Microsoft Copilot saab kiiresti luua tugeva esimese mustandi, kuid viimistletud mustand võib märgist ikkagi puududa. Kui väljund on lähedal, kuid mitte päris õige, aitab iteratsioon teil seda täiustada ilma uuesti alustamata.
Selle stsenaariumi korral tugevdate Copiloti loodud ettepanekut, käsitledes suurimaid lünki ja tehes sihipäraseid muudatusi, et aidata täidesaatevatel huvirühmadel soovitust hinnata.
Stsenaarium: ettepaneku projekti täiustamine ilma uuesti alustamata
Töötate juhtimise nimel sama ettepanekuga: iganädalaste olekuaruannete automatiseerimine mitmes töörühmas. Ettepaneku eesmärk on vähendada käsitsi tehtavaid jõupingutusi, parandada aruandluse järjepidevust ning anda juhtidele katseprojekti ja edukama kasutuselevõtu kaudu parema ülevaate riskidest ja viivitustest.
Pärast esimese mustandi diagnoosimist tuvastasite suurimad probleemid.
- Ettepanekus ei selgitata selgelt, mida juhid peavad heaks kiitma.
- Riske ja sõltuvusi, sealhulgas personalitöö, kasutuselevõtt ja andmete järjepidevus on alahinnatud.
- Aruandeprobleemi, katseprojekti ulatuse, omanike ja ajaskaalade kontekst puudub või on ebaühtlane.
- Mõned väited, eriti tõhususe kasvu ümber, on liiga laiad, et tunda end usaldusväärsena.
- Mõned üksikasjad ei pruugi kajastada uusimat väljalaskeplaani.
Projekt on piisavalt tugev, et sellele tugineda. Selle asemel, et otsast alustada, keskenduge esmalt suurimale lüngale, parandage seda jaotist ja säilitage see, mis juba toimib. Pärast iga läbivaatamist kontrollige, kas ettepanek on selgem, usaldusväärsem ja kasulikum, kui juhid otsustavad, kas projekt rahastatakse.
Kuidas täiustada ettepaneku eelnõu itereerimise teel?
Iteratsioonikontrollide abil saate teha projekti tugevdavaid fookustatud muudatusi: eesmärk, sihtrühm, piirangud, tõendusmaterjalid ja struktuur.
Eesmärk: viige vajaliku otsuse mustand ümber
| Enne: Copilot mustand | Pärast: muudetud versioon |
|---|---|
| "Käesolevas ettepanekus kirjeldatakse aruandlusega seotud täiustamisalgatuse ulatust ja eesmärke." | "See ettepanek soovitab järk-järgult kasutusele võtta nelja töörühma iganädalased olekuaruanded, et juhid näeksid riske ja viivitusi varem, vähendades samal ajal värskenduste ettevalmistamiseks vajalikku käsitsi tehtavat tööd." |
| See mustand jätab ebaselgeks: See jääb üldiseks ega ütle selgelt, mida täitevorganid peavad tegema. | Mida on täiustatud? Redaktsioon nimetab toimingu nime, määratleb esimese etapi ja selgitab kohe äriväärtust. |
Küsi Copilot
"Vaadake avanemine läbi, et soovitus, esimene etapp ja täidesaatev otsus oleksid esimeses kahes lauses selged."
Sihtrühm: kohandage projekti täidesaatev huvirühmade jaoks
| Enne: Copilot mustand | Pärast: muudetud versioon |
|---|---|
| "Aja jooksul on mitmed meeskonnad kasutanud erinevaid aruandlusviise ning on toimunud arutelusid protsessi järjepidevuse ja värskendamise kvaliteedi üle." | "Täna koguvad meeskonnad käsitsi iganädalasi värskendusi ja kasutavad ebaühtlaseid vorminguid, mis raskendab juhtidel programmiüleste riskide ja viivituste ilmnemist." |
| See mustand jätab ebaselgeks: Äriprobleemi kiire raamimise asemel kulutab see aega üldisele taustale. | Mida on täiustatud? Läbivaatamine annab juhtkonnale vajaliku konteksti ilma punkti edasi lükkamata. |
Küsi Copilot
"Kirjutage see ümber tegevatele huvirühmadele. Hoidke alles ainult kontekst, mis selgitab praegust teatamisprobleemi ja miks see praegu oluline on."
Piirangud: lõikamine õige pikkuse, ulatuse ja vorminguni
| Enne: Copilot mustand | Pärast: muudetud versioon |
|---|---|
| "See ettepanek sisaldab taustu eelmistele aruandlusaruteludele, protsessi kaalutlustele, mitmele tulevasele olekule ja mitmele töörühmavestluse tähelepanekule." | "Käesolev ettepanek keskendub neljale punktile: praegune aruandlusprobleem, esimene etapp, oodatav väärtus ja otsus on nüüd vajalik." |
| See mustand jätab ebaselgeks: Jaotis on liiga lai ja ei vasta tihedama vorminguga juhtkonnale. | Mida on täiustatud? Parandus kitsendab ulatust ja hõlbustab sisu kiiret läbivaatamist. |
Küsi Copilot
"Pingutage seda jaotist täidesaatva läbivaatuse jaoks. Eemaldage madala väärtusega taust ja säilitage ainult see, mis toetab esimese faasi soovitust."
Tõendid: lisage konkreetsed üksikasjad, mis toetavad soovitust
| Enne: Copilot mustand | Pärast: muudetud versioon |
|---|---|
| "See algatus suurendab oluliselt tõhusust ja parandab meeskonnaülest nähtavust." | "See algatus automatiseeriks katserühmade iganädalasi olekukogumeid, vähendaks värskenduste kompileerimisele kuluvat aega ning annaks juhtidele iganädalase aruandlustsükli jooksul süsteemsema ülevaate riskidest, viivitustest ja omanikest." |
| See mustand jätab ebaselgeks: See lubab paranemist, kuid ei selgita, milliseid muutusi või miks peaks väide olema usaldusväärne. | Mida on täiustatud? Läbivaatamine toob kasu tegelikule aruandlusprobleemile ja selgitab automatiseerimise konkreetset väärtust. |
Küsi Copilot
"Muutke see väide konkreetsemaks, kasutades praeguseid aruandluse valupunkte, katseprojekti ulatust ja lähtemärkmeid."
Struktuur: reformige mustandit, et oleks lihtsam kontrollida ja tegutseda
| Enne: Copilot mustand | Pärast: muudetud versioon |
|---|---|
| "See ettepanek soovitab alustada automatiseerimist esimese etapina valitud meeskondadega, võttes arvesse töötajate valmisolekut ja rakendamisvalmidust, ning palub juhil soovitus läbi vaadata ja järgmiseks läbi vaadata." |
Soovitus: Alustage nelja töörühma jaoks faasi-1 pilooti. Võtmesõltuvused: Kinnitage personaling, aruandlussisendid ja kasutuselevõtuvalmidus. Otsus on nüüd vajalik: Kinnitada katseprojekti ulatus ja järgmise etapi kavandamine. |
| See mustand jätab ebaselgeks: Põhipunktid on olemas, kuid need on kokku pakitud viisil, mis raskendab nende kiiret skannimist ja reageerimist. | Mida on täiustatud? Redaktsioon eraldab peamised punktid vormingusse, mida juhid saavad kiiremini läbi vaadata. |
Küsi Copilot
"Vormindage see lühikokkuvõttena kolme punktiga: soovitus, olulised sõltuvused ja otsus on nüüd vajalik."
Kiire valmisoleku kontroll-loend
Enne jätkamist veenduge, et iga parandus parandaks ühte viiest läätsest.
✔️ Eesmärk: Eelnõu toetab nüüd otsuse langetamist.
✔️ Sihtrühm: tooni ja üksikasjalikkuse tase sobituvad täidesaatvate sidusrühmadega.
✔️ Piirangud. Pikkust, ulatust ja vormingut reguleeritakse.
✔️ Tõendid: väited on konkreetsed ja põhjendatud aruandlusstsenaariumis.
✔️ Struktuur: ettepaneku projekti on lihtne kontrollida ja selle alusel tegutseda.
Kui üks piirkond on nõrk, siis see uuesti kursiivis. Teine või kolmas läbivaatamine on tavaline. Paremate tulemuste saamiseks laadige alla Coplot-väljundi Iterate , praktiline ressurss, mida saate töötamise ajal uuesti kasutada.
Miks iteratsioon on oluline?
Esimene mustand ei pea olema täiuslik. Kui suund on õige, aitab iteratsioon tugevdada nõrku kohti, säilitada tööd ja täiustada ettepanekut ilma uuesti alustamata.
Näpunäide.
Paremate tulemuste saamiseks laadige alla Coplot-väljundi Iterate, praktiline ressurss, mida saate töötamise ajal uuesti kasutada.