จัดกําหนดการประชุมใน Microsoft Teams

จัดกำหนดการประชุม

มีหลายวิธีในการจัดกำหนดการประชุมใน Teams:

• เมื่อต้องการจัดกําหนดการประชุมกับสมาชิกของการแชท ให้เปิดการแชทและเลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม ที่ด้านบนของการแชท จากนั้นเลือก จัดกําหนดการประชุม

• จัดกําหนดการประชุมจากปฏิทิน Teams ของคุณ เลือก ปฏิทิน ใน Teams แล้วเลือก การประชุมใหม่

ฟอร์มการจัดกำหนดการเป็นที่ที่คุณจะใส่ชื่อการประชุม เชิญบุคคล และเพิ่มรายละเอียดการประชุม ใช้ ระบบจัดการกำหนดการ เพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน

ในระบบ จัดการกําหนดการ คุณสามารถดูโซนเวลา กําหนดการ และความพร้อมใช้งานของผู้เข้าร่วมในระหว่างช่วงเวลาต่างๆ ได้ เส้นตาราง ระบบจัดการกําหนดการ จะแสดงกําหนดการของผู้เข้าร่วมแต่ละคน พื้นที่ที่มีการแรเงาจะแสดงเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมไม่ว่างหรือมีการประชุมที่แน่นอน พื้นที่ที่ไม่มีแรแชนด์จะแสดงเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมว่าง 

เมื่อคุณกรอกรายละเอียดเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก เพื่อปิดแบบฟอร์มการจัดกําหนดการและเชิญผู้เข้าร่วมเข้าร่วมการประชุม

เพิ่มหมายเลขโทรเข้า  

รวมหมายเลขโทรเข้าและ ID การประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถโทรเข้าร่วมการประชุม Teams ได้ ถ้าคุณจัดกําหนดการประชุมจาก Outlook หมายเลขการโทรและ ID การประชุมจะปรากฏในการเชิญเข้าร่วมการประชุมตามกําหนดการโดยอัตโนมัติ สําหรับวิธีการเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้เมื่อจัดกําหนดการใน Teams ให้ดู เพิ่มหมายเลขโทรเข้าสําหรับการประชุมใน Teams

กําหนดประเภทให้กับการประชุม

ใส่รหัสสีสําหรับปฏิทินของคุณด้วยประเภท คุณสามารถกําหนดประเภทอย่างน้อยหนึ่งประเภทให้กับแต่ละการประชุมในปฏิทินของคุณได้เช่นเดียวกับใน Outlook มีสองวิธีในการกําหนดประเภท:

1. คลิกขวาที่เหตุการณ์ในปฏิทินของคุณ

2. เลือก จัดประเภท

3. เลือกสี

คุณยังสามารถจัดประเภทการประชุมเมื่อคุณจัดกําหนดการได้โดยการเลือก ประเภท ที่ด้านบนของฟอร์มการจัดกําหนดการ

เชิญบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ 

Teams ให้คุณเชิญบุคคลภายนอกองค์กรของคุณรวมถึงผู้ที่ไม่มีสิทธิ์การใช้งานทีม คุณจะต้องมีที่อยู่อีเมลแบบเต็มของพวกเขาเพื่อเชิญพวกเขา

1. Create การประชุมหรือเปิดการประชุมที่มีอยู่ในปฏิทิน Teams ของคุณ

2. ใส่ชื่อในเขตข้อมูล เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็น  

   • ถ้าทุกคนเป็นผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป ให้เลือก ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป ในเขตข้อมูล เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็น และเพิ่มชื่อของพวกเขา

3. พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็มของบุคคลนั้น (ตย: Joe@example.com).

4. เลือก ส่ง หรือ ส่งการอัปเดต พวกเขาจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์ไปยังการประชุม

เชิญบุคคลที่มีลิงก์ 

Teams ให้คุณเชิญบุคคลให้เข้าร่วมการประชุมผ่านลิงก์การประชุมได้ หากต้องการแชร์ลิงก์นี้:

1. Create การประชุมหรือเปิดการประชุมที่มีอยู่ในปฏิทิน Teams ของคุณ

2. ลิงก์การประชุมจะปรากฏเป็น URL เลือก คัดลอก เพื่อคัดลอก URL

เพิ่มผู้จัดร่วม

หลังจากที่คุณเชิญบุคคลเข้าร่วมการประชุมของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มผู้จัดร่วมได้สูงสุด 10 คนเพื่อช่วยจัดการการประชุมของคุณ ก่อนที่จะเพิ่มผู้จัดร่วม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็นแล้ว จากนั้นทําตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. Create การประชุมหรือเปิดการประชุมที่มีอยู่ในปฏิทิน Teams ของคุณ

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นผู้จัดการร่วมได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม

3. เลือก ตัวเลือก > ตัวเลือกเพิ่มเติม

4. ใน บทบาท ให้เลือกชื่อของพวกเขาจากเมนูดรอปดาวน์ เลือกผู้จัดร่วม

5. เลือก บันทึก

การทำให้เป็นการประชุมแชนเนล

1. เลือก การประชุมใหม่

2. พิมพ์ชื่อแชนเนลในเขตข้อมูล เพิ่มแชนเนล

ไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มแชนเนลได้เมื่อคำเชิญถูกส่งไปแล้ว คุณจะต้องส่งคำเชิญใหม่ด้วยแชนเนลที่อัปเดตแล้ว

เมื่อคุณเพิ่มคนที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือก ระบบจัดการกำหนดการ เพื่อหาเวลาที่ดีที่สุด

หากเป็นการประชุมที่เป็นกิจวัตร ให้เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจาก ไม่เกิดซ้ำ (ด้านล่างของวันที่) เลือกความถี่ที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นจากตัวเลือกเริ่มต้น หรือเลือก กําหนดเอง เพื่อสร้างความถี่ของคุณเอง

จัดกําหนดการการประชุมในปฏิทินแชนเนล 

ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับวิธีการเพิ่มปฏิทินไปยังแชนเนล ขั้นตอนจะถูกระบุไว้ให้คุณที่ ดูการประชุมทั้งหมดของคุณใน Teams เมื่อเสร็จแล้ว คุณมีสองสามวิธีในการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินที่แชร์

1. ใน Teams ให้เลือกทีมที่คุณต้องการจัดกําหนดการประชุม

2. ที่มุมบนขวา ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ประชุมทันที  

3. เลือก จัดกําหนดการ การประชุม

4. เพิ่มผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่อยู่นอกทีมที่คุณจัดกําหนดการการประชุม

5. เลือก ส่ง

เมื่อคุณเลือก ส่ง ทุกคนในทีมที่คุณจัดกําหนดการการประชุมไว้จะได้รับคําเชิญส่วนบุคคล

หากคุณเพิ่มผู้เยี่ยมชมและคู่ค้าจากภายนอกองค์กรของคุณ พวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึงปฏิทินของแชนเนลได้

คลิกขวาสำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม

คลิกขวาที่เหตุการณ์ในปฏิทินของคุณเพื่อ:

• แก้ไข  รายละเอียดการประชุม

• แชทกับผู้เข้าร่วม ในการแชทของการประชุม

• เข้าร่วม ออนไลน์

• คัดลอก ลิงค์

• ยกเลิก การประชุมถ้าคุณเป็นผู้จัดการประชุม

• แสดงเป็น เพื่อตั้งค่าสถานะที่จะแสดงให้เห็นบนปฏิทินผู้เข้าร่วมในระหว่างเวลาการประชุม ถ้าพวกเขาตอบรับการประชุม

• จัดประเภท  การประชุม

เข้าร่วมการประชุม  

การประชุมของ Teams จะแสดงปุ่มเข้าร่วมสำหรับเหตุการณ์ในปฏิทินของคุณห้านาทีก่อนเริ่มการประชุม เมื่อมีคนเข้าร่วมการประชุม เหตุการณ์จะเปลี่ยนสีเพื่อให้คุณทราบว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมที่ออนไลน์อยู่

เลือก เข้าร่วม เพื่อเปิดหน้าต่างการตั้งค่าการประชุมและยืนยันการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟนของคุณก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุมออนไลน์