要求清單或文件庫中項目的核准

套用到

SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 Microsoft 365 Microsoft 清單

清單和文件庫通常包含敏感性資訊，例如行銷活動預算或人力資源計劃。特定的使用者只能檢視項目或檔案的「正式」版本，這一點很重要。

您可以要求項目或檔案的核准，然後特定使用者才能看到內容。透過要求批准，組織可以對其敏感內容套用顯著的品質和安全性。

指定清單中的項目需要核准

瀏覽至您想要要求核准的清單。
選擇，然後選擇列表設置。
在 [一般設定 ] 區段中，選取 [版本設定]。
在 [內容核准] 區段中，在回答 [需要已提交項目核准內容] 的回答中選取 [是]？
在 [項目版本歷程記錄] 區段中，指定是否要在每次編輯項目時建立版本。您也可以選擇限制保留的版本數目。
在 [草稿項目安全性 ] 區段中，決定哪些使用者可以在清單中查看草稿項目。

秘訣

如果您要求對已包含項目的清單或文件庫進行內容核准，文件庫中的所有項目都會標示為「已核准」。
您可以選擇下列其中一項：
- 可以讀取清單中項目的使用者。
- 僅限可以編輯清單中項目的使用者。
- 僅限可以核准清單中項目的使用者，以及項目作者。
選取 [確定]。

如果有人將項目提交至需要核准的清單或文件庫，則該項目會處於擱置中狀態，直到至少具有 [管理清單] 權限等級的 () 核准為止。在等待核准期間，它仍處於 [擱置中 ] 狀態。

一般而言，當項目處於 [擱置中] 狀態時，只有項目發起人及有權限管理清單與文件庫的人員可以看到該項目。在其狀態從 [擱置中 ] 變更為 [已核准] 之後，任何有權限檢視清單或文件庫的人都能看到它。

被拒絕的文章會保留在清單或文件庫中，直到發起人或擁有必要權限的其他人刪除它們為止。清單或文件庫中已存在的任何項目或檔案都會自動被授予 [已核准] 狀態。

重要

如果網站文件庫中的安全性設定為允許任何使用者讀取項目，則擁有網站 [讀取] 權限的任何人都可以看到清單或文件庫中的所有項目，不論項目是否 處於 [已核准] 狀態。

注意

只有具有完全控制或設計權限的使用者可以變更 SharePoint 文件庫設定。

移至您要要求核准的 SharePoint 文件庫。
選擇，然後選擇庫設置。
如果您沒有看到這些功能表項目，請選取 [媒體櫃]，然後在 [設定] 群組中選取
文件庫設定。
若要開啟 [版本設定 ] 頁面，請在 [一般設定] 底下選取 [版本設定]。
在 [ 內容核准 ] 區段中 ，選取 [ 是] 以回答 [ 提交的項目需要內容核准？ 在 [文件版本歷程記錄 ] 區段中，指定是否要讓 SharePoint 在編輯檔案時建立版本。您也可以選擇限制保留的版本數目。
在 [草稿項目安全性 ] 區段中，決定哪些使用者可以看到文件庫中的草稿項目。

秘訣

如果您要求對已包含項目的清單或文件庫進行內容核准，文件庫中的所有項目都會標示為「已核准」。
您可以選擇下列其中一項：
- 可以讀取清單中項目的使用者。
- 僅限可以編輯清單中項目的使用者。
- 僅限可以核准清單中項目的使用者，以及項目作者。
選取 [確定]。