Outlook الجديد يجلب تجربة بريد إلكتروني جديدة وقوية يمكن أن تساعد المسؤولين التنفيذيين والمفوضين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية في عملهم اليومي. تلتقط هذه المقالة بعض تلميحات Outlook الجديدة للتقويم والبريد المفيدة للمسؤولين التنفيذيين.
للبدء، نشجعك على تجربة Outlook جديد.
ملاحظة: نريد أن نسمع كيف يمكننا تحسين تجربة المسؤولين التنفيذيين والمفوضين! يمكنك إرسال ملاحظاتك هنا.
في هذه المقالة، يمكنك:
مشاركة تقويم والوصول إليه باستخدام أذونات التحرير أو التفويض
إضافة تقويمات مشتركة أو مفوضة جديدة
إضافة علب البريد والمجلدات المشتركة أو المفوضة وعرضها
مشاركة الوصول إلى إدارة الفئات مع مفوض
-
من جزء التنقل، حدد التقويم .
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، حدد مشاركة التقويم.
-
في صفحة المشاركة والأذونات ، اكتب الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد مشاركة التقويم معه وقم بتعيين وصول المفوض. على الرغم من أنه يمكنك مشاركة التقويم مع أكثر من شخص واحد، يمكنك إضافة شخص واحد فقط في كل مرة من Outlook على ويب.
-
بعد إضافة الشخص الذي تريده لإدارة تقويمك، حدد القائمة المنسدلة بجانب اسمه، واختر مستوى الوصول الذي ترغب في منحه إياه.
-
حدد المفوّض لمنحه الإذن نفسه الذي يملكه المحرر، بالإضافة إلى تلقيه طلبات الاجتماعات والاستجابات بالنيابة عنك.
-
للسماح للمفوض بإدارة الفئات، حدد خانة الاختيار السماح للمفوض بإدارة الفئات.
بعد الانتهاء من إضافة الشخص الذي تريد مشاركة تقويمك معه واخترت أي أذونات تريد منحه إياها، حدد مشاركة. إذا قررت عدم مشاركة تقويمك الآن، فحدد إزالة.
سيتلقى الشخص الذي شاركت معه تقويمك رسالة بريد إلكتروني تعلمه بذلك. عندما يحدد زر قبول في الدعوة، سيُضاف تقويمك إلى قائمة تقويماته.
لمعرفة المزيد، تفضل بزيارة مشاركة والتقويم باستخدام أذونات التحرير أو التفويض في Outlook.
عرض التقويمات المشتركة
قد لا تظهر التقويمات المشتركة أو المفوضة بشكل افتراضي في Outlook الجديد. لعرض التقويمات المشتركة، انقر فوق إظهار الكل في قائمة التقويمات وعرض التقويمات المشتركة ضمن تقويمات الأشخاص. ثم حدد التقويم الذي تهتم به ثم حدد تقسيم طريقة العرض في الشريط لعرض تقويمات متعددة جنبا إلى جنب.
إضافة تقويمات مشتركة أو مفوضة جديدة
يمكنك إضافة تقويم مشترك أو تفويض جديد إما من البريد الإلكتروني الذي تتلقاه لإدارة الدعوة، أو مباشرة من التقويم.
للإضافة مباشرة من التقويم، انقر فوق إضافة تقويم. ثم اختر إضافة من الدليل وحدد المدير التنفيذي أو عضو الفريق الذي تريد إضافة تقويمه.
ملاحظة: يمكنك إضافة تقويم أي عضو في الفريق والاطلاع على تفاصيل مشاركة التقويم الافتراضية الخاصة به (بالنسبة لمعظم المؤسسات، عادة ما تكون هذه مشاركة مجانية/مشغولة).
إضافة علب البريد والمجلدات المشتركة أو المفوضة وعرضها
لإضافة علب البريد والمجلدات المشتركة أو المفوضة، انقر فوق النقاط الثلاث الموجودة بجانب المجلد مشترك معي ضمن حسابك وحدد إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة.
ثم حدد الحساب المشترك أو المفوض الذي تريد إضافته. يمكنك بعد ذلك عرض علبة البريد أو المجلدات المشتركة ضمن مشترك معي.
إدارة فئات المدير التنفيذي واستخدامها كمفوض
إذا تم منحك إذن إدارة الفئات، فيجب عليك قبول الأذونات وإعادة تشغيل Outlook لإدارة قائمة فئات المدير التنفيذي في الإعدادات.
يمكنك الآن إنشاء فئات جديدة نيابة عن المدير التنفيذي الذي منح الإذن. يمكنك أيضا تطبيق هذه الفئات على أحداث البريد والتقويم الخاصة بالمدير التنفيذي.
عرض وإنشاء فئات لمدير تنفيذي:
-
انتقل إلى إعدادات Outlook.
-
حدد الحسابات > الفئات.
-
حدد حساب المدير التنفيذي من القائمة المنسدلة لعرض فئاته.
-
من هنا يمكنك إنشاء فئات جديدة.
تطبيق الفئات على اجتماعات وأحداث التقويم:
-
في Outlook، انتقل إلى التقويم.
-
قم بتوسيع القسم المسمى تقويمات الأشخاص وحدد تقويم المدير التنفيذي.
-
حدد أحد اجتماعاتهم أو أحداثهم مع الاستمرار (أو انقر بزر الماوس الأيمن فوقه)، ثم حدد تصنيف
-
لإضافة فئة موجودة، حددها من القائمة، أو اختر فئة جديدة. أدخل اسما للفئة الجديدة واختر لونا.
-
حدد حفظ.
ملاحظات:
-
يمكنك فقط إنشاء فئات نيابة عن شخص آخر في الوقت الحالي. القدرة على تحرير الفئات الموجودة أو تفضيلها أو حذفها نيابة عن شخص آخر غير مدعومة بعد.
-
بالإضافة إلى ذلك، قد يستغرق ظهور الفئة الجديدة في تقويم الشخص الآخر ما يصل إلى 30 دقيقة.
فيما يلي بعض تلميحات التقويم وتلميحات البريد لمساعدة المساعدين التنفيذيين والمفوضين على التنقل بشكل أفضل في احتياجات إدارة الوقت في Outlook الجديد.
البحث عن الوقت وطلب الحدث شخصيا
عند جدولة اجتماع، انقر فوق البحث عن وقت للعثور بسهولة على فتحات زمنية مناسبة في تقويمات الحضور. يمكنك عرض التوفر عن طريق التمرير فوق أيقونة الحضور.
يمكنك أيضا طلب الحضور شخصيا عن طريق تشغيل تبديل الحدث شخصيا . لا يزال بإمكانك إضافة ارتباط اجتماع Teams للحضور الذين قد لا يتمكنوا من الانضمام شخصيا.
استخدام مساعد الجدولة
استخدم مساعد الجدولة للعثور بسهولة على الوقت للاجتماعات. في Outlook الجديد، يمكنك عرض المناطق الزمنية للحضور وجدولة التسميات في مساعد الجدولة.لاحظ أن المناطق الزمنية للحضور تظهر فقط إذا كان أحد الحضور على الأقل في منطقة زمنية مختلفة.
الاجتماعات التلقائية عبر الإنترنت
في Outlook الجديد، تكون جميع الاجتماعات متصلة بالإنترنت بشكل افتراضي. يتم تشغيل تبديل اجتماع Teams عند إضافة الحضور إلى اجتماع. على عكس Outlook الكلاسيكي، تتم إضافة ارتباط اجتماع Teams وتفاصيله بعد إرسال الدعوة. يمكنك بعد ذلك عرض دعوة الاجتماع لمشاهدة تفاصيل اجتماع Teams ونسخها.نحن نعمل على تحديث هذا السلوك وإنشاء ارتباطات اجتماع مسبقا حتى تتمكن من رؤية التجربة تتطابق مع Outlook الكلاسيكي في المستقبل.
ملاحظة: يمكنك تحديث كل إعداد اجتماع عبر الإنترنت من الإعدادات> التقويم > الأحداث والدعوات وتمكين أو تعطيل إضافة اجتماع عبر الإنترنت إلى جميع الاجتماعات.
إذا كنت تستخدم موفري اجتماعات عبر الإنترنت تابعينلجهة خارجية مثل Zoom أو Cisco WebEx، فسترى أيضا هذه الخيارات كخيارات لموفر الاجتماعات في هذا الإعداد، شريطة تثبيت الوظيفة الإضافية على الويب الخاصة بهم.
إخفاء قائمة الحضور
يمكنك الآن اختيار إخفاء قائمة الحضور من أن تكون مرئية للمستخدمين الذين يتلقون دعوة الاجتماع. عند إنشاء اجتماع جديد، حدد خيارات الاستجابة وانقر فوق إخفاء قائمة الحضور
يمكن للحضور إضافة غرف
في Outlook الجديد، يمكن للحضور إضافة غرف عن طريق إعادة توجيه دعوة الاجتماع إلى الغرف ذات الصلة. ستكون غرفة الاجتماعات مرئية بعد ذلك لجميع الحضور.
تحرير الأحداث في سلسلة
يوفر Outlook for Windows الجديد الخيارات التالية لتحرير سلسلة اجتماعات:
-
هذا الحدث: التحديثات المثيل المحدد فقط لسلسلة الاجتماعات.
-
هذا وجميع الأحداث التالية: التحديثات المثيل المحدد وجميع التكرارات المستقبلية في السلسلة، مع ترك المثيلات السابقة دون تغيير. (هذا الخيار غير متوفر في Outlook الكلاسيكي لنظام التشغيل Windows.)
-
جميع الأحداث في السلسلة: التحديثات كل مثيل في سلسلة الاجتماعات.
تكرار اجتماع
انقر بزر الماوس الأيمن فوق حدث في سطح التقويم وحدد تكرار الحدث لتكراره.
إضافة مناطق زمنية متعددة في التقويم
إدارة الاجتماعات بسهولة عبر مناطق زمنية مختلفة في Outlook جديد. يسمح لك Outlook الجديد بإضافة ما يصل إلى 20 منطقة زمنية في التقويم، بينما يسمح Outlook الكلاسيكي بإضافة 3 مناطق زمنية فقط.
استخدام فئات المدير التنفيذي في التقويم
حدد باستمرار (أو انقر بزر الماوس الأيمن) حدثا في طريقة عرض التقويم وحدد تصنيف لتطبيق فئات المدير التنفيذي. نخطط للسماح للمسؤولين التنفيذيين بتحرير فئات المديرين التنفيذيين وتفضلها وحذفها في المستقبل.
تلقي إعلامات التقويم المشتركة
في Outlook الجديد، يمكن للمستخدمين اختيار تلقي إعلامات حول التغييرات التي تطرأ على الأحداث في التقويم المشترك. يتم توسيع هذه الإمكانية لتشمل كل من المدير التنفيذي والمفوضين.
يمكنك تحديد التقويمات التي تريد الاشتراك فيها للإعلامات من الإعدادات> التقويم > التقويمات المشتركة> تحديثات التقويم.
عدم إرسال استجابة تعقب RSVP
في Outlook الكلاسيكي، إذا اختار المستخدم عدم إرسال استجابة أثناء RSVPing، فلن يتمكن المنظم من تعقب RSVP الفردي هذا.
ومع ذلك، في Outlook الجديد، إذا قام المستخدم بإلغاء تحديد منظم البريد الإلكتروني أثناء RSVPing، على الرغم من أنه لن يكون هناك بريد إلكتروني استجابة مرئي تم إرساله إلى المنظم، فسيظل المنظم قادرا على تعقب RSVP طالما أن المنظم وحاضر RSVPing موجودان في نفس مستأجر M365 (أو المؤسسة).نخطط لدعم تتبع RSVP عبر مستأجرين مختلفين في المستقبل.
الاحتفاظ بالاجتماعات المرفوضة في التقويم واجتماعات RSVP'd في علبة الوارد
احتفظ بالاجتماعات المرفوضة في التقويم بحيث لا يزال بإمكانك أن تكون على دراية بها وتحديث RSVP لاحقا إذا لزم الأمر. يمكن تمكين ذلك عن طريق تحديد الإعدادات > التقويم > الأحداث والدعوات والنقر فوق خانة الاختيار حفظ الأحداث التي تم رفضها .
يمكن أيضا الاحتفاظ بالاجتماعات التي تم RSVP'd إليها في علبة الوارد بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة لاحقا. يمكن القيام بذلك من الإعدادات > التقويم > الأحداث والدعوات > الدعوات من أشخاص آخرين وتحديد حذف الدعوات من علبة الوارد بعد الاستجابة.يجب تمكين هذه الإعدادات على علبة بريد المدير التنفيذي حتى يتم احترامها في تقويم المفوض ومجلد علبة الوارد على التوالي.
متابعة اجتماع لا يمكنك حضوره
يسمح لك خيار RSVP الجديد بإعلام المنظم بأنه لا يمكنك الحضور ولكن تريد أن يتم إعلامه. ستستمر في الوصول إلى دردشة الاجتماع وأي تسجيل وملاحظات الاجتماع إذا كانت متوفرة. هو وسيلة رائعة للبقاء على اطلاع على المناقشات التي أنت أو المديرين التنفيذيين غير قادرين على الانضمام.
RSVP شخصيا أو افتراضيا
عندما تريد معرفة عدد الأشخاص الذين سيحضرون حدثا شخصيا أو افتراضيا، قم بإنشاء حدث شخصي عن طريق تشغيل تبديل الحدث "شخصيا " بجوار حقل الموقع. على الرغم من أنك تقوم بوضع علامة على الحدث على أنه "شخصيا"، يمكنك أيضا إضافة اجتماع Teams لأولئك غير القادرين على جعله في المكتب ولا يزالون يرغبون في المشاركة.
سيرى المستلمون الآن خيارات RSVP ل نعم، شخصيا، نعم، افتراضياونعم بدون معلومات الحضور.
إرسال التحديث إلى الحضور الذين تمت إضافتهم/إزالتهم
يمكنك الآن إرسال تحديثات الاجتماعات فقط إلى الحضور الذين تمت إضافتهم/إزالتهم بدلا من الجميع في قائمة المستلمين.
سحب رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات وإسقاطها
يدعم Outlook الجديد سحب البريد والمرفقات وإسقاطها في نموذج الاجتماع للحفاظ على كفاءة مهام سير العمل.
نسخ الحضور إلى الاجتماع وتصديرهم
يقدم Outlook الجديد الآن ميزات محسنة لإدارة الحضور، بما في ذلك:
-
نسخ: نسخ معلومات الحضور ولصقها بسهولة مباشرة من الواجهة
-
فرز: فرز قائمة الحضور أبجديا حسب اسم العرض (قريبا)
-
البحث: العثور بسرعة على الحضور ببضع ضغطات مفاتيح فقط (قريبا)
-
تنزيل: تصدير تفاصيل تعقب الحضور إلى ملف .csv للاستخدام الخارجي (قريبا)
عوامل تصفية البريد وقواعده للمسؤولين التنفيذيين
في Outlook الجديد، يمكن للمسؤولين التنفيذيين استخدام عامل تصفية البريد الإلكتروني الخاص بدعوات التقويم للعثور على دعوات الاجتماعات بسهولة.
يمكنك أيضا إعداد قاعدة البريد الإلكتروني المستلمة للآخرين لحساب المدير التنفيذي ونقلها تلقائيا إلى مجلد منفصل وتصنيفها كما تريد.
سحب رسائل البريد الإلكتروني وإسقاطها لإنشاء المهام
ابق على اطلاع بكل جهد من خلال سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى "يومي" لتحويلها إلى مهام.
تثبيت رسائل البريد الإلكتروني للوصول السريع
يمكنك الآن تثبيت رسالة بريد إلكتروني لتظهر في أعلى علبة الوارد، مما يوفر لك الوقت من الاضطرار إلى العودة والبحث عنها. مرر مؤشر الماوس فوق البريد الإلكتروني أو انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تثبيت لتثبيته.
جدولة وقت إرسال البريد الإلكتروني
في عالم العمل المختلط اليوم، قد يكون يومك ليلة شخص آخر، لذلك لا تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما في منتصف الليل. باستخدام Outlook الجديد، من السهل إرسال بريد إلكتروني عندما تريد ذلك. ما عليك سوى تحديد سهم القائمة المنسدلة بجوار إرسالواختر جدولة الإرسال.
تأجيل البريد الإلكتروني
باستخدام ميزة التأجيل، يمكنك جدولة وقت لإعادة تسليم البريد الإلكتروني إلى علبة الوارد الخاصة بك، ويظهر في الوقت الذي تريده، حتى تتمكن من التعامل معه عندما يكون الوقت المناسب لك. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة واختيار تأجيل، أو تحديد تأجيل من الشريط. ثم اختر الوقت الذي تريد تسليمه.
التراجع عن وقت الإرسال
يوفر Outlook الجديد خيار التراجع عن الإرسال. بعد إرسال بريد، يمكنك رؤية خيار التراجع لمدة تصل إلى 10 ثوان. يمكنك الانتقال إلى الإعدادات > البريد > Compose والرد > التراجع عن الإرسال، لإدارة هذا الإعداد.
إعداد خارج المكتب
يمكنك إعداد الردود التلقائية عندما تكون خارج المكتب. يمكنك أيضا حظر التقويم ورفض الاجتماعات الجديدة تلقائيا من هذه التجربة. لإعداد الردود التلقائية، انتقل إلى الإعدادات > الحسابات > الردود التلقائية.
استخدام دمج المراسلات
يدعمOutlook الجديد إمكانية دمج المراسلات الأساسية. من بريد جديد، حدد القائمة المنسدلة إرسال وحدد بدء دمج البريد. سيتلقى كل مستلم نسخته الخاصة من البريد الإلكتروني دون إدراج مستلمين آخرين.
سيتم دمج البريد المتقدم قريبا وسيسمح بالحقول المتغيرة في البريد الإلكتروني التي يمكن ملؤها بقيم محددة في القائمة. اتبع عنصر المخطط هذا للحصول على مزيد من التفاصيل.
تقديم ملاحظات
يسرنا الإصغاء إليك! يمكن أن تساعدنا ملاحظاتك في تحسين المنتج.
يمكنك إرسال ملاحظات حول تجربة Outlook الجديدة من التعليمات > الملاحظات. يرجى ذكر – أنا EA أو أنا مفوض عند إضافة تعليقات.
