La entrada de datos es más rápida y precisa al restringir los valores de una celda a las opciones de una lista desplegable.

Para empezar, realice una lista de las entradas válidas de una hoja y, después, ordene o reorganice las entradas para que se muestren en el orden en que prefiera. Después, puede usar las entradas como el origen para la lista desplegable de datos. Si la lista no es larga, puede hacer referencia a esta fácilmente y escribir las entradas directamente en la herramienta de validación de datos.

1. Para crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco de una hoja.

2. Seleccione las celdas para las que quiera restringir la entrada de datos.

3. En la pestaña Datos , en Herramientas Haga clic Validación de datos O Validar .

   

   Nota:  Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro .

4. Haz clic en el botón Configuración y, a continuación, en la pestaña Conceder , haz clic en Lista .

5. Haz clic en el botón Fuente y, a continuación, en la hoja, seleccione la lista de entradas válidas.

   Se minimizará el cuadro de diálogo para que pueda verse mejor la hoja.

6. Presione RETORNO o haga clic en el botón Ampliar para restaurar el cuadro de diálogo y, a continuación, haz clic en VALE .

   Sugerencias: 

   • También puede escribir valores directamente en la pestaña Fuente separados por comas.

   • Para modificar la lista de entradas válidas, simplemente cambie los valores de la lista de origen o edite el rango en el Fuente Caja.

   • Puede especificar su propio mensaje de error para responder a entradas de datos no válidas. En la pestaña Datos , haz clic en Validación de datos O Validar y, a continuación, haz clic en el botón Alerta de error pestaña.

Vea también

Aplicar la validación de datos en celdas

1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que quiera que se muestren en la lista desplegable. Lo ideal es que tengas los elementos de lista en una Tabla de Excel .

   Notas: 

   • ¿Por qué colocar los datos en una tabla? Cuando los datos están en una tabla, como usted agregar o quitar elementos de la lista , las listas desplegables que se basen en esa tabla se actualizarán automáticamente. No necesita realizar ninguna otra acción.

   • Ahora es un buen momento para Ordenar los datos en el orden en que quiera que aparezcan en la lista desplegable.

2. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista desplegable.

3. Ve a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Validación de datos .

4. En la pestaña Configuración , en la pestaña Conceder , haz clic en Lista .

5. Si ya creó una tabla con las entradas desplegables, haga clic en el botón Fuente y, a continuación, haga clic y arrastre las celdas que contienen esas entradas. Pero no incluya la celda del encabezado. Incluya solo las celdas que tienen que aparecer en la lista desplegable. También puede escribir una lista de entradas en el cuadro de diálogo Fuente separados por comas de esta forma:

   Fruta;Verdura;Granos;Lácteos;Tentempiés

6. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir en blanco Caja.

7. Marca la casilla Lista desplegable en la celda Caja.

8. Haz clic en el botón Mensaje de entrada pestaña.

   • Si quiere que aparezca un mensaje al hacer clic en la celda, active la casilla Mostrar mensaje y escribe un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

9. Haz clic en el botón Alerta de error pestaña.

   • Si quieres que aparezca un mensaje cuando alguien escriba algo que no esté en la lista, comprueba la Mostrar alerta , elige una opción en Tipo y escribe un título y un mensaje. Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

10. Haga clic VALE .

Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que quiera. Por ejemplo, es posible que quiera comprobar si Cambiar el ancho de columna y el alto de fila para mostrar todas tus entradas. Si decide que quiere cambiar las opciones de la lista desplegable, consulte Agregar o quitar elementos de una lista desplegable . Para eliminar una lista desplegable, consulte Quitar una lista desplegable .