Ξεκινήστε γρήγορα την αποτελεσματικότητα της σύσκεψης από τη στιγμή που προγραμματίστηκε ακολουθώντας μερικές βασικές συμβουλές. Στη συνέχεια, σκεφτείτε τι θα πρέπει να γίνει πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη σύσκεψη.
Προτού προγραμματίσετε μια σύσκεψη
-
Κατ' αρχάς, βεβαιωθείτε ότι μια σύσκεψη είναι η καλύτερη μέθοδος.
-
Ελέγξτε τις ζώνες ώρας όλων, εξετάστε το ενδεχόμενο διεθνών αργιών και μοιραστείτε το βάρος των συσκέψεων που πραγματοποιούνται εκτός των κανονικών ωρών εργασίας για την περιοχή σας.
-
Αποφύγετε τις διπλές ή τριπλές κρατήσεις χωρίς να ρωτήσετε πρώτα.
-
Συμπεριλάβετε μια ατζέντα και τυχόν πληροφορίες που πρέπει να διαβαστούν εκ των προτέρων στην πρόσκληση σε σύσκεψη.
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει μια σύνδεση προς τις συσκέψεις του Microsoft Teams για όσους πρέπει να καλέσουν.
-
Καταγράψτε τη σύσκεψη για να παρέχετε στους χρήστες έναν τρόπο για να καλύψουν τη διάρκεια της σύσκεψης, εάν δεν μπορούν να συμμετάσχουν.
-
Δώστε στους συμμετέχοντες χρόνο για μετάβαση μεταξύ συσκέψεων, ρυθμίζοντας τις παραμέτρους της πρόσκλησης ημερολογίου του Outlook για τερματισμό της σύσκεψης πέντε λεπτά νωρίτερα.
