建立下拉式清單

1. 在新工作表中，輸入您要在下拉式清單中顯示的項目。 理想狀況下，你的清單項目應該放在 Excel 表格中。 如果沒有，你可以選擇範圍內任一儲存格，按 Ctrl+T 快速將清單轉換成表格。
   

   注意

   • 為什麼應該要將資料放入表格中？ 資料放入表格後，然後當您新增或移除清單中的項目時，任何以該表格為基礎的下拉式清單都會自動更新。 您不需要再執行其他動作。
   • 現在是在下拉式清單中排序某個範圍或表格中的資料的最佳時機。

2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

3. 到功能區的 「資料 」標籤，然後 「資料驗證」。

   注意

   如果你無法選擇 資料驗證，工作表可能會被保護或分享。 解除鎖定受保護活頁簿的特定區域 (機器翻譯) 或停止共用工作表，然後再次嘗試執行步驟 3。

4. 在 [設定] 索引標籤上，選取 [儲存格內允許] 方塊中的 [清單]。

5. 在 來源 框中選擇，然後選擇你的清單範圍。 我們將內容放在稱為 [城市] 的工作表上，範圍為 A2:A9。 請注意，我們略過標題列，因為我們不希望它變成可選取的選項：
   

6. 如果大家可以讓牢房空著，請勾選 「忽略」空白 框。

7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

8. 選擇 「輸入訊息 」標籤。

   • 如果你希望在選取儲存格時跳出訊息，請勾選「 選取儲存格時顯示輸入訊息 」方框，並在) (輸入標題和訊息。 如果你不想看到訊息，請勾選這個勾選框。
     

9. 選擇 錯誤警示 標籤。

   • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息，請選取 [輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒] 方塊，從 [樣式] 方塊中挑選選項，然後輸入標題和訊息。 如果你不想看到訊息，請勾選這個勾選框。
     

10. 不確定要在 [樣式] 方塊中挑選哪一個選項嗎？

    • 若要顯示不會阻止人們輸入不在下拉選單資料的訊息，請選擇 資訊 或 警告。 資訊會顯示帶有此圖示的訊息，警告會顯示帶有此圖示。

    • 要阻止人們輸入不在下拉選單中的資料，請選擇 停止。

      注意

      如果您不新增標題或文字，標題會預設為「Microsoft Excel」，而訊息會預設為：「您所輸入的值不正確。 您必須在此儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料。」

當您將儲存格中的值限制為從下拉式清單中選擇的選項時，資料輸入會變得更快速且更正確。

從製作工作表上的有效項目清單開始，然後排序或重新排列項目，讓項目依您想要的順序顯示。 接著，您可以使用項目做為資料下拉式清單的來源。 如果清單不大，您可以輕鬆參照清單，並直接在資料驗證工具中輸入項目。

1. 在工作表的單欄或單列中輸入內容 (不可以有空白儲存格)，為下拉式清單建立有效項目清單。

2. 選取您要限制資料輸入的儲存格。

3. 在 資料 標籤中 ，工具下方，選擇 資料驗證 或 驗證。

   注意

   若驗證指令無法使用，工作表可能會受到保護，或是工作簿會被共享。 如果活頁簿已共用或工作表受保護，則無法變更資料驗證設定。 如需有關活頁簿保護的詳細資訊，請參閱保護活頁簿。

4. 選擇 設定 標籤，然後在 「允許 」彈出選單中選擇 「清單」。

5. 在 來源 欄位選出，然後在你的試算表上選擇有效條目清單。
   對話方塊隨即最小化，以讓工作表更易於查看。

6. 按下 RETURN 或選擇 「展開 以恢復對話框，然後選擇 「確定」。

   秘訣

   • 你也可以直接在 來源 框輸入逗號分隔的值。
   • 若要修改有效項目清單，只要變更來源清單中的值或編輯 [來源] 方塊中的範圍即可。
   • 您可以自行指定錯誤訊息以回應無效的資料輸入。 在 資料 標籤中，選擇 資料驗證 或 驗證，然後選擇 錯誤警示 標籤。

另請參閱

將資料驗證套用到儲存格

1. 在 新工作表中，輸入你希望出現在下拉選單中的項目。 理想狀況下，你的清單項目應該放在 Excel 表格中。

   注意

   • 為什麼應該要將資料放入表格中？ 當你的資料在表格中時，當你 新增或移除清單中的項目時，根據該表格的下拉選單會自動更新。 您不需要再執行其他動作。
   • 現在是將下拉式清單的資料依照您想要顯示的順序來進行排序 (機器翻譯) 的最佳時機。

2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

3. 前往功能區的 「資料 」標籤，然後選擇 「資料工具>資料驗證」。

4. 在 [設定] 索引標籤上，選取 [儲存格內允許] 方塊中的 [清單]。

5. 如果你已經做了包含下拉選單的表格，請在 來源 方塊中選取，然後選取並拖曳包含這些條目的儲存格。 不過，請不要包含標題儲存格。 只需包含應顯示於下拉式清單中的儲存格。 你也可以直接在 來源 框輸入一條條目清單，中間用逗號分隔，就像這樣：
   水果,蔬菜,穀類,乳製品,點心

6. 如果大家可以讓牢房空著，請勾選 「忽略」空白 框。

7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

8. 選擇 「輸入訊息 」標籤。

   • 如果你希望在選取該儲存格時跳出訊息，請勾選「 顯示訊息 」勾選框，並在) (輸入標題和訊息。 如果你不想看到訊息，請勾選這個勾選框。

9. 選擇 錯誤警示 標籤。

   • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息，請選取 [顯示提醒] 核取方塊，選擇 [類型] 中的選項，然後輸入標題和訊息。 如果你不想看到訊息，請勾選這個勾選框。

10. 選取 [確定]。

在您建立下拉式清單後，請確認它可按照您希望的方式運作。 例如，您可能想要查看變更欄寬及列高是否可顯示您的所有項目。 如果決定要變更下拉式清單中的選項，請參閱新增或移除下拉式清單中的項目。 若要刪除下拉式方塊，請參閱移除下拉式清單。

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