Osvědčené postupy pro oznámení v Microsoft Teams
Průvodce pro produktivitu plný tipů a triků pro používání Microsoft Teams od lidí, kteří každý den vytvářejí a používají Teams v práci.
Teams jsou směsicí různých aktivit: konverzací, schůzek, sdílení souborů a plánování projektů. Pokud si ale nedáváte pozor, může se tato směsice změnit ve zmatek. Zjistili jsme, že jsme více produktivní (a spokojenější), když můžeme svá oznámení spravovat.
Tady jsou naše tipy:
1. Sledujte jen ty konverzace a kanály, které jsou pro vás relevantní.
Teams považujeme za svůj moderní pracovní prostor. Svůj fyzický pracovní prostor bychom si taky nezahltili zajímavými, ale nedůležitými aktualizacemi z jiných skupin. Jenže v Teams se to stane hned. V chatu nebo kanálu se označíme a pak pokračujeme v sledování konverzace dlouho poté, co je pro nás relevantní jenom proto, že tam je .
Při správě kanálů nesmíme zapomenout:
-
Skrýt kanály, které nás nezajímají. Zobrazit pouze kanály se základními informacemi.
-
Upravit oznámení pro každý kanál na základě relevance a priority.
-
Vyberte Zobrazit v a přidejte kanál do oblíbených položek nebo vytvořte nový oddíl.
A pro konverzace:
-
Ztlumit a skrýt chaty, ke kterým se chceme později vrátit.
-
Zanechte chaty, které pro nás nejsou relevantní.
Pokud chcete změnit nastavení chatu nebo kanálu, vyberte Další možnosti
2. Pokud se potřebujete soustředit, můžete změnit stav.
Pokud chcete změnit stav, přejděte na svůj profilový obrázek v pravém horním rohu aplikace a vyberte typ stavu ze seznamu.
Většina z nás je na schůzkách i mimo schůzku a nemá tolik soustředěné pracovní doby, jak bychom chtěli. Nechceme, aby ten krátký čas, který máme, spolykaly rychlé otázky a konverzace, které nevyžadují naši soustředěnou pozornost.
Abychom dali ostatním vědět, že teď se nám to nehodí, můžeme změnit naše stavy na „Zaneprázdněn(a)“ nebo „Nerušit“. (Když jste na schůzkách nebo něco sdílíte, Teams vaše stavy změní automaticky. Můžete si je ale taky nastavit sami.)
Můžete také vybrat Dobu trvání a nastavit pevnou dobu ve zvoleném stavu.
V našem týmu stav „Zaneprázdněn(a)“ nebo „Nerušit“ nikoho nezastaví před tím, aby nám neposlal zprávu, ale daná osoba alespoň počítá s tím, že odpověď nepřijde okamžitě.
3. Podle potřeby upravte nastavení, abyste dostávali upozornění, kdy a jak potřebujete.
Nejlepší způsob, jak mít jistotu, že se nám budou zobrazovat jen ta oznámení, která nás zajímají, je pracovat s nastavením oznámení.
Jak a kam chcete být upozorněni na různé typy věcí, záleží jen na vás a vašich osobních preferencích, takže třeba náš tým využívá všechny možnosti. Někteří z nás mají povolena všechna oznámení a jiní žádné.
Pokud přejdete na Nastavení a další
-
Obecné
-
Chaty a kanály
-
Schůzky
-
Stav
-
Kalendář
-
Aplikace (tato část se zobrazí pouze po prvním nakonfigurování oznámení na úrovni aplikace.)
E-mailová oznámení
Většina z nás e-mailová oznámení vypíná, protože nejvíc času trávíme v Teams, a ne v e-mailu. Když v e-mailu trávíte víc času, můžete si oznámení nechat zapnuté, abyste věděli, co se ve vašich týmech děje.
Bannerová oznámení
Většina z nás používá bannerová oznámení jenom pro věci, o kterých chce vědět hned, například když nám někdo odpoví, @zmíní nás, nebo když začíná schůzka.
Dostávání bannerových oznámení pro jiné věci nás může docela zahltit, zvlášť když jsme součástí velkého týmu. Vezměme si například lajky. Jsme přátelský tým a často místo odpovědi dáváme zprávám lajky, takže kdybychom dostali bannerové oznámení pokaždé, když nám někdo pošle lajk, byli bychom celý den zasypaní oznámeními. Pokud ale váš tým používá lajky odlišně, třeba místo schválení, budete pravděpodobně chtít dostávat bannerová oznámení vždy, když někdo olajkuje vaše zprávy.
Informační kanál o aktivitách
Někteří z nás omezují své informační kanály na položky, na které potřebují zareagovat, jako jsou například odpovědi a @zmínky, abychom je mohli používat jako seznam úkolů. (Pokud máte rádi seznamy úkolů, tak se vám tento způsob bude líbit.)
Ostatní tento prostor používají k prozkoumání toho, co mají týmy v plánu. Nejprve zareagují na urgentnější věci, a pokud jim zbyde čas, prohlédnou si další věci, jako například navrhované aktivity a trendy.
Další informace o oznámeních v Teams najdete v tématu Správa oznámení v Teams .