Със сигурност се чувствате чудесно, когато най-накрая настроите своите източници на данни и оформите данните точно както искате. Надяваме се, че когато обновявате данни от външен източник на данни, операцията ще протече гладко. Но това не винаги е така. Промените в потока от данни по време на процеса могат да доведат до проблеми, които завършват като грешки, когато се опитате да обновите данните. Някои грешки могат да се коригират лесно, някои да са преходни, а някои да са трудни за диагностициране. Това, което следва, е набор от стратегии, които можете да предприемете, за да се справите с грешките, които ви се появят.
Двата типа грешки
Има два типа грешки, които е възможно да възникнат, когато обновявате данни.
Локални Ако възникне грешка във вашата работна книга на Excel, поне усилията ви за отстраняване на неизправности са ограничени и по-управляеми. Може би обновените данни са причинили грешка с функция или данните са създали невалидно условие в падащ списък. Тези грешки са досадни, но доста лесни за откриване, идентифициране и поправяне. Excel също така подобри обработката на грешки с по-ясни съобщения и контекстни връзки към целеви помощни теми, които да ви помогнат да разберете и отстраните проблема.
Отдалечен Грешка, която идва от отдалечен външен източник на данни обаче, е съвсем друг въпрос. Нещо се е случило в система, която може да е от другата страна на улицата, на другия край на света или в облака. Тези типове грешки изискват различен подход. Често срещаните грешки от разстоянието включват:
- Неуспешно свързване към услуга или ресурс. Проверете своята връзка.
- Файлът, до който се опитвате да получите достъп, не е намерен.
- Сървърът не отговаря и може да е в процес на поддръжка.
- Това съдържание не е налично. Може да е премахната или временно да не е налична.
- Моля, изчакайте... Данните се зареждат.
Проучване на грешки
Следват няколко предложения, които да ви помогнат да се справите с грешките, които може да срещнете.
Намиране и записване на конкретната грешка Първо прегледайте екрана "Заявки & връзки" (изберетезаявки за данни> & връзки, изберете връзката и след това покажете допълнителното меню). Вижте какви грешки при достъп до данните са възникнали и отбележете предоставените допълнителни подробности. След това отворете заявката, за да видите всички определени грешки с всяка стъпка на заявката. Всички грешки се показват с жълт фон за лесна идентификация. Запишете си или снимете екрана информацията в съобщението за грешка дори ако не я разбирате напълно. Колега, администратор или услуга за поддръжка във вашата организация може да е в състояние да ви помогне да разберете какво се е случило и да предложи решение. За повече информация вж. "Справяне с грешки в Power Query".
Получаване на помощна информация Потърсете в сайта за помощ и обучение за Office . Това съдържа не само обширно помощно съдържание, но и информация за отстраняване на неизправности. За повече информация вижте "Корекции или заобиколни решения за най-новите проблеми в Excel за Windows".
Използване на техническата общност Използвайте сайтове на общност на Microsoft за търсене на обсъждания, отнасящи се конкретно до вашия проблем. Много е вероятно вие да не сте първият човек, който се сблъсква с проблема, други се справят с него и може дори да са намерили решение. За повече информация вж. Общността на Microsoft Excel и общността за отговори на Office.
Търсене в интернет Използвайте предпочитаната от вас търсачка, за да потърсите допълнителни сайтове в уеб, които могат да предоставят уместни обсъждания или подсказки. Това може да отнеме много време, но е начин да хвърлите по-широка мрежа, за да потърсите отговори на особено трънливи въпроси.
Обърнете се към поддръжката на Office На този етап вероятно разбирате въпроса много по-добре. Това може да ви помогне да съсредоточите разговора си и да намалите времето, прекарано с поддръжката от Microsoft. За повече информация вж. " Поддръжка на клиенти на Microsoft 365 и Office".
Разбиране на грешките в източника на данни
Въпреки че може да не успеете да отстраните проблема, можете да разберете точно какъв е проблемът, за да помогнете на другите да разберат ситуацията и да го решат вместо вас.
Проблеми с услугите и сървърите Вероятният виновник са периодичните грешки в мрежата и комуникацията. Най-доброто, което можете да направите, е да изчакате и да опитате отново. Понякога проблемът просто изчезва.
Промени в местоположението или наличността База данни или файл е преместена, повредена, изведена офлайн за поддръжка или базата данни се е сринала. Дисковите устройства могат да се повредят, а файловете да се загубят. За повече информация вж. "Възстановяване на загубени файлове" в Windows 10.
Промени в удостоверяването и поверителността Може внезапно да се случи дадено разрешение да не работи или промяна в настройка за поверителност. И двете събития могат да попречат на достъпа до външен източник на данни. Консултирайте се с администратора или администратора на външния източник на данни, за да видите какво е променено. За повече информация вж. "Управление на настройките и разрешенията за източник на данни " и "Задаване на нива на поверителност".
Отворени или заключени файлове Ако е отворен текст, CSV файл или работна книга, промените във файла не се включват в обновяването, докато файлът не бъде записан. Освен това, ако файлът е отворен, той може да бъде заключен и няма да е достъпен, докато не бъде затворен. Това може да се случи, когато другият човек използва версия на Excel без абонамент. Помолете ги да затворят файла или да го вкарат обратно. За повече информация вж. "Отключване на файл, който е заключен за редактиране".
Промени в схемите в сървъра Някой променя име на таблица, име на колона или тип данни. Това почти никога не е разумно, може да има огромно влияние и е особено опасно с базите данни. Човек може да се надява, че екипът за управление на бази данни е поставил подходящи контроли, за да предотврати това, но грешки се случват.
Блокиране на грешки от сгъване на заявка Power Query се опитва да подобри производителността, когато може. Често е по-добре да изпълните заявка към база данни на сървър, за да се възползвате от по-висока производителност и капацитет. Този процес се нарича сгъване на заявка. Обаче Power Query блокира заявката, ако има вероятност данните да бъдат компрометирани. Например се дефинира обединяване между таблица на работна книга и таблица на SQL Server. Поверителността на данните на работната книга е зададена на "Поверителност", но данните на SQL Server са зададени на "Организационни". Тъй като поверителността е по-ограничаваща от организационната, Power Query блокира обмена на информация между източниците на данни. Сгъването на заявката става зад кулисите, така че може да ви изненада, когато възникне блокираща грешка. За повече информация вж. "Основи на сгъването на заявки", "Сгъване на заявка" и "Сгъване с диагностика на заявки".
Разбиране на грешките в Power Query
Често с Power Query можете да разберете точно в какво е проблемът и да го решите сами.
Преименувани таблици и колони Промените в първоначалните имена на таблици и колони или заглавията на колоните почти сигурно ще доведат до проблеми при обновяване на данните. Заявките разчитат на имена на таблици и колони, за да оформят данните в почти всяка стъпка. Избягвайте да променяте или премахвате първоначалните имена на таблици и колони, освен ако целта ви не е да ги направите съвпадат с източника на данни.
Промени в типовете данни Промените в типа данни понякога могат да доведат до грешки или непредвидени резултати, особено във функции, които може да изискват конкретен тип данни в аргументите. Примерите включват заместване на текстов тип данни в числова функция или опит за извършване на изчисление с нечислов тип данни. За повече информация вижте " Добавяне или промяна на типове данни".
Грешки на ниво клетка Тези типове грешки няма да попречат на заявката да се зареди, но показват грешка в клетката. За да видите съобщението, изберете интервал в клетка от таблицата, съдържаща Error. Можете да премахнете, заместите или просто да запазите грешките. Примерите за грешки в клетки включват:
- Конвертиране Опитвате се да конвертирате клетка, съдържаща NA, в цяло число.
- Математически Опитвате се да умножите текстова стойност с числова стойност.
- Конкатенация Опитвате се да комбинирате низове, но един от тях е числов.
Безопасно експериментиране и интеграция Ако не сте сигурни, че трансформацията може да има отрицателно въздействие, копирайте заявка, изпробвайте промените и итерирайте вариантите на команда на Power Query. Ако командата не работи, просто изтрийте стъпката, която сте създали, и опитайте отново. За да създадете бързо примерни данни с една и съща схема и структура, създайте таблица на Excel с няколко колони и реда и след това я импортирайте (изберете данни>от таблица/диапазон). За повече информация вж. " Създаване на таблица и импортиране от таблица на Excel".
Мъдро преобразуване
Възможно е да се почувствате като дете в магазин за сладкиши, когато за първи път разберете какво можете да правите с данните в редактора на Power Query. Но устоявайте на изкушението да изядете всички бонбони. Искате да избегнете трансформации, които могат по невнимание да доведат до грешки при обновяване. Някои операции са прости, например преместване на колони на друга позиция в таблицата, и не би трябвало да водят до грешки при обновяване в бъдеще, защото Power Query проследява колоните по името на тяхната колона.
Други операции може да доведат до грешки при обновяване. Едно общо правило може да бъде вашата пътеводна светлина. Избягвайте да правите значителни промени в първоначалните колони. За да играете на сигурно, копирайте първоначалната колона с команда ("Добавяне на колона", "Колона по избор", " Дублирана колона и т.н.) и след това направете промените в копираната версия на първоначалната колона". Следват операциите, които понякога могат да доведат до грешки при обновяване, и някои най-добри практики, които да помогнат нещата да вървят по-гладко.
| Операция | Указания |
|---|---|
| Филтриране | Подобрете ефективността, като филтрирате данните възможно най-рано в заявката и премахнете ненужните данни, за да намалите ненужната обработка. Освен това използвайте автофилтриране, за да търсите или избирате конкретни стойности и да се възползвате от филтрите, специфични за типа, налични в колоните с часова зона за дата, дата и час (например месец, седмица, ден). |
| Типове данни и заглавки на колони | Power Query автоматично добавя две стъпки към заявката веднага след първата стъпка на източника: "Повишени заглавки", която превръща първия ред от таблицата в заглавка на колона, и "Променен тип", която преобразува стойностите от всеки тип данни в тип данни въз основа на проверката на стойностите от всяка колона. Това е полезно удобство, но може да има случаи, когато искате изрично да контролирате това поведение, за да предотвратите неволни грешки при обновяване. За повече информация вж. " Добавяне или промяна на типове данни " и "Повишаване или понижаване на редове и заглавки на колони". |
| Преименуване на колона | Избягвайте да преименувате първоначалните колони. Използвайте командата "Преименуване " за колони, добавени от други команди или действия. За повече информация вижте "Преименуване на колона". |
| Разделяне на колона | Разделяне на копия на първоначалната колона, а не на първоначалната колона. За повече информация вижте "Разделяне на колона с текст". |
| Обединяване на колони | Обединяване на копия на оригиналните колони, а не на първоначалните колони. За повече информация вижте Обединяване на колони. |
| Премахване на колона | Ако имате малък брой колони за запазване, използвайте "Избор на колона ", за да запазите тези, които искате. Помислете за разликата между премахване на колона и премахване на други колони. Когато изберете да премахнете други колони и обновите данните си, новите колони, добавени към източника на данни след последното обновяване, може да останат незабелязани, тъй като ще се считат за други колони, когато стъпката "Премахване на колона" се изпълни отново в заявката. Тази ситуация няма да възникне, ако изрично премахнете колона. Съвет Няма команда за скриване на колона (както е в Excel). Ако обаче имате много колони и искате да скриете много от тях, за да се концентрирате върху работата, можете да направите следното: да премахнете колоните, да запомните стъпката, която сте създали, и след това премахнете тази стъпка, преди да заредите заявката обратно в работния лист. За повече информация вж. "Премахване на колони". |
| Заместване на стойност | Когато замествате стойност, вие не редактирате източника на данни. Вместо това правите промяна на стойностите в заявката. Следващия път, когато обновявате данните си, стойността, която търсите, може да се е променила леко или вече да я няма, така че командата "Замести " може да не работи според първоначалното предвиденост. За повече информация вижте "Заместване на стойности". |
| Обобщаване и премахване на обобщение | Когато използвате командата за обобщаване на колони , може да възникне грешка, когато обобщите колона, не агрегирате стойности, а връщате повече от една стойност. Тази ситуация може да възникне след операция за обновяване, която променя данните по неочакван начин. Използвайте командата за детайлизиране на други колони, когато не всички колони са известни и искате новите колони, добавени по време на операцията за обновяване, също да бъдат разгънати. Използвайте командата " Детайлизирай само избраните колони", когато не знаете броя на колоните в източника на данни и искате да се уверите, че избраните колони остават необобщени след операция на обновяване. За повече информация вж. "Обобщени колони" и "Детайлизиране на колони". |
Изпреварване на кривата
Предотвратяване на възникването на грешки Ако външен източник на данни се управлява от друга група във вашата организация, те трябва да са наясно с вашата зависимост от него и да избягват промени в техните системи, които могат да доведат до проблеми надолу по веригата. Следете въздействието върху данните, отчетите, диаграмите и другите артефакти, които зависят от данните. Настройте линии за комуникация, за да сте сигурни, че те разбират влиянието и предприемат необходимите стъпки, за да поддържат безпроблемната работа. Намерете начини за създаване на контроли, които минимизират ненужните промени и предвиждат последствията от тях. Разбира се, това е лесно да се каже, а понякога и трудно да се направи.
Перспективи с параметри на заявката Използвайте параметри на заявката за намаляване на промените, например в местоположение на данни. Можете да проектирате параметър на заявката да замести ново местоположение, като път към папка, име на файл или URL адрес. Има допълнителни начини за използване на параметрите на заявката за намаляване на проблемите. За повече информация вж. "Създаване на параметризирана заявка".