Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tässä aiheessa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit tehdä Word asiakirjoistasi helppokäyttöisiksi ja avata sisällön lukituksen kaikille, myös toimintavammaisille henkilöille.

Word on useita ominaisuuksia, joiden avulla eri ominaisuuksilla varustettuja henkilöitä voi lukea ja muokata tiedostoja. Tässä aiheessa opit esimerkiksi käsittelemään helppokäyttöisyysongelmia asiakirjan kirjoittamisen aikana Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Opit myös lisäämään kuviin vaihtoehtoisen tekstin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat kuunnella, mitä kuva koskee. Opit myös käyttämään fontteja, värejä ja tyylejä, jotta voit maksimoida asiakirjojen osallistavuuden Word ennen niiden jakamista muiden kanssa.

Sisältö

Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisiksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä yleisiä helppokäyttöisyysongelmia, kuten puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit (vaihtoehtoinen teksti) ja pienikontrastiset värit.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -ruudussa voit tehdä sen.

Helpota tiedostojen lukemista kaikille.

Helppokäyttöisyyden tarkistus Wordissa

Vältä yleensä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Tarkista taulukoista visuaalisesti, ettei niissä ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Kappalepalkkien luominen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja.

Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla.

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Kappalepalkkien luominen

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin tehosteisiin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Voit myös etsiä tekstiä asiakirjasta, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden Word 

Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisällön ja merkitsee siihen liittyvät helppokäyttöisyysongelmat. Siinä kerrotaan, miksi kukin ongelma voi olla ongelma toimintarajoitteisen henkilön osalta. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista näkyviin tulevat ongelmat.

Word-ruudussa Helppokäyttöisyyden tarkistus toimii automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos Helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, tilarivillä näkyy muistutus.

Käynnistä Helppokäyttöisyyden tarkistus manuaalisesti valitsemalla Tarkista> helppokäyttöisyysHelppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistus- ja Video-ominaisuuksilla: Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistus.

Vihje: Käytä Helppokäyttötoimintojen muistutus -apuohjelmaa Office tekijöille ja osallistujille tiedostojen helppokäyttöisyysongelmista. Apuohjelman avulla voit nopeasti lisätä muistutuskommemmeja, jotka lisäävät tunnettuutta helppokäyttöisyysongelmiin ja kannustavat helppokäyttöisyyden tarkistustoimintoa. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttötoimintojen muistutuksen avulla voit ilmoittaa käyttäjille helppokäyttöisyysongelmista.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Vältä yleensä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten otsikoita ja bannereita. Taulukoita, joiden leveys on kiinteä, voi olla vaikea lukea Suurennuslasia käyttävät henkilöt, koska tällaiset taulukot pakotavat sisällön tietyn kokoiseksi. Tämä tekee fontista erittäin pienen, mikä pakottaa Suurennuslasin käyttäjät vierittämään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveystaulukoita.

  • Varmista, että taulukot toimivat oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkkitekstejä, jotta ne ovat järkevät ja eivät katkaise keski lausetta.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea Suurennuslasin avulla. Lähetä tiedostoluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa, jotta esimerkiksi puhelimitse ei tarvitse vierittää asiakirjaa vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita

  • Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tietoihin ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. 

Vaiheittaiset ohjeet otsikkorivin lisäämään taulukkoon ovat ohjeessa Helppokäyttöisten taulukoiden luominen Wordissa.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Sivun alkuun

Valmiiten otsikoiden ja tyylien käyttäminen

Otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että avustavan teknologian avulla. Ihanne parasta on, että otsikot selittävät, mistä asiakirjaosiossa on kyse. Käytä sisäänrakennettuja otsikkotyylejä ja luo kuvaava otsikkoteksti, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrättyyn loogiseen järjestykseen, älä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja sitten otsikkoa 3, ei otsikkoa 3, otsikkoa 1 ja sitten otsikkoa 2. Järjestä asiakirjan tiedot pieniin paloihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyylien avulla.

Sivun alkuun

Kappalepalkkien luominen

Sen lisäksi, että järjestät asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalepalkin. Kappalepalkin taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveydelle ja korostaa palkin tekstin. Tämä on hyvä vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erotmiseen.

Ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat kohdassa Sävytys sanojen tai kappaleiden sävytys.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla henkilöt, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää visuaalisen sisällön tärkeät sisältö. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile vaihtoehtokuvassa lyhyesti kuvaa ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin ja kuvailevat kuvaa käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa. Jos haluat lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoit valitse Kaikki, mitä sinun on tiedettävä, jotta voit kirjoittaa tehokkaan vaihtoehtoisen tekstin.

Katso vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisää kohtaan Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon , SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Huomautukset: 

  • Sisällytä kuuroja tai kuulovammavia henkilöitä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

  • Sen sijaan, että ryhmittelet kaavion objekteja, tasaa kaavio kuvaan ja lisää kuvaan vaihtoehtoinen teksti. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttö

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisnopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukemisrajoiteiset henkilöt tai sokeat. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Ohjeet oletusfontin käyttöön ovat ohjeessa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit vähentää lukukuormitusta valitsemalla tutut sans serif -fontit, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jättää tietyn värisillä välitetyn merkityksen huomaamatta. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkisymboli, Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja iso X-kirjain, Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa. Katso ohjeet fontin värinWord-ohjeesta Fontin värin muuttaminen.

  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä Maksutonta Colour Contrast Analyser -sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea asiakirjasi helpommin, järjestä asiakirjan tiedot pieniin paloihin, kuten luettelomerkein varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Suunnittele luettelot siten, että sinun ei tarvitse lisätä luettelomerkkiä tai numeroa ilman luettelomerkkiä tai numeroa luettelon keskelle. Jos luettelo on jaettu tavalliseen kappaleeseen, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa virheellisten luetteloiden määrän. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskeltä, että hän poistuu luettelosta. 

Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroiun varustetun luettelon luominen.

Sivun alkuun

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit vähentää lukukuormitusta kasvattamalla riittävästi tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Saat vaiheittaiset ohjeet välien säätämiseen ohjeesta Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Kokeile lukea asiakirjaa Syventävä lukuohjelma, miltä se kuulostaa.

  1. Valitse asiakirjassa Näytä >Syventävä lukuohjelma.

  2. Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.

  3. Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Mac: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Voit myös etsiä tekstiä asiakirjasta, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti.

Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaista otsikkoa seuraa vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Word tiedostoissa Microsoft 365:

Huomautukset: 

  • Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

  • Jotta hiiren kakkospainike toimii Macilla, varmista, että Hiiren kakkospainike -asetus on valittuna Järjestelmäasetuksissa.

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea kuvauksen käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Kuvan muotoilu - välilehdessä.

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehto Wordin pikavalikossa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.

    Wordin Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muodon muotoilu - välilehdessä.

    • Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vaihtoehtoisen tekstin asetus pikavalikossa vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen muotoon

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kirjoita 1–2 lausetta, jotka kuvaavat muodon tai SmartArt-kuvan sisältöä ja kontekstia.

    Wordin Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kaavio ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta valintanauhan Muotoile-välilehdessä .

    • Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vihje: Voit avata oikean valikon napsauttamalla kaavioaluetta hiiren kakkospainikkeella , joka on koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.

  2. Kuvaile kaavion sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.

    Wordin Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementtejä koristeellisena

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylirajat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei he jää paitsi tärkeistä tiedoista.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstin syöttökenttä näkyy harmaana.

    Koristeellinen valintaruutu valittuna Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa

Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, kaikki koristeeksi merkityt visuaaliset elementit säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Word visuaalisointeihin.

Huomautus:  Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile SmartArt-kuvaa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki.

    Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta ja Kohdeohjeen teksti -valintaikkunasta

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Screenshot of the heading style options

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Screenshot of bullet style options

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Numerointi-painike.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Screenshot of numbering style options

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Word for Mac fontin värin valintavalikko
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X., jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Rivi- ja kappaleväli > Riviväliasetukset.

    Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyy Sisennykset ja välit -välilehti.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Screenshot of the Paragraph dialog

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi-valintaruutu .

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Screenshot of the Header Row check box

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Napauta Linkki-komentoa .

  5. Valitsemasi teksti näkyy NÄYTTÖ-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Jos haluat lisätä hyperlinkin, kirjoita URL-osoite OSOITE-ruutuun.

  7. Napauta näytön yläreunassa Valmis.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy URL-osoite ja näytettävä teksti

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Tyylit-komentoa .

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Tyylit-komento, jossa Otsikko 1 on valittuna

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Luettelomerkit-komentoa .

  4. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  5. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Luettelomerkit-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Numeroiminen-komentoa .

  4. Valitse haluamasi numerointiasetus.

  5. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Numeroiminen-komento laajennettuna, muotoiluasetukset näkyvät

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X., jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä Olevaa Lisää-painiketta.

  3. Valitse Kappalemuotoilu > riviväli.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Riviväli-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia ja asetus 1,15 valittuna

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Napauta Aloitus > Lisää > Taulukko.

  3. Napauta Tyyliasetukset-komentoa .

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

  5. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Tyylin asetukset -komento laajennettuna, otsikkorivi valittuna

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen oman asiakirjasi visualisointeihin ja Word taulukoihin.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Avaa Kuva-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Word for Android vaihtoehtoisen tekstin valintaikkuna

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Valitse muoto.

  2. Avaa Muoto-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Vieritä alaspäin Linkki-vaihtoehtoon , napauta sitä ja valitse Lisää linkki.

  5. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  7. Valitse näytön yläreunassa Käytä.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy näytettävä teksti ja osoite

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Tyylit-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Word for Android-otsikkotyylit-valikko

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Luettelomerkit-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  5. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Word for Android luettelomerkeillä varustettujen luetteloiden valikko

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Numeroiminen-vaihtoehtoon ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi numerointiasetus.

  5. Kirjoita kukin kohde numeroitussa luettelossa.

Word for Android-valikko

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Word for Android värivalikko
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X., jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Kappaleen muotoilu -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Word for Android muotoiluvalikko

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Olevaa Lisää Ylänuoli -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Tyyliasetukset-vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

    Vihje: Kun asetus on valittuna, se näkyy harmaana.

  5. Kirjoita taulukkoon jokaisen sarakeotsikko.

Word for Android taulukkotyylin asetusvalikko

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Office Online: Parhaat käytännöt tiedostojen Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Wordin verkkoversio helppokäyttöisten asiakirjojen luomista varten.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin.

Etsi puuttuva vaihtoehtoinen teksti Helppokäyttöisyyden tarkistus -vaihtoehdon avulla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Jos haluat etsiä riittämättömät värikontrastit, etsi asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien tiedostojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio:n sisäänrakennettuja muotoilutyökaluja.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen oman asiakirjasi kuviin ja Wordin verkkoversio taulukoihin.

Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain Kuvaus-kenttään ja jättää Otsikko-kohta tyhjäksi . Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Valitse Kuva > vaihtoehtoinen teksti. Muotoile kuvaa -ruutu avautuu näytön oikealle puolella.

  3. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muotoile kuvaa Vaihtoehtoinen teksti -ruutu Wordin verkkoversio.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukko > vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu. Sinun on ehkä valittava ...-painike, jotta vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehto tulee käyttöön. 

  3. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun ja valitse OK.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Taulukon vaihtoehtoinen teksti -Wordin verkkoversio.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näyttöteksti-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun hyperlinkin kohdeosoite ja valitse Lisää.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkin lisääminen -valintaikkuna Wordin verkkoversio.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus- > Fontin väri -painike Wordin verkkoversio. (Fontin väri) > automaattinen.

    Word Onlinen fontin värin valintavalikko
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X., jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikkoteksti ja valitse sitten Aloitus-välilehti .

  2. Valitse Tyylit-painike ja valitse sitten otsikkotyyli, esimerkiksi Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Word Onlinen tekstityylit-valikko

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Luettelomerkit-painike Wordin verkkoversio. (Luettelomerkit) -painike ja valitse sitten luettelomerkin tyyli, jota haluat käyttää.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Word Onlinen Luettelomerkit-valikko

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Numeroiminen-painike Wordin verkkoversio. (Numeroiminen) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelotyyli.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Word Onlinen numeroimisvalikko

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa valintaikkunan avainpainike.

    Kappaleasetukset-painike Wordin verkkoversio.

    Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyvät Yleiset-, Sisennys- ja Välit-asetukset.

  4. Valitse Välistys-kohdassa haluamasi välistysasetukset ja valitse OK.

Kappaleasetukset-valintaikkuna Wordin verkkoversio.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä > otsikkorivillä.

    Taulukon otsikkorivi valittuna Wordin verkkoversio.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×