Когато настройвате SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365, вероятно имате документи и файлове, които искате да добавите към своя екипен сайт. Ето няколко начина, по които можете да добавяте различни видове съдържание към вашия сайт.
Забележка
За статия за това как да настроите OneDrive за работата или учебното заведение и екипни сайтове, така че да можете да ги използвате заедно, вижте "Настройване на съхранение и споделяне на файлове в Office 365".
В тази статия
- Преди да започнете
- Създаване на папки, библиотеки и подсайтове
- Качване на документи, картини и файлове
- Обмислете създаването на списъци на SharePoint за контакти, календари и електронни таблици
- Обмислете решенията на SharePoint за обикновени бизнес нужди
- Помогнете на потребителите на сайта да намерят съдържанието ви
Преди да започнете
Преди да започнете да премествате файлове, проверете с колко място за съхранение разполагате за SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365. За да намерите информация за ограниченията за мястото за съхранение за SharePoint в Microsoft 365, вж. "Ограничения на SharePoint".
Съвет
Важно е да запомните, че в Microsoft 365 ограниченията за място за съхранение за SharePoint в Microsoft 365 (вашия екипен сайт) се различават от ограниченията за място за съхранение за Exchange Online (за имейл акаунти). За повече информация относно ограниченията за място за съхранение на пощенските кутии вижте "Получатели" в описанията на услугите на Microsoft 365 за Exchange Online.
Следващата стъпка е да анализирате съдържанието, което имате в момента. Това включва документи, изображения, формуляри и т.н.
Съвет
Във Файлов мениджър търсете във вашите съществуващи файлове по размер и по дата. Това може да ви помогне да идентифицирате бързо файловете, които са използвани наскоро или са много големи.
Помислете каква част от съдържанието се използва редовно и дали искате да съхранявате цялото му съдържание в Microsoft 365. Точно както бихте направили, когато се преместите в по-малка къща, целта е да решите какво ще се побере на новото място. Например, ако вашата организация сега използва повече място за съхранение от ограничението на Microsoft 365 за SharePoint в Microsoft 365, трябва да вземете решения като следните:
- Какви файлове искате да преместите?
- Искате ли да закупите още място за съхранение?
- Трябва ли да планирате да имате място за растеж на вашия сайт? (Определено ще стане)
Ако организацията ви е голяма или сложна, помислете дали да не поканите експерт, който да ви помогне. Можете да намерите реномирана помощ в Microsoft Pinpoint. Pinpoint е бърз и лесен начин за фирми от цял свят да намерят сертифицирани експерти на Microsoft и професионални услуги
Създаване на папки, библиотеки и подсайтове
След като определите съдържанието, което искате да преместите, помислете как искате да го организирате. Ако искате, можете да започнете с качване на файлове в библиотеката с документи на вашия екипен сайт. Добра идея е да организирате съдържанието, особено ако очаквате, че в крайна сметка ще имате много файлове. С нарастването на обема на съдържанието можете да създавате допълнителни библиотеки с документи, библиотеки с формуляри и библиотеки с картини, за да съхранявате това съдържание. Можете също да създадете подсайтове за различни видове документи или проекти.
За повече информация как да планирате структура за организиране на съдържанието на вашия сайт, вижте "Планиране на съдържанието за вашия екипен сайт".
Качване на документи, картини и файлове
За да качите файлове, като например документи на Word, PDF файлове или JPG снимки, ги качете в библиотека или папка в библиотека.
Забележка
Максималният размер на файл за един файл, който може да бъде качен в библиотека на SharePoint в Microsoft 365, понастоящем е 2 ГБ. Освен това можете да качвате не повече от 100 файла наведнъж.
Най-добрият начин да направите това зависи от броя на файловете. Първо отидете до библиотеката местоназначение и след това използвайте тази таблица, за да изберете метод:
| Брой на файловете | Метод на качване |
|---|---|
| Един документ | Изберете нов документ>КАЧЕТЕ СЪЩЕСТВУВАЩ ФАЙЛ и след това намерете файла на компютъра си. |
| Много документи и папки | Изберете бутона "Отваряне с Explorer " в раздела " Библиотека " на лентата. След това плъзнете и пуснете файловете с помощта на Файлов мениджър. |
За повече информация вж. "Качване, създаване или изтриване на файлове в библиотека".
Забележка
Има определени типове файлове, които не могат да бъдат качени в библиотека. За списък с тях вижте статията Типове файлове, които не може да се добавят към списък или библиотека.
Обмислете създаването на списъци на SharePoint за контакти, календари и електронни таблици
Всяка фирма има данни в много форми, като например календари, задачи и електронни таблици. За този тип данни можете да преместите или конвертирате това съдържание в списък на сайта си. Например можете да конвертирате вашия списък с бизнес контакти в списък с контакти. Освен това, често можете да конвертирате календари в Calendar на SharePoint, който представлява специален вид списък.
- За да научите как да създадете групов календар в SharePoint в Microsoft 365, гледайте това видео: Видео: Създайте свой собствен календар.
Ако сега използвате електронни таблици на Microsoft Excel за проследяване на информация, можете да качите тези електронни таблици директно в библиотека с документи в SharePoint в Microsoft 365. Или можете да импортирате електронна таблица като списъци на SharePoint. Тъй като много хора могат да актуализират един списък едновременно, списъците на SharePoint помагат за насърчаване на сътрудничеството. Можете да създадете различни изгледи на списъци, за да изложите точно тази информация, която искате.
- За да научите повече за работата със списъци, вижте Обучение: Създаване и настройване на списък.
Обмислете решенията на SharePoint за обикновени бизнес нужди
Друг начин за преместване на съдържание е да използвате решение на SharePoint, за да управлявате по-добре съществуваща задача. Например повечето организации искат да събират и споделят ежедневните знания на хората, които работят там. Wiki сайт ви може да е чудесен за точно този вид споделяне.
Тази таблица описва функциите на SharePoint, които могат да ви помогнат да управлявате бизнес процеси.
| Бизнес процес | Описание |
|---|---|
| Използвайте wiki сайт за споделяне на знания на екипа и сътрудничество | Wiki сайтовете са специални сайтове, където общност от потребители създава и поддържа информация. Wiki сайтовете могат да бъдат чудесен инструмент за събиране и споделяне на информация за процеса или обща справочна информация, която е важна за вашата работа. |
| Преместване на планирането на ресурси в календари на група на SharePoint | Календарът на групата може да бъде добър начин за планиране на общи ресурси, като например конферентни зали, аудио-визуално оборудване и т.н. Тъй като календарът на групата се намира в сайт на SharePoint в Microsoft 365, всеки от вашия екип може лесно да го преглежда в SharePoint или в Outlook.
|
| Преобразуване на програми за бази данни в приложение на Access | Можете да използвате Microsoft Access 2013, за да проектирате и публикувате база данни, и след това да създадете приложение на Access, което да използва базата данни във вашия екипен сайт. |
| Автоматизиране на бизнес процеси с работни потоци | Работните потоци автоматизират и проследяват ключовите задачи в даден бизнес процес. Те са чудесни за задачи като процеси на одобрение или събиране на обратна връзка. |
Помогнете на потребителите на сайта да намерят съдържанието ви
След като преместите документите и файловете си в екипния си сайт, съобщете на другите потребители на сайта за това. Можете да предложите няколко различни начина, които те могат да използват за намиране на съдържание в сайта.
Тази таблица описва различните методи, които можете да използвате.
| Метод | Описание |
|---|---|
| Използване на търсене за намиране на съдържание | Най-лесният начин да намерите съдържание в SharePoint в сайт на Microsoft 365 е да използвате функцията за търсене.
|
| Конфигуриране на изгледи на списъци и библиотеки, за да се направи съдържанието откриваемо | Можете да изберете елементите, които да се показват в даден изглед. Например в един изглед може да покажете заглавието и автора. В друг изглед може да поискате да покажете само елементите, които са добавени след определена дата. |
| Персонализиране на навигацията в сайт | Можете да персонализирате навигацията за вашия екипен сайт, за да улесните потребителите на сайта в намирането на съдържание. |
| Търсене в онлайн съдържание, когато сте офлайн | Можете да използвате OneDrive за работа, учебно заведение или Outlook за търсене на съдържание, което е в сайта на SharePoint в Microsoft 365, когато сте офлайн |
| Проследяване на актуализации на съдържание |
За да научите повече за начините, по които можете да помогнете на потребителите на сайта да намират лесно съдържание, вижте статията в ръководството за планиране Планиране на съдържанието за вашите екипни сайтове .
Оставете ни коментар
Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, ни напишете какво е било объркващо или е липсвало. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим внимателно фактите, да добавим информация и да актуализираме тази статия.