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Usted y sus compañeros pueden abrir y trabajar en el mismo libro de Excel. Esto es la coautoría. Cuando trabaja en coautoría, puede ver los cambios de los demás rápidamente, en cuestión de segundos. Y, con algunas versiones de Excel, verá las selecciones de otras personas en colores diferentes. Si usa una versión de Excel que admite la coautoría, puede seleccionar Compartir en la esquina superior derecha, escribir direcciones de correo electrónico y, a continuación, elegir una ubicación en la nube. Pero, si necesita más detalles, como qué versiones son compatibles y dónde se puede almacenar el archivo, este artículo le guiará a través del proceso.

Nota: Esta característica solo está disponible si tiene una suscripción a Microsoft 365. Si tiene una suscripción de Microsoft 365, asegúrese de tener instalada la versión más reciente de Office.Comprar o probar Microsoft 365

Para trabajar en co-autoría en Excel para equipos de escritorio de Windows, necesita asegurarse de que se configuran algunas cosas antes de empezar. Después de eso, solo se necesitan unos pasos para trabajar en coautoría con otras personas.

Mediante un explorador web, cargue o cree un libro nuevo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online. Tenga en cuenta que los sitios de SharePoint local (sitios que no están hospedados por Microsoft) no admiten la coautoría. Si no está seguro de cuál está usando, pregunte a la persona responsable del sitio o al departamento de TI.

  1. Si ha cargado el archivo, seleccione el nombre de archivo para abrirlo. El libro se abrirá en una pestaña nueva en el explorador web.

  2. Seleccione el botón Abrir en la aplicación de escritorio .

  3. Cuando el archivo se abra en la aplicación de escritorio de Excel, es posible que vea una barra amarilla que indica que el archivo está en vista protegida. Si es así, seleccione el botón Habilitar edición .

  4. Seleccione Compartir en la esquina superior derecha.

  5. De forma predeterminada, todos los destinatarios podrán editar el libro; sin embargo, puede cambiar la configuración seleccionando la opción puede editar .

  6. Escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección y sepárelas entre sí con un punto y coma.

  7. Agregue un mensaje para los destinatarios. Este paso es opcional.

  8. Seleccione Enviar.

Nota: Si quiere enviar el vínculo usted mismo, no seleccione el botón Enviar . En su lugar, seleccione Copiar vínculo en la parte inferior del panel.

Si seleccionó el botón Compartir , los usuarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden seleccionar el vínculo para abrir el libro. Es posible que se abra un explorador web y que el libro se abra en Excel para la Web. Si quieren usar la aplicación de escritorio de Excel para trabajar en coautoría, pueden seleccionar Editar en la aplicación de escritorio. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Excel que sea compatible con la co-autoría. Excel para Android, Excel para iOS, Excel Mobile y Excel para Microsoft 365 suscriptores son las versiones compatibles actualmente con la coautoría. Si no tienen una versión compatible, pueden editar en el explorador.

Nota: Si usan la última versión de Excel, PowerPoint o Word hay una forma más fácil: pueden seleccionar Archivo > Abrir y seleccionar Compartido conmigo.

Con el archivo abierto en Excel, asegúrese de que el Autoguardado está activado en la esquina superior izquierda. Cuando los otros usuarios abran finalmente el archivo, estarán trabajando en coautoría. Sabrá que está trabajando en co-autoría si ve imágenes de las personas en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. (También puede ver sus iniciales o una "I", que significa invitado).

Iconos de Personas, Cuando otras personas trabajen conjuntamente con co-autoría, aparecerán aquí.

Sugerencias sobre co-autoría:

  • Puede que vea selecciones de otras personas en colores diferentes. Esto ocurre si usan Excel para Microsoft 365 suscriptores, Excel para la Web, Excel para Android, Excel Mobile o Excel para iOS. Si están usando otra versión, no verá sus selecciones, pero sus cambios aparecerán mientras están trabajando.

  • Si están usando otra versión no verá sus selecciones, pero sus cambios aparecerán a medida que trabajan. Sin embargo, la selección siempre será de color verde. Y en las pantallas de otras personas, sus propias selecciones también serán verdes. Si pierde el rastro de quién es quién, sitúe el cursor sobre la selección y se mostrará el nombre de la persona. Si quiere ir directamente al lugar donde alguien está trabajando, seleccione su imagen o iniciales y, después, seleccione la opción Ir a .

Preguntas más frecuentes

En Excel para Microsoft 365 suscriptores, es posible que observe Autoguardado en la esquina superior izquierda. Autoguardado está habilitado cuando el archivo está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Guarda automáticamente los cambios en la nube mientras trabaja. Y si otras personas están trabajando en el mismo archivo, Autoguardado les permite ver los cambios en cuestión de segundos. Consulte ¿Qué es Autoguardado? para obtener más información sobre Autoguardado, incluidos los motivos por los que puede estar disponible o no estar disponible.

Hay varios motivos por los que se puede producir este error. El más común es porque alguien ha abierto el archivo con una versión de Excel que no admite la coautoría. Si solo una persona hace esto, los demás usuarios recibirán el error "bloqueado", incluso si todos los demás usan una versión de Excel que admite la coautoría.

Versiones de Excel que admiten coautoría:

  • Excel para Microsoft 365*

  • Excel para Microsoft 365 para Mac*

  • Excel para la Web

  • Excel para Android

  • Excel para iOS

  • Excel Mobile

* La coautoría en esta versión requiere que tenga la versión más reciente de Excel para Microsoft 365 instalada y requiere que inicie sesión en una cuenta de suscripción de Microsoft 365. Tenga en cuenta que, si tiene una cuenta profesional o educativa, es posible que todavía no tenga una versión compatible con la coautoría. Esto puede deberse a que el administrador no ha proporcionado la versión más reciente para instalar.

Si sigue recibiendo el error "bloqueado", vea El archivo de Excel está bloqueado para editar para obtener más soluciones a este problema.

Puede ver selecciones de otras personas en colores diferentes, pero solo si usted y otras personas usan Excel para Microsoft 365 suscriptores, Excel para la Web, Excel para Android, Excel Mobile o Excel para iOS. Además, si los usuarios usan Excel para Microsoft 365 suscriptores, todos necesitan tener Activado Autoguardado para ver las selecciones coloreadas.

Si usa Excel para Microsoft 365, Excel para la Web, Excel para Android o Excel para iOS y no ve las selecciones de otros usuarios, espere unos segundos. Si sigue sin ver las selecciones de alguien, asegúrese de que está usando Excel para Microsoft 365, Excel para la Web, Excel para Android o Excel para iOS. Si usan otra versión, como Excel Mobile, sus selecciones no aparecerán. Pero los cambios que apliquen se verán prácticamente al instante. Además, si usan una versión anterior de Excel, no podrán editar el archivo al mismo tiempo que usted y no podrá ver sus selecciones.

Para trabajar en co-autoría y ver los cambios realizados por otros usuarios, todos necesitan usar una versión de la aplicación de Excel que sea compatible con la co-autoría. Excel para Android, Excel para iOS, Excel Mobile y Excel para Microsoft 365 suscriptores son las versiones compatibles actualmente con la coautoría. Si no tienen una versión compatible, siempre pueden usar Excel para la Web en el explorador web. Si no se soluciona el problema, pruebe a realizar uno o varios de los siguientes pasos:

  • Espere un minuto o dos. A veces se requiere cierto tiempo para que Excel y la nube se comuniquen entre sí.

  • Indique a todos los usuarios que seleccionen el botón Habilitar edición si aparece.

  • Asegúrese de que todos los usuarios que trabajan en Excel para Microsoft 365 suscriptores tienen Autoguardado activado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel.

  • Si usa OneDrive para sincronizar archivos, asegúrese de que no está en pausa y de que la opción Usar aplicaciones de Office para sincronizar archivos de Office... está activada. Aquí encontrará más información sobre esta opción.

  • Asegúrese de que quienes trabajan en Excel para Android tienen activado Autoguardado. Pueden activarlo pulsando Archivo > Botón de engranaje > Autoguardado.

  • Asegúrese de que quienes trabajan en Excel para iOS tienen activado Autoguardado. Pueden activarlo pulsando Archivo Botón Archivo > Autoguardado.

  • Asegúrese de que el archivo no es Solo lectura.

  • En un equipo de Windows, abra el archivo y vaya a Archivo > Información. Resuelva cualquier error que muestre.

Podría ocurrir de forma ocasional si alguien usa una característica de Excel que todavía no es totalmente compatible con la co-autoría en Excel. Esto puede detener temporalmente el proceso de co-autoría. Si no tiene cambios no guardados, simplemente seleccione Actualizar. Si tiene cambios no guardados que no necesita conservar, puede seleccionar Descartar cambios. Para el material que necesites conservar, selecciona Guardar una copia y guarda el archivo con un nombre diferente. Después, seleccione y copie los cambios que necesite mantener. Por último, un último paso: vuelva a abrir el archivo original que está en la nube y pegue los cambios de nuevo.

En general, el último cambio que se guarda, ya sea con el botón Guardar o automáticamente con Autoguardado, es el que "gana". Hay algunas excepciones a esto, pero así es como suele funcionar. Si no desea tener conflictos con otras personas, asigne áreas o hojas a cada persona. Puede explicar estas tareas cuando envía el vínculo o puede hacer que las asignaciones sean obvias en el propio libro si coloca los nombres de las personas en las celdas de título o asigna nombres a hojas con los nombres de los usuarios.

Tenga en cuenta que si usa OneDrive para sincronizar archivos, los cambios que realice mientras el equipo esté sin conexión no se combinarán hasta que vuelva a estar en línea. Y, una vez en línea, todos los cambios se combinan a la vez.

Sí. En Excel para Microsoft 365, selecciona Información > archivo>Ver y restaurar versiones anteriores. A continuación, busque una versión anterior en la lista y seleccione Abrir versión. Se abrirá la versión anterior. Si desea restaurarlo a la versión actual, espere hasta que ya no haya ningún usuario en coautoría y, después, seleccione Restaurar. Para obtener más información sobre las versiones, consulte Ver historial de versiones de archivos de Microsoft 365.

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