Οργάνωση συμβάντος Engage

Τα συμβάντα επιτρέπουν στους ηγέτες να μοιραστούν τη στρατηγική τους και να προωθήσουν την κουλτούρα, ενώ παράλληλα βοηθούν τους υπαλλήλους να συνδεθούν, να δικτυώσουν και να ανταλλάξουν ιδέες. Οι συνομιλίες βοηθούν να διατηρήσετε την αλληλεπίδραση των συμμετεχόντων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συμβάν. Οι συμμετέχοντες μπορούν να συμμετάσχουν από τον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή τους.

Οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να δημιουργήσει Engage συμβάντα στην προβολή αφήγησης και οι διαχειριστές της κοινότητας μπορούν να δημιουργήσουν Engage συμβάντα για την κοινότητά τους. Engage συμβάντα υποστηρίζουν τρεις τύπους συμβάντων: εκπομπές, συσκέψεις και ασύγχρονο. Με αυτά τα σενάρια, συνδυάζουμε τις υπερδυνάμεις του Teams και Engage σε μια ενοποιημένη εμπειρία συμβάντων.

Οι ρόλοι των διοργανωτών και των παρουσιαστών

Ο διοργανωτής είναι ο δημιουργός μιας εκδήλωσης. Οι διοργανωτές έχουν τον πλήρη έλεγχο των δυνατοτήτων επεξεργασίας και διαγραφής συμβάντων.

Στιγμιότυπο οθόνης που δείχνει πώς οι διοργανωτές επιλέγουν τα άτομα που συμπληρώνουν ρόλους για μια εκδήλωση.

Engage εκδηλώσεις υποστηρίζει έως και 10 συν-διοργανωτές. Οι συν-διοργανωτές μπορούν να εποπτεύουν συμβάντα, να αλλάζουν επιλογές δέσμευσης όπως η εποπτεία τροφοδοσίας συμβάντος και η ανώνυμη δέσμευση και να ενημερώνουν τις εγγραφές συμβάντων μετά το συμβάν.

Οι διοργανωτές μπορούν να προβάλλουν τα άτομα ως το πρόσωπο της εκδήλωσης. Οι επιλεγμένοι χρήστες εμφανίζονται στη σελίδα προορισμού της εκδήλωσης. Το συμβάν εμφανίζεται στην προβολή αφήγησης των επιλεγμένων χρηστών, οι οποίοι έχουν πρόσβαση στο συμβάν.

Οι διοργανωτές και οι συν-διοργανωτές δεν είναι ορατοί στους συμμετέχοντες στη σελίδα της εκδήλωσης και δεν εμφανίζονται σε κάρτες συμβάντων.

Οι διοργανωτές ορίζουν τους παρουσιαστές για κοινή χρήση περιεχομένου και ομιλία στην εκδήλωση. Αυτό είναι συγχρονισμένο με τις ρυθμίσεις παρουσιαστή του Teams.

Οι παρουσιαστές μπορούν να είναι οποιοσδήποτε στον οργανισμό σας. Μπορούν να παρουσιάσουν την οθόνη τους και να μοιραστούν φωνή και βίντεο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Σημαντικό: Η εμπειρία web του Microsoft Teams δεν υποστηρίζει την παραγωγή εκδηλώσεων του δημαρχείου. Χρησιμοποιείτε πάντα την εφαρμογή υπολογιστή Teams για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα για Engage εκπομπές.

Πού λαμβάνουν χώρα τα συμβάντα;

Engage συμβάντα πραγματοποιούνται σε δύο τοποθεσίες: στην προβολή αφήγησης ενός ηγέτη ή σε μια κοινότητα στο Engage ή στο Microsoft Teams.

Δημόσια και ιδιωτικά συμβάντα προβολής αφήγησης

Τα συμβάντα προβολής αφήγησης παρέχουν τον έλεγχο του πότε η εκδηλωσή σας είναι δημόσια ή ιδιωτική. Ακολουθεί μια ανάλυση αυτών των δύο επιλογών ορατότητας:

Προβολή αφήγησης δημόσιων συμβάντων

Όλα τα άτομα στον οργανισμό μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση και να συμμετάσχουν στην εκδήλωση.

Ιδιωτική προβολή αφήγησης συμβάντων

Οι διοργανωτές, οι συν-διοργανωτές, οι παρουσιαστές και οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες (κοινότητες, ομάδες M365, λίστες διανομής, ομάδες ασφαλείας ή άτομα) μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση και να συμμετάσχουν στην εκδήλωση.

Συμβάντα κοινότητας

Οι εκδηλώσεις της κοινότητας παρατηρούν τις τυπικές ρυθμίσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων για την κοινότητα φιλοξενίας.

Engage συμβάντα στις δημόσιες κοινότητες είναι ορατά σε όλους τους χρήστες στην εταιρεία.
Engage συμβάντα στις ιδιωτικές κοινότητες είναι ορατά μόνο στα μέλη της κοινότητας.

Οι εκδηλώσεις της κοινότητας ακολουθούν την προστασία των προσωπικών δεδομένων της κοινότητας κατά τη στιγμή της δημιουργίας. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει με σαφήνεια τη συμπεριφορά των συμβάντων (που έχουν ήδη δημιουργηθεί – παλαιότερα και προσεχή) όταν ένας διαχειριστής κοινότητας κάνει αλλαγές στις ρυθμίσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων της κοινότητας:

Τύπος συμβάντος	Αλλαγή στην προστασία προσωπικών δεδομένων της κοινότητας	Ιδιότητα μέλους χρήστη	Πρόσβαση στη σελίδα συμβάντος	Αλληλεπίδραση τροφοδοσίας	Πρόσβαση σε ζωντανή προβολή	Πρόσβαση voD
Ασύγχρονης	Δημόσια > Ιδιωτική	Μη μέλος	Όχι	Όχι	Όχι	Όχι
Σύσκεψη	Δημόσια > Ιδιωτική	Μη μέλος	Όχι	Όχι	Ναι	Όχι
Εκπομπή	Δημόσια > Ιδιωτική	Μη μέλος	Όχι	Όχι	Ναι (συμπεριλαμβανομένης της προβολής σε Engage)	Όχι
Ασύγχρονης	Ιδιωτικό > Δημόσιο	Μη μέλος	Ναι	Ναι	Όχι	Ναι
Σύσκεψη	Ιδιωτικό > Δημόσιο	Μη μέλος	Ναι	Ναι	Όχι	Ναι
Εκπομπή	Ιδιωτικό > Δημόσιο	Μη μέλος	Ναι	Ναι	Όχι (συμπεριλαμβανομένης της προβολής σε Engage)	Ναι

Δημιουργία νέου συμβάντος Engage

Για να δημιουργήσετε ένα συμβάν σε μια προβολή αφήγησης ή κοινότητα, μεταβείτε στην προβολή αφήγησης ή στην κοινότητά σας. Επιλέξτε την καρτέλα Συμβάντα > Δημιουργία συμβάντος.

Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε ένα νέο συμβάν από το ανώτατο επίπεδο των Engage:

Από το αριστερό παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Δημιουργία νέου και επιλέξτε Συμβάν.

Το Engage αριστερό παράθυρο περιήγησης παρέχει το μενού Δημιουργία νέας.

Συμπληρώστε τον τίτλο, τις ημερομηνίες και ώρες και άλλες ενότητες αυτής της φόρμας. Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης ορίζουν το χρονικό διάστημα για το συμβάν.
Επιλέξτε εάν θέλετε να φιλοξενήσετε αυτό το συμβάν σε προβολή αφήγησης ή σε μια κοινότητα.

Με αυτόν τον τρόπο καθορίζεται ποιος μπορεί να συμμετάσχει στο συμβάν και πού αποθηκεύεται το περιεχόμενο.
1. Για να δημιουργήσετε συμβάντα κοινότητας, πρέπει να είστε διαχειριστής κοινότητας.
2. Για να δημιουργήσετε συμβάντα προβολής αφήγησης, πρέπει να είναι η δική σας προβολή αφήγησης ή μπορείτε να είστε πληρεξούσιος ενός ηγέτη και να έχετε πρόσβαση στην ιστορία των ηγετών.
Επιλέξτε από τους τρεις τύπους συμβάντων: Async, Σύσκεψη ή Εκπομπή. Το Async είναι η προεπιλογή.
1. Αφήστε το κουμπί εναλλαγής Ενεργοποίηση εκπομπής ή σύσκεψης απενεργοποιημένο για να δημιουργήσετε ένα συμβάν ασύγχρονου χωρίς δυνατότητες βίντεο. Για τα επόμενα βήματα, ανατρέξτε στο θέμα Async Engage συμβάντα.
2. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Ενεργοποίηση εκπομπής ή σύσκεψης για να επιλέξετε μια εκπομπήή σύσκεψη. Για τα επόμενα βήματα, ανατρέξτε στο θέμα Συσκέψεις σε συμβάντα Engage ή για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας εκπομπής, ανατρέξτε στο θέμα Εκπομπές σε συμβάντα Engage.

Αφού δημιουργήσετε μια εκδήλωση, οι καθορισμένοι διοργανωτές, οι συν-διοργανωτές και οι παρουσιαστές λαμβάνουν μια πρόσκληση ημερολογίου.

Σημαντικό: Μην κάνετε αλλαγές στο συμβάν στο Outlook ή στο ημερολόγιο του Teams. Όλες οι αλλαγές συμβάντος πρέπει να γίνουν στις Viva Engage.

Εποπτεία συμβάντος Engage

Οι διοργανωτές και οι διοργανωτές εκδηλώσεων μπορούν να διαχειρίζονται συζητήσεις και απαντήσεις κατά τη διάρκεια μιας εκδήλωσης.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η εποπτεία, οι διοργανωτές μπορούν να αναθεωρούν δημοσιεύσεις ερωτήσεων και συζητήσεων πριν από τη δημοσίευσή τους σε όλους τους χρήστες. Δεν είναι δυνατή η εποπτεία των απαντήσεων. Οι διοργανωτές μπορούν επίσης να απαντήσουν ιδιωτικά σε μη δημοσιευμένες ερωτήσεις από τους συμμετέχοντες. Ο διοργανωτής μπορεί να σχολιάσει γιατί μια ερώτηση απορρίπτεται ή να ζητήσει περαιτέρω διευκρινίσεις πριν από τη δημοσίευση. Αυτές οι απαντήσεις δεν είναι ορατές σε άλλους συμμετέχοντες και, όταν δημοσιεύεται η συνομιλία, οι απαντήσεις δεν είναι πλέον ορατές σε κανέναν.

Οι ανώνυμες δημοσιεύσεις και τα σχόλια είναι πραγματικά ανώνυμα, γεγονός που σημαίνει ότι δεν συσχετίζονται με το χρήστη πλήρως μέσω της συμμόρφωσης και δεν θα εμφανίζονται στην καρτέλα Οι δημοσιεύσεις μου του χρήστη.

Αναβολή ή απενεργοποίηση ερωτήσεων

Για να ξεκινήσετε μια εκδήλωση χωρίς ερωτήσεις και συζητήσεις, απενεργοποιήστε τις ερωτήσεις, τις συζητήσεις για τους συμμετέχοντες κατά τον προγραμματισμό της εκδήλωσης. Οι συμμετέχοντες δεν θα έχουν εμπειρία εκδότη, αλλά οι διοργανωτές και οι παρουσιαστές θα εξακολουθούν να έχουν τη δυνατότητα δημοσίευσης. Αυτές οι επιλογές δέσμευσης συμμετεχόντων μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή.
Για να αλλάξετε τις επιλογές δέσμευσης συμμετεχόντων πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά το συμβάν, μεταβείτε στο κουμπί Επεξεργασία λεπτομερειών, αλλάξτε τις ρυθμίσεις δέσμευσης και αποθηκεύστε το συμβάν.

Παρακολούθηση ερωτήσεων

Φιλτράρετε συνομιλίες για αναπάντητες ερωτήσεις για να βρείτε ερωτήσεις χωρίς καλύτερη απάντηση.
Επισημάνετε την καλύτερη απάντηση (επιλέξτε το εικονίδιο Σημάδι ελέγχου κάτω από την απάντηση).
Παρακάμψετε μια καλύτερη απάντηση επιλέγοντας μια νέα Καλύτερη απάντηση ή επισημαίνοντας την τρέχουσα καλύτερη απάντηση ως λάθος (το εικονίδιο X).
Ζητήστε από συγκεκριμένα άτομα να απαντήσουν σε μια ερώτηση @mentioning τους στην απάντησή σας.
Για κάθε καλύτερη απάντηση, αναφέρετε τη θέση ή τη συνομιλία βίντεο (σε Engage ή Teams) όπου απαντήθηκε η ερώτηση.

Calendar προσκλήσεων

Όταν αποθηκεύετε μια εκδήλωση που μόλις δημιουργήσατε, οι διοργανωτές, οι συν-διοργανωτές και οι παρουσιαστές λαμβάνουν αυτόματα προσκλήσεις ημερολογίου. Οι ενημερώσεις συμβάντων στις Engage από το διοργανωτή αντικατοπτρίζονται σε αυτήν την πρόσκληση. Στις λεπτομέρειες της λειτουργίας περιλαμβάνονται οι εξής:

Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία ή η προώθηση πρόσκλησης που λάβατε.
Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στο συμβάν, κάντε τις στη σελίδα Engage συμβάντος. Οι αλλαγές που γίνονται στην πρόσκληση δεν θα αντικατοπτρίζουν το συμβάν στο Engage.

Αλλάξτε τις πληροφορίες για αυτήν την πρόσκληση στη σελίδα δημιουργίας Engage συμβάντος.

Οι συμμετέχοντες μπορούν γρήγορα να προσθέσουν ή να λάβουν προσκλήσεις ημερολογίου για κάθε συμβάν:

Δημιουργία νέας πρόσκλησης: ο διοργανωτής δημιουργεί μια νέα πρόσκληση με τις λεπτομέρειες και την στέλνει σε επιλεγμένη ώρα στους συμμετέχοντες.
Προσθήκη στο ημερολόγιο: Οι υποψήφιοι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν Προσθήκη στο ημερολόγιο στη σελίδα συμβάντος για να προσθέσουν ένα συμβάν στο ημερολόγιό τους.

Σημαντικό: Η ενέργεια Προσθήκη στο ημερολόγιο του παραλήπτη προσθέτει ένα στατικό αρχείο .icsστο ημερολόγιο του συμμετέχοντα. Οι μελλοντικές ενημερώσεις που γίνονται στην εκδήλωση από το διοργανωτή (όπως ημερομηνία/ώρα/περιγραφή) δεν ενημερώνουν αυτόματα τις προσκλήσεις των συμμετεχόντων.

Σημείωση: Οι συμμετέχοντες για ιδιωτικές συσκέψεις προβολής αφήγησης λαμβάνουν αυτόματα μια πρόσκληση ημερολογίου.

Σημαντικό: Για όλες τις συσκέψεις, οι ομάδες κοινότητας δεν λαμβάνουν προσκλήσεις ημερολογίου. Προσθέστε τα μεμονωμένα ή ως λίστα διανομής για να λαμβάνετε προσκλήσεις.

Συμμετοχή στην εκδήλωση.

Στη σελίδα προορισμού της εκδήλωσης, οι διοργανωτές της εκδήλωσης μπορούν να βρουν βέλτιστες πρακτικές για την προώθηση της εκδήλωσης και μπορούν να ξεκινήσουν τη συγκέντρωση ερωτήσεων συμμετεχόντων σε εκδήλωση πριν από τη διεξαγωγή του ζωντανού τμήματος της εκδήλωσης.

Την ημέρα της εκδήλωσης, όταν το συμβάν είναι "live", οι προσκεκλημένοι επιλέγουν Συμμετοχή σε σύσκεψη ή Συμμετοχή σε εκπομπή» από τη σελίδα προορισμού της εκδήλωσης ή από την πρόσκληση ημερολογίου εκδήλωσης, εάν ο διοργανωτής έστειλε ξεχωριστά προσκλήσεις.

Εκτός από την προβολή και συμμετοχή σε συμβάντα μέσω Engage web και κινητές συσκευές, προβάλετε συμβάντα απευθείας στις Κοινότητες στο Teams. Είτε ο χρήστης έχει Engage web, το Microsoft Teams, την εφαρμογή Engage για κινητές συσκευές ή την εφαρμογή Teams για κινητές συσκευές, οι χρήστες μπορούν να προβάλουν και να συμμετάσχουν σε Engage εκδηλώσεις.

Σημείωση: Εάν αντιγράψετε μια σύνδεση από ένα συμβάν στις Κοινότητες στο Teams, η σύνδεση κατευθύνει τους χρήστες απευθείας στο Teams.

Διαχείριση εγγραφών συμβάντων βίντεο κατ' απαίτηση (VoD)

Στιγμιότυπο οθόνης ενός βίντεο κατ' απαίτηση που ισχύει για μια ζωντανή σύσκεψη Αφού τελειώσει το τμήμα ζωντανής σύσκεψης βίντεο της εκδήλωσης, εάν έχει καταγραφεί το συμβάν, η εγγραφή (βίντεο κατ' απαίτηση) εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας προορισμού της εκδήλωσης για εύκολη πρόσβαση.

Σημαντικό: Για να βεβαιωθείτε ότι η εγγραφή συμβάντος εμφανίζεται στη σελίδα συμβάντος, φροντίστε να εγγράψετε το συμβάν. Από προεπιλογή, η εγγραφή είναι ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΈΝΗ για τις περιπτώσεις εκπομπής και χρήσης συσκέψεων. Οι διοργανωτές θα πρέπει να επιβεβαιώσουν εκ των προτέρων τη ρύθμιση εγγραφής βίντεο για κάθε εκδήλωση μέσω των επιλογών σύσκεψης του Microsoft Teams.

Οι συσκέψεις κοινότητας και οι ηχογραφήσεις βίντεο αποθηκεύονται αυτόματα στη μονάδα δίσκου SharePoint της κοινότητας φιλοξενίας. Μεταβιβάζονται τα δικαιώματα πρόσβασης της κοινότητας.
- Για δημόσιες συσκέψεις κοινότητας, όλα τα άτομα στο δίκτυο μπορούν να βλέπουν αυτόματα το αναγνωριστικό.
- Για ιδιωτικές συσκέψεις κοινότητας, όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες μπορούν να δουν αυτόματα το όνομα χρήστη.
Η σύσκεψη αφήγησης και η μετάδοση εγγραφών αποθηκεύονται στο OneDrive του διοργανωτή και ακολουθούν τα δικαιώματα πρόσβασης του Microsoft Teams που καθορίζονται από τον κατάλογο ονομάτων της συνομιλίας. Ο διοργανωτής πρέπει να επιλέξει Ενημέρωση εγγραφής για να εξασφαλίσει ότι όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες μπορούν να δουν το αναγνωριστικό για ιδιωτικές συσκέψεις και όλοι οι χρήστες στο δίκτυο μπορούν να δουν το αναγνωριστικό για τις δημόσιες συσκέψεις.

Για να ενημερώσετε μια εγγραφή σύσκεψης με μια νέα έκδοση, επιλέξτε Ενημέρωση εγγραφής από την κεφαλίδα υπερχείλισης στη σελίδα συμβάντος, αντικαταστήστε τη σύνδεση και επιλέξτε Ενημέρωση. Η εγγραφή ενημερώνεται και παρέχει πρόσβαση με βάση τις ρυθμίσεις σύνδεσης εγγραφής.

Μετά τη λήξη της εκδήλωσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει αν η εγγραφή σας έχει χωριστεί σε πολλά βίντεο από το Teams. Αυτό συμβαίνει όταν τα βίντεο είναι μεγάλα και υπερβαίνουν το όριο χώρου αποθήκευσης εγγραφής του Teams. Όλες οι εγγραφές θα αποστέλλονται στην κατάλληλη θέση Engage. Για εκδηλώσεις της κοινότητας στο SharePoint της κοινότητας φιλοξενίας που οδηγούν & για εκδηλώσεις προβολής αφήγησης στο One Drive του διοργανωτή, ίσως χρειαστεί απλώς να τις συγχωνεύσετε και να ενημερώσετε τη σύνδεση εγγραφής.

Βέλτιστες πρακτικές για τη φιλοξενία εκδηλώσεων

Για να εξασφαλίσετε την καλύτερη δυνατή συμμετοχή στην εκδήλωση, χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές σχεδιασμού.

Προβιβάστε το συμβάν τουλάχιστον 24 ώρες νωρίτερα. Μοιραστείτε τη σύνδεση συμβάντος μέσω δημοσιεύσεων, ανακοινώσεων ή προσκλήσεων ημερολογίου από Viva Engage, το Microsoft Teams, το Outlook ή το SharePoint στο Microsoft 365.
Στην πρόσκλησή σας, υπενθυμίστε στους χρήστες ότι μπορούν να συμμετάσχουν από οποιαδήποτε συσκευή ή να παρακολουθήσουν την εγγραφή αργότερα.
Επιλέξτε μια ώρα που θα εξυπηρετεί τους περισσότερους συμμετέχοντες σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
Στείλτε υπενθυμίσεις την προηγούμενη ημέρα και λίγο πριν από το συμβάν - λειτουργεί!
Αναπτύξτε δυναμική έχοντας τους συμμετέχοντες να κάνουν ερωτήσεις την εβδομάδα πριν από την εκδήλωση.
Παρακινήστε τους συνεισφέροντες ενθαρρύνοντάς τους να απαντήσουν σε ερωτήσεις:
- Φιλτράρετε και απαντήστε σε Αναπάντητες ερωτήσεις.
- Επισημάνετε τις καλύτερες απαντήσεις επιλέγοντας εικονίδια σημαδιών ελέγχου κάτω από τις απαντήσεις.
- @Mention συγκεκριμένα άτομα να απαντήσουν σε μια ερώτηση.
Μετά τη λήξη του συμβάντος, συνεχίστε τις συνομιλίες με συνέχεια σε αναπάντητες ερωτήσεις.