Isiklike ülevaadete privaatsusjuhend

Isiklikud ülevaated Microsoft Viva Insights aitavad teil leida võimalusi paremate harjumuste loomiseks ja aja juhtimiseks. Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas Viva Insights kasutab isikuandmeid isiklike ülevaadete jaoks, kus ta neid andmeid talletab, ja viise, kuidas see loodi nende andmete turvalisena hoidmiseks. Samuti kirjeldatakse, kuidas Viva ülevaated järgivad GDPR-i määrusi. 

Peamised põhimõtted

• Viva ülevaate kasutajana saate ainult teie enda andmeid vaadata.
• Teie andmeid talletatakse ja arvutatakse teie Exchange Online postkastis.
• Saate igal ajal loobuda ja sellest loobuda .
• Viva ülevaated isiklikud ülevaated näitavad, et kolleegide isiku tuvastamist võimaldav teave ei ületa seda, mida Outlookis ja Teamsis juba näete.

Andmete privaatsuse võtmepunktid

• Viva ülevaated isiklikud ülevaated pole mõeldud hindamiseks, jälgimiseks, automaatsete otsuste tegemiseks, profiilide koostamiseks ega jälgimiseks. Viva Ülevaated annab teile isiklikke ülevaateid Microsoft Teamsi rakenduse Viva Ülevaated ja veebirakenduse, Outlooki lisandmooduli Ülevaated, Viva kokkuvõttemeilide, infoülevaatemeilide ja tekstisiseste soovituste kaudu Outlookis. Isiklikel ülevaadetel Viva ülevaatest ei ole mehhanismi ega võimalust, mis võimaldaks kõigil peale teie pääseda juurde nende pindade kaudu kuvatavale isikupärastatud teabele, välja arvatud juhul, kui jagate seda teadlikult ja iseseisvalt. Viva Insightsi esitatud isiklikke ülevaateid ei saa kasutada automaatseks otsustamiseks ega profiilide koostamiseks.
• Isiklikud ülevaated Viva ülevaates ei anna töötajatele juurdepääsu uutele isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele teiste kolleegide kohta. Viva Insights teisendab andmed isiklikeks ülevaadeteks, arvutades teabe põhjal, mille loote just oma tööpäeval. Enamik andmeid, mida viva ülevaatest isiklikes ülevaadetes näete, on lihtsalt teabe koondamine, millele teil on juurdepääs juba olemas, kuid mille põhjal te ei saa ilma toetuseta kiiresti arvutusi teha.
• Isiklikke ülevaateid Viva ülevaateandmetest töödeldakse ja talletatakse töötaja Exchange Online postkastis. Viva Insights töötleb nendest allikatest pärit andmeid isiklikuks ülevaateks: Exchange Online meili- ja kalendriandmeid, Skype'i ärirakendus ja Teamsi vestlus- ja kõnesignaale. Viva Insights talletab ja töötleb neid andmeid iga töötaja Exchange Online postkastis.
• Viva ülevaated isikuandmete kohta toetavad isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõuete täitmist. Microsoft on loonud Viva ülevaateid isiklike ülevaadete jaoks, et toetada teie ettevõtte vajadust järgida GDPR-i nõudeid.

Kust leida isiklikke ülevaateid?

Isiklikud ülevaated Viva ülevaates:

• Viva ülevaated Teamsis ja veebis
• Viva Insights Outlookis
• Outlooki teabeülevaate meilisõnumid
• Meilisõnumite kokkuvõte Outlookis
• Tekstisisesed soovitused Outlookis

Viva ülevaaterakenduse privaatsus Teamsis ja veebis

Kui andmeid töödeldakse Microsoft Viva Insights rakenduses, kaitseb Microsoft töötajate privaatsust ja järgib täielikult kohalikke eeskirju, nagu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR). Viva Ülevaated kaitseb privaatsust järgmiselt.

• Isiklik ja privaatne – teie ülevaadete sisu on isiklik, privaatne ja saadaval ainult teile. Keegi teine teie asutusest ei pääse sellele juurde.
• Kõigi andmeid hoitakse privaatsena – Viva Insights ei sisalda teie organisatsioonis kellegi teise kohta uut isiku tuvastamist võimaldavat teavet. Ülevaated ja toimingud põhinevad teabel, mille genereerite teie ise ja teie organisatsioon, alustades lihtsalt tavalisest tööpäevast. Teie ülevaated põhinevad teabel, millele teil on juba juurdepääs, kuid mida te ei saa abita kiiresti koondada.
• Postkasti turvalisus – Viva ülevaade kasutab Exchange Online meili- ja kalendriandmeid ning töötleb ja töötleb ning talletab teie Exchange Online postkastis mis tahes ülevaateid või toiminguid, nii et Andmete turve on Exchange'i sisse ehitatud ja jõustatud.
• GDPR-i nõuetele vastav – Microsoft järgib rakenduses ülevaadete ja toimingute tegemisel GDPR-i.

Tööpõhimõtted

Microsoft Viva Insights rakenduses olevad isiklikud ülevaated ja toimingud põhinevad teie Exchange Online postkasti andmetel (nt meili- ja kalendriandmed). Ülevaated tuletatakse andmetest, mis on teie Exchange Online postkastis juba saadaval. Näiteks kui soovite kindlaks teha, milliseid kohustusi te teistega võtate, saate postkasti iga meilisõnumi käsitsi läbi vaadata. Rakendus Viva Insights salvestab teid selle tüütu protsessi käigus.

Andmetüübid

Viva Insights pakub isiklikke ülevaateid järgmist tüüpi andmetest. 

• Postkasti andmed – Microsoft 365 abil genereeritav meili-, kalendri-, vestlus- ja kõnetegevus (nt aeg, mis kulub koosolekutel või meilisõnumites, mille saadate kindlale isikule või rühmale).
• Inkrementandmed – andmed, mis muidu pole teie jaoks saadaval, kuid on esitatud koondkujul, mis on loodud üksikisiku privaatsuse kaitsmiseks.

Postkasti andmed

Postkasti andmed tähistavad teavet, millele teil on juba juurdepääs, alustades lihtsalt oma tööst , näiteks meilisõnumite saatmisest, koosolekute korraldamisest või töökaaslastega vestlemisest. Viva Insights töötleb ja kuvab teavet viisil, mis muudab selle toimimatuks. 

Näiteks pakub Viva ülevaated vaateid, mis võimaldavad teil kiiresti mõista, kui palju aega veedate igapäevaselt koosolekutel ja meilisõnumites, kellega teete kõige rohkem koostööd, kellega kaotate sidet ning kellele olete võtnud kohustusi ja taotlusi. 

Saate selle teabega tegeleda. Võite näiteks otsustada, et veedate koosolekutel liiga palju aega ja võtate isiklikuks eesmärgiks korraldada tõhusamaid koosolekuid. 

Isiklikud ülevaated tuletatakse andmetest, mis on teie jaoks juba saadaval järgmistes kohtades.

• Teie Exchange Online postkast
• Teie tegevus OneDrive'i ja SharePointi dokumentides
• Teamsi ja Skype'i ärirakendus vestluste ja kõnede ajalugu

Viva ülevaated rakendavad lihtsalt mõningaid põhiarvutusi ja -reegleid, et muuta need andmed paremini kasutatavaks. Postkasti andmed talletatakse otse Exchange Online postkastis. 

Näiteks kui soovite kindlaks teha, millised kolleegid saatsid teile viimase nädala jooksul kõige rohkem meilisõnumeid, saate seda ilma Viva ülevaateta tehniliselt teha, loendades käsitsi kolleegide meilisõnumid teie sisendkausta. Samamoodi saate kindlaks määrata oma töökaaslaste keskmise vastuseaja neile saadetud meilisõnumitele, kasutades selleks oma postkastis hõlpsasti kättesaadavat ajatempliteavet. Viva Ülevaated säästab teid nende tüütuid arvutusi tegemata. 

Inkrementandmed

Mõnel juhul annab Viva ülevaadete funktsioon Isiklik ülevaade teile isiku tuvastamata teavet teiste inimeste kohta, kes ei oleks muidu neile saadaval olnud (nt meili lugemismäärad). 

Meili lugemismäärad

Viva Ülevaated jälgib nende adressaatide protsenti, kes avasid (Outlooki lisandmoodulis) meilisõnumi, mille saatsite viiele või enamale inimesele. 

Privaatsuse säilitamiseks ei jälgi Viva Ülevaated vähem kui viiele inimesele saadetud sõnumite lugemismäärasid. Viva Ülevaated ei näita ka lugemismäära "0% või 100 protsenti", sest see võimaldaks inimestel teha lõplikke järeldusi üksikute töökaaslaste tegevuse kohta. Nendel juhtudel kuvatakse lugemismäär vahemikuna, mis hõlmab läveväärtust, mis sõltub meilisõnumi adressaatide arvust. 

Selle mõõdiku aluseks on Exchange Online lipp "loetud". Mõne inimese jaoks märgitakse sõnumid Outlooki eelvaatepaanil sõnumi avamisel loetuks. Võib juhtuda, et peate sõnumi lugemiseks sõnumi avamiseks topeltklõpsama.

Seda sätet saate reguleerida Outlooki sätetes. Nende signaalide kuvamiseks saatja postkastis kopeeritakse Microsoft 365 keskkonnas lipp "loe" ja toimetatakse seejärel saatja postkasti. 

GDPR-i nõuetele vastavus

Nagu microsoft 365 komplekti täiskomplekti puhul, aitab ka Viva Insights gdpR-i nõuete järgimist toetada. Näiteks Viva ülevaated toetavad järgmist.

• Kasutajate isikuandmete kaitsmine ja kaitsmine – ülevaated nõuavad Exchange Online litsentsi ja kõik andmed talletatakse töötajate Exchange Online postkastis. Arvutatud mõõdikud (nt ülesanded) lisatakse postkasti. Seega täidab rakendus Viva Insights selle kohustuse Exchange Online ka järgmise kohustuse täitmise kaudu:

  • Microsoft ei kata reklaamimise Exchange Online klientide andmeid.
  • Microsoft ei avalda Exchange Online kliendiandmeid õiguskaitseorganitele vabatahtlikult.
  • Microsoft täidab kõiki nõudeid, mis on seotud Exchange Online andmete krüptimise ja turvariskide vähendamise ning järjepidevuse tagamisega, nagu on kirjeldatud standardis ISO 27001 ja 27018.

• Teavitage kasutajaid rikkumise tuvastamise korral – Microsoft teavitab kliendi privaatsuskontakte 72 tunni jooksul alates sellest, kui Microsoft saab teada Microsoft 365 intsidendi vastuse standardsete käitamisprotseduuride rikkumisest.

• Järgige kasutajataotlusi isikuandmete eksportimiseks, kustutamiseks või töötlemise piiramiseks – Microsoft toetab kasutajataotlusi, näiteks andmete eksportimise või kustutamise taotlusi.

Lisateavet leiate artiklist GDPR-i nõuetele vastavus.