可将文件保存到硬盘驱动器、网络位置、云、DVD、桌面或 U 盘上的文件夹中。 虽然您必须确定目标，但如果它与默认文件夹不同，则无论您选择哪个目标，保存过程都是相同的。 默认情况下，Microsoft 365 程序将文件保存在 默认工作文件夹中。
此外，还可以将文件保存为其他文件格式，例如 RTF、CSV 或 PDF。
将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint 允许你在任何设备上访问它，并启用 自动保存 和 版本历史记录等功能，这有助于防止在文件意外关闭时丢失数据。
若要保存文件，请执行以下操作：
按 CTRL+S 或选择“ 文件>保存”。
提示
还可以选择快速访问工具栏上的“保存
。首次保存时须输入文件名。
提示
将文件保存到云位置（如 OneDrive 或 SharePoint），以便能够随时随地访问它、与他人实时协作以及访问版本历史记录。
默认情况下，如果你已登录，文件将保存到 OneDrive。 如果要将当前文件保存在其他位置，请单击 “位置” 下拉列表以查看其他最近使用的位置。 如果在此处没有找到所需位置，可以通过选择“更多保存选项”打开完整“另存为”窗口。
提示
如果将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，则默认情况下将启用 自动保存 ，因此无需记住边保存。
如果要将这些保存的默认位置更改为其他最近使用的文件夹之一，请选择 “位置” 下拉列表，右键单击要设置为默认的文件夹位置，然后选择“ 设置为默认位置”。
如果要保存到最近使用的文件夹以外的位置，请选择 “更多位置”。 如果你尚未收到此更新，Office 应用程序将继续使用“文件”菜单进行保存。
提示
- 还可以按 F12 或选择“ 文件>另存为 ”以打开“文件”菜单。
- 如果你习惯在关闭文档时使用键盘快捷方式（如 ALT+F4），则可以使用该按钮的键盘加速键 (ALT+N) 快速选择“不 保存 文件”。
将副本保存为新文件（另存为）
提示
如果要基于现有文件创建新文件，但只想将更改保存在新文件中，则最好在进行任何更改之前保存 副本 。 这样一来，原始文件将保持不变，所有编辑将保存在新副本中。 还可以右键单击原始文件，然后选择 打开副本。
按 F12 或单击“ 文件>” “保存副本”
默认情况下，Office 会将副本保存在与原始文件相同的位置。 如果你希望使用现有位置，请转到步骤 3。 如果要在其他位置保存新副本，请在此时进行选择。
位置 说明 网站 - [你的公司名称] SharePoint 或 Office 365 组文档库 OneDrive – [你的公司名称] OneDrive for Business OneDrive - 个人 使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive 这台电脑 本地设备，包括所有连接的硬盘或闪存驱动器 浏览 打开文件资源管理器，以便可导航到计算机上的任意位置。 为新副本命名，然后单击“保存”。
将关闭原始文件，你现在将使用刚创建的新副本。
提示
如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件，那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。 有关详细信息，请参阅创建模板。
另存为其他格式
你可能想将文件保存为其他格式，以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如，你可能希望将 Word 文档另存为 RTF) (RTF 格式文本文件，或将 Excel 工作簿另存为 Comma-Separated 值 (CSV) 文件。
单击“文件”选项卡。
单击“另存为”。
选择文件位置（例如 OneDrive 或“这台电脑”）以存储文件。
在“文件名”框中，输入文件的新名称。
在“保存类型”列表中，单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如，单击“RTF 格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。
有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息，请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS。
单击“保存”。
备份和恢复文件
如何备份和恢复文件取决于保存文件的位置和时间。 若要了解有关该功能的详细信息，包括支持该功能的 Office 版本，请在下表中选择该功能的名称。
已保存到 OneDrive
| 功能 |
|---|
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自动保存 当文件存储在 Microsoft 365 的 OneDrive 或 SharePoint 中时，自动保存会自动保存文件。 |
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版本历史记录 版本历史记录允许你查看和还原 Microsoft 365 中 OneDrive 或 SharePoint 中存储的先前版本的文件。 |
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使用 OneDrive 备份 在 Windows 电脑上，可以使用 OneDrive 电脑文件夹备份来备份“桌面”、“文档”和“图片”文件夹。 另请参阅 Windows 10 中默认情况下 Files 保存到 OneDrive。 |
| 仅还原 OneDrive (订阅) 如果你的 OneDrive 文件被恶意软件删除、覆盖、损坏或感染，你可以将整个 OneDrive 恢复到以前的时间。 |
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在 OneDrive 中还原已删除文件或文件夹 可以还原从 OneDrive 中删除的文件和文件夹。 |
已保存到设备
如果 “自动恢复 ”处于打开状态，但文件意外关闭，则下次打开 Office 应用时将打开“文档恢复”。 还可以 恢复早期版本的 Office 文件。
重要
即使启用了“自动恢复”，您也应该在处理文件时经常保存文件，以避免由于意外的电源故障或其他问题而丢失数据。