|
Risiko i et projekt bestemmes af to ting:
En projektleder kan f.eks. tænke, at udskrift af en endelig projektrapport indeholder en risiko for, at strømmen går før udskrivningen. Men fordi en strømafbrydelse er usandsynlig, kan risikoen ignoreres. En mere rimelig risiko at planlægge efter kunne være, at der ikke er et trykkeri til rådighed til en mere kompleks aktionærrapport af høj kvalitet. For denne risiko bør projektlederen planlægge mere tid til rapportudskrivning. Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring. |
|---|
Tip til projektstyring før du starter. . .
Eksempler på aktiviteter med høj risiko
Her er nogle typiske aktiviteter og hændelser, der kan øge risikoen i et projekt.
| Risikabel aktivitet | Beskrivelse |
|---|---|
| Kritiske opgaver | Vær opmærksom på opgaver, som ligger på den risikable side. De har større risiko, fordi de har størst indvirkning på projektets slutdato. |
| Leverandøropgaver | Når du indgår en aftale med en leverandør, kan du anmode om hyppigere eller detaljerede statusrapporter end du ville med dine egne teammedlemmer. Leverandøropgaver, der opstår ved slutningen af et projekt har større risiko end leverandøropgaver på andre tidspunkter. Leverandører omfatter både kontraktansatte personer uden for virksomheden og ansatte fra andre områder i din virksomhed. Da begge er længere væk fra din kontrol end personer på dit eget team, skal begge behandles på samme måde i forhold til risiko for et projektresultat. |
| Uerfarne teammedlemmer | At tildele uerfarne medarbejdere til at arbejde ved slutningen af projektet bringer projektets slutdato i fare, fordi de måske skal bruge længere tid. Minimér risikoen ved at planlægge tilstrækkelig tid for nye medarbejdere. |
| Projekter, som varer mere end et år | Projekter, der tager mere end et år, har flere ukendte faktorer og indeholder dermed større risiko forbundet med tilgængelighed, teknologiske ændringer, ændringer i markedet osv. |
| For mange opgaver, der foregår på samme tid | Kontrollér om, der er mange opgaver planlagt på samme tid. Selvom disse opgaver bliver udført af forskellige personer, kan for mange af dem på samme tid udgøre en risiko i projektet - især mod slutningen af projektet. |
| Designe en tidsplan i den rigtige rækkefølge | Nye projektledere begår den fejl at sammenkæde opgaver, før de er beskrevet. Dette kan føre til forvirring og en masse ændringer. Når du starter et nyt projekt, skal du lave en liste over opgaver og gruppere dem først, så du kan se hele omfanget af projektet og dets leverancer. Derefter kan du starte sammenkædning af opgaver for at opnå den ideelle tidsplan. |
| Ignorere fortiden | Hvis du ikke registrerer projektfejl, kommer du til at gentage dem i fremtidige projekter. Ofte slutter projekter med afsluttende dokumenter med det formål at minimere gentagelse af risici i fremtidige projekter. |
Sådan administreres risici
Her er tips som erfarne projektledere bruger til at håndtere projektrisici.
| Risikorespons | Beskrivelse |
|---|---|
| Undgå risikoen | Hvis en projektaktivitet resulterer i alvorlige konsekvenser, er undgåelse en god politik. Hvis du f.eks. bruger en produktionsproces samtidig for to leverancer, kan det bringe timingen af projektet i fare. I stedet kan en projektleder undgå risikoen ved at bruge produktionsprocessen fortløbende. |
| Mindske risikoen | Find måder til at reducere sandsynligheden for en risiko. Du kan f.eks. beslutte at bruge en forenklet og kendt produktionsproces, hvis en mere innovativ og dyr tager for lang tid at installere. |
| Overføre risikoen | Styr risici ved at overføre dem til en ekstern leverandør. Hvis f.eks. dokumentationen af et computerundersystem er for stor i omfang til, at interne ressourcer kan fuldføre den til tiden, kan du indgå kontrakt med en ekstern leverandør om dele af den. |
| Lære af risikoen | Ikke alle risici er dårlige. Risiko kan også åbne døren til muligheder. Hvis du f.eks. efter at have udforsket risici i dit projekt opdager, at et softwareundersystem, der udvikles som en del af en større produktionsproces, i sig selv er salgbart, kan du vælge at omfordele dine bedste teknikere til at udvikle undersystemet yderligere. Ved at tage erfarne teknikere af et projekt skabes der yderligere risiko i dit projekt, men i dette tilfælde kan den blive udlignet med den mulighed, der er vundet. |
Administrere risici
| Handling | Beskrivelse |
|---|---|
| Opret eller opdater en oprindelig plan eller en midlertidig plan | Hvis du vil registrere tidsplanens status for at afdække opgaver, der udgør en risiko, skal du lære at angive oprindelige planer for dit projekt. |
| Få vist ressourcers arbejdsmængder og tilgængelighed | Se, hvor effektivt dine ressourcer anvendes i projektet, og om du skal foretage justeringer af over- eller underallokerede ressourcer. |
| Spore tidsplanens status | Få vist opgaveopdateringer fra teammedlemmer for at finde ud af, hvor risici ligger. Du kan hurtigt spore fremgang ved hjælp af Gantt-diagrammet, eller du kan bruge en avanceret analyse af oparbejdet værdi. |
| Få vist projektets kritiske vej | Få vist opgaver, der har den største påvirkning på projektets slutdato. Kig på disse opgaver først for at spotte risici i din tidsplan. |
| Vælge den rigtige visning for din projektplan | Risici i et projekt kan ikke ses ved kun at bruge én visning. Bliv fortrolig med at udforske projektrisici ved hjælp af en række forskellige visninger. |
| Finde problemer ved hjælp af analyse af oparbejdet værdi | Analyse af oparbejdet værdi hjælper dig med at opdage fremskridtsrisici ved at stille spørgsmål som "Når man kigger på den foreløbige arbejdsmængde i dette projekt, hvor mange penge skulle vi så have brugt?" eller "Bliver vi færdige til tiden?" |
| Forstå kompromiserne under ledelse af et projekt | Når du risikostyrer et projekt, skal du flytte rundt på opgaver i tidsplanen. Enhver ændring i et projekt medfører øget forbrug af tid eller penge eller øget omfang. |
| Lær, hvordan du planlægger opgaver i Project | Når du planlægger risiko og justere planen, kan Project flytte opgaver rundt, uden du regner med det. Forstå det store "Hvorfor?" Her er din mulighed for at få mere at vide om, hvad der foregår i det effektive planlægningsprogram i Project. |
| Finde risici forbundet med omkostninger | Når du har indtastet projektomkostningerne, skal du undersøge dem for at sikre dig, at du ikke har skabt nogen risici i dit budget. |
Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring.