Bảng là các đối tượng thiết yếu trong một cơ sở dữ liệu vì chúng chứa toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp có thể có một bảng Danh bạ lưu tên, địa chỉ email và số điện thoại của các nhà cung cấp. Vì đối tượng cơ sở dữ liệu khác phụ thuộc rất nhiều vào các bảng, do đó, bạn nên luôn luôn bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu của mình bằng cách tạo toàn bộ bảng cho chúng, rồi tạo bất kỳ đối tượng nào khác. Trước khi bạn tạo bảng trong Access, hãy xem xét yêu cầu của mình và xác định tất cả các bảng mà bạn có thể cần. Để có phần giới thiệu về lập và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Trong bài viết này
Tổng quan
Một cơ sở dữ liệu quan hệ như Access thường có vài bảng liên quan. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, mỗi bảng sẽ lưu trữ dữ liệu về một đối tượng cụ thể, chẳng hạn như nhân viên hoặc sản phẩm. Một bảng có các bản ghi (dòng) và trường (cột). Các trường có các kiểu dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như văn bản, số, ngày và siêu kết nối.
-
Bản ghi: Chứa dữ liệu cụ thể, như thông tin về một nhân viên hoặc một sản phẩm cụ thể.
-
Trường: Chứa dữ liệu về một khía cạnh của đối tượng của bảng như tên hoặc địa chỉ email.
-
Giá trị trường: Mỗi bản ghi có một giá trị trường. Ví dụ: Contoso, Ltd. hoặc ai_do@example.com.
Các thuộc tính của bảng và trường
Bảng và trường cũng có các thuộc tính mà bạn có thể đặt để kiểm soát các đặc tính hoặc hành vi của chúng.
1. Thuộc tính bảng
2. Thuộc tính trường
Trong cơ sở dữ liệu của Access, thuộc tính bảng là những thuộc tính bảng ảnh hưởng tới giao diện hoặc hành vi tổng thể của bảng. Thuộc tính bảng được đặt trong bảng thuộc tính của bảng ở cửa sổ Thiết kế. Ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Chế độ xem Mặc định của bảng để chỉ định cách bảng hiển thị theo mặc định.
Một thuộc tính trường sẽ áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong các đặc tính trường hoặc khía cạnh hành vi trường. Bạn có thể đặt một số thuộc tính trường ở Dạng xem biểu dữ liệu. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ ở cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng ngăn Thuộc tính Trường.
Kiểu dữ liệu
Mỗi trường đều có một loại dữ liệu. Loại dữ liệu trường chỉ định loại dữ liệu mà trường lưu trữ, chẳng hạn như lượng văn bản hoặc tệp đính kèm lớn.
Loại dữ liệu là thuộc tính trường nhưng chúng khác với những thuộc tính trường khác như sau:
-
Bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, chứ không phải là trong ngăn Thuộc tính Trường.
-
Loại dữ liệu trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường đó.
-
Bạn phải đặt loại dữ liệu trường khi tạo trường.
Bạn có thể tạo trường mới trong Access bằng cách nhập dữ liệu vào một cột mới trong dạng xem Biểu dữ liệu. Khi bạn tạo trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán loại dữ liệu cho trường, dựa trên dữ liệu mà bạn nhập. Nếu mục nhập của bạn không ngụ ý loại dữ liệu nào khác thì Access sẽ đặt loại dữ liệu đó thành Văn bản. Nếu cần, bạn có thể thay đổi loại dữ liệu bằng cách sử dụng Dải băng.
Ví dụ về xác định loại dữ liệu tự động
Bảng sau trình bày cách thức hoạt động của tính năng xác định loại dữ liệu tự động trong dạng xem Biểu dữ liệu.
|
Mối quan hệ của bảng
Mặc dù mỗi bảng lại lưu trữ dữ liệu về một chủ đề khác nhau nhưng các bảng trong cơ sở dữ liệu Access thường lưu trữ dữ liệu về các chủ đề liên quan tới nhau. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu có thể chứa:
-
Một bảng khách hàng liệt kê khách hàng của công ty và địa chỉ của họ.
-
Một bảng sản phẩm liệt kê các sản phẩm bạn bán, bao gồm giá cả và ảnh của từng sản phẩm.
-
Một bảng đơn đặt hàng theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng.
Vì bạn lưu trữ dữ liệu về các chủ đề khác nhau trong các bảng riêng biệt nên bạn sẽ cần một số cách để hợp nhất dữ liệu với nhau, từ đó, bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu liên quan từ những bảng riêng biệt đó. Để kết nối dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác nhau, bạn sẽ cần tạo các mối quan hệ. Mối quan hệ là mối liên hệ lô-gic giữa hai bảng chỉ rõ những trường mà các bảng có chung. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng.
Khóa
Trường là một phần của quan hệ của bảng được gọi là các khóa. Một khóa thường có một trường, nhưng có thể có nhiều hơn một trường. Có hai loại khóa:
-
Khóa chính Một bảng có thể chỉ có một khóa chính. Một khóa chính chứa một hoặc nhiều trường giúp nhận dạng riêng từng bản ghi mà bạn lưu trữ trong bảng. Thông thường, sẽ có một số định danh riêng, như số ID, số sê-ri hoặc mã, dùng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có một bảng Khách hàng, trong đó, mỗi khách hàng sẽ có một số ID khách hàng riêng. Trường ID khách hàng là khóa chính của bảng Khách hàng. Khi khóa chính chứa nhiều hơn một trường, khóa đó thường tích hợp các trường đã có sẵn, được kết hợp cùng nhau, mang tới các giá trị riêng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tổ hợp họ, tên và ngày sinh làm khóa chính cho một bảng về mọi người. Để biết thêm thông tin, xem mục thêm hoặc thay đổi khóa chính của bảng.
-
Khóa ngoại Một bảng cũng có thể có một hoặc nhiều khóa ngoại. Một khóa ngoại sẽ chứa các giá trị tương ứng với các giá trị trong khóa chính của một bảng khác. Ví dụ: bạn có thể có bảng Thứ tự, trong đó, mỗi thứ tự lại có một số ID khách hàng tương ứng với một bản ghi trong bảng Khách hàng. Trường ID khách hàng là khóa ngoại của bảng Thứ tự.
Sự tương ứng của các giá trị giữa các trường khóa tạo thành cơ sở cho một mối quan hệ bảng. Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp dữ liệu từ các bảng liên quan. Ví dụ, giả định rằng bạn có một bảng Khách hàng và một bảng Đơn đặt hàng. Trong bảng Khách hàng của bạn, mỗi bản ghi được nhận dạng bởi một trường khóa chính là các ID.
Để liên kết mỗi đơn đặt hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường khóa ngoại vào bảng Đơn đặt hàng tương ứng với trường ID trong bảng Khách hàng, rồi tạo một mối quan hệ giữa hai khóa. Khi bạn thêm một bản ghi vào bảng Đơn đặt hàng, bạn sử dụng giá trị cho ID khách hàng có ở bảng Khách hàng. Bất kỳ khi nào bạn muốn xem bất kỳ đơn đặt hàng của một khách hàng, bạn sử dụng mối quan hệ để nhận dạng loại dữ liệu có trong bảng Khách hàng tương ứng với các bản ghi trong bảng Đơn đặt hàng.
1. Một khóa chính, được xác định bằng biểu tượng khóa cạnh tên trường.
2. Một khóa ngoại — ghi chú sự vắng mặt của biểu tượng khóa.
Không cần thêm trường nếu bạn cho rằng mỗi thực thế được biểu thị trong bảng yêu cầu nhiều giá trị cho trường đó. Tiếp tục ví dụ trước đó, nếu bạn muốn bắt đầu theo dõi các đơn đặt hàng do các khách hàng của bạn đặt, bạn không phải thêm trường vào bảng vì mỗi khách hàng sẽ có nhiều đơn đặt hàng. Thay vào đó, bạn hãy tạo một bảng mới để lưu các đơn đặt hàng rồi sau đó tạo mối quan hệ giữa hai bảng này.
Lợi ích của việc sử dụng các mối quan hệ
Việc giữ cho dữ liệu riêng biệt trong các bảng liên quan tạo ra những lợi ích sau:
-
Nhất quán Do mỗi mục của dữ liệu chỉ được ghi một lần trong một bảng, vì vậy sẽ ít xảy ra khả năng tối nghĩa hoặc không nhất quán. Ví dụ, bạn lưu một tên khách hàng chỉ một lần vào một bảng về khách hàng, hơn là lưu nó riêng biệt (và có khả năng không nhất quán) trong một bảng chứa dữ liệu đơn đặt hàng.
-
Hiệu quả Việc ghi dữ liệu chỉ ở một vị trí giúp bạn sử dụng dung lượng đĩa ít hơn. Ngoài ra, các bảng nhỏ hơn thường cung cấp dữ liệu nhanh hơn các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng các bảng riêng biệt cho các đối tượng riêng biệt, bạn sẽ đưa các giá trị null (không có dữ liệu ) và sự dư thừa vào trong các bảng của bạn, cả hai điều đó có thể làm tốn dung lượng và làm giảm hiệu suất.
-
Dễ hiểu Thiết kế của một cơ sở dữ liệu dễ hiểu hơn nếu các đối tượng được phân tách đúng vào trong các bảng.
Lên kế hoạch cho bảng của bạn trong khi ghi nhớ các mối quan hệ. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường khóa ngoại nếu bảng chứa khóa chính tương ứng đã tồn tại. Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ tạo các mối quan hệ cho bạn. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo hoặc xoá trường tra cứu.
