在 Outlook 中使用 To Do 管理工作
To Do 應用程式已整合到 Outlook,可協助您規劃一天、追蹤工作,以及將待辦事項新增至您的行事曆。 您可以選擇在 Outlook 的 [郵件]、[行事歷]、[人員] 和 [群組] 畫面上顯示即將到來的行事曆活動和工作,或開啟 Outlook 中的 [待辦事項] 來管理工作詳細數據,以深入瞭解。
當您開啟 To Do 時,您可以建立、編輯和管理工作。 設定每個工作的到期日和提醒,併為您最重要的工作標示星號,讓一切保持在正軌上。 使用步驟將較大的工作細分到更容易管理的部分和筆記,以記錄額外的詳細數據。
開啟待辦事項以在新 Outlook 中顯示所有工作
若要檢視和管理您的工作,請選擇 [ To Do] 。
[ To Do ] 頁面包含您建立的任何工作清單、預設工作清單和智能清單。 智慧型清單包括 [我的一天]、[重要]、[ 已計劃]、[ 全部]、[ 已完成]、[ 指派給我] 和 [ 已標幟的電子郵件],以及 [今天到期]。
您可以選取任何清單中的工作來查看該工作可用的所有選項。 您可以執行一些動作,例如新增其他步驟、將工作新增至 [我的一天]、重複工作、新增到期日或提醒,以及新增記事或檔案。
選取 Outlook 中開啟 [待辦事項時的設定],關閉智慧清單並變更您的設定。
新增工作至清單
您可以選取工作清單,然後選擇 [ 新增 工作] 旁的加號,然後輸入工作的描述,藉此新增新工作。 如果您將工作新增至智慧清單,該工作會儲存在 [ 工作 ] 中,並連結到您建立工作時所在的智能清單。
附註: 您也可以安裝 To Do 應用程式,隨時隨地檢視和管理您的工作。
將到期日和提醒新增到工作 (機器翻譯)
您可以在任何清單中選取工作以查看其詳細數據,您可以在其中新增其他步驟、新增至 [我的一天]、新增到期日或提醒、重複工作、挑選類別、新增檔案或新增記事。 排定的工作將會自動顯示在 [已規劃] 的智慧清單中,您可以在此查看您今天、明天和未來到期的工作。
首先,從 Outlook 的左側瀏覽窗格選取 [待辦事 項]。
新增提醒
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選取工作。
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選取 [提醒我],然後選擇提醒您的時間:今天稍後、明天、下週或是您挑選的日期和時間。
新增到期日
-
選取工作以查看其詳細資訊檢視。
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選取 [新增到期日],然後選擇工作將於何時到期:今天、明天、下週或是您挑選的日期。
設定重複的到期日
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選取工作。
-
選取 [重複],然後選擇工作何時重複:每天、平日、每周、每月、每年或自定義重複。
新增步驟、重要性、附註和標籤到工作
新增步驟至您的工作
使用步驟將較大的工作細分到更小、更可採取動作的部分。
若要新增步驟:
-
選取工作以開啟詳細數據檢視,選取 +新增步驟,然後開始輸入下一個步驟。
-
完成後,請選取鍵盤上的 Enter 以儲存並關閉。
為了協助您保持進度,每個任務名稱下方的計數器會顯示任務包含的步驟總數,以及目前已完成的步驟數目。
新增重要性
在每個清單中為重要工作加上標號,為工作新增優先順序。 加上星號之後,您就可以在重要的智慧清單中檢視所有優先處理的工作。 您也可以依重要性排序每個清單,讓您的星號工作自動移至清單頂端。
新增備忘稿
如果您想要新增任何額外資訊至工作,您可以新增附注。 選取工作以開啟詳細數據檢視,然後點選或選取 [ 新增筆記]。
新增標籤
透過在工作名稱中新增哈希標記 (,例如 #work 或 #school) ,讓工作在不同的清單上井然有序。 您可以在建立工作或編輯工作時新增標籤。
您可以選取標籤或在搜尋列中搜尋標籤,快速查看所有共享標籤的工作、筆記和步驟。 例如,搜尋 #work。
將類別新增至工作
將工作分類可協助您使用您在 Outlook 中使用的相同類別,在 To Do 中檢視及分組工作。 根據您偏好的類別指派方式,有兩種方式可以將類別新增至工作:在 To Do 中將類別新增至工作,或在郵件中將類別新增至已標幟的電子郵件,讓已標幟的電子郵件顯示在待辦事項的 [已標幟的電子郵件 ] 清單中。
在 To Do 中新增類別至工作
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選取任何清單中的工作以顯示其詳細數據。
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選取 [挑選類別] 以選擇您已在 Outlook 中建立的一或多個類別。
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選取任何清單中的工作以查看其詳細數據。
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您會在清單檢視中看到您已套用至工作的所有類別。
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若要移除類別,請選取類別標籤上的 [X],或將游標移到類別選取範圍並刪除。
新增類別至已標幟的電子郵件
已標幟之電子郵件的類別會在 To Do 工作和 Outlook 電子郵件之間同步處理,因此您只需要在某個位置修改類別,才能在另一個位置更新類別。 您可以為已指派類別的電子郵件加上標幟,或是在已加上標幟之後指派類別。 為電子郵件加上標幟會將郵件置於 [已標幟的電子郵件 ] 清單中,您可以從該列表檢視工作或將它移到另一個清單。
在 [待辦事項設定] 中開啟或關閉 [已標幟的電子郵件] 清單。
重要: 只有已在 Outlook 中指派類別的已標幟電子郵件,才會將其類別與 To Do 同步處理。 如果您從含有先前在 Outlook 中指派之類別的郵件建立工作,除非您為該郵件加上標幟,否則該類別不會同步處理至 To Do。
建立或編輯工作和電子郵件的類別
如果您想要建立新類別來指派給工作,請移至 [Outlook 設定 ] > [帳戶 ] > [類別]。 深入瞭解在 Outlook 中建立或編輯類別。
將檔案新增至工作
將影像、檔或其他檔案上傳到您的工作,以新增更多內容。 Microsoft待辦事項支援所有文件類型,但每個任務的檔案上傳限制為 25 MB。
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從左側瀏覽窗格選取 [待辦事 項]。
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選取您要新增檔案的工作。
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從工作詳細數據窗格中選擇 + 新增檔案 ,然後依照提示從您的裝置上傳檔案。
附註: 您可以將多個檔案附加至一個工作,但一次只能新增一個檔案。
開啟 [待辦事項] 以在 Outlook 網頁版和 Outlook.com 中顯示所有工作
若要檢視和管理您的工作,請選擇 [ To Do] 。
[ To Do ] 頁面包含您建立的任何工作清單、預設工作清單和智能清單。 智慧型清單包括 [我的一天]、[重要]、[ 已計劃]、[ 全部]、[ 已完成]、[ 指派給我] 和 [ 已標幟的電子郵件],以及 [今天到期]。
您可以選取任何清單中的工作來查看該工作可用的所有選項。 您可以執行一些動作,例如新增其他步驟、將工作新增至 [我的一天]、重複工作、新增到期日或提醒,以及新增記事或檔案。
選取 Outlook 中開啟 [待辦事項時的設定],關閉智慧清單並變更您的設定。
新增工作至清單
您可以選取工作清單,然後選擇 [ 新增 工作] 旁的加號,然後輸入工作的描述,藉此新增新工作。 如果您將工作新增至智慧清單,該工作會儲存在 [ 工作 ] 中,並連結到您建立工作時所在的智能清單。
附註: 您也可以安裝 To Do 應用程式,隨時隨地檢視和管理您的工作。
將到期日和提醒新增到工作 (機器翻譯)
您可以在任何清單中選取工作以查看其詳細數據,您可以在其中新增其他步驟、新增至 [我的一天]、新增到期日或提醒、重複工作、挑選類別、新增檔案或新增記事。 排定的工作將會自動顯示在 [已規劃] 的智慧清單中,您可以在此查看您今天、明天和未來到期的工作。
首先,從 Outlook 的左側瀏覽窗格選取 [待辦事 項]。
新增提醒
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選取工作。
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選取 [提醒我],然後選擇提醒您的時間:今天稍後、明天、下週或是您挑選的日期和時間。
新增到期日
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選取工作以查看其詳細資訊檢視。
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選取 [新增到期日],然後選擇工作將於何時到期:今天、明天、下週或是您挑選的日期。
設定重複的到期日
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選取工作。
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選取 [重複],然後選擇工作何時重複:每天、平日、每周、每月、每年或自定義重複。
新增步驟、重要性、附註和標籤到工作
新增步驟至您的工作
使用步驟將較大的工作細分到更小、更可採取動作的部分。
若要新增步驟:
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選取工作以開啟詳細數據檢視,選取 +新增步驟,然後開始輸入下一個步驟。
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完成後,請選取鍵盤上的 Enter 以儲存並關閉。
為了協助您保持進度,每個任務名稱下方的計數器會顯示任務包含的步驟總數,以及目前已完成的步驟數目。
新增重要性
在每個清單中為重要工作加上標號,為工作新增優先順序。 加上星號之後,您就可以在重要的智慧清單中檢視所有優先處理的工作。 您也可以依重要性排序每個清單,讓您的星號工作自動移至清單頂端。
新增備忘稿
如果您想要新增任何額外資訊至工作,您可以新增附注。 選取工作以開啟詳細數據檢視,然後點選或選取 [ 新增筆記]。
新增標籤
透過在工作名稱中新增哈希標記 (,例如 #work 或 #school) ,讓工作在不同的清單上井然有序。 您可以在建立工作或編輯工作時新增標籤。
您可以選取標籤或在搜尋列中搜尋標籤,快速查看所有共享標籤的工作、筆記和步驟。 例如,搜尋 #work。
將類別新增至工作
將工作分類可協助您使用您在 Outlook 中使用的相同類別,在 To Do 中檢視及分組工作。 根據您偏好的類別指派方式,有兩種方式可以將類別新增至工作:在 To Do 中將類別新增至工作,或在郵件中將類別新增至已標幟的電子郵件,讓已標幟的電子郵件顯示在待辦事項的 [已標幟的電子郵件 ] 清單中。
在 To Do 中新增類別至工作
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選取任何清單中的工作以顯示其詳細數據。
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選取 [挑選類別] 以選擇您已在 Outlook 中建立的一或多個類別。
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選取任何清單中的工作以查看其詳細數據。
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您會在清單檢視中看到您已套用至工作的所有類別。
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若要移除類別,請選取類別標籤上的 [X],或將游標移到類別選取範圍並刪除。
新增類別至已標幟的電子郵件
已標幟之電子郵件的類別會在 To Do 工作和 Outlook 電子郵件之間同步處理,因此您只需要在某個位置修改類別,才能在另一個位置更新類別。 您可以為已指派類別的電子郵件加上標幟,或是在已加上標幟之後指派類別。 為電子郵件加上標幟會將郵件置於 [已標幟的電子郵件 ] 清單中,您可以從該列表檢視工作或將它移到另一個清單。
在 [待辦事項設定] 中開啟或關閉 [已標幟的電子郵件] 清單。
重要: 只有已在 Outlook 中指派類別的已標幟電子郵件,才會將其類別與 To Do 同步處理。 如果您從含有先前在 Outlook 中指派之類別的郵件建立工作,除非您為該郵件加上標幟,否則該類別不會同步處理至 To Do。
建立或編輯工作和電子郵件的類別
如果您想要建立新類別來指派給工作,請移至 [Outlook 設定 ] > [帳戶 ] > [類別]。 深入瞭解在 Outlook 中建立或編輯類別。
將檔案新增至工作
將影像、檔或其他檔案上傳到您的工作,以新增更多內容。 Microsoft待辦事項支援所有文件類型,但每個任務的檔案上傳限制為 25 MB。
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從左側瀏覽窗格選取 [待辦事 項]。
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選取您要新增檔案的工作。
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從工作詳細數據窗格中選擇 + 新增檔案 ,然後依照提示從您的裝置上傳檔案。
附註: 您可以將多個檔案附加至一個工作,但一次只能新增一個檔案。
另請參閱
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