撰寫有效替代文字所必須知道的項目

如果一張圖片值得千言萬語,對看不見的人來說有什麼價值? 在我們的數位世界,視障使用者很容易錯過重要的資訊,或是有令人沮喪和負面的體驗。 例如,想像一下,一位主旨演講者在會議之後會傳送簡報。 簡報包含資訊圖表,以說明重點。 如果沒有資訊圖表的描述,任何視障使用者就無法瞭解資訊圖表,並錯過重要資訊。

替換 (替換) 是描述性文字,可傳達數位設定中視覺專案的意義與內容,例如應用程式或網頁。 當螢幕朗讀程式 ,例如 Microsoft 朗讀程式、JAWS 和 NVDA 使用替代文字到達數位內容時,他們會大聲朗讀替代文字,讓人員更瞭解螢幕上的內容。 撰寫完善且具有描述性的替代文字可大幅減少模糊不清的含混性,並改善使用者體驗。

人們會以目標聽取文字,但會以斷斷性地理解它們。 本主題說明如何瞭解、撰寫及使用產品 Microsoft Office 文字。

一群坐在電腦前的人

何時要使用替代文字?

影像和圖片

請務必以簡潔且明確的方式傳達影像的內容和用途。 替代文字不應超過一或兩個句子,多數時候會經過精心挑選的字詞。 考慮影像的重要資訊。 例如,重要的上下文可能是設定、人臉上的心情、色彩或相對大小。

Windows Word 中的替代文字窗格,以及替代文字範例。

不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。 在下面的範例中,替代文字是指影像,且無法充分描述影像的內容。

Windows Word 中替代文字不佳的範例。

圖表、流程圖和圖表

處理提供詳細資訊的物件時 ,例如資訊圖表,請使用替代文字來提供物件中傳達的資訊。 例如,將圖表描述為'顯示一段時間銷售額的橫條圖」,對視盲使用者而言並不太實用。 嘗試傳達深入見解;例如,'橫條圖顯示一段時間的銷售。 在 7 月,品牌 A 的銷售量超過品牌 B 的銷售額,且全年持續增加。

替代文字應清楚描述流程圖的開始點、進度和結束。

Windows Word 中圓形圖的替代文字範例。

影片

無法說明其內容的影片需要替代文字來描述視覺體驗,即使使用者聽到音樂、背景音效和語音也一樣。 替代文字應描述影片的內容與用途。

在理想情況下,影片應包含第二個音訊曲目,其中包含純視且無法讓視障使用者易於觀看的視障元素描述。

何時不使用替代文字?

裝飾性視覺效果

裝飾物件可增添視覺效果,但無法提供資訊 (例如,文體邊框或) 。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些為裝飾性的資訊,這樣他們就會知道不會遺漏任何重要資訊。 若要將視覺效果標記為裝飾性,只要在[替代文字窗格開啟時, 選取 [標記為裝飾性」核取方塊。 文字項目欄位會變成灰色。

Windows Word 中已選取 [標記為裝飾性選項的替代文字窗格。

提示: 如果您將檔匯出為 PDF,任何您標示為裝飾的視覺效果都會自動標示為加工品,這表示螢幕閱讀程式會在流覽 PDF 時忽略這些視覺效果。 

切線機和表格

如果 Microsoft Office 協助工具檢查程式遺失替代文字時未為物件標上標標,則不需要為它撰寫替代文字。 這些物件的範例是切線機和表格。

如何新增替代文字至物件?

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      Excel Win32 [編輯替代文字] 功能表的圖形
    • 選取物件。 選取 [格式] > [替代文字]。

      Windows 版 Outlook 功能區上的 [替代文字] 按鈕。
  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Windows 版 Word 中的 [替代文字] 對話方塊

在 Microsoft Office 中使用替代文字的秘訣

  • 請記得在檢閱 Microsoft Office 使用協助工具檢查程式。 它會檢查所有相關的視覺內容是否都有替代文字,並且提供您其他改善內容協助工具的建議,例如檢查對比比例。 若要執行協助工具檢查程式,只要按一下功能區上的[檢閱> 鍵,然後按一下檢查協助工具即可。 有關協助工具檢查程式的資訊,請前往使用協助工具檢查程式改善 協助工具

  • 請勿使用檔案名、重複文字或 URL 做為替代文字。 協助工具檢查程式會標上標標,因為它們對視障使用者沒有説明。 若要取得詳細資訊,請前往協助工具 檢查程式的規則

  • 如果有一組物件形成一個語性群組,例如所有顯示狗的一組相片,請為整個群組指派替代文字。 如果基於格式的原因,將物件分組在一起,請取消物件群組,並為每個物件指派適當的替代文字。

提示: 若要拼字檢查並校正您于 [ 替代文字窗格> 中輸入的文字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,然後從建議的替代方案中選取即可。

附註: 如果您已經使用 Microsoft Office ,您可能已經注意到[替換文字窗格有兩個欄位,標題和描述。 現在我們使用單一的描述欄位,我們發現使用單一欄位對作者和任何使用螢幕閱讀程式的人來說,使用內容會更容易且較容易造成混淆。

自動替代文字

在 Microsoft 365中,系統會自動產生替代文字。 當您插入圖片時,您可能會在圖片底部看到一個顯示自動產生替代文字的長條。

在 Office 2019中,當您插入影像時,不會自動產生替代文字。 如果您想要新增自動替代文字,請選取 [替換文字窗格》 中的 [為我產生描述按鈕。 視影像內容的不同,有時候功能會提供您描述性的標記,有時候您也會獲得完整的句子。

如果產生自動替代文字,請記得在 [替換 文字窗格> 中查看及編輯該文字,並移除新增到該位置的任何批註,例如「以高信賴度產生的描述」。

在 Windows Word 中,影像底部邊緣有自動產生的替代文字的影像。

開啟自動替代文字

您必須先在任何 Office 產品上啟用 Office 智慧型服務,才能使用自動替代文字。

  1. 選取檔案>選項>一般,然後檢查Office智慧型服務下是否選取了啟用服務

  2. 選取 [ 輕鬆存取> 鍵,並檢查 自動產生替代文字的 自動替代文字是在自動替代文字 下選取的

關閉自動替代文字

  1. 選取[檔案>選項>輕鬆存取,然後取消選取 [自動替換文字自動產生我替代文字選項。

哪裡可以找到替代文字功能指導方針

取得其他資源,可協助您撰寫有效的替代文字:

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