SharePoint позволява на организациите да намират решения на често срещани бизнес проблеми с помощта на готови уеб части и приложения. Вашите уникални бизнес сценарии ще определят типа на сайта и уеб частите, които ще се използват.
Прегледайте примерната история по-долу, за да научите повече за процеса на създаване на сайт. Използвайте историите, за да видите как различните типове роли и отдели в рамките на всяка организация могат да работят заедно, за да отговорят на нуждите на потребителите и бизнес целите си. Разберете етапите на създаване на сайта – планиране, изграждане и управление – и типовете задачи на всеки етап. След това започнете създаването на вашия сайт на SharePoint.
Помислете дали да не използвате и персонализирате шаблона за сайт за управление на проекти , за да започнете бързо.
Още вдъхновяващи ресурси:
- Вижте какво е възможно с lookbook на SharePoint
- Получете подробни инструкции за създаване на сайт с указания
- Прочетете още истории за създаване на сайтове на SharePoint
Сценарий: Екипът на продукта трябва да създаде споделено и защитено пространство за съхранение на документи, споделяне на актуализации на състоянието и комуникация
Меган е ръководител на проект, който отговаря за ръководенето на екип, който работи за пускането на нов продукт през следващите 6 месеца. Тя знае, че има нужда от място, където да съхранява документите на екипа, да работи съвместно по съдържание, да споделя актуализации на новини от проекта и да комуникира с екипа. В момента екипът на Меган използва имейла като основна форма на комуникация и някои документи по проекта се съхраняват на споделено място, но нямат защитен достъп извън офиса или на мобилно устройство.
Нов екипен сайт:
Цели на сценария:
- Създаване на едно единно място за новини по проекти, сътрудничество в екип и комуникация по проекти
- Разрешаване на по-ефективни начини за комуникация с помощта на чат и видеоконференции в реално време
- Унифицирайте ресурсите на екипа, като например календар на екипа, имейл адрес, OneNote и инструмент за управление на задачи
- Защитено съхраняване на файлове и папки на едно място, до които има отдалечен достъп и от всяко устройство
Стъпки за създаване на сайта:
Планиране на обекта - 1/2 ден
Меган започва с мозъчна атака с друг ръководител на проект, който е създал подобен сайт в миналото. Тя научава, че най-добрият начин да стартира своя сайт за проекти е да помоли екипа си за обратна връзка за това как предпочитат да комуникират и да си сътрудничат и типовете функции, които ще бъдат най-ценни за новия сайт за проекти. Меган идентифицира най-важните приоритети на екипа си и започва да събира документи, изображения и друго съдържание.
Меган определя, че екипният сайт на SharePoint ще отговаря най-добре на нуждите на нейния екип и проект. Екипният сайт на SharePoint обаче не позволява чат в реално време, освен ако не интегрирате Microsoft Teams. Меган работи заедно с администратора на клиента на SharePoint, за да гарантира, че Microsoft Teams е достъпен. Тя научава, че организацията ѝ вече има разрешение да използва Microsoft Teams и всичко, което трябва да направи, е екипният ѝ сайт да е свързан с група на Office 365.
Сега Меган е готова да започне изграждането на своето свързано пространство за проекти и екипен сайт в Office 365.
Изграждане на сайта - 1/2 ден
Меган създава екипен сайт на SharePoint, свързва сайта към група на Office 365 и създава свързан екип на Microsoft. Чрез свързване към групата тя автоматично дава на екипа си достъп до споделени ресурси, като например календар на групата, OneNote, Planner и имейл адрес.
- С помощта на уеб частта за Planner екипът може да проследява и споделя подробности за хода на проекта
- Уеб частта "Новини" помага за информирането на организацията за актуализации и контролни точки за проекта
- Екипите имат лесен достъп до наличността на другите, като използват уеб частта за групов календар
- С помощта на уеб частта за бързи връзки често използваните вътрешни връзки са маркирани за лесен достъп
- Интегрирането на Microsoft Teams дава нови начини за комуникация и сътрудничество чрез чат в реално време, видеоконференции, опции за записване на събрания и съхраняване на споделени ресурси от екипния сайт на SharePoint
Управление на сайта – текущо
- Ежеседмично Меган публикува актуализации за състоянието на проекта под формата на публикации на новини , които могат да бъдат търсени, показвани в уеб частта "Новини" и автоматично публикувани в канала на Teams
- Меган преглежда екипния сайт всеки два месеца, за да гарантира, че крайните срокове и новините за проекта са актуални
- Когато проектът стартира, Меган планира да преразгледа части от съдържанието и уеб частите на сайта, за да се приспособи към новия ритъм на бизнес поддръжка на продукта
- Ежемесечно Меган е домакин на сесии на живо за въпроси&отговори, хоствани от Microsoft Stream и автоматично синхронизирани с раздела "Stream" в канала на Teams
Резултати:
- Дава възможност на членовете на екипа да поддържат връзка за ключови актуализации и да удължават разговорите чрез постоянен чат и видеоконференции
- Повишена продуктивност на екипа, позволявайки на членовете на екипа да работят съвместно по съдържание в Teams или SharePoint, където и да работят
- Намален обем на събранията и имейлите преди стартирането на екипния сайт чрез повишаване на информираността
- Разрешение на отдалечените членове на екипа да работят по-ефективно
Още вдъхновение за създаване на сайтове:
Прилагане и персонализиране на шаблони за сайтове на SharePoint
Указания по стъпка: Създаване на сайтове
Библиотека за продуктивност на Microsoft 365
Обучение за модерното работно място
Microsoft Tech Community - Управление на усвояването