用户目标：规划项目

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规划项目用户目标 最好是在您打开 Microsoft Project 之前开始您的规划。
若要捕获您最初对项目目标的想法，请使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等应用程序。
在每个人都同意您的想法之后，您可以开始使用 Project 规划您的日程。
返回到项目指南，查看阐述项目管理的更多文章。

开始之前的项目管理提示 . . .

  • 确保你有一个项目 确保你正在考虑的是一个实际项目。 项目具有三个特征：

    • 它是临时且独特的 设计汽车制造厂是一个项目，因为它是一项一次性活动。 该工厂的汽车制造是一系列重复的活动，因此不是一个项目。
    • 它具有明确定义的可交付结果 可交付结果为项目提供焦点和目的。 如果没有明确说明可交付成果，利益相关者将不会觉得他们的项目投资是值得的。
    • 它有开始和结束 如果没有项目结束日期，利益相关者和投资者将无法享受项目的结果和他们的投资带来的收益。
      下面的一些示例可帮助您决定您是否拥有项目。
不是项目的活动 明确定义的项目
制造汽车
  • 预计升级制造工厂以提高效率。
  • 预计查找距离制造设备较近的维护工厂。
降低竞争风险
  • 预计更换安全软件。
  • 预计从相关行业招募风险专家。

  • 确定项目约束 约束是限制项目经理在设计和管理项目时的选择的因素。 大多数项目有三个约束：

    • 有限的时间跨度 主要可交付结果的结束日期通常决定项目的总长度。
    • 有限的人员和其他资源 项目经理通常有有限数量的人员来执行项目工作，或者预算有限。
    • 小范围 一个项目通常受到团队可以完成多少的约束。 如果项目有太多可交付结果或功能，则计划中可能没有足够的时间来完成所有结果或功能。

一个约束的变化通常会影响到另外两个，可能会影响总体质量。 例如，缩短项目的工期将强制项目经理对完成项目可交付结果所需的工作人员数量进行决策。 如果没有足够的工作人员，则缩短项目可能带来其他折衷，例如减少项目的范围。

  • 及早识别利益干系人 没有什么比未能确定关键利益相关者是谁以及如何最好地与他们沟通更对项目有害的了。 如果在项目开始后未能确定关键利益相关者，项目可能会陷入停顿，或者随着新的项目目标和方法的提出而变得超出预算。

步骤 1：捕获最初想法

在 OneNote 中记录早期想法 当您考虑项目以及要完成的内容时，请使用 OneNote 记下笔记。 您的笔记可以包含电子邮件、网站链接、视频或最早的规范。
将 Excel 数据导入到 Project 项目有时作为简单列表在 Excel 中开始。 但是随着它们不断增长，请将它们导入到 Project 中，在这里，您可以更高效地组织任务和安排日程。
在任何电脑上使用 Microsoft 365 随时随地捕获项目笔记 使用 Microsoft 365 处理早期项目规范。 只要您正在具有 Internet 连接的 PC 上工作，就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的完整版本根据需要在任意位置处理文档。
在 Web 浏览器中使用 Office Online 在没有 Microsoft 365 的情况下使用 Office 网页版。 只要您拥有 Microsoft 帐户，就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的 Web 版本来捕获早期的项目想法。

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步骤 2：与您的利益干系人保持联系

报告早期进度 无论您处在项目规划的哪个阶段，出色呈现的报告有助于让利益干系人接受项目可交付结果。
加入联机会议 如果利益干系人无法亲临现场，请使用联机会议与他们联系。 共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记以讨论早期项目规划。 People 可以在办公室、路上或移动设备上参加 Microsoft Teams 联机会议。
与项目团队成员对话助手 当你在处理项目计划时出现问题时，可以使用 Teams 与他们在线聊天。

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步骤 3：开始项目

从 Word、Outlook 或 PowerPoint 中复制并粘贴到 Project 复制 Word、Outlook 或 PowerPoint 中的任务列表并将其粘贴到 Project 中，即可快速启动日程安排。 Project 将保留大纲结构和格式。
从其他项目或模板创建新项目 基于预填充了类似项目的任务的模板创建新的项目。 行业专家创建了其中许多项目来帮助您快速开始。
将 Excel 数据导入到 Project 将在 Excel 中启动的任务列表移动到 Project 中。 Project 将保留大纲结构和格式。
将 SharePoint 任务列表作为早期项目导入 项目有时以 SharePoint 中的任务列表开始，以便与没有 Project 的人员共享。 一旦任务列表增长到特定大小，请将其移动到 Project 中以继续处理。
项目管理目标：创建新的项目日程 在 Project 中启动项目后，可以开始添加任务、组织项目、将其链接在一起、添加人员等。

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