Jos kuva on tuhannen sanan arvoinen, minkä arvoinen se on ihmisille, jotka eivät näe? Ilman sanoja näkörajoitteisten henkilöiden on helppo jättää tärkeät tiedot väliin tai turhautua kokemukseen.
Vaihtoehtoinen teksti on kuvaava teksti, joka kertoo visuaalisen kohteen merkityksen ja kontekstin digitaalisessa ympäristössä, kuten sovelluksessa tai verkkosivulla. Kun näytönlukuohjelmat, kuten Microsoft Lukija, JAWS ja NVDA, tavoittavat sisältöä vaihtoehtoisella tekstillä, vaihtoehtoinen teksti luetaan ääneen, jotta ihmiset ymmärtävät paremmin, mitä näytöllä on. Hyvin kirjoitettu ja kuvaava vaihtoehtoinen teksti vähentää huomattavasti monitulkintaisuutta ja parantaa käyttökokemusta.
Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, miten vaihtoehtoisia tekstejä voi ymmärtää, kirjoittaa ja käyttää tehokkaasti Microsoft 365 -tuotteissa.
Vaihtoehtoiset tekstityökalut Microsoft 365:ssä
Vaihtoehtoisen tekstin käytön helpottamiseksi Microsoft 365 tarjoaa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen, joka tarkistaa vaihtoehtoisen tekstin olennaisen visuaalisen sisällön ja saa ehdotuksia sisällön helppokäyttöisyyden parantamiseksi, automaattisen vaihtoehtoisen tekstin generaattorin ja manuaalisen vaihtoehtoisen tekstieditorin.
Avaa Microsoft 365 helppokäyttöisyyden tarkistus:
-
Valitse Tarkista-välilehdessä Tarkista helppokäyttöisyys.
-
Oikeassa Helppokäyttötoimintojen avustaja -ruudussa helppokäyttöisyysongelmat näkyvät luokan otsikoissa.
-
Valitse merkityt ongelmat, jos haluat nähdä suositellut toiminnot.
Vaihtoehtoisen tekstin tarkasteleminen ja muokkaaminen manuaalisesti tai automaattisen vaihtoehtoisen tekstin hyväksyminen:
-
Napsauta kuvaa, kaaviota tai muuta objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä vaihtoehtoinen teksti.Vihje: Tarkista-välilehdessä voit valita avattavan Tarkista helppokäyttöisyys -valikon ja valita Vaihtoehtoisen tekstin.
-
Muokkaa tai hyväksy vaihtoehtoinen teksti oikealla olevassa Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa (jos se luodaan automaattisesti).
-
Jos kuva ei tarvitse vaihtoehtoista tekstiä, kuten reunaa, valitse Merkitse koristeeksi.
Ota automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti käyttöön tai poista se käytöstä:
-
Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse Helppokäyttötoiminnot-välilehti.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti -kohdan Ota vaihtoehtoinen teksti käyttöön tekoälyn avulla -valintaruutu taipoista sen valinta.
Milloin vaihtoehtoista tekstiä kannattaa käyttää?
Kuvat
Välitä kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Mieti, mikä kuvassa on tärkeää. Tärkeä konteksti voi olla esimerkiksi tapahtumapaikka, ihmisten ilmeet, värit tai koot suhteissa toisiinsa.
Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Alla olevassa esimerkissä vaihtoehtoinen teksti viittaa kuvaan eikä kuvaa kuvan sisältöä riittävästi.
Voit myös lisätä vaihtoehtoisen tekstin argumenttina KUVA-funktioon joko käyttämällä lainausmerkeissä olevaa tekstiä tai soluviittausta, joka sisältää tekstin. Esimerkiksi KUVA("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso-logo").
Kaaviot ja vuokaaviot
Käytä vaihtoehtoista tekstiä yksityiskohtaisia tietoja sisältävien objektien, kuten infografiikoiden kohdalla välittääksesi objektien sisältämän tiedon. Esimerkiksi kuvaus, jossa kaaviota kuvataan palkkikaavioksi, jossa näkyy myynti ajan mittaan, ei olisi hyödyllinen sokealle henkilölle. Yritä välittää kaavion merkitykselliset tiedot. Esimerkiksi: “Palkkikaavio, jossa näkyy myynti ajan mittaan. Heinäkuussa A-brändin myynti ylitti B-brändin myynnin ja kasvoi koko vuoden." Vaihtoehtoisen tekstin tulisi myös kuvata selkeästi vuokaavioiden lähtökohta, edistyminen ja lopputulema.
Videot
Videot, jotka eivät selitä sisältöään, edellyttävät vaihtoehtoista tekstiä visuaalisen kokemuksen kuvailemiseen, vaikka käyttäjä kuulisi musiikin, taustaäänet ja puheen. Vaihtoehtoisen tekstin tulee kuvata videon sisältöä ja tarkoitusta.
Ihannetapauksessa video sisältäisi toisen ääniraidan, joka kuvaa videon visuaalisia elementtejä, jotka eivät ole näkövammaisten henkilöiden käytettävissä.
Taulukot
Helppokäyttöisyyden tarkistus ei merkitse, jos taulukosta puuttuu vaihtoehtoinen teksti. On kuitenkin aina hyvä kirjoittaa selkeä, kuvaava ja ytimekäs vaihtoehtoinen teksti taulukolle.
Milloin vaihtoehtoista tekstiä ei kannata käyttää?
Koristeelliset visuaaliset objektit
Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista mielenkiintoa, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylilliset reunat). Ihmiset näytönlukuohjelmien avulla kuulet, että nämä ovat koristeellisia, jotta he tietävät, ettei heiltä puutu mitään tärkeitä tietoja. Jos haluat merkitä visuaalisen ulkoasun koristeeksi, valitse Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa Merkitse koristeeksi. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.
Vihje: Jos viet tiedoston PDF-tiedostona, koristeellisiksi merkitsemäsi visualisoinnit merkitään automaattisesti artefaktiksi. Näytönlukuohjelmat ohittavat ne, kun selaat PDF-tiedostoja.
Osittajat
Jos Helppokäyttöisyyden tarkistus ei merkitse objektia, kun vaihtoehtoinen teksti puuttuu, sinun ei tarvitse kirjoittaa sille vaihtoehtoista tekstiä. Osittaja on esimerkki tällaisesta objektista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen objektiin
Ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Outlookissa, Wordissa, PowerPointissa ja Excelissä löytyy ohjeaiheesta Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Vihjeitä vaihtoehtoisen tekstin käyttämiseen Microsoft 365ssa
-
Muista käyttää helppokäyttöisyyden tarkistusta tarkistusprosessin aikana. Se tarkistaa, että kaikissa olennaisissa visuaalisissa sisällöissä on vaihtoehtoinen teksti, ja antaa myös muita ehdotuksia sisällön helppokäyttöisyyden parantamiseksi, kuten kontrastisuhteiden tarkistaminen. Voit suorittaa helppokäyttöisyyden tarkistuksen valitsemalla Tarkista-välilehdessäTarkista helppokäyttöisyys. Lisätietoja helppokäyttöisyyden tarkistamisesta on artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.
-
Älä käytä vaihtoehtoisena tekstinä tiedostonimeä, tekstin kaksoiskappaletta tai URL-osoitteita. Helppokäyttöisyyden tarkistus merkitsee nämä merkinnät, koska niistä ei ole hyötyä näkörajoitteisille henkilöille. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.
-
Jos on olemassa joukko objekteja, jotka muodostavat semanttisen ryhmän, kuten joukko valokuvia, joissa kaikissa on koira, määritä vaihtoehtoinen teksti koko joukolle. Jos objektit on ryhmitelty yhteen muotoilusyistä, pura objektien ryhmittely ja määritä kullekin objektille sopiva vaihtoehtoinen teksti.
Huomautus: Jos olet käyttänyt Microsoft 365a jo jonkin aikaa, olet ehkä huomannut, että Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa oli aiemmin kaksi kenttää. Otsikko ja Kuvaus. Useimmissa sovelluksissa on nyt käytössä yksittäinen Kuvaus-kenttä. Havaitsimme, että yhden kentän käyttäminen on helpompaa ja vähemmän hämmentävää sekä sinulle tekijänä että kaikille käyttäjille, jotka käyttävät sisältöä näytönlukuohjelman avulla.
Automaattinen vaihtoehtoinen teksti
Microsoft 365 -sovelluksissa vaihtoehtoinen teksti voidaan luoda automaattisesti. Kun lisäät kuvan, kuvan alareunaan saattaa ilmestyä palkki, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti.
Jos valitsit Ota vaihtoehtokuvaus käyttöön tekoälyn avulla, Microsoft 365 yrittää luoda vaihtoehtoisen tekstin lisätyille kuville. Kuvan sisällöstä riippuen ominaisuus antaa joskus kuvaavia tunnisteita ja joskus kokonaisen lauseen.
Jos automaattinen vaihtoehtoinen teksti luodaan tai haluat muuttaa sitä, voit tarkastella ja muokata sitä Vaihtoehtoinen teksti - ruudussa. Voit myös valita luo vaihtoehtoisen tekstin manuaalisesti, jotta saat lisää mahdollisuuksia. Muista tarkistaa ja muokata sitä Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa ja poistaa siihen lisätyt kommentit, kuten "Kuvaus luotu suurella luottamuksella".
Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin ottaminen käyttöön
-
Valitse Tiedosto-välilehdessäAsetukset ja valitse Helppokäyttötoiminnot.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti -kohdan Ota vaihtoehtoinen teksti käyttöön tekoälyn avulla -valintaruutu taipoista sen valinta.
Hyväksy automaattinen vaihtoehtoinen teksti
-
Napsauta Microsoft 365-sovelluksessa hiiren kakkospainikkeella tarkistettavaa kohdetta ja valitse Näytä vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.
-
Jos vaihtoehtoinen teksti on sopiva, valitse Hyväksy vaihtoehtoinen teksti -valintaruutu.
Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin poistaminen käytöstä
-
Valitse Tiedosto-välilehdessäAsetukset ja valitse Helppokäyttötoiminnot.
-
Poista Automaattinen vaihtoehtoinen teksti -kohdan Luo vaihtoehtoinen teksti automaattisesti -valinnan valinnan.
Vaihtoehtoisen tekstin toiminnallisten ohjeiden etsiminen
Hanki lisäresursseja, joiden avulla voit kirjoittaa tehokkaita vaihtoehtoisia tekstejä:
-
Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
-
Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Project Online -sivustoista ja projekteista helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee SharePoint-sivustostasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Sway-suunnittelustasi helppokäyttöistä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Visio-kaaviostasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Lisätietoja siitä, miten voit varmistaa, että Microsoft 365 -tuotteet ja käyttökokemukset täyttävät helppokäyttöisyyden vaatimukset, on helppokäyttötoimintojen sivuilla Tasa-arvoinen ja helppokäyttöinen Microsoft 365 ja Tee sisällöstä helppokäyttöistä kaikille helppokäyttöisyyden tarkistuksella.
