Πληροφορίες σχετικά με τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, τους κοινόχρηστους φακέλους και τα κοινόχρηστα ημερολόγια στο Outlook

Η κοινή χρήση στο Outlook εξαρτάται από το στοιχείο που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση και τον τύπο πρόσβασης που θέλετε να παράσχετε στα άτομα με τα οποία γίνεται κοινή χρήση.

Για παράδειγμα, μπορείτε να θέσετε σε κοινή χρήση ένα ενιαίο γραμματοκιβώτιο για πολλά άτομα, όπου όλη η εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία προέρχεται από αυτό το γραμματοκιβώτιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση με άλλους έναν ή περισσότερους φακέλους ή ολόκληρου του γραμματοκιβωτίου σας. Μπορείτε ακόμη και να δώσετε σε άλλους χρήστες τη δυνατότητα να διαχειρίζονται το ημερολόγιο ή το γραμματοκιβώτιό σας.

Όταν εκχωρείτε σε κάποιον χρήστη δικαιώματα για τη διαχείριση του γραμματοκιβωτίου σας, του παραχωρείτε δικαιώματα πληρεξουσίου. Αυτό είναι κάτι που υπερβαίνει τα δικαιώματα επεξεργασίας και επιτρέπει σε κάποιον να στέλνει ή να απαντά σε στοιχεία αλληλογραφίας ή ημερολογίου εκ μέρους σας. Σε ειδικές περιπτώσεις, μπορείτε ακόμα και να επιτρέψετε την πλήρη διαχείριση του γραμματοκιβωτίου και του ημερολογίου σας, όπου ο πληρεξούσιός σας έχει δικαιώματα να ενεργεί όπως εσείς κατά τη δημιουργία ή την απάντηση σε μηνύματα ή συμβάντα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους πληρεξούσιους, ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες για τους πληρεξούσιους: Επιτρέψτε σε κάποιον άλλο να διαχειρίζεται την αλληλογραφία και το ημερολόγιό σας στο Outlook.

Το αν και το πώς μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις διάφορες επιλογές κοινής χρήσης στο Outlook εξαρτάται επίσης από τον τύπο του λογαριασμού που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, ορισμένες επιλογές κοινής χρήσης περιορίζονται σε εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό. Άλλες επιλογές, όπως η κοινή χρήση ημερολογίου, έχουν ευρύτερη πρόσβαση και μπορούν επίσης να γίνουν με έναν προσωπικό λογαριασμό, όπως έναν λογαριασμό Outlook.com ή Hotmail.com.

Συμβουλή

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους λογαριασμούς, ανατρέξτε στο θέμα Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν λογαριασμό Microsoft και έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό;

Διάφοροι τρόποι κοινής χρήσης στο Outlook

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τους διαφορετικούς τρόπους κοινής χρήσης στο Outlook, τον τύπο του λογαριασμού που απαιτείται και το αν χρειάζεστε ή όχι το Διαχείριση IT του οργανισμού σας για να το ρυθμίσετε.

Τύπος κοινής χρήσης Περιγραφή Παραδείγματα σεναρίων Τύπος λογαριασμού Απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή IT
Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο παρέχει πρόσβαση ομάδας ή άτομο σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο. Αυτό περιλαμβάνει περιεχόμενο γραμματοκιβωτίου, όπως φακέλους, ημερολόγια και επαφές.
Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το email εμφανίζεται ότι προέρχεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από έναν μεμονωμένο χρήστη.
Τα δικαιώματα στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των μελών.		 Μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών θέλει ένα ενιαίο γραμματοκιβώτιο όπου όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνουν στο info@contoso.com.
Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών με πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να λαμβάνει και να απαντά σε μηνύματα. Οι απαντήσεις στέλνονται πάντα, ανεξάρτητα από info@contoso.com το ποιος από την ομάδα απαντά στο μήνυμα.		 Εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός Ναι, απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή.

Ο διαχειριστής θα εκχωρήσει δικαιώματα σε όλους τους χρήστες που χρειάζονται πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
Κοινόχρηστα ημερολόγια Τα κοινόχρηστα ημερολόγια περιορίζονται στο φάκελο ημερολογίου μέσα στο γραμματοκιβώτιό σας.
Μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας με ένα ή περισσότερα άτομα. Τα δικαιώματα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των ατόμων με τα οποία κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας και εξαρτώνται επίσης από το λογαριασμό που χρησιμοποιείτε για να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας.
Ορισμένες πτυχές της κοινής χρήσης ημερολογίων περιορίζονται μόνο σε εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς.		 Μπορεί να θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ημερολογίων με προγραμματιστές, εκτελεστικούς διαχειριστές, συναδέλφους, φίλους, συγγενείς ή άλλα αξιόπιστα άτομα. Εταιρικοί ή σχολικοί και προσωπικοί λογαριασμοί Δεν απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να επιλέξετε το ημερολόγιο που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση και να εκχωρήσετε δικαιώματα μέσα από το Outlook.
Εάν χρησιμοποιείτε έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό, μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα πληρεξουσίου, τα οποία επιτρέπουν στον πληρεξούσιο να στέλνει και να απαντά σε προσκλήσεις σε σύσκεψη εκ μέρους σας.
Κοινόχρηστοι φάκελοι Επιλέξτε να κάνετε κοινή χρήση ενός ή περισσότερων φακέλων του γραμματοκιβωτίου σας με άλλα άτομα στον οργανισμό σας. Μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο πρόσβασης για κάθε άτομο με το οποίο κάνετε κοινή χρήση, εκχωρώντας δικαιώματα μόνο για προβολή ή επεξεργασία ή ανάθεση.

Υπάρχουν δύο τύποι δικαιωμάτων ανάθεσης. Μπορείτε να επιλέξετε να στέλνουν άλλα άτομα για λογαριασμό σας ή όπως εσείς.		 Σενάριο 1: Θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου με δικαιώματα μόνο προβολής. Για παράδειγμα, διαχειρίζεστε ένα έργο και θέλετε να δώσετε σε κάποιο μέλος της ομάδας σας πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο. Μπορείτε να επιτρέψετε σε αυτό το άτομο τη δυνατότητα να απαντά σε μηνύματα, αλλά μπορεί να απαντά μόνο ως ο εαυτός του και όχι για λογαριασμό σας.

Σενάριο 2: Ένας διευθυντής εκχωρεί δικαιώματα πληρεξουσίου στο βοηθό του, έτσι ώστε ο βοηθός να μπορεί να παρακολουθεί και να απαντά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό του. Ή θέλουν ο βοηθός να έχει πλήρη διαχείριση του γραμματοκιβωτίου του και να του παρέχει δικαιώματα "Αποστολή ως". Και στις δύο περιπτώσεις, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει την κοινή χρήση ολόκληρου του γραμματοκιβωτίου του (μαζί με το ημερολόγιο) ή την κοινή χρήση μόνο επιλεγμένων φακέλων.		 Εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να έχουν πρόσβαση οι άλλοι χρήστες, ενδέχεται να απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή.
Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση φακέλων με άλλα άτομα στον οργανισμό σας. Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη κάποιου ατόμου ως πληρεξουσίου και την εκχώρηση δικαιωμάτων " Αποστολή εκ μέρους ".
Ωστόσο, για να εκχωρήσετε δικαιώματα "Αποστολή ως " σε κάποιον, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή IT που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του Outlook στον οργανισμό σας για να το ρυθμίσει για εσάς.

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την κοινή χρήση;

Επιλέξτε ένα άρθρο παρακάτω για το πώς και τι θέλετε να μοιραστείτε.