Jos kuva on tuhannen sanan arvoinen, minkä arvoinen se on ihmisille, jotka eivät näe? Digitaalisessa maailmassa visuaalisesti toimintarajoitteisten henkilöiden on helppo jättää tärkeät tiedot väliin tai saada turhauttavaa ja negatiivista kokemusta. Oletetaan esimerkiksi, että pääpuhuja lähettää esityksensä kokouksen jälkeen. Esityksessä on infograafeja, jotka havainnollistavat avainkohtaa. Ilman infograafien kuvauksia kuka tahansa näkörajoitteinen ei voi ymmärtää infograafia ja jättää tärkeät tiedot pois.

Vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehtoinen teksti) on kuvaava teksti, joka välittää visuaalisen kohteen merkityksen ja kontekstin digitaalisessa asetuksissa, kuten sovelluksessa tai verkkosivulla. Kun näytönlukuohjelmat, kuten Microsoft Lukija, JAWS ja NVDA, saavuttavat digitaalisen sisällön vaihtoehtoisella tekstillä, he lukevat vaihtoehtoisen tekstin ääneen, jolloin ihmiset voivat ymmärtää paremmin, mitä näytössä on. Hyvin kirjoitettu, kuvaava vaihtoehtoinen teksti vähentää huomattavasti moniselitteisyyttä ja parantaa käyttökokemusta.

Ihmiset kuulevat sanat objektiivisesti, mutta ymmärtävät ne subjektiivisesti. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit ymmärtää, kirjoittaa ja käyttää tehokasta vaihtoehtoista tekstiä Microsoft Office tuotteissa.

Ryhmä ihmisiä istuu tietokoneen ääressä

Milloin vaihtoehtoista tekstiä käytetään?

Kuvat ja kuvat

Muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lause tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Mieti, mikä kuvassa on tärkeää. Tärkeä asiayhteys voi olla esimerkiksi asetus, ihmisten kasvojen tunteet, värit tai suhteelliset koot.

Vaihtoehtoinen tekstiruutu, jossa on esimerkki hyvästä vaihtoehtoisesta tekstistä.

Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten "kuva" tai "kuva" Alla olevassa esimerkissä vaihtoehtoinen teksti viittaa kuvaan eikä kuvaa kuvan sisältöä riittävästi.

Vaihtoehtoinen tekstiruutu, jossa näkyy esimerkki huonosta vaihtoehtoisesta tekstistä.

Kaaviot, vuokaaviot ja kaaviot

Kun käsittelet objekteja, jotka antavat yksityiskohtaisia tietoja, kuten infograafin, käytä vaihtoehtoista tekstiä objektissa välitettyjen tietojen antamiseen. Esimerkiksi kaavion kuvaaminen palkkikaavioksi, jossa näkyy myynti ajan kuluessa, ei olisi hyödyllistä sokealle. Yritä välittää oivallus; Esimerkiksi 'Palkkikaavio, jossa näkyy myynti ajan kuluessa. Heinäkuussa A-brändin myynti ylitti B-brändin myynnin ja kasvoi koko vuoden." Vaihtoehtoisessa tekstissä on myös kuvattava selkeästi vuokaavioiden aloituskohta, edistyminen ja päätelmät.

Ympyräkaavio ympyrämyynnille, jossa on esimerkki hyvästä vaihtoehtoisesta tekstistä.

Videot

Videot, jotka eivät selitä niiden sisältöä, edellyttävät vaihtoehtoista tekstiä visuaalisen käyttökokemuksen kuvaamiseksi, vaikka käyttäjä kuulisi musiikkia, taustaääniä ja puhetta. Vaihtoehtoisessa tekstissä on kuvattava videon sisältö ja tarkoitus.

Ihannetapauksessa videon pitäisi sisältää toinen ääniraita, jossa on kuvaus videoelementeistä, jotka ovat puhtaasti visuaalisia ja jotka eivät ole näkörajoitteisten henkilöiden käytettävissä.

Milloin vaihtoehtoista tekstiä ei käytetä?

Koristeelliset visuaaliset objektit

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista mielenkiintoa, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylilliset reunat). Näytönlukuohjelmia käyttävät ihmiset kuulevat, että nämä ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei heiltä puutu mitään tärkeitä tietoja. Jos haluat merkitä visuaalisen ulkoasun koristeellisena, valitse Merkitse koristeeksi -valintaruutu, kun Vaihtoehtoinen teksti -ruutu on avoinna. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

Kuva, joka on merkitty koristeeksi Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa.

Vihje: Jos viet tiedoston PDF-tiedostona, koristeellisiksi merkitsemäsi visualisoinnit merkitään automaattisesti artefaktiksi, mikä tarkoittaa, että näytönlukuohjelmat ohittavat ne, kun selaat PDF-tiedostoja. 

Osittajat ja taulukot

Jos Microsoft Office helppokäyttöisyyden tarkistus ei merkitse objektia, kun siitä puuttuu vaihtoehtoinen teksti, sinun ei tarvitse kirjoittaa sille vaihtoehtoista tekstiä. Osittajat ja taulukot ovat esimerkkejä näistä objekteista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen objektiin

Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin lisäämisestäOutlook, Word,Excel jaPowerPoint on artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Vihjeitä vaihtoehtoisen tekstin käyttämiseen Microsoft Office

  • Muista käyttää Microsoft Office helppokäyttöisyyden tarkistusta tarkistusprosessin aikana. Se tarkistaa, että kaikilla merkityksellisillä visuaalisilla sisällöillä on vaihtoehtoinen teksti, ja antaa myös muita ehdotuksia sisällön helppokäyttöisyyden parantamiseksi, kuten kontrastisuhteiden tarkistamisen. Voit suorittaa helppokäyttöisyyden tarkistuksen napsauttamalla valintanauhan Tarkista-välilehteä ja valitsemalla sitten Tarkista helppokäyttöisyys. Lisätietoja helppokäyttöisyyden tarkistamisesta on kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.

  • Älä käytä vaihtoehtoisena tekstinä tiedostonimeä, tekstin kaksoiskappaleita tai URL-osoitteita. Helppokäyttöisyyden tarkistus merkitsee ne, koska niistä ei ole hyötyä näkörajoitteisille henkilöille. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.

  • Jos on olemassa ryhmä objekteja, jotka muodostavat semanttisen ryhmän, kuten koirat näyttävien valokuvien ryhmä, määritä vaihtoehtoinen teksti koko ryhmälle. Jos objektit on ryhmitelty yhteen muotoilusyistä, pura objektien ryhmittely ja määritä kullekin objektille sopiva vaihtoehtoinen teksti.

Huomautus: Jos olet käyttänyt Microsoft Office jo jonkin aikaa, olet ehkä huomannut, että Vaihtoehtoinen teksti - ruudussa oli aiemmin kaksi kenttää, Otsikko ja Kuvaus. Käytämme nyt yksittäistä Kuvaus-kenttää useimmissa sovelluksissamme– on havaittu, että yhden kentän käyttäminen on helpompaa ja vähemmän hämmentävää sekä sinulle tekijänä että kaikille, jotka käyttävät näytönlukuohjelmaa sisällön kuluttamiseen.

Automaattinen vaihtoehtoinen teksti

Microsoft 365 voidaan luoda vaihtoehtoinen teksti automaattisesti. Kun lisäät kuvan, kuvan alareunassa saattaa näkyä palkki, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti.

Office 2019 vaihtoehtoista tekstiä ei luoda automaattisesti, kun lisäät kuvan. Jos haluat lisätä automaattisen vaihtoehtoisen tekstin, valitse Luo kuvaus minulle -painike Vaihtoehtoinen teksti - ruudussa. Kuvan sisällöstä riippuen ominaisuus antaa joskus kuvaavia tunnisteita ja joskus saat koko lauseen.

Jos automaattinen vaihtoehtoinen teksti luodaan, muista tarkistaa ja muokata sitä Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa ja poistaa siihen lisätyt kommentit, kuten "Kuvaus luotu suurella luottamuksella".

Kuva, jonka kuvan alareunassa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti Word for Windowsissa.

Ota automaattinen vaihtoehtoinen teksti käyttöön

Huomautus: Ennen kuin voit käyttää automaattista vaihtoehtoista tekstiä, sinun on ehkä otettava Office Älykkäät palvelut käyttöön missä tahansa Office tuotteessa. Valitse Tiedosto > Asetukset > Yleiset ja tarkista, että Ota palvelut käyttöön on valittuna kohdassaOffice älykkäät palvelut. Lisätietoja on artikkelissa Officen yhdistetyt kokemukset.

  1. Valitse Tiedostojen > asetukset > Helppokäyttötoiminnot

  2. Tarkista, että Luo vaihtoehtoinen teksti automaattisesti - vaihtoehtoinen teksti on valittuna Kohdassa Automaattinen vaihtoehtoinen teksti.

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin hyväksyminen tai palautteen antaminen sen parantamiseksi

Haluamme palautteesi automaattisesti luodusta vaihtoehtoisesta tekstistäMicrosoft 365.

  1. NapsautaMicrosoft 365-sovelluksessa hiiren kakkospainikkeella kohdetta, jonka vaihtoehtoisen tekstin haluat tarkistaa, ja valitse sitten Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Jos vaihtoehtoinen teksti on tyydyttävä, valitse Hyväksy vaihtoehtoinen teksti -valintaruutu.

    • Jos vaihtoehtoinen teksti ei ole tyydyttävä, valitse Anna palautetta tästä vaihtoehtoisesta tekstistä ja täytä sitten lyhyt lomake, jossa kuvataan, miten vaihtoehtoista tekstiä voitaisiin parantaa.

      Huomautus: Sinua koskevia henkilökohtaisia tietoja ei lähetetä Microsoft. Palautteesi avulla parannamme verkkopalvelua, joka luo automaattisen vaihtoehtoisen tekstin.

Hyväksy vaihtoehtoinen teksti -valintaruutu valittuna Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa.

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin poistaminen käytöstä

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Helppokäyttötoiminnot ja poista Valinta Luo vaihtoehtoinen teksti automaattisesti -kohdan kohdasta Automaattinen vaihtoehtoinen teksti.

Vaihtoehtoisen tekstin toiminnallisten ohjeiden etsiminen

Hanki lisäresursseja, joiden avulla voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä:

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×