您存储在 SharePoint 网站上的文件通常可供对网站具有权限的每个人使用,但您可能想要与没有网站访问权限的用户共享特定文件或文件夹。 共享文件和文件夹时,您可以决定是允许用户编辑还是仅查看它们。 你随时SharePoint共享文件、停止共享SharePoint文件夹或更改权限。

注意: 

  • 若要共享OneDrive和文件夹,请查看共享OneDrive和文件夹。

  • 您也可以 共享整个网站

  • 你的共享体验可能看起来与下面的步骤和屏幕截图略有不同,但该信息仍将帮助你共享文件和文件夹。

与特定人员共享

若要向人员或组发送电子邮件邀请并跟踪邀请的人员,请选择此选项。 这还允许你在以后需要时删除特定个人或组的权限。

  1. 在 SharePoint ,转到要共享文件的库。

  2. 选择要共享的文件或文件夹,选择其圆圈图标。

    注意: 无法同时共享多个项目。 相反,你可以将要共享的内容添加到文件夹,然后共享该文件夹。

    1. 如果使用列表视图,请选择项目左侧的圆圈。

    2. 如果使用"平铺"视图,请选择项目右上角的圆圈。

  3. 选择 “共享”图标"共享"。

    注意: 

    • 如果所选文件或文件夹已与某人共享,则底部 有一个"共享对象"列表。 每个图像是个人的个人资料照片,或者是已共享文件的组的首字母缩写。 如果要编辑单个或组的访问级别,请选择照片或组缩写以打开" 管理访问权限"

    • 如果所选文件或文件夹当前未与某人共享,则不会有“与他人共享”列表。 

    屏幕截图:设置"共享"弹出窗口中的"链接链接"OneDrive

  4. "发送链接" 下,选择"具有该链接的任何人都可以编辑" 以打开链接设置。

    注意: 根据管理员设置的设置,你可能具有不同的默认设置。 例如,此按钮可能显示"<中的人员>编辑

    "共享"弹出窗口的屏幕截图OneDrive。

  5. 请为要向其授予访问权限的用户选择一个选项: 

    注意: 

    • 如果共享选项呈灰色显示,则组织的管理员可能限制了该选项。 例如,他们可以选择删除"任何人"选项,以防止将可用链接转发给组织外部的其他人。

    • 若要跟踪访问并确保安全性,只能与组织中或拥有 Microsoft 帐户的人员共享。

    1. 任何人”选项将向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。 这可能包括组织外部的人员。

    2. <你的组织>中拥有链接的人员”选项将向你组织中拥有该连接的任何人授予该文件的访问权限,无论他们是直接收到你的链接还是受到其他人转发的链接。

    3. 已拥有访问权限的人员”选项可允许已拥有该文档或文件夹访问权限的人员使用。 它不会更改任何权限。 如果只想向已拥有访问权限的人发送链接,请使用此选项。 

    4. 特定人员”选项可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有权限。 如果用户转发共享邀请,则只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

  6. 在“其他设置”下,可以设置以下任何选项:

    • 允许编辑”选项允许使用 Microsoft 帐户登录的人编辑他们有权访问的文件或文件夹。 如果共享的是文件夹,具有“编辑”权限的用户可以复制、移动、编辑、重命名、共享和删除他们有权访问的文件夹内的内容。 取消选中此框意味着用户无需登录即可查看、复制或下载项目。 他们还可将链接转发给其他人。 但是,他们无法对应用程序上的版本 SharePoint 。

      注意: 

      • 允许编辑”选项默认处于打开状态。

      • 还可以在上一屏幕上设置编辑权限。 在“发送链接”下,在“姓名、组或电子邮件”字段旁边,选择铅笔图标以更改已输入的人员或组的编辑权限。 

    • 阻止下载”选项将阻止用户下载他们有权访问的文件或文件夹。 取消选中此框意味着用户可以将文件下载到其设备上。 

      注意: 此选项仅在不允许编辑时可用

    • 设置到期日期”选项允许你设置链接过期的日期。 设置日期后,链接将不起作用,你需要为需要访问文件或文件夹的用户创建新链接。

    • 设置密码”选项允许你设置一个用于访问文件的密码。 当用户打开链接时,系统会提示他们输入密码,然后他们才能访问该文件。 你需要向与其共享该文件的人员单独提供此密码。

    • 仅在审阅模式下打开”选项将限制用户只能在文件上发表评论和提出建议。 

      注意: 

      • 只有 Word 文档/文件具有此权限选项。

      • 如果某人已具有文档的编辑权限,则选择“仅在审阅模式下打开”不会阻止他们进行编辑。 对于他们,文档将在编辑模式下打开。

  7. 设置完毕所有链接设置和权限后,请选择“应用”。 

  8. 在“姓名、组或电子邮件”字段中,开始键入要共享的人的电子邮件地址或联系人姓名。 开始在框中输入信息时,还可从显示的列表中选择联系人。

    提示: 若要快速与特定人员共享,可以键入其姓名或电子邮件,然后使用"名称、组或电子邮件"字段右侧铅笔图标,然后选择"可以编辑"或"可以查看"。 然后按照以下步骤与你列出的特定人员共享。

  9. 如果需要 ,在 " 名称、组或电子邮件 "字段下方包含一条消息。

    注意: 如果要在 Outlook 中撰写邮件,请选择"Outlook"按钮,该链接将插入到草稿电子邮件中,你输入的共享对象将位于"收件人"/"收件人"列表中。

  10. 选择“发送”。 

注意: 请尊重版权并对联机共享的内容小心谨慎。 复制或共享未授权的资料会违反 Microsoft 服务协议

使用“复制链接”共享

选择此选项可与许多人(私下甚至可能不认识)共享项目。 例如,可以使用这些链接发布至 Facebook、Twitter 或 LinkedIn,或在电子邮件或邮件中共享。 获得链接的任何人都可查看或编辑项目,具体取决于所设定的权限。 链接无法上传新项目的用户。 记住,还可转发链接且不需要登录。

  1. 在 SharePoint ,转到要共享文件的库。

  2. 选择要共享的文件或文件夹,选择其圆圈图标。

    注意: 无法同时共享多个项目。 相反,你可以将要共享的内容添加到文件夹,然后共享该文件夹。

    1. 如果使用列表视图,请选择项目左侧的圆圈。

    2. 如果使用"平铺"视图,请选择项目右上角的圆圈。

  3. 选择 “共享”图标"共享"。

    注意: 

    • 如果所选文件或文件夹已与某人共享,则底部 有一个"共享对象"列表。 每个图像是个人的个人资料照片,或者是已共享文件的组的首字母缩写。 如果要编辑单个或组的访问级别,请选择照片或组缩写以打开" 管理访问权限"

    • 如果所选文件或文件夹当前未与某人共享,则不会有“与他人共享”列表。 

    屏幕截图:设置"共享"弹出窗口中的"链接链接"OneDrive

  4. "复制链接" 下,选择"具有该链接的任何人都可以编辑" 以打开链接设置。

    注意: 根据管理员设置的设置,你可能具有不同的默认设置。 例如,此按钮可能显示"<中的人员>编辑

    "共享"弹出窗口的屏幕截图OneDrive。

  5. 若要更改链接权限,请为要向其授予访问权限的用户选择一个选项:

    注意: 如果共享选项已显示为灰色,则表明组织的管理员可能已限制它们。 例如,他们可以选择删除"任何人"选项,以防止将可用链接转发给组织外部的其他人。

    • 任何人”选项将向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。 这可能包括组织外部的人员。

    • <你的组织>中拥有链接的人员”选项将向你组织中拥有该连接的任何人授予该文件的访问权限,无论他们是直接收到你的链接还是受到其他人转发的链接。

    • 已拥有访问权限的人员”选项可允许已拥有该文档或文件夹访问权限的人员使用。 它不会更改任何权限。 如果只想向已拥有访问权限的人发送链接,请使用此选项。 

    • 特定人员”选项可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有权限。 如果用户转发共享邀请,则只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

      注意: 若要跟踪访问并确保安全性,只能与组织中或拥有 Microsoft 帐户的人员共享。

  6. 在“其他设置”下,可以设置以下任何选项:

    • 允许编辑”选项允许使用 Microsoft 帐户登录的人编辑他们有权访问的文件或文件夹。 如果共享的是文件夹,具有“编辑”权限的用户可以复制、移动、编辑、重命名、共享和删除他们有权访问的文件夹内的内容。 取消选中此框意味着用户无需登录即可查看、复制或下载项目。 他们还可将链接转发给其他人。 但是,他们不能更改你的 SharePoint 上的版本。

      注意: 

      • 允许编辑”选项默认处于打开状态。

      • 还可以通过选择要共享文件的名称右侧的铅笔图标,在上一个屏幕上设置编辑权限。 

    • 阻止下载”选项将阻止用户下载他们有权访问的文件或文件夹。 取消选中此框意味着用户可以将文件下载到其设备上。 

      注意: 此选项仅在不允许编辑时可用

    • 设置到期日期”选项允许你设置链接过期的日期。 设置日期过后,链接将不再有效,你将需要为需要访问文件或文件夹的用户创建新链接。

    • 设置密码”选项允许你设置一个用于访问文件的密码。 当用户单击该链接时,系统会提示他们输入密码,然后他们才能访问该文件。 你需要向与其共享该文件的人员单独提供此密码。

    • 仅在审阅模式下打开”选项将限制用户只能在文件上发表评论和提出建议。 

      注意: 

      • 只有 Word 文档/文件具有此权限选项。

      • 如果某人已具有文档的编辑权限,则选择“仅在审阅模式下打开”不会阻止他们进行编辑。 对于他们,文档将在编辑模式下打开。

  7. 设置完毕所有链接设置和权限后,请选择“应用”。 

  8. 在“复制链接”下,选择“复制”。

  9. 粘贴链接并将其发送到电子邮件、邮件或帖子中。

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