử dụng quy trình sau đây:
-
Trên tab công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm di chuyển dữ liệu , hãy bấm vào cơ sở dữ liệu Access.
-
Trong hộp thoại cơ sở dữ liệu splitter , hãy bấm tách cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể tạo bản sao lưu nếu muốn, nhưng bạn cũng có thể tạo lại bản sao bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu gốc.
-
Nhập tên cho cơ sở dữ liệu Back-end, rồi bấm tách.
Bước 3: kết nối phía trước mới đến cơ sở dữ liệu gốc
-
Xóa cơ sở dữ liệu Back-end mà công cụ cơ sở dữ liệu Splitter được tạo-cẩn thận không xóa cơ sở dữ liệu gốc của bạn.
-
Nối kết cơ sở dữ liệu phía trước mới đến các bảng trong cơ sở dữ liệu gốc: trên tab dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập liên kết & , bấm vào trình quản lý bảng được liên kết.
-
Bấm chọn tất cả, rồi chọn hộp kiểm luôn nhắc đến vị trí mới .
-
Bấm OK, duyệt đến cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ, rồi bấm đúp vào nó.
Nếu mọi việc suôn quả, Access sẽ hiển thị một thông báo cho biết rằng tất cả các bảng đã chọn đã được liên kết đã được làm mới thành công.
Giờ đây, bạn có thể nâng cao cơ sở dữ liệu Front-end mới để hỗ trợ các tính năng mới cho những người dùng có các phiên bản Access mới hơn. Những người dùng có các phiên bản cũ hơn có thể tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ hơn.
Sử dụng ứng dụng front-end/Back-end trong một vài phiên bản Access
Nếu cơ sở dữ liệu Access của bạn đã là một Ứng dụng đầu trước/đầu sau, bạn có thể chuyển đổi kết thúc trước đến định dạng tệp mới. Không có thay đổi nào cần thiết cho cơ sở dữ liệu phía sau.
Quy trình sau đây cho bạn biết cách sử dụng chức năng lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng để chuyển đổi cơ sở dữ liệu phía trước đến bất kỳ một trong ba định dạng gần đây nhất: Access 2000, Access 2002-2003, hoặc Access 2007. Lệnh này bảo lưu cơ sở dữ liệu gốc ở định dạng gốc và tạo một bản sao theo định dạng mà bạn chỉ định.
-
Đóng cơ sở dữ liệu phía trước. Nếu tệp là cơ sở dữ liệu Access đa người dùng nằm trên một máy chủ hoặc trong một thư mục dùng chung, hãy đảm bảo rằng không có người nào khác mở.
-
Bắt đầu truy nhập 2010.
-
Trên tab Tệp, bấm Mở.
-
Duyệt đến vị trí của cơ sở dữ liệu Front-end, rồi bấm đúp vào nó để mở nó.
Nếu hộp thoại nâng cao cơ sở dữ liệu xuất hiện, hãy hỏi xem bạn có muốn nâng cao cơ sở dữ liệu hay không, bấm không.
-
Nếu một biểu mẫu xuất hiện khi bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy đóng biểu mẫu.
-
Trên tab tệp , bấm vào lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng.
-
Trong hộp thoại lưu như, hãy nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới.
-
Bấm Lưu.
Giờ đây, bạn có thể nâng cao cơ sở dữ liệu Front-end mới để hỗ trợ các tính năng mới.
