Xây dựng cơ sở dữ liệu Access để chia sẻ trên Web

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Tạo cơ sở dữ liệu web

• Phát hành và đồng bộ hóa các thay đổi cho ứng dụng của bạn

Tổng quan

Access 2010 và Access Services (một cấu phần tùy chọn của SharePoint) cung cấp nền tảng để bạn tạo cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng trên Web. Bạn thiết kế và phát hành cơ sở dữ liệu web bằng Access 2010, SharePoint và những người có tài khoản SharePoint sử dụng cơ sở dữ liệu web trong trình duyệt web.

Cách thức hoạt động

Khi bạn phát hành một cơ sở dữ liệu web, Access Services sẽ tạo một site SharePoint có chứa cơ sở dữ liệu. Tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu và dữ liệu chuyển vào các danh sách SharePoint trong site đó. Video sau đây minh họa quy trình.

Sau khi bạn phát hành, khách truy nhập SharePoint có thể sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn, dựa trên quyền của họ đối với site SharePoint.

• Toàn quyền Kiểm soát    Điều này cho phép bạn thực hiện thay đổi dữ liệu và thiết kế.

• Đóng góp    Điều này cho phép bạn thực hiện thay đổi dữ liệu nhưng không thay đổi thiết kế.

• Đọc    Điều này cho phép bạn đọc dữ liệu, nhưng bạn không thể thay đổi bất cứ điều gì.

Bạn có thể mở cơ sở dữ liệu web trong Access, sửa đổi thiết kế, rồi đồng bộ các thay đổi của mình một cách hiệu quả, lưu chúng vào site SharePoint. Video sau đây minh họa quy trình thực hiện thay đổi thiết kế sau khi bạn đã phát hành cơ sở dữ liệu web của mình.

Bạn cũng có thể đưa cơ sở dữ liệu web của mình sang chế độ ngoại tuyến, sử dụng phiên bản ngoại tuyến, rồi đồng bộ dữ liệu và thay đổi thiết kế khi bạn trực tuyến trở lại.

Lưu ý: Để xây dựng một cơ sở dữ liệu web, bạn cần có toàn quyền Kiểm soát trên site SharePoint nơi bạn muốn phát hành nó. Để biết thêm thông tin về các quyền của SharePoint, hãy xem mục Xem Thêm.

Forms và báo cáo chạy trong trình duyệt

Forms, báo cáo và hầu hết macro chạy bên trong trình duyệt. Điều này cho phép Access làm mới dữ liệu trên màn hình mà không cần phải làm lại toàn bộ trang.

Bạn có thể tạo biểu mẫu để giúp mọi người dẫn hướng ứng dụng của mình. Một điều khiển mới, điều khiển Dẫn hướng, giúp dễ dàng thêm các nút dẫn hướng kiểu Web tiêu chuẩn vào biểu mẫu cho mục đích này.

Lưu ý: Ngăn Dẫn hướng (tính năng mà bạn sử dụng trong Access để duyệt các đối tượng trong cơ sở dữ liệu) không sẵn dùng trong trình duyệt web.

Dữ liệu được lưu trữ trong danh sách SharePoint

Tất cả các bảng của bạn đều trở thành danh sách SharePoint và bản ghi trở thành mục danh sách. Điều này cho phép bạn sử dụng các quyền của SharePoint để kiểm soát quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu web của mình, cũng như tận dụng các chức năng khác của SharePoint.

Ghi chú Bảo mật: Chuỗi kết nối cho bảng được liên kết không được mã hóa, bao gồm tên người dùng và mật khẩu nếu thông tin đó được lưu (và đích của liên kết hỗ trợ tài khoản người dùng). Trong cơ sở dữ liệu có liên kết đến danh sách SharePoint và liên kết có chứa tên người dùng và mật khẩu, người dùng trái phép có thể thay đổi danh sách nào là mục tiêu của liên kết, bằng cách sử dụng thông tin xác thực đã lưu. Ngay cả khi thông tin xác thực không được lưu cùng với chuỗi kết nối, người dùng độc hại vẫn có thể sửa đổi quyền trên site SharePoint với sự trợ giúp của cộng tác viên đã có đủ quyền. Hãy thận trọng khi bạn chia sẻ bản sao của cơ sở dữ liệu có chứa các liên kết đến danh sách trong cơ sở dữ liệu web đã phát hành.

Truy vấn và macro dữ liệu chạy trên máy chủ

Tất cả xử lý SQL xảy ra trên máy chủ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất mạng bằng việc hạn chế lưu lượng truy nhập vào các tập kết quả.

Mạng nội bộ hoặc Internet

Bạn có thể phát hành lên máy chủ SharePoint mạng nội bộ của riêng mình hoặc lên Internet. Microsoft đang cung cấp giải pháp SharePoint được lưu trữ trên Internet.

Đầu Trang

Tạo cơ sở dữ liệu web

Mục này mô tả các tính năng mới chính và cung cấp các bước cho các tác vụ thiết kế cơ bản mà bạn cần hoàn thành để tạo cơ sở dữ liệu web.

Trong phần này

• Trước khi bạn bắt đầu

  • Sự khác biệt về thiết kế giữa cơ sở dữ liệu trên máy tính và cơ sở dữ liệu web

  • Các tính năng chỉ trên máy tính không có đối tác Access Services

• Cân nhắc sử dụng mẫu

• Bắt đầu với cơ sở dữ liệu web trống

• Thiết kế bảng web

  • Tạo bảng web mới

  • Thêm trường từ bộ sưu tập trường

  • Thêm trường bằng cách bấm vào biểu dữ liệu

  • Thay đổi thuộc tính trường

• Thêm trường tính toán

• Thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu

  • Thiết lập thông báo và quy tắc hợp lệ trường

  • Thiết lập quy tắc và thông báo xác thực bản ghi

• Tạo mối quan hệ giữa hai bảng web

  • Tạo trường tra cứu trong dạng xem Biểu dữ liệu

• Sửa đổi trường tra cứu trong dạng xem Biểu dữ liệu

• Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách sử dụng macro dữ liệu

• Tạo truy vấn web

• Tạo biểu mẫu web

• Tạo báo cáo web

• Tạo biểu mẫu Dẫn hướng và đặt làm biểu mẫu mặc định để hiển thị khi bắt đầu

Trước khi bạn bắt đầu

Có một vài tác vụ bạn nên thực hiện trước khi bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu web của mình. Hơn nữa, có những điểm khác biệt về thiết kế giữa cơ sở dữ liệu web và cơ sở dữ liệu trên máy tính mà bạn nên biết, đặc biệt là khi bạn là nhà phát triển Access có kinh nghiệm.

• Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu    Có kế hoạch rõ ràng để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt khi nghiên cứu các chi tiết thiết kế.

• Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết    Bạn không thể sử dụng bảng được liên kết trong cơ sở dữ liệu web. Bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn sử dụng sẽ không có nguồn gốc trong cơ sở dữ liệu đều phải được nhập trước khi phát hành. Nếu sắp xếp dữ liệu thẳng hàng trước khi bắt đầu thiết kế, bạn có thể tránh được việc phải tái trang bị thiết kế của mình để phù hợp với những thách thức dữ liệu không mong muốn.

• Xác định site SharePoint mà bạn sẽ sử dụng để phát hành    Bạn hoàn toàn không thể phát hành mà không có SharePoint. Nếu bạn muốn kiểm tra thiết kế của mình trong khi thiết kế trình duyệt (không phải là ý tưởng tồi), trước tiên bạn phải phát hành thiết kế đó.

• Lập kế hoạch bảo mật của bạn    Bạn có thể tận dụng lợi thế của bảo mật SharePoint để kiểm soát quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu web của mình. Lập kế hoạch bảo mật sớm để bạn có thể xây dựng nó trong thiết kế của mình.

Cân nhắc sử dụng mẫu

Khi bạn đã xác định việc ứng dụng của mình phải làm, hãy cân nhắc xem liệu một mẫu cơ sở dữ liệu có hoạt động hay không. Mẫu cơ sở dữ liệu là các ứng dụng dựng sẵn mà bạn có thể sử dụng như hiện tại hoặc sửa đổi để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Bạn có thể xem lại các mẫu sẵn có trên tab Mới trong dạng xem Backstage. Để biết thêm thông tin về các mẫu đi kèm với Access 2010, hãy xem bài viết Chọn và sử dụng mẫu Access.

Bắt đầu với cơ sở dữ liệu web trống

• Trên tab Tệp, hãy bấm vào Mới. 

  

Tab Tệp sẽ mở dạng xem Backstage, một phần mới của giao diện Access, nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Phát hành lên SharePoint.

Trong dạng xem Backstage, tab Mới có các lệnh để tạo cơ sở dữ liệu.

1. Bên dưới Mẫu Sẵn dùng, bấm vào Cơ sở dữ liệu Web Trống.

2. Xem lại tên tệp được đề xuất trong hộp Tên Tệp và đường dẫn cho tệp cơ sở dữ liệu, được liệt kê ngay bên dưới. Bạn có thể thay đổi tên tệp bằng cách nhập vào hộp Tên Tệp.

3. Để thay đổi đường dẫn, hãy bấm vào biểu tượng thư mục bên cạnh hộp Tên Tệp để duyệt tìm một vị trí để đặt tệp cơ sở dữ liệu của bạn.

4. Bấm vào Tạo. Cơ sở dữ liệu web mới của bạn sẽ mở ra và hiển thị một bảng trống mới.

Thiết kế bảng web

Bạn sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để thiết kế bảng web.

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu web trống lần đầu, Access sẽ tạo một bảng mới và mở nó ở dạng xem Biểu dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các lệnh trên tab Trường và tab Bảng để thêm trường, chỉ mục, quy tắc xác thực và macro dữ liệu—một tính năng mới cho phép bạn thay đổi dữ liệu dựa trên sự kiện.

Sau khi chỉnh sửa và sử dụng bảng mới, nhiều khả năng bạn sẽ muốn tạo thêm bảng.

Thêm trường tính toán

Bạn có thể thêm trường hiển thị giá trị được tính toán từ dữ liệu khác trong cùng một bảng. Không thể dùng dữ liệu từ các bảng khác làm nguồn cho dữ liệu được tính toán. Một số biểu thức không được trường tính toán hỗ trợ.

1. Khi bảng đang mở, bấm vào Bấm để Thêm.

2. Trỏ tới Trường Được tính toán, rồi bấm vào kiểu dữ liệu bạn muốn cho trường đó.

   Bộ dựng Biểu thức sẽ mở ra.

3. Sử dụng Bộ dựng Biểu thức để tạo tính toán cho trường. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể sử dụng các trường khác từ cùng một bảng với nguồn dữ liệu để tính toán. Để được trợ giúp về cách sử dụng Bộ dựng Biểu thức, hãy xem bài viết Sử dụng Bộ dựng Biểu thức.

Thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu

Bạn có thể sử dụng biểu thức để xác thực dữ liệu nhập cho hầu hết các trường. Bạn cũng có thể sử dụng biểu thức để xác thực thông tin đầu vào cho bảng, điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn xác thực đầu vào cho trường không hỗ trợ xác thực hoặc nếu bạn muốn xác thực dữ liệu nhập trường dựa trên giá trị của các trường khác trong bảng. Để được giải thích kỹ hơn về xác thực, hãy xem bài viết Hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc xác thực.

Bạn cũng có thể xác định thông báo được hiển thị khi quy tắc xác thực ngăn đầu vào, được gọi là thông báo xác thực.

Tạo mối quan hệ giữa hai bảng web

Để tạo mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu web, bạn sử dụng trình hướng dẫn tra cứu để tạo trường tra cứu. Trường tra cứu sẽ nằm trong bảng ở phía nhiều của mối quan hệ và trỏ tới bảng nằm ở một bên của mối quan hệ.

Sửa đổi trường tra cứu trong dạng xem Biểu dữ liệu

1. Mở bảng có trường tra cứu mà bạn muốn sửa đổi.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Trên tab Trường, trong nhóm Thuộc tính, bấm vào Sửa đổi tra cứu.

   • Bấm chuột phải vào trường tra cứu, rồi bấm vào Sửa đổi Tra cứu.

3. Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Tra cứu.

Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách sử dụng macro dữ liệu

Bạn có thể thực hiện cập nhật xếp tầng và xóa bằng cách sử dụng macro dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các lệnh trên tab Bảng để tạo macro nhúng sửa đổi dữ liệu. Video sau đây cho bạn biết những điều cơ bản.

Để biết thêm thông tin về cách tạo macro dữ liệu, hãy xem bài viết Tạo macro dữ liệu.

Tạo truy vấn web

Bạn có thể sử dụng truy vấn làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu và báo cáo. Truy vấn chạy trên máy chủ, giúp giảm thiểu lưu lượng truy nhập mạng.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng cơ sở dữ liệu web để theo dõi các đóng góp từ thiện. Bạn muốn xem ai đã tặng tiền trong khi sự kiện diễn ra. Bạn có thể sử dụng truy vấn để chọn dữ liệu và chuẩn bị dữ liệu để sử dụng trong biểu mẫu và báo cáo.

1. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn , bấm truy vấn.

2. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào từng bảng bạn muốn đưa vào, rồi bấm vào Đóng.

   Trong ví dụ này, bấm đúp vào Thành phần, Quyên góp, Sự kiện và Sự kiệnTtendees.

3. Tạo bất kỳ liên kết bắt buộc nào bằng cách kéo các trường từ đối tượng này sang đối tượng khác trong cửa sổ thiết kế truy vấn.

   Trong ví dụ này, kéo trường ID từ Thành phần vào trường DonorConstituentID trong Quyên góp, rồi kéo trường DonorConstituentID từ Quyên góp vào trường ConstituentID trong EventAttendees.

4. Thêm các trường bạn muốn sử dụng. Bạn có thể kéo các trường vào lưới hoặc bạn có thể bấm đúp vào một trường để thêm trường đó.

   Trong ví dụ này, thêm Sự kiện từ bảng Sự kiện, Ngày quyên góp từ bảng Quyên góp và Lời chào, Tên và Họ từ bảng Thành phần.

5. Thêm bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn áp dụng.

   Trong ví dụ này, bạn muốn giới hạn Ngày_đóng_góp để nó rơi vào giữa Ngày_Bắt_đầu và Ngày_Kết_thúc của sự kiện. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí bên dưới Ngày_Đóng_góp, nhập >=[Ngày_Bắt_đầu] Và <=[Ngày_Kết_thúc].

Tạo biểu mẫu web

Forms cách chính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu web của bạn, đồng thời cũng hữu ích cho việc xem lại dữ liệu. Forms chạy trong trình duyệt, giúp tối ưu hóa hiệu suất. Khi bạn mở biểu mẫu, trình duyệt của bạn sẽ truy xuất dữ liệu bắt buộc từ máy chủ SharePoint. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu trong biểu mẫu mà không cần phải truy xuất lại dữ liệu từ máy chủ.

1. Chọn bảng hoặc truy vấn để sử dụng làm nguồn dữ liệu.

   Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo biểu mẫu không liên kết, hãy bỏ qua bước này.

2. Trên tab Tạo, trong nhóm Forms, hãy bấm vào một trong các nút sau:

   • Dạng    Tạo một biểu mẫu đơn giản hiển thị mỗi lần một bản ghi, sử dụng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không liên kết, nút này không khả dụng.

   • Nhiều mục    Tạo biểu mẫu hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc bằng cách sử dụng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không liên kết, nút này không khả dụng.

   • Biểu mẫu trống    Tạo một biểu mẫu không có gì trên biểu mẫu đó.

   • Biểu dữ liệu    Tạo biểu mẫu có diện mạo và hoạt động như biểu dữ liệu, sử dụng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không liên kết, nút này không khả dụng.

Tạo báo cáo web

Báo cáo là cách chính để xem lại hoặc in dữ liệu từ cơ sở dữ liệu web của bạn. Báo cáo chạy trong trình duyệt, giúp tối ưu hóa hiệu suất. Khi bạn mở báo cáo, trình duyệt của bạn sẽ truy xuất dữ liệu bắt buộc từ máy chủ SharePoint. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu trong báo cáo mà không cần phải truy xuất lại dữ liệu từ máy chủ.

1. Chọn bảng hoặc truy vấn để sử dụng làm nguồn dữ liệu.

2. Trên tab Tạo , trong nhóm Báo cáo , hãy bấm vào một trong các nút sau:

   • Báo cáo    Tạo báo cáo cơ bản bằng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

   • Báo cáo Trống    Tạo báo cáo không có gì trên đó.

Tạo biểu mẫu Dẫn hướng và đặt làm biểu mẫu mặc định để hiển thị khi bắt đầu

Con người cách để dẫn hướng ứng dụng của bạn. Hãy nhớ—Ngăn Dẫn hướng không sẵn dùng trong trình duyệt web. Để mọi người sử dụng đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn, bạn phải cung cấp cho họ một phương tiện. Bạn có thể tạo biểu mẫu Dẫn hướng và chỉ định biểu mẫu sẽ được hiển thị mỗi khi ai đó mở ứng dụng của bạn trong trình duyệt web. Hơn nữa, nếu bạn không chỉ định một biểu mẫu để hiển thị khi ứng dụng khởi động, sẽ không có biểu mẫu nào mở ra, khiến bất kỳ ai cũng có thể sử dụng ứng dụng này khó khăn.

1. Trên dải băng, bấm vào tab Tạo.

2. Trong nhóm Forms, bấm Dẫn hướng, rồi chọn bố trí dẫn hướng từ danh sách.

3. Để thêm một mục, hãy kéo nó từ Ngăn Dẫn hướng vào điều khiển Dẫn hướng.

   Lưu ý: Bạn chỉ có thể thêm biểu mẫu và báo cáo vào điều khiển Dẫn hướng.

4. Thêm bất kỳ điều khiển nào khác mà bạn muốn vào nội dung của biểu mẫu Dẫn hướng. Ví dụ: bạn có thể muốn cung cấp chức năng tìm kiếm trên tất cả các biểu mẫu bằng cách thêm một số điều khiển vào biểu mẫu Dẫn hướng của mình.

Phát hành và đồng bộ hóa các thay đổi cho ứng dụng của bạn