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Aplicar la validación de datos a celdas

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Aplicar la validación de datos a celdas

Use la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda, como una lista desplegable.

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¡Pruébelo!

  1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.

  2. Seleccione Validación de datos >datos .

    Validación de datos

  3. En la pestaña Configuración , en Conceder , selecciona una opción:

    • Número entero - para restringir la celda para aceptar solo números enteros.

    • Decimal - para restringir la celda para aceptar solo números decimales.

    • Lista - para elegir datos de la lista desplegable.

    • Fecha - restringir la celda para aceptar solo fecha.

    • Hora - restringir la celda para aceptar solo una hora.

    • Longitud del texto - para restringir la longitud del texto.

    • Personalizado – para fórmula personalizada.

  4. Bajo Datos , selecciona una condición.

  5. Establezca los demás valores necesarios según lo que haya elegido para Conceder Y Datos .

  6. Selecciona el botón Mensaje de entrada y personalizar un mensaje que verán los usuarios al escribir datos.

  7. Selecciona el botón Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario selecciona o mantiene el puntero sobre las celdas seleccionadas.

  8. Selecciona el botón Alerta de error para personalizar el mensaje de error y elegir una Estilo .

  9. Seleccione VALE .

    Ahora, si el usuario intenta escribir un valor que no es válido, una Alerta de error aparece con el mensaje personalizado.

Descargar nuestros ejemplos

Descargar un libro de ejemplo con todos los ejemplos de validación de datos de este artículo

Si va a crear una hoja en la que los usuarios deben introducir datos, puede que quiera restringir la entrada a un intervalo determinado de fechas o números, o asegurarse de que solo se introduzcan números enteros positivos. Excel puede restringir la entrada de datos a determinadas celdas usando validación de datos , pida a los usuarios que escriban datos válidos cuando se seleccione una celda y muestre un mensaje de error cuando un usuario escriba datos no válidos.

Restringir la entrada de datos

  1. Seleccione las celdas en las que quiera restringir la entrada de datos.

  2. En la pestaña Datos , haz clic en Validación de datos > Validación de datos .

    Nota:  Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro .

  3. En Conceder , seleccione el tipo de datos que desea permitir y rellene los criterios y valores límite.

    Nota:  Los cuadros en los que introduzca valores límite se etiquetarán en función de los datos y criterios límite que haya elegido. Por ejemplo, si elige Fecha como tipo de datos, podrá escribir valores límite en los cuadros de valor mínimo y máximo etiquetados Fecha de inicio Y Fecha de finalización .

Solicitar a los usuarios que introduzcan valores válidos

Cuando los usuarios hacen clic en una celda con requisitos de entrada de datos, puede mostrar un mensaje en el que se explique qué datos son válidos.

  1. Seleccione las celdas en las que quiera solicitar a los usuarios entradas de datos válidas.

  2. En la pestaña Datos , haz clic en Validación de datos > Validación de datos .

    Nota:  Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro .

  3. En la pestaña Mensaje de entrada , selecciona el botón Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda .

  4. En Título , escriba un título para el mensaje.

  5. En Mensaje de entrada , escriba el mensaje que desea mostrar.

Mostrar un mensaje de error cuando se introducen datos no válidos

Si ha aplicado restricciones de datos y un usuario introduce datos no válidos en una celda, puede mostrar un mensaje en el que se explique el error.

  1. Seleccione las celdas en las que desea que se muestre el mensaje de error.

  2. En la pestaña Datos , haz clic en Validación de datos > Validación de datos .

    Nota:  Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro .

  3. En la pestaña Alerta de error , en la pestaña Título , escriba un título para el mensaje.

  4. En Mensaje de error escriba el mensaje que desea mostrar si se introducen datos no válidos.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para

    En la pestaña Estilo , selecciona

    Requerir que los usuarios corrijan el error antes de continuar

    Detener

    Avise a los usuarios de que los datos no son válidos y pídales que seleccionen Sí O No para indicar si quieren continuar

    Advertencia

    Avise a los usuarios de que los datos no son válidos, pero permítales continuar después de que descarten el mensaje de advertencia.

    Importante

Agregar validación de datos a una celda o a un rango de celdas

Nota:  Los primeros dos pasos de esta sección son para agregar cualquier tipo de validación de datos. Los pasos 3 a 7 son específicamente para crear una lista desplegable.

  1. Seleccione una o más celdas para validar.

  2. En la pestaña Datos , en la pestaña Herramientas de datos , haz clic en Validación de datos .

  3. En la pestaña Configuración , en la pestaña Conceder , selecciona Lista .

  4. En Fuente , escriba los valores de la lista separados por comas. Por ejemplo, escribe Bajo, Promedio, Alto .

  5. Asegúrate de que la opción Lista desplegable en la celda está seleccionada. Si no lo está, no podrá ver la flecha desplegable al lado de la celda.

  6. Para especificar cómo desea controlar los valores en blanco (nulos), seleccione o desactive la casilla Omitir en blanco .

  7. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que está funcionando correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Notas: 

  • Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que quiera. Por ejemplo, es posible que quiera comprobar si la opción la celda es lo suficientemente ancha para mostrar todas tus entradas.

  • Quitar validación de datos - Seleccione la celda o las celdas que contienen la validación que desea eliminar y, a continuación, vaya a Validación de datos > datos y, en el cuadro de diálogo de validación de datos, presiona el botón Borrar todo y, a continuación, haz clic en VALE .

En la tabla siguiente se muestran otros tipos de validación de datos y maneras de agregarla a sus hojas de cálculo.

Para ello:

Siga estos pasos:

Restrinja la entrada de datos a números enteros dentro de límites.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. Desde la pestaña Conceder , selecciona Número entero .

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras. Por ejemplo, para establecer límites superiores e inferiores, selecciona Entre .

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

    Por ejemplo, supongamos que está validando datos en la celda F1. Para establecer un límite mínimo de deducciones en dos veces el número de hijos en esa celda, seleccione mayor o igual que En Datos y escribe la fórmula, =2*F1 En Mínimo Caja.

Restrinja la entrada de datos a un número decimal dentro de límites.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. En Conceder , selecciona Decimal .

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras. Por ejemplo, para establecer límites superiores e inferiores, selecciona Entre .

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones del 6% del salario de un vendedor en la celda E1, seleccione menor o igual que En Datos y escribe la fórmula, =E1*6% En Máximo Caja.

    Nota:  Para permitir que un usuario escriba porcentajes, por ejemplo, 20 %, seleccione Decimal En Conceder , selecciona el tipo de restricción que quieras en el cuadro Datos escribe el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo .2 y, a continuación, muestre la celda de validación de datos como un porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual Imagen del botón En Número en el grupo Casa pestaña.

Restrinja la entrada de datos a una fecha dentro de un intervalo de fechas.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. En Conceder , selecciona Fecha .

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras. Por ejemplo, para permitir fechas posteriores a un día determinado, selecciona mayor que .

  4. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para establecer un período de tiempo entre la fecha de hoy y 3 días a partir de la fecha actual, seleccione Entre En Datos , escribe =HOY() En Fecha de inicio y escribe =HOY()+3 En Fecha de finalización Caja.

Restrinja la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. En Conceder , selecciona Hora .

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, selecciona menor que .

  4. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. Si desea especificar horas específicas, use el formato de hora hh:mm.

    Por ejemplo, supongamos que tiene la celda E2 configurada con una hora de inicio (8:00 a.m.) y la celda F2 con una hora de finalización (5:00 p.m.), y desea limitar los tiempos de reunión entre esas horas y, a continuación, seleccione Entre En Datos , escribe =E2 En Hora de inicio y, a continuación, escribe =F2 En Hora de finalización Caja.

Restrinja la entrada de datos a texto de una longitud específica.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. En Conceder , selecciona Longitud del texto .

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras. Por ejemplo, para permitir hasta un número determinado de caracteres, selecciona menor o igual que .

  4. En este caso queremos limitar la entrada a 25 caracteres, así que selecciona menor o igual que En Datos y escribe 25 En Máximo Caja.

Calcule qué se permite según el contenido de otra celda.

  1. Siga los pasos 1 a 2 anteriores.

  2. En Conceder , selecciona el tipo de datos que quieras.

  3. En Datos , selecciona el tipo de restricción que quieras.

  4. En el cuadro o cuadros situados debajo de la Datos , haga clic en la celda que desea usar para especificar lo que se permite.

    Por ejemplo, para permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no supera el presupuesto de la celda E1, seleccione Conceder > Número entero, Datos , menor o igual que, y Máximo >= =E1 .

Notas: 

  • Los ejemplos siguientes usan la opción Personalizado donde escribe fórmulas para configurar sus condiciones. No tiene por qué preocuparse sobre lo que muestre el cuadro Datos, ya que está deshabilitado con la opción Personalizado.

  • Las capturas de pantalla de este artículo se tomaron en Excel 2016 ; pero la funcionalidad es la misma en Excel para la Web .

Para asegurarse de que

Escriba esta fórmula

La celda que contiene un id. de producto (C2) comienza siempre con el prefijo estándar de “ID”, y tiene al menos 10 (superior a 9) caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(C2, 3) ="ID-",LARGO(C2) > 9)

Ejemplo 6: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un nombre de producto (D2) solo contiene texto.

=ESTEXTO(D2)

Ejemplo 2: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un cumpleaños (B6) debe ser mayor que el número de años que establezca en la celda B4.

=SI(B6<=(HOY()-(365*B4)),VERDADERO,FALSO)

Ejemplo de validación de datos para restringir la entrada de una a una antigüedad mínima

Todos los datos del rango de celdas A2:A10 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$2:$A$10,A2)=1

Ejemplo 4: Fórmulas en la validación de datos

Nota:  Debe escribir la fórmula de validación de datos para la celda A2 primero, después copiar A2 a A3:A10 de forma que el segundo argumento de CONTAR.SI coincida con la celda actual. Esa es la A2)=1 cambiará a A3)=1, A4)=1 y así sucesivamente.

Para obtener más información

Asegúrese de que las entradas de direcciones de correo electrónico en la celda B4 contienen el símbolo @.

=ESNUMERO(BUSCAR("@",B4))

Ejemplo de validación de datos que garantiza que una dirección de correo electrónico contiene el símbolo @

Sugerencia: Si es propietario de una pequeña empresa y desea obtener más información sobre cómo configurar Microsoft 365, visite Ayuda y aprendizaje para pequeñas empresas.

¿Quiere más?

Manos en un portátil

Crear una lista desplegable

Agregar o quitar elementos de una lista desplegable

Más información sobre la validación de datos

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