Việc chia sẻ trong Outlook phụ thuộc vào nội dung bạn muốn chia sẻ và loại quyền truy nhập bạn muốn cấp cho những người mà bạn đang chia sẻ.
Ví dụ: bạn có thể chia sẻ một hộp thư cho nhiều cá nhân, trong đó tất cả thư đến và đi đều từ hộp thư đó. Hoặc bạn có thể chia sẻ một hay nhiều thư mục, hoặc toàn bộ hộp thư của bạn với những người khác. Bạn thậm chí có thể cho phép người khác quản lý lịch hoặc hộp thư của mình.
Khi bạn cấp cho người khác quyền quản lý hộp thư của mình, bạn đang cấp cho người đó quyền đại diện. Điều này không chỉ phạm vi chỉnh sửa mà còn là điều cho phép người khác gửi hay trả lời thư hoặc mục lịch thay mặt bạn. Trong một số trường hợp đặc biệt, thậm chí bạn thậm chí có thể cho phép quản lý toàn bộ hộp thư và lịch của mình khi người đại diện của bạn có quyền đóng vai bạn khi tạo hoặc phản hồi thư hoặc sự kiện. Để tìm hiểu thêm về đại diện, hãy xem Giới thiệu về đại diện: Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn trong Outlook.
Việc bạn có thể truy nhập các tùy chọn chia sẻ khác nhau này trong Outlook hay không và bằng cách nào cũng phụ thuộc vào loại tài khoản bạn đang sử dụng. Ví dụ: một số tùy chọn chia sẻ được giới hạn cho tài khoản cơ quan hoặc trường học được sử dụng trong một tổ chức. Các tùy chọn khác, chẳng hạn như chia sẻ lịch, có quyền truy nhập rộng hơn và cũng có thể thực hiện được với tài khoản cá nhân như tài khoản Outlook.com hoặc Hotmail.com.
Mẹo
Để tìm hiểu thêm về tài khoản, hãy xem Sự khác biệt giữa tài khoản Microsoft và tài khoản cơ quan hoặc trường học là gì?
Các cách khác nhau để chia sẻ trong Outlook
Bảng dưới đây mô tả các cách chia sẻ khác nhau trong Outlook, loại tài khoản bắt buộc và liệu bạn có cần người Quản trị CNTT của tổ chức thiết lập tính năng này cho bạn hay không.
| Loại chia sẻ | Mô tả | Các kịch bản ví dụ | Loại tài khoản | Yêu cầu thiết lập quản trị CNTT |
|---|---|---|---|---|
| Hộp thư chia sẻ | Hộp thư chung cung cấp quyền truy nhập nhóm hoặc cá nhân vào toàn bộ hộp thư. Điều này bao gồm nội dung hộp thư như thư mục, lịch và danh bạ. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi vào hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, không phải từ một người dùng cá nhân. Quyền trong hộp thư chung có thể khác nhau giữa các thành viên. |
Nhóm dịch vụ khách hàng muốn có một hộp thư duy nhất nơi tất cả email đến và đi đều đến info@contoso.com. Bất kỳ thành viên nào của nhóm dịch vụ khách hàng có quyền truy nhập vào hộp thư chung đều có thể nhận và trả lời thư. Trả lời luôn được gửi từ bất info@contoso.com kể ai trong nhóm trả lời thư. |
Tài khoản cơ quan hoặc trường học | Có, yêu cầu người quản trị thiết lập. Người quản trị sẽ gán quyền cho tất cả người dùng cần quyền truy nhập vào hộp thư chung. |
| Lịch Chung | Lịch chung được giới hạn trong thư mục lịch trong hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn chia sẻ lịch của mình với một người hoặc nhiều người. Quyền có thể khác nhau giữa những người mà bạn đang chia sẻ lịch và cũng tùy thuộc vào tài khoản bạn đang sử dụng để chia sẻ lịch của mình. Một số khía cạnh của việc chia sẻ lịch chỉ giới hạn trong tài khoản cơ quan hoặc trường học. |
Bạn có thể muốn chia sẻ lịch với người lập lịch, quản trị viên điều hành, đồng nghiệp, bạn bè, gia đình hoặc những cá nhân đáng tin cậy khác. | Tài khoản cơ quan hoặc trường học và cá nhân | Không yêu cầu quản trị thiết lập. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn lịch mình muốn chia sẻ và gán quyền từ trong Outlook. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể cấp đặc quyền đại diện để cho phép đại diện thay mặt bạn gửi và phản hồi các lời mời họp. |
| Thư mục dùng chung | Chọn để chia sẻ một hoặc nhiều thư mục trong hộp thư của bạn với những người khác trong tổ chức của bạn. Bạn có thể đặt mức độ truy nhập cho mỗi người mà bạn đang chia sẻ bằng cách cấp các đặc quyền chỉ xem, sửa hoặc ủy quyền. Có hai loại đặc quyền đại diện. Bạn có thể chọn để mọi người gửi thay mặt bạn hoặc gửi với tư cách bạn. |
Tình huống 1: Bạn muốn chia sẻ thư mục với đặc quyền chỉ xem. Ví dụ: bạn đang quản lý một dự án và muốn cấp cho người khác trong nhóm quyền truy nhập vào tất cả email trong thư mục đó. Bạn có thể cho phép người này trả lời thư, nhưng họ chỉ có thể trả lời với tư cách chính họ, không phải thay mặt bạn. Kịch bản 2: Người quản lý gán đặc quyền đại diện cho trợ lý của họ để trợ lý có thể thay mặt họ giám sát và trả lời email. Hoặc họ muốn trợ lý quản lý toàn bộ hộp thư của họ và cấp cho họ quyền Gửi với tên. Trong cả hai trường hợp, người quản lý có thể chọn chia sẻ toàn bộ hộp thư của họ (bao gồm cả lịch của họ) hoặc chỉ chia sẻ thư mục đã chọn. |
Tài khoản cơ quan hoặc trường học | Tùy thuộc vào cách bạn muốn người khác truy cập, thiết lập quản trị có thể được yêu cầu. Bạn có thể chia sẻ thư mục với các cá nhân khác trong tổ chức của mình. Điều này bao gồm việc thêm một người làm đại diện và cấp cho họ đặc quyền Gửi thay mặt . Tuy nhiên, để cấp đặc quyền Gửi Dưới tên cho người khác, bạn phải liên hệ với người quản trị CNTT chịu trách nhiệm quản lý Outlook trong tổ chức của bạn để thiết lập đặc quyền này cho bạn. |
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chia sẻ?
Chọn một bài viết dưới đây để biết cách thức và nội dung bạn muốn chia sẻ.