Tässä aiheessa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit tehdä Word asiakirjoistasi helppokäyttöisiksi ja avata sisällön lukituksen kaikille, myös toimintavammaisille henkilöille.
Word on useita ominaisuuksia, joiden avulla eri ominaisuuksilla varustettuja henkilöitä voi lukea ja muokata tiedostoja. Tässä aiheessa opit esimerkiksi käsittelemään helppokäyttöisyysongelmia asiakirjan kirjoittamisen aikana Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Opit myös lisäämään kuviin vaihtoehtoisen tekstin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat kuunnella, mitä kuva koskee. Opit myös käyttämään fontteja, värejä ja tyylejä, jotta voit maksimoida asiakirjojen osallistavuuden Word ennen niiden jakamista muiden kanssa.
Sisältö
Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisiksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttöisyysongelmia, kuten puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit (vaihtoehtoinen teksti) ja pienikontrastiset värit. |
Helpota tiedostojen lukemista kaikille. |
||
|
Vältä yleensä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Tarkista taulukoista visuaalisesti, ettei niissä ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja. Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla. |
Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö Helppokäyttöisten luetteloiden luominen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin tehosteisiin. |
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Voit myös etsiä tekstiä asiakirjasta, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
Helppokäyttöisyyden Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisällön ja merkitsee siihen liittyvät helppokäyttöisyysongelmat. Siinä kerrotaan, miksi kukin ongelma voi olla ongelma toimintarajoitteisen henkilön osalta. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista näkyviin tulevat ongelmat.
Word-ruudussa Helppokäyttöisyyden tarkistus toimii automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos Helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, tilarivillä näkyy muistutus.
Käynnistä Helppokäyttöisyyden tarkistus manuaalisesti valitsemalla Tarkista> helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistus- ja Video-ominaisuuksilla: Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistus.
Vihje: Käytä Helppokäyttötoimintojen muistutus -apuohjelmaa Office tekijöille ja osallistujille tiedostojen helppokäyttöisyysongelmista. Apuohjelman avulla voit nopeasti lisätä muistutuskommemmeja, jotka lisäävät tunnettuutta helppokäyttöisyysongelmiin ja kannustavat helppokäyttöisyyden tarkistustoimintoa. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttötoimintojen muistutuksen avulla voit ilmoittaa käyttäjille helppokäyttöisyysongelmista.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä yleensä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten otsikoita ja bannereita. Taulukoita, joiden leveys on kiinteä, voi olla vaikea lukea Suurennuslasia käyttävät henkilöt, koska tällaiset taulukot pakotavat sisällön tietyn kokoiseksi. Tämä tekee fontista erittäin pienen, mikä pakottaa Suurennuslasin käyttäjät vierittämään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveystaulukoita.
-
Varmista, että taulukot toimivat oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkkitekstejä, jotta ne ovat järkevät ja eivät katkaise keski lausetta.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea Suurennuslasin avulla. Lähetä tiedostoluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa, jotta esimerkiksi puhelimitse ei tarvitse vierittää asiakirjaa vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tietoihin ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Vaiheittaiset ohjeet otsikkorivin lisäämään taulukkoon ovat ohjeessa Helppokäyttöisten taulukoiden luominen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.
Valmiiten otsikoiden ja tyylien käyttäminen
Otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että avustavan teknologian avulla. Ihanne parasta on, että otsikot selittävät, mistä asiakirjaosiossa on kyse. Käytä sisäänrakennettuja otsikkotyylejä ja luo kuvaava otsikkoteksti, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrättyyn loogiseen järjestykseen, älä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja sitten otsikkoa 3, ei otsikkoa 3, otsikkoa 1 ja sitten otsikkoa 2. Järjestä asiakirjan tiedot pieniin paloihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyylien avulla.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että järjestät asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalepalkin. Kappalepalkin taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveydelle ja korostaa palkin tekstin. Tämä on hyvä vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erotmiseen.
Ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat kohdassa Sävytys sanojen tai kappaleiden sävytys.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla henkilöt, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää visuaalisen sisällön tärkeät sisältö. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile vaihtoehtokuvassa lyhyesti kuvaa ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin ja kuvailevat kuvaa käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa. Jos haluat lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoit valitse Kaikki, mitä sinun on tiedettävä, jotta voit kirjoittaa tehokkaan vaihtoehtoisen tekstin.
Katso vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisää kohtaan Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon , SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.
Huomautukset:
-
Sisällytä kuuroja tai kuulovammavia henkilöitä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
-
Sen sijaan, että ryhmittelet kaavion objekteja, tasaa kaavio kuvaan ja lisää kuvaan vaihtoehtoinen teksti. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdevihjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", Siirry tähän tai Lisätietoja. Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat ohjeaiheissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttö
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisnopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukemisrajoiteiset henkilöt tai sokeat. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Ohjeet oletusfontin käyttöön ovat ohjeessa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit vähentää lukukuormitusta valitsemalla tutut sans serif -fontit, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jättää tietyn värisillä välitetyn merkityksen huomaamatta. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkisymboli,
vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja iso X-kirjain, 
punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa. Katso ohjeet fontin värinWord-ohjeesta Fontin värin muuttaminen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä Maksutonta Colour Contrast Analyser -sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea asiakirjasi helpommin, järjestä asiakirjan tiedot pieniin paloihin, kuten luettelomerkein varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Suunnittele luettelot siten, että sinun ei tarvitse lisätä luettelomerkkiä tai numeroa ilman luettelomerkkiä tai numeroa luettelon keskelle. Jos luettelo on jaettu tavalliseen kappaleeseen, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa virheellisten luetteloiden määrän. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskeltä, että hän poistuu luettelosta.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroiun varustetun luettelon luominen.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit vähentää lukukuormitusta kasvattamalla riittävästi tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
Saat vaiheittaiset ohjeet välien säätämiseen ohjeesta Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma
Kokeile lukea asiakirjaa Syventävä lukuohjelma, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä >Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.
-
Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Helppokäyttötoimintojen muistutuksen avulla voit ilmoittaa käyttäjille helppokäyttöisyysongelmista
-
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Mac: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365 Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa |
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Voit myös etsiä tekstiä asiakirjasta, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti. Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaista otsikkoa seuraa vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365
Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Word tiedostoissa Microsoft 365:
Huomautukset:
-
Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
-
Jotta hiiren kakkospainike toimii Macilla, varmista, että Hiiren kakkospainike -asetus on valittuna Järjestelmäasetuksissa.
Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea kuvauksen käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Valitse kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Kuvan muotoilu - välilehdessä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
-
Kuvaile kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muodon muotoilu - välilehdessä.
-
Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
-
Kirjoita 1–2 lausetta, jotka kuvaavat muodon tai SmartArt-kuvan sisältöä ja kontekstia.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Valitse kaavio ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta valintanauhan Muotoile-välilehdessä .
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vihje: Voit avata oikean valikon napsauttamalla kaavioaluetta hiiren kakkospainikkeella , joka on koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.
-
-
Kuvaile kaavion sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Visuaalisten elementtejä koristeellisena
Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylirajat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei he jää paitsi tärkeistä tiedoista.
-
Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstin syöttökenttä näkyy harmaana.
Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, kaikki koristeeksi merkityt visuaaliset elementit säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa
Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Word visuaalisointeihin.
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin
-
Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile SmartArt-kuvaa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Hyperlinkki.
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.
-
Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse otsikon teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehdessä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Numerointi-painike.
-
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Rivi- ja kappaleväli > Riviväliasetukset.
Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyy Sisennykset ja välit -välilehti.
-
Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi-valintaruutu .
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Aloitus > Lisää.
-
Napauta Linkki-komentoa .
-
Valitsemasi teksti näkyy NÄYTTÖ-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Jos haluat lisätä hyperlinkin, kirjoita URL-osoite OSOITE-ruutuun.
-
Napauta näytön yläreunassa Valmis.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Tyylit-komentoa .
-
Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Luettelomerkit-komentoa .
-
Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Numeroiminen-komentoa .
-
Valitse haluamasi numerointiasetus.
-
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.
-
Valitse Kappalemuotoilu > riviväli.
-
Valitse haluamasi väliasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Napauta Aloitus > Lisää > Taulukko.
-
Napauta Tyyliasetukset-komentoa .
-
Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.
-
Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin |
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin
Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen oman asiakirjasi visualisointeihin ja Word taulukoihin.
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Valitse kuva.
-
Avaa Kuva-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Valitse muoto.
-
Avaa Muoto-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Napauta Aloitus > Lisää.
-
Vieritä alaspäin Linkki-vaihtoehtoon , napauta sitä ja valitse Lisää linkki.
-
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.
-
Valitse näytön yläreunassa Käytä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Tyylit-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Luettelomerkit-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Numeroiminen-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi numerointiasetus.
-
Kirjoita kukin kohde numeroitussa luettelossa.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Kappaleen muotoilu -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi väliasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Tyyliasetukset-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.
-
Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.
Vihje: Kun asetus on valittuna, se näkyy harmaana.
-
Kirjoita taulukkoon jokaisen sarakeotsikko.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Office Online: Parhaat käytännöt tiedostojen Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Wordin verkkoversio helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin. |
Etsi puuttuva vaihtoehtoinen teksti Helppokäyttöisyyden tarkistus -vaihtoehdon avulla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Jos haluat etsiä riittämättömät värikontrastit, etsi asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin
Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen oman asiakirjasi kuviin ja Wordin verkkoversio taulukoihin.
Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain Kuvaus-kenttään ja jättää Otsikko-kohta tyhjäksi . Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Valitse kuva.
-
Valitse Kuva > vaihtoehtoinen teksti. Muotoile kuvaa -ruutu avautuu näytön oikealle puolella.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukko > vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu. Sinun on ehkä valittava ...-painike, jotta vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehto tulee käyttöön.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun ja valitse OK.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näyttöteksti-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun hyperlinkin kohdeosoite ja valitse Lisää.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus- >
(Fontin väri) > automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse otsikkoteksti ja valitse sitten Aloitus-välilehti .
-
Valitse Tyylit-painike ja valitse sitten otsikkotyyli, esimerkiksi Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(Luettelomerkit) -painike ja valitse sitten luettelomerkin tyyli, jota haluat käyttää. -
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(Numeroiminen) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelotyyli. -
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa valintaikkunan avainpainike.
Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyvät Yleiset-, Sisennys- ja Välit-asetukset.
-
Valitse Välistys-kohdassa haluamasi välistysasetukset ja valitse OK.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä > otsikkorivillä.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Helppokäyttöisyysongelmien etsiminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.
