為了確保您的 Microsoft 365 檔案可存取，請使用無障礙檢查器，這是一個免費工具，適用於 Windows、Office 網頁版或 Mac 的 Word、Excel、Outlook、OneNote 和 PowerPoint，以及 Windows 上的 Visio。 它找出大多數無障礙問題，並解釋為何每一項對身心障礙者可能構成潛在問題。 它也會對每個問題提供如何解決的建議。
雖然無障礙檢查器能偵測大多數類型的無障礙問題，但仍有一些問題無法偵測。 這就是為什麼一定要用視覺檢視你的工作，找出隱藏在無障礙檢查器之外的問題。 欲了解更多，請參考無障礙檢查器限制。
本主題內容
協助工具檢查程式規則
協助工具檢查程式會根據一組可為身心障礙使用者識別問題的規則來檢查您的檔案。 根據問題的嚴重性，協助工具檢查程式會將每個問題分類為錯誤、警告或提示。
- 錯誤)。 內容使得文件對身心障礙者來說難以閱讀或無法理解
- 警告。 內容在大多數 (（但非全部）) 情況下，使得殘障人士難以理解文件
- 小費。 這些內容是身心障礙者能理解，但可以用不同方式呈現以改善使用者體驗
- 智慧服務。 這些內容會由 AI 自動提供存取，你應該檢查其準確性與背景
協助工具檢查程式的錯誤、警告和提示
以下表格列舉出各項協助工具檢查程式規則、各項規則檢查的項目、可從哪裡了解如何修正每個問題的方法，以及必須修正這些問題的原因。
注意
為了確保檔案盡可能無障礙，你應該只在必要時使用表格來呈現資料。 避免使用只用於佈局的桌子。
錯誤
如果檔案中的內容會讓身心障礙使用者難以使用或無法使用，協助工具檢查程式會將之分類為錯誤。
| 規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
| 所有非文字內容都有替代文字。 | 所有物件都有 alt 文字，且 alt 文字不包含圖片名稱或副檔名。 | 螢幕助讀程式會朗讀替代文字，說明使用者無法查看的影像和其他非文字內容。 根據替代文字，使用者能理解所描述內容的目的與意義。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote、Visio |
| 表格指定欄標題資訊。 | 表格和/或儲存格區塊包含選取的標題方塊或指定的標題列。 | 使用者依賴表格標頭來理解螢幕閱讀器隨後會讀取的內容。 此外，輔助技術通常會利用表格標題列告知使用者滑鼠游標目前在表格中的位置，以及提供相關資訊讓使用者瀏覽表格。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote |
| 所有區段都有有意義的名稱。 | 所有區塊的名稱都不是預設或佔位名稱，例如「預設章節」、「無標題章節」或「第3章節」。 | 區名讓使用者能更輕鬆地在 縮圖窗格、 投影片排序檢視和 格狀檢視中，在大型簡報中導航。 | PowerPoint |
| 所有投影片都有標題。 | 投影片有標題。 | 投影片標題可讓使用者瀏覽簡報內容，包括尋找及選取要立即移至的單一投影片。 | PowerPoint |
| Excel 工作表中的儲存格不會用紅色格式來表示負數。 | 設定為 數字 格式且僅使用紅色代表負數的儲存格 (例如以紅色顯示1000，而非) -1000。 | 難以分辨顏色的使用者，無法分辨正負值。 | Excel |
| 文件存取不受限制。 | 任何在文件權限設定中停用「程式存取內容」選項的文件：檢視>限制 編輯>限制權限...。選擇限制此文件>的權限更多選項。 | 資訊權利管理 (IRM) 保護可防止螢幕閱讀器等裝置存取此文件。 欲了解更多資訊，請前往 「允許變更受保護文件的部分」。 | Excel、PowerPoint、Word |
| 所有內容控制欄位都有標題。 | 所有表格對應每個領域都有標題。 | 表單標題提供使用者關於欄位內容及所請求資訊的資訊。 | Word |
警告
如果身心障礙使用者在大部分 (並非全部) 情況下難以理解某項內容，協助工具檢查程式就會顯示警告。
| 規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
| 表格結構單純。 | 表格是簡單的矩形，沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格。 | 使用者會透過鍵盤快速鍵和輔助技術瀏覽表格，而輔助技術僅支援結構單純的表格。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote |
| 工作表索引標籤具備有意義的名稱。 | 活頁簿中的工作表包含描述性資訊，而且活頁簿中沒有空白的工作表。 | 相較於預設的工作表名稱 (例如「工作表1」)，描述性的工作表名稱 (例如「10 月銷售總額」) 可協助使用者輕鬆瀏覽活頁簿。 | Excel |
| 文字與背景之間的對比度足夠。 | 文字和背景的顏色差異足夠，讓文字更容易辨識。 | 弱視使用者常常覺得難以閱讀與背景對比不足的文字。 如果你的文件中文字與背景對比度高，更多人就能看到並使用內容。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook |
| 內建隱藏字幕以供插入音訊與影片使用。 | 所有音訊和視訊物件都有隱藏式輔助字幕。 | 若沒有字幕，影片或音訊片段中的資訊可能會完全被身心障礙者忽略。 | PowerPoint、 OneNote |
| 投影片展示中物件的讀取順序是合乎邏輯的。 | 投影片上的物件是有邏輯順序的。 | 輔助技術會以指定順序讀取投影片和其中的元素。 如果讀取順序不符邏輯，整體內容就會不具意義。 | PowerPoint |
提示
雖然身心障礙使用者能夠理解內容，但編排或呈現方式可再改善，進而提升使用經驗，就會顯示提示。
| 規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
| 牌組中的區名是唯一的。 | 這些區段有獨特的名稱。 | 區名讓使用者能更輕鬆地在 縮圖窗格、 投影片排序檢視和 格狀檢視中，在大型簡報中導航。 | PowerPoint |
| 滑動標題在牌組中是獨一無二的。 | 非空白投影片都有唯一的標題。 | 使用者必須仰賴標題判斷投影片在投影片組中的位置，以及瀏覽投影片組。 | PowerPoint |
| 文件使用標題樣式。 | 已使用標題和/或目錄 (TOC) 來整理內容。 | 標題和目錄可為使用者提供結構化內容，讓使用者得以瀏覽及輕鬆搜尋文件內容。 | Word、Outlook、OneNote |
智慧服務
無障礙檢查器會列出所有圖片，並附有由智慧服務產生的替代文字。
| 規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
| 建議的替代文本。 | 所有由 Office 影像辨識服務產生替代文字的照片。 | 當啟用此功能時，智慧服務會自動在文件 (產生替代文字) 。 仔細審閱每一個建議，確保它準確描述你的照片。 如果你想編輯建議，請在 描述 框中輸入建議文字。 想了解如何開啟此功能，請參考 《撰寫有效替代文字所需知識》中「開啟自動替代文字」一節。 |
PowerPoint、Word、Outlook |
無障礙檢查器的限制
有些無障礙問題是無障礙檢查器無法偵測到的。 此外，無障礙檢查器調查中列出的一些問題不一定是需要修正的無障礙問題。
- 色彩：資訊僅以顏色傳達。
- 隱藏字幕：無障礙檢查器會回報影片缺少隱藏字幕，但如果你的影片已經有帶內隱藏式字幕、開放式字幕或沒有對話，那麼影片可能不會有無障礙問題。
另請參閱
使用 Accessibility Assistant 讓你的 Word 文件對所有人都無障礙
針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援
Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您有身心障礙或無障礙相關問題，請聯絡 Microsoft 殘障服務 台尋求技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練，並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站，了解您所在地區的連絡人詳細資料。
如果您是政府、商業或企業用戶，請聯絡 企業殘障諮詢台。