جدولة اجتماع مع أشخاص آخرين

جدولة اجتماع

1. إنشاء طلب اجتماع بإحدى الطرق التالية:

   • من علبة الوارد، حدد عناصر جديدة > اجتماع أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Shift + Q.

     

   • من التقويم، حدد اجتماع جديد أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Shift + Q.

     

   • من رسالة بريد إلكتروني في علبة الوارد، حدد الزر رد مع اجتماع.

     

2. إضافة الحضور بإحدى الطريقتين:

   • أضف الحضور إلى سطر إلى الخاص بطلب الاجتماع وانتقل إلى الخطوة 4.

   • إذا كنت تستخدم حسابMicrosoft 365 أو Exchange، فاستخدم مساعد الجدولة لمشاهدة جداول الحضور.

3. في مساعد الجدولة، انقر فوق المربع الموجود أسفل اسمك واكتب اسم أحد الحضور أو عنوان بريده الإلكتروني أو انقر فوق زر إضافة حضور لإظهار دفتر العناوين لديك.

   انقر فوق الأيقونة الموجودة بجانب اسم أحد الحضور في "مساعد الجدولة" لوضع علامة حضور مطلوب أو حضور اختياري أو مورد عليه. عندما تبدأ في كتابة اسم أحد الحضور، سيوفر Outlook لك اقتراحات استناداً إلى الأشخاص الذين اجتمعت معهم أو أرسلت رسالة بريد إلكتروني إليهم مؤخراً. اختر اسماً من القائمة لإضافة أحد الحضور.

   

4. أضف وقت بدء الاجتماع والانتهاء منه وموقعه وموضوعه.

   في Outlook 2016 (أو الأحدث) وOutlook for Microsoft 365 ، يمكنك البدء في كتابة اسم موقع، على سبيل المثال، Fourth Coffee Shop أو غرفة المؤتمرات 23، وسيبحث Outlook عن تطابقات الموقع. حدد أحد الاقتراحات لاختيار ذلك الموقع أو استمر في الكتابة لإدخال موقع آخر.

   تلميح: إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange أو حساب البريد الإلكتروني لـ Microsoft 365، فانقر فوقمساعد الجدولة ثم انقر فوق الباحث عن الغرفة للتحقق من حالة التوفر وحجز الغرف. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على استخدم مساعد الجدولة والباحث عن الغرفة للاجتماعات في Outlook.

5. لإرفاق ملف بطلب اجتماع، في قائمة إدراج ، حدد إرفاق ملف ثم اختر الملف الذي تريد إضافته.

6. إذا كنت لا تريد تحويل هذا الاجتماع إلى اجتماع متكرر، فانقر فوق إرسال. فيما عدا ذلك، اطلع على تحويل اجتماع إلى اجتماع متكرر.

إذا كنت تستخدمOutlook لـ iOS، فبإمكان جهازك المحمول تذكيرك بموعد المغادرة للوصول إلى مواعيدك في الوقت المحدد.

تشغيل "وقت المغادرة"

1. من Outlook لـ iOS، حدد الإعدادات > وقت المغادرة.

2. حدد حساباً مدعماً ثم استخدم شريط التمرير لتمكين "وقت المغادرة".

إنهاء الاجتماعات مبكراً

إذا كنت تستخدم Outlook لـ Microsoft 365، فبإمكانك الآن إنهاء الاجتماعات قبل موعدها ببضع دقائق. يمكن أن يساعدك ذلك على تضمين وقت التنقل بين الاجتماعات. يمكنك اختيار مدة مختلفة للاجتماعات التي تقل مدتها عن ساعة والاجتماعات التي تتخطى ساعة واحدة.

1. حدد ملف > الخيارات > التقويم > خيارات التقويم

2. ضع علامة على خانة الاختيار إنهاء المواعيد والاجتماعات مبكراً.

   

3. استخدم القائمتين المنسدلتين لتحديد عدد الدقائق للاجتماعات التي تقل مدتها عن ساعة واحدة والاجتماعات التي تكون مدتها ساعة واحدة أو أطول ثم انقر فوق موافق.