讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件

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本主題提供逐步指示，說明如何讓所有人 （包括身心障礙使用者） 易於存取您的電子郵件訊息，以及解除鎖定您的內容。

例如，您將了解如何在撰寫電子郵件訊息時使用協助工具檢查程式來處理協助工具問題。 您還將了解如何向圖像添加替代文本，以便使用屏幕閱讀器的人能夠聽到圖像的全部內容。 您也可以先閱讀有關如何在傳送電子郵件訊息之前，使用字型、色彩和樣式來最大化電子郵件訊息的包容性。

本主題內容

在 Windows 版 Outlook 中工作時檢查協助工具

協助工具檢查程式是一種工具，可檢閱您的內容並標記其遇到的協助工具問題。 它解釋了為什麼每個問題都可能對殘疾人造成潛在問題。 協助工具檢查程式也會建議您如何解決顯示的問題。

在新版 Outlook 和傳統版 Outlook 中，協助工具檢查程式會在您撰寫電子郵件時自動在背景執行。 如果協助工具檢查程式偵測到協助工具問題，郵件提示會提供方便的提示，讓您在傳送電子郵件之前檢閱並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具問題郵件提示

在新版 Outlook 和傳統版 Outlook 中，您可以定義協助工具通知和協助工具檢查程式的運作方式。 選取 [ 檔案>選項>] [協助工具 ]，然後選取您是否要在工作期間、在某些情況下，或只在手動啟動 [協助工具檢查程式] 時，透過郵件提示查看協助工具通知。

預設選項是在特定案例中顯示協助工具通知。 如果偵測到任何協助工具問題，會出現 [郵件提示] 以引導您檢視建議並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具檢查程式選項。

下列為可用的選項：

  • 在我工作時顯示協助工具警告

  • 在下列情況顯示協助工具警告:

    • 至少有一位收件者偏好無障礙內容
    • 使用深色背景撰寫郵件。 如果您是在啟用深色模式的黑色佈景主題中撰寫時 (此為佈景主題的預設值)，[協助工具檢查程式] 會執行，但僅會在文字對比不足時顯示通知。 任何其他問題仍然會顯示在 [協助工具 ] 窗格中，但不會導致郵件提示出現。
    • 撰寫郵件給廣大觀眾
    • 至少有一位收件者不在我的組織中
    • 撰寫高重要性郵件

  • 僅在啟 [協助工具檢查程式] 時，顯示協助工具警告

若要手動啟動 [協助工具檢查程式]，請選取 [檢閱>檢查協助工具]。 [ 協助工具] 窗格隨即開啟，您現在可以檢視並修正協助工具問題。 如需詳細資訊，請移至 透過 協助工具檢查程式改善協助工具。

頁面頂端

避免在 Windows 版 Outlook 中使用表格

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，請儘可能避免使用表格，並以其他方式呈現資料，例如具有標題和橫幅的段落。 對於使用放大鏡的使用者來說，固定寬度的表格可能難以閱讀，因為這類表格會強制將內容調整為特定大小。 這使得字體非常小，這迫使放大鏡用戶水平滾動，尤其是在行動裝置上。

如果您必須使用表格，請使用下列指導方針，盡可能方便存取您的表格：

  • 避免使用固定寬度表格。
  • 確定資料表在所有裝置上都能正確呈現，包括手機和平板電腦。
  • 如果您的表格中有超連結，請編輯連結文字，使其有意義並且不會在句子中間中斷。
  • 確保使用放大鏡可輕鬆閱讀電子郵件。 將電子郵件草稿傳送給自己並在行動裝置上檢視，以確保其他人不需要在手機上水平捲動電子郵件。
  • 使用表格標題。
  • 使用沉浸式閱讀程式測試協助工具。

使用表格標題

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，螢幕助讀程式會透過計算表格儲存格來追蹤其在表格中的位置。 如果表格巢狀於另一個表格內，或是儲存格合併或分割，螢幕助讀程式就會遺失計數，且無法在該時間點之後提供表格的有用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。 僅對資料使用簡單的表格結構，並指定欄標題資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格，請使用 協助工具檢查程式。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。
  2. 在 [表格設計 ] 索引標籤的 [表格樣式選項 ] 群組中，選取 [ 標題列 ] 核取方塊。
  3. 輸入您的欄標題。

在 Outlook 功能區上選取的 [表格標題] 選項。

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在 Windows 版 Outlook 中使用內建標題和樣式

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，無論是視覺化還是輔助技術，都可以掃描標題。 理想情況下，標題可以說明電子郵件部分的內容。 使用內建標題樣式並建立描述性標題文字，讓螢幕助讀程式使用者更容易判斷郵件的結構及瀏覽標題。

以指定的邏輯順序整理標題。 例如，先使用 標題 1 ，然後使用 標題 2。 將電子郵件中的資訊整理成小塊。 在理想情況下，每個標題只應包含幾個段落。

如需如何使用標題和樣式的逐步指示，請移至 使用 [樣式] 來格式化電子郵件訊息。

頁面頂端

在 Windows 版 Outlook 中建立段落橫幅

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，除了使用標題來整理電子郵件訊息中的內容之外，您也可以建立段落橫幅。 在段落橫幅中，背景色彩區塊會延伸整個電子郵件訊息的寬度，並醒目提示橫幅內的文字。 這是表格組織和分隔內容的絕佳替代方式。

  1. 選取您的橫幅文字。
  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。
  3. 在 [段落] 群組中，選取 Outlook 中段落加上陰影的按鈕。網底，然後選取您想要的色彩。

Outlook 中含有色彩橫幅的段落。

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在 Windows 版 Outlook 中將替代文字新增至視覺效果

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，替代文字可協助看不到螢幕的人瞭解影像、圖案、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺效果中的重要內容。 在替代文字中，簡要描述影像並提及其意圖。 螢幕助讀程式朗讀文字，向看不到影像的使用者說明影像。

如需如何新增替代文字的逐步指示，請移至 新增替代文字至圖形、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件。

如需如何撰寫替代文字的詳細資訊，請移至 撰寫有效替代文字所需了解的一切。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替代文字，請使用新版 Outlook 或傳統版 Outlook 中的 協助工具檢查程式。

注意

  • 對於音訊和視訊內容，除了替代文字之外，請為聽障使用者提供隱藏式輔助字幕。
  • 避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用含有文字的影像，請在電子郵件訊息中重複該文字。

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在 Windows 版 Outlook 中新增易於存取的超連結文字和工具提示

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，使用螢幕助讀程式的人員有時會掃描連結清單。 連結應清楚傳達與目的地相關的正確資訊。 例如，避免使用「按一下這裡」、「查看此頁面」、「前往這裡」或「深入了解」等連結文字。請改為包含目的地頁面的完整標題。 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

秘訣

如果超連結目的地頁面上的標題提供了頁面上內容的準確摘要，請使用它來做為超連結文字。 例如，此超連結文字符合目的地頁面上的標題： 使用 Microsoft 範本建立更多內容。

如需如何建立超連結和工具提示的逐步指示，請移至 建立或編輯超連結。

頁面頂端

在 Windows 版 Outlook 中使用易於存取的字型格式和色彩

在新的 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，易於存取的字型不會排除或降低任何正在閱讀電子郵件訊息的人的閱讀速度，包括視力不佳、閱讀障礙使用者或視障使用者。 正確的字型可改善電子郵件訊息的易讀性和可讀性。

如需如何變更預設字型的指示，請移至 在 Outlook 中變更或設定預設字型。

使用易於存取的字型格式

若要減少閱讀負載，請選取熟悉的無襯線字型，例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。

視力障礙的人可能會錯過特定顏色所傳達的含義。 例如，在色彩編碼的超連結文字上新增底線，讓色盲使用者即使看不到色彩也能知道文字已連結。 針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。

  1. 選取您的文字。
  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。
  3. 在提供字型類型、大小、樣式和色彩選項的 [字型 ] 群組中，選取新版 Outlook 或傳統版 Outlook 中的格式設定選項。

Outlook 中的格式化文字群組。

使用易於存取的字型色彩

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，電子郵件中的文字應該可在高對比模式下可讀。 例如，使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

若要確保文字在高對比模式下良好顯示，請針對字型色彩使用 [自動 ] 設定。 若要尋找色彩對比不足，請使用 協助工具檢查程式。

  1. 選取您的文字。
  2. 選取 [訊息]。
  3. 在 [ 字型 ] 群組中，選取 Outlook 功能區上的 [字型色彩] 按鈕。字型色彩。
  4. 選取 [自動]。

Outlook 中的字型色彩功能表。

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在 Windows 版 Outlook 中建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式更容易閱讀您的電子郵件，請將電子郵件中的資訊整理成小區塊，例如項目符號或編號清單。

如需如何建立清單的逐步指示，請移至 [ 將編號或項目符號清單新增至郵件]。

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在 Windows 版 Outlook 中調整句子和段落之間的間距

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，有閱讀障礙的使用者描述說，在將一行文字壓縮成) 下面的行 (，看到頁面上的文字「一起游動」。 他們經常看到文字合併或扭曲。 若要減輕閱讀負荷，您可以增加句子和段落之間的空白。

  1. 選取您的文字。
  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。
  3. 在 [段落] 群組中，選取 [對話方塊啟動器] 按鈕 右下角的 [段落設定] 啟動器按鈕。
    Outlook 功能區上的段落群組。
  4. 在 [縮排與行距] 索引標籤上，在 [間距] 底下選取您想要的間距選項，然後選取 [確定]。

Outlook 中的 [段落] 對話方塊。

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在 Windows 版 Outlook 中要求易於存取的電子郵件

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，讓傳送電子郵件給您的人知道您偏好接收無障礙內容。

  1. 若要在網頁上前往您的帳戶詳細資料，請在 Outlook 中選取 [ 檔案>資訊]，然後在 [帳戶設定] 中，按一下 [ 在網頁上存取此帳戶] 下的連結。 Outlook 網頁版隨即會在您的瀏覽器中開啟。
  2. 在 Outlook 網頁版的 [檔案] 索引標籤上，選取 [設定]，並選擇 [協助工具]。 和新聞內容。
  3. 若要要求無障礙內容，請選取 [要求寄件者傳送可存取的內容]。 然後關閉 [設定 ] 視窗。

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在 Windows 版 Outlook 中使用沉浸式閱讀程式測試協助工具

在新 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，請嘗試使用沉浸式閱讀程式閱讀電子郵件，以檢查其聽起來的效果。

  1. 在您的電子郵件訊息中，在 [郵件] 索引標籤上選取 [沉浸式閱讀程式] 按鈕沉浸式閱讀程式。
  2. 在 [沉浸式閱讀程式] 索引標籤上，選取 [大聲朗讀] 按鈕 [大聲朗讀]。
  3. 若要結束沉浸式閱讀程式，請選取 [關閉沉浸式閱讀程式]。

頁面頂端

另請參閱

影片：改善電子郵件協助工具

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您是殘疾人士或有任何協助工具相關問題，請連絡 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 以取得技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練，並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站，了解您所在地區的連絡人詳細資料。

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