Configuración de la navegación por metadatos para una lista o biblioteca

Configuración de la navegación por metadatos para una lista o biblioteca

Al configurar la navegación por metadatos en listas y bibliotecas grandes, facilita que los usuarios encuentren contenido. La navegación por metadatos permite a los usuarios de Microsoft SharePoint filtrar y buscar contenido en listas y bibliotecas mediante un árbol de navegación.

También puede aplicar filtros de teclas, que funcionan en combinación con el árbol de navegación para refinar la lista de elementos que se muestran. Al configurar la navegación por metadatos, puede determinar qué columnas de la biblioteca aparecen en el árbol y especificar filtros clave.

En la ilustración siguiente se muestra un ejemplo de un árbol de navegación simple basado en el tipo de contenido.

Puede configurar la navegación de metadatos para un control de árbol en el panel de la izquierda

De forma predeterminada, el filtrado y la navegación por metadatos está habilitado en la mayoría de los sitios. Si no está habilitado para su sitio, puede habilitarlo en las páginas de características del sitio de su sitio.

Nota: Debe ser propietario del sitio o administrador de la colección de sitios para habilitar el filtrado y la navegación por metadatos.

Habilitar el filtrado y la navegación por metadatos

  1. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, después, haga clic en configuración del sitio.

  2. En acciones del sitio, haga clic en administrar las características del sitio.

  3. En la lista características, busque navegación y filtrado de metadatosy, a continuación, haga clic en Activar.

Agregar metadatos y palabras clave de empresa

En SharePoint en Microsoft 365, agregar una columna de palabras clave de empresa permite a los usuarios introducir uno o más valores de texto que se compartirán con otros usuarios y aplicaciones para facilitar la búsqueda y el filtrado, así como la coherencia y reutilización de los metadatos.

Agregar una columna de palabras clave de empresa también proporciona sincronización entre los campos de palabras clave heredados existentes y la infraestructura de metadatos administrados. (Las etiquetas de documento se copiarán en las palabras clave de empresa al cargarse).

Nota: Debe tener al menos el nivel de permisos administrar listas para configurar los metadatos y las palabras clave de una lista o biblioteca.

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la navegación por metadatos y haga clic en el título.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

  3. En permisos y administración, haga clic en configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

    Nota: De forma predeterminada, el filtrado y la navegación por metadatos está habilitado en la mayoría de los sitios. Si no ve la opción configuración de navegación por metadatos , es posible que esté deshabilitada en su sitio. Para obtener información sobre cómo habilitarlo, vea Habilitar el filtrado y la navegación por metadatos.

  4. En la sección configuración de metadatos y palabras clave de empresa , haga clic en la casilla palabras clave de empresa para agregar una columna de palabras clave de empresa a la lista y habilitar la sincronización de palabras clave.

    Configuración de metadatos y palabras clave de empresa

  5. Haga clic en Aceptar.

Ahora, al agregar una columna a la lista, puede Agregar una columna de palabras clave de empresa a la lista. Para obtener información sobre cómo agregar una columna que use metadatos administrados, vea crear una columna de metadatos administrados. Para obtener información sobre el filtrado en metadatos administrados, vea usar filtros para modificar una vista de SharePoint.

Debe tener al menos el nivel de permisos administrar listas para configurar la navegación por metadatos para una lista o biblioteca.

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la navegación por metadatos y haga clic en el título.

  2. Haga clic en la pestaña lista o biblioteca en la cinta y, a continuación, haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

  3. En Configuración general, haga clic en configuración de navegación por metadatos.

    Nota: De forma predeterminada, el filtrado y la navegación por metadatos está habilitado en la mayoría de los sitios. Si no ve la opción configuración de navegación por metadatos , es posible que esté deshabilitada en su sitio. Para obtener información sobre cómo habilitarlo, vea Habilitar el filtrado y la navegación por metadatos.

  4. En la sección Configurar jerarquías de navegación , seleccione el campo o los campos que desee mostrar en la jerarquía de navegación y, a continuación, haga clic en Agregar.

    La configuración de navegación por metadatos le permite especificar los campos de metadatos que se pueden agregar a un control de árbol de navegación

  5. De forma predeterminada, el árbol de navegación muestra carpetas. Si no desea que se muestren las carpetas, seleccione carpetasy, a continuación, haga clic en quitar.

  6. En la sección configurar filtros de clave , seleccione los campos que desee agregar como filtros clave y, a continuación, haga clic en Agregar.

  7. En la lista configurar la indización de columnas automática para esta lista, especifique si desea crear índices automáticamente en esta lista. Esto mejora el rendimiento de las consultas que los usuarios realizan al usar el árbol de navegación y las columnas de filtro de clave que especificó. Se recomienda que seleccione la opción administrar automáticamente los índices de columnas en esta lista.

  8. Haga clic en Aceptar.

Cuando se configura la navegación por metadatos para una lista o biblioteca, el SharePoint sitio muestra un control de árbol en el lado izquierdo de la página. El árbol muestra una jerarquía de las carpetas y los términos de metadatos administrados. Los usuarios pueden seleccionar elementos en el árbol para filtrar lo que aparece en la página. Esto permite a los usuarios crear presentaciones dinámicas de contenido. Los usuarios pueden refinarlo más usando el control de filtros clave que aparece debajo del árbol de navegación y que funciona en combinación con el árbol de navegación.

Navegación por metadatos

  1. Control de árbol

  2. Jerarquía de carpetas de la lista o biblioteca

  3. Término

  4. Términos secundarios descendientes

  5. Filtros clave

Los usuarios del sitio pueden usar el árbol de navegación para examinar una lista o biblioteca por carpeta o por metadatos. Cuando los usuarios seleccionan un término de metadatos administrado en el árbol de navegación, la vista muestra solo los elementos que están etiquetados con ese término o sus términos descendientes. Para filtrar solo según un término determinado y excluir los términos secundarios descendientes, los usuarios podrán volver a seleccionar el elemento. La navegación por metadatos funciona junto con otros filtros para la lista, como vistas y filtros de columna.

Puede configurar y usar la navegación por metadatos para listas y bibliotecas aunque estas listas y bibliotecas no usen columnas de metadatos administrados. Además, puede usar algunos tipos de columna como campos en una jerarquía de navegación de metadatos, como el tipo de contenido y la elección de valor único.

En la siguiente lista se muestran los tipos de columna que el control de filtros clave puede usar como campos:

  • Metadatos administrados

  • Tipo de contenido

  • Elección

  • Persona o grupo

  • Fecha y hora

  • Número

Para obtener información sobre cómo configurar una columna que usa metadatos administrados, vea crear una columna de metadatos administrados.

De forma predeterminada, SharePoint realiza la creación automática de índices. Cuando la creación automática de índices está habilitada, los índices se crean automáticamente para los campos que agregue al árbol de navegación y a los filtros de teclas. Los índices de columna únicos se crean en todos los campos de filtro de clave admitidos, excepto el tipo de contenido y los campos de opción. Los índices compuestos se crean en todas las combinaciones compatibles de jerarquías de navegación y filtros de claves.

Cuando se crean índices automáticamente, las consultas se habilitan para las listas que tienen más elementos que el umbral de la vista lista. Sin embargo, en algunos casos, es posible que tenga que deshabilitar esta configuración y configurar los índices de forma manual. Por ejemplo, si la combinación de índices compuestos y de columna es superior a 20 (el número máximo de índices por lista), debe deshabilitar la indización automática y configurar los índices de forma manual.

De forma predeterminada, el filtrado y la navegación por metadatos está habilitado en la mayoría de los sitios creados en productos de SharePoint. Incluso si la navegación por metadatos no está configurada para una lista o biblioteca específicas, sus características funcionan en segundo plano para mejorar el rendimiento de las vistas en listas y bibliotecas. La característica de navegación y filtrado de metadatos selecciona automáticamente el mejor índice para trabajar cada vez que se carga una vista. Cuando los usuarios cargan nuevas vistas, borran filtros o aplican una ordenación, la optimización de consultas determina la mejor manera de consultar la base de datos para evitar el límite de la vista de lista.

Si un usuario carga una vista que supera el umbral, el filtrado y la navegación por metadatos crean una versión modificada de la consulta de usuario original denominada consulta de reserva. La consulta de reserva se ejecuta en una parte de la lista en lugar de en la lista completa. Como resultado, se muestra un conjunto parcial de los elementos solicitados. Las consultas de reserva proporcionan resultados útiles si la consulta original está prohibida debido a la gran limitación de la lista. En ocasiones, si ningún elemento de la lista examinada por la consulta contiene resultados que coincidan con la consulta de usuario original, una consulta de reserva no devolverá resultados.

Cuando se produce una consulta de reserva, un mensaje en pantalla advierte al usuario de que los resultados son parciales. El mensaje sugiere que el usuario aplica filtros adicionales para ver un conjunto completo.

El mensaje de consulta de reserva también sirve para advertir a los propietarios de listas o bibliotecas que los usuarios no pueden obtener acceso al contenido.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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