Voit varmistaa Office-tiedostojen helppokäyttöisyyden käyttämällä Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalua ,maksutonta Word-, Excel-, Outlook-, OneNote- ja PowerPoint-työkalua Windows-, Officen verkkoversio- ja Mac-tietokoneissa sekä Visio:ssä. Se löytää useimmat helppokäyttöisyysongelmat ja selittää, miksi kukin voi olla ongelma toimintarajoitteisille. Se myös tarjoaa ehdotuksia kunkin ongelman ratkaisemiseksi.

Vaikka Helppokäyttöisyyden tarkistus poistaa useimmat helppokäyttöisyysongelmat, se ei pysty havaitsemaan joitain ongelmia. Siksi on tärkeää, että tarkistat työsi aina visuaalisesti, jotta löydät helppokäyttöisyyden tarkistamisen piilottamisen ongelmat. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden tarkistus -rajoitukset.

Sisältö

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttöisyyden tarkistus tarkistaa tiedoston ja vertaa sitä sääntöihin, jotka paikallistavat toimintarajoitteisille käyttäjille ongelmalliset kohdat. Helppokäyttöisyyden tarkistus luokittelee ongelman virheeksi, varoitukseksi tai vinkiksi sen mukaan, miten vakava ongelma on.

  • Virhe. Sisältöä, joka tekee tiedoston lukemisesta ja ymmärtämisestä vaikeaa tai mahdotonta toimintarajoitteisille henkilöille.

  • Varoitus. Sisältöä, joka useimmissa (muttei välttämättä kaikissa) tapauksissa tekee asiakirjan ymmärtämisestä vaikeaa toimintarajoitteisille henkilöille.

  • Vihje. Sisältöä, jonka toimintarajoitteiset voivat ymmärtää mutta joka voisi toisin esitettynä parantaa käyttökokemusta

  • Älykkäät palvelut. Sisältö, jota AI käyttää automaattisesti ja jonka tarkkuutta ja kontekstia on tarkistettava

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen virheet, varoitukset ja vihjeet

Seuraavissa taulukoissa on esitelty helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt: mitä ne tarkistavat, mistä saat tietoa kunkin ongelman korjaamiseen sekä syyt kunkin korjaamiseen.

Huomautus: Jotta tiedostot ovat mahdollisimman helppokäyttöisiä, käytä taulukoita vain silloin, kun niitä tarvitaan tietojen esittämiseen. Vältä taulukoita, joissa on vain asettelun tarkoitus.

Virheet

Jos tiedoston sisältö tekee sen käyttämisestä erittäin vaikeaa tai mahdotonta toimintarajoitteiselle henkilölle, helppokäyttöisyyden tarkistus luokittelee sen virheeksi.

Sääntö

Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset

Miksi korjaus kannattaa?

Koskee seuraavia sovelluksia

Kaikella muussa kuin tekstimuodossa olevalla sisällöllä on vaihtoehtoinen teksti (alt-teksti).

Kaikilla objekteilla on vaihtoehtoinen teksti, eikä vaihtoehtoinen teksti sisällä kuvan nimiä tai tiedostotunnisteita.

Lukemalla vaihtoehtoisen tekstin näytönlukuohjelmat kuvailevat kuvat ja muussa kuin tekstimuodossa olevan sisällön, jota käyttäjät eivät näe. Vaihtoehtoisen tekstin perusteella käyttäjät voivat ymmärtää kuvatun sisällön tarkoituksen ja merkityksen.

Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote, Visio

Taulukoissa on määritetty sarakkeen otsikkotiedot.

Taulukoiden ja/tai solualueiden otsikko-valintaruutu on valittuna tai otsikkorivi merkittynä.

Taulukoiden otsikot auttavat käyttäjiä ymmärtämään näytönlukuohjelman myöhemmin lukeman sisällön. Taulukon otsikkorivin avulla käyttöä helpottavat toiminnot myös usein kertovat käyttäjälle kohdistimen senhetkisen sijainnin taulukossa sekä tietoa, jonka avulla käyttäjä pystyy siirtymään taulukossa.

Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote

Kaikilla osilla on merkitykselliset nimet.

Kaikissa osissa on nimiä, jotka eivät ole oletusnimiä tai paikkamerkkinimiä, kuten "Oletusosa", "Nimetön osa" tai "Osa 3".

Osioiden nimien avulla käyttäjät voivat siirtyä helpommin suuressa esityksessä pikkukuvaruudussa ,dialajittelijanäkymässäja ruudukkonäkymässä.

PowerPoint

Kaikilla dioilla on otsikot.

Dioilla on otsikot.

Diojen otsikkojen avulla käyttäjät voivat siirtyä esityksessä, kuten etsiä ja valita tietyn dian ja siirtyä siihen välittömästi.

PowerPoint

Laskentataulukon Excel ei käytä punaista muotoilua negatiivisissa luvuissa.

Solut, joissa on lukumuotoilu ja jotka käyttävät punaista väriä negatiivisissa luvuissa (esimerkiksi 1 000 näkyy punaisena luvun -1 000 sijaan).

Käyttäjät, joilla on vaikeuksia erottaa värit, eivät pysty erottamaan positiivisia ja negatiivisia arvoja.

Excel

Kuva tai objekti on tekstin kanssa linjassa.

Kuvat tai objektit ovat linjassa ympäröivän tekstin kanssa.

Jos kuva tai objekti ei ole linjassa, näytönlukuohjelman käyttäjien voi olla vaikea käsitellä objektia. Voi myös olla vaikea tietää, missä kohtaa objektia on suhteessa tekstiin.

Word

Asiakirjan käyttöä ei rajoiteta.

Mikä tahansa asiakirja, joka on poistanut käytöstä Accessin sisällön ohjelmallisesti -asetuksen asiakirjan käyttöoikeusasetuksissa: Tarkista > rajoita muokkaamista >käyttöoikeuksien rajoittaminen.... Valitse Rajoita käyttöoikeuksia tähän asiakirjaan >lisäasetuksia.

Sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) suojaus voi estää laitteita, kuten näytönlukuohjelmia, pääsemään käyttämään tätä asiakirjaa. Lisätietoja on kohdassa Salli suojatun asiakirjan osiin tehdyt muutokset.

Excel, PowerPoint, Word

Varoitukset

Helppokäyttöisyyden tarkistus näyttää varoituksen, jos sisältö on toimintarajoitteisille henkilöille useimmissa, mutta ei välttämättä kaikissa tapauksissa vaikeaa ymmärtää.

Sääntö

Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset

Miksi korjaus kannattaa?

Koskee seuraavia sovelluksia

Taulukon rakenne on yksinkertainen.

Taulukot ovat yksinkertaisia suorakulmioita. Niissä ei ole jaettuja tai yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Käyttäjät siirtyvät taulukoissa pikanäppäimillä ja helppokäyttötoiminnoilla, jotka perustuvat yksinkertaisiin taulukkorakenteisiin.

Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote

Taulukon välilehdillä on merkitykselliset nimet.

Työkirjan taulukoissa on kuvaavia tietoja, ja tyhjiä taulukoita ei ole.

Kuvaavat nimet, kuten ”Lokakuun myyntiluvut”, ovat käytettävyyden kannalta parempia kuin oletusarvoiset laskentataulukoiden nimet, kuten ”Taul1”.

Excel

Riittävä tekstin ja taustan välinen kontrasti.

Tekstin ja taustan värit ovat riittävän erilaisia, jotta teksti on helppo nähdä.

Heikkonäköisten on usein vaikea lukea tekstiä, jolla ei ole riittävää kontrastia taustaväriin. Jos asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on suuri, sitä enemmän henkilöitä näkee ja käyttää sitä.

Excel, PowerPoint, Word, Outlook

Äänelle ja videolle on lisätty tekstitys.

Kaikissa ääni- ja video-objekteissa on tekstitys.

Ilman tekstitystä toiminta- tai video- tai äänisegmentin tiedot voivat hävitä kokonaan toiminta- tai toimintavaimista ihmisistä.

PowerPoint, OneNote

Diaesityksen objektien lukujärjestys on looginen.

Dian objektit ovat loogisessa järjestyksessä.

Helppokäyttötoiminto lukee diat ja niiden sisältämät elementit määritetyssä järjestyksessä. Jos lukusuunta on epälooginen, sisällöstä ei saa selvää.

PowerPoint

Vihjeitä

Näkyviin tulee vihje, kun sisältö, jonka toimintarajoitteiset henkilöt voivat ymmärtää, voidaan ehkä järjestää tai esittää paremmin siten, että he kokevat sen parempana.

Sääntö

Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset

Miksi korjaus kannattaa?

Koskee seuraavia sovelluksia

Deck-osan nimet ovat yksilöllisiä.

Osilla on yksilölliset nimet.

Osioiden nimien avulla käyttäjät voivat siirtyä helpommin suuressa esityksessä pikkukuvaruudussa ,dialajittelijanäkymässäja ruudukkonäkymässä.

PowerPoint

Dian otsikot pinossa ovat yksilöllisiä.

Muilla kuin tyhjillä dioilla on yksilölliset otsikot.

Otsikoiden avulla käyttäjät tietävät, missä kohtaa pinoa ovat ja miten voivat siinä siirtyä.

PowerPoint

Asettelutaulukoiden muotoilu helpottaa siirtymistä.

Asettelujärjestys on käytetyn kielen kannalta looginen, ja sarkainjärjestys ei ole kehämäinen.

Taulukon asettelun avulla käyttäjät voivat siirtyä sisällössä. Se on järjestettävä loogisesti, jotta käyttäjät pystyvät ymmärtämään sisällön ja siirtyä siinä.

Word

Asiakirjoissa käytetään otsikkotyylejä.

Otsikoita ja/tai sisällysluetteloa käytetään sivun sisällön järjestämiseen.

Otsikot ja sisällysluettelot kertovat käyttäjälle tiedoston rakenteesta sekä mahdollistavat siirtymisen ja helpottavat tietojen hakemista tiedostosta.

Word, Outlook, OneNote

Älykkäät palvelut

Helppokäyttöisyyden tarkistus näyttää kaikki kuvat, joissa on älykkäiden palvelujen luoma vaihtoehtoinen teksti.

Sääntö

Helppokäyttöisyyden tarkistukseen sisältyvät tarkistukset

Miksi korjaus kannattaa?

Koskee seuraavia sovelluksia

Ehdotettu vaihtoehtoinen teksti.

Kaikki kuvat, joiden vaihtoehtoinen teksti Office kuvantunnistuspalvelussa.

Älykkäät palvelut luovat asiakirjaan automaattisesti vaihtoehtoisen tekstin (kun ominaisuus on käytössä). Tarkista kukin ehdotus huolellisesti ja varmista, että se kuvaa kuvaasi oikein. Jos haluat muokata ehdotusta, kirjoita ehdotettu teksti Kuvaus-ruutuun.

Ohjeet tämän ominaisuuden käyttöönottamisen opetellaan kohdassa "Ota automaattinen vaihtoehtoinen teksti käyttöön" kohdassa Kaikki, jotka sinun on tiedettävä, jotta voit kirjoittaa tehokkaan vaihtoehtoisen tekstin.

PowerPoint, Word, Outlook

Helppokäyttöisyyden tarkistus -rajoitukset

Helppokäyttöisyyden tarkistus ei tunnista joitakin helppokäyttöisyysongelmia. Jotkin Helppokäyttöisyyden tarkistus -havaintoihin liittyvät ongelmat eivät välttämättä ole korjattavan helppokäyttöisyyden ongelmia.

  • Väri: Tiedot välitetään pelkästään värin avulla.

  • Tekstitys: Helppokäyttöisyyden tarkistus ilmoittaa, että videosta puuttuu tekstitys, mutta jos videossa on jo in band-tekstitys, avoin tekstitys tai siinä ei ole valintaikkunaa, videossa ei ehkä ole helppokäyttötoimintoja.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×