Kalenterin jakaminen ja käyttäminen muokkaus- tai edustajaoikeuksin Outlookissa

Uudessa Outlookissa voit myöntää kenelle tahansa organisaatiosi muokkaajalle tai edustajalle kalenterin käyttöoikeuden.

Mitä eroa on muokkausoikeuksilla ja edustajan käyttöoikeuksilla?

• Muokkaajia voidaan määrittää ensisijaiseen kalenteriisi (jonka nimi on Kalenteri) tai muihin luomiisi kalentereihin.
• Edustajia voidaan määrittää ainoastaan ensisijaiseen kalenteriisi. Edustajat voivat ajoittaa kokouksia ja vastata niihin puolestasi.

Vain muokkausoikeuksien määrittäminen

1. Valitse uudessa Outlookissa siirtymisruudusta Calendar.

2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.

3. Kirjoita Jakaminen ja käyttöoikeudet -sivulle sen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi. Vaikka voit jakaa kalenterisi useamman kuin yhden henkilön kanssa, voit lisätä vain yhden henkilön kerrallaan.

4. Kun olet lisännyt henkilön, jonka haluat hallitsevan kalenteriasi, valitse hänen nimensä vieressä oleva avattava luettelo ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.

5. Valitse Saa muokata, jos haluat antaa hänelle oikeuden tehdä muutoksia kalenteriisi.

   • Vaihtoehdoilla Näkee, milloin olen varattu, Näkee otsikot ja sijainnit, ja Voi tarkastella kaikkia tietoja muut voivat tarkastella kalenteriasi, mutta he eivät voi tehdä muutoksia siihen. Organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttöoikeudet rajoittuvat näihin vaihtoehtoihin.

Delegointioikeuksien määrittäminen

Edustajat voivat paitsi muokata kalenteriasi myös ajoittaa kokouksia ja vastata niihin puolestasi.

1. Valitse uudessa Outlookin siirtymisruudussa Calendar.

2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.

3. Kirjoita Jakaminen ja käyttöoikeudet - sivulle sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi, ja määritä edustajakäyttöoikeudet. Vaikka voit jakaa kalenterisi useamman kuin yhden henkilön kanssa, voit lisätä vain yhden henkilön kerrallaan Outlookin verkkoversio.

4. Kun olet lisännyt henkilön, jonka haluat hallitsevan kalenteriasi, valitse hänen nimensä vieressä oleva avattava luettelo ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.

   • Valitse Edustaja, jos haluat muokkaajan oikeuksien lisäksi antaa valituille käyttäjille oikeuden vastaanottaa kokouspyyntöjä ja vastauksia puolestasi. Jos haluat, että edustaja näkee yksityisiin merkitsemiesi kalenterin tapahtumien tiedot, valitse Anna edustajan tarkastella yksityisiä tapahtumia -valintaruutu. Jos haluat, että edustaja voi hallita luokkiasi, valitse Anna edustajan hallita luokkia -valintaruutu.
     

     Huomautus

     Yksityisiksi merkityt kalenterimerkinnät ovat suojattuja. Useimmat henkilöt, joiden kanssa olet jakanut kalenterisi, näkevät yksityisiksi merkityistä kohteista vain ajan, eivät aihetta, sijaintia eivätkä muita tietoja. Poikkeuksena tähän on se, että voit valita valintaruudun Salli edustajalle yksityisten tapahtumien katselu -kohdassa.

5. Kun olet lisännyt henkilön, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi, ja valinnut, minkä oikeuden haluat antaa hänelle, valitse Jaa. Jos päätät olla jakamatta kalenteriasi juuri nyt, valitse .
   Henkilö, jonka kanssa jaoit kalenterisi, saa jakamisesta ilmoittavan sähköpostiviestin. Kun hän valitsee kutsussa olevan Hyväksy-painikkeen kutsun, kalenterisi lisätään hänen kalenteriluetteloonsa.

6. Kun olet antanut jollekulle edustajakäyttöoikeudet kalenteriisi, näet Jakaminen ja käyttöoikeudet -kohdassa lisäasetuksen, jonka avulla voit määrittää, miten kokouspyynnöt ja -vastaukset käsitellään. Jos sinulla on useita edustajia, sinun on tehtävä tämä jokaiselle edustajalle.

7. Valitse Edustajat-kohdan Lähetä kutsut ja vastaukset -kohdan vierestä jokin seuraavista vaihtoehdoista:

   • Vain edustaja Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään vain edustajillesi.
   • Delegoi ja lähetä minulle kopio Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään sinulle ja edustajillesi. Vain edustajasi näkevät vaihtoehdon, jolla he voivat hyväksyä tai hylätä kokouspyynnön, ja sinulle lähetetty ilmoitus näkyy tavallisen sähköpostiviestin tapaan. Voit edelleen vastata kokoukseen avaamalla kalenterimerkinnän ja vastaamalla.
   • Sekä edustajani että minä Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään sekä sinulle että edustajillesi. Kuka tahansa teistä voi vastata kokouskutsuun.

8. Jos päätät olla jakamatta kalenteriasi jollekulle, valitse Edustajat-kohdassa henkilön kohdalla, jolle et enää halua toimia edustajana.

Kalenterin jakamisen lopettaminen

Jos haluat lopettaa kalenterin jakamisen jonkun kanssa, poista hänen oikeutensa Outlookin verkkoversio avulla.

1. Valitse uudessa Outlookissa siirtymisruudusta Calendar.
2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.
   Oletusarvoisesti ensisijainen kalenterisi on nimeltään Kalenteri. Jos olet luonut muita kalentereita, voit sen sijaan valita jonkin niistä. Et voi poistaa jakamisoikeuksia muiden omistamista kalentereista.
3. Valitse sen henkilön vierestä, jonka kanssa haluat lopettaa kalenterin jakamisen.
   Henkilö poistetaan nyt niiden henkilöiden luettelosta, joilla on kalenterisi käyttöoikeus. Jos henkilö on organisaatiossasi, kalenterisi poistetaan hänen kalenteriluettelostaan. Jos henkilö on organisaatiosi ulkopuolella, hänen kopiotaan kalenteristasi ei poisteta, mutta hän ei enää synkronoidu kalenteriin tai vastaanota päivityksiä.

Tee henkilöstä edustajani perinteisessä Outlookissa

Edustaja saa automaattisesti Lähetä puolesta -käyttöoikeudet. Oletusarvon mukaan edustaja voi lukea vain kokouspyyntöjä ja niiden vastauksia. Edustajalle ei myönnetä oikeutta lukea muita Saapuneet-kansion viestejä.

2. Valitse valintaikkunassa Lisää.
   Jos Lisää-toiminto ei tule näkyviin, Outlookin ja Exchangen välillä ei ehkä ole aktiivista yhteyttä. Outlookin tilarivillä näkyy yhteyden tila.

3. Kirjoita sen henkilön nimi, jonka haluat nimetä edustajaksesi, tai etsi ja valitse sitten nimi hakutulosten luettelosta.

   Huomautus

   Edustajan nimen on oltava organisaation Exchangen yleisessä osoiteluettelossa.

4. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

5. Hyväksy Edustajien oikeudet -valintaikkunan oletusasetukset tai mukauta Exchange-kansioiden käyttöoikeuksia.
   Jos edustaja käsittelee vain kokouspyyntöjä ja niiden vastauksia, siihen riittävät oletuskäyttöoikeudet, kuten Edustajalle kopio minulle lähetetyistä kokouksiin liittyvistä viesteistä -asetuksen käyttöönotto. Voit jättää Saapuneet-kansion käyttöoikeuksien asetukseksi Ei mitään. Kokouspyynnöt ja vastaukset menevät suoraan edustajan Saapuneet-kansioon.

   Huomautus

   Oletusarvon mukaan edustaja saa Muokkaaja (luku-, luonti- ja muokkausoikeudet) -käyttöoikeuden Kalenteri-kansioosi. Kun edustajan vastaa kokouspyyntöön puolestasi, se lisätään automaattisesti Kalenteri-kansioosi.

6. Voit lähettää edustajalle tekemistäsi muutoksista kertovan viestin valitsemalla Lähetä edustajalle automaattisesti viesti, jossa on yhteenveto oikeuksista -valintaruudun.

7. Valitse halutessasi Edustaja saa nähdä yksityiset kohteet -valintaruutu.

   Tärkeää

   Tämä asetus vaikuttaa kaikkiin Exchange-kansioihin. Niihin kuuluvat myös kaikki Sähköposti-, Yhteystiedot-, Kalenteri-, Tehtävät-, Muistilaput- ja Päivyri-näkymän kansiot. Et voi myöntää yksityisten kohteiden käyttöoikeutta vain tiettyihin kansioihin.

8. Valitse OK.

   Huomautus

   • Kun viestin lähettävällä edustajalla on Lähetä puolesta -käyttöoikeudet, Lähettäjä-kentässä näkyy sekä edustajan nimi että oma nimesi. Kun lähetät viestin, jossa on Lähetä muodossa -käyttöoikeudet, vain nimesi tulee näkyviin.
   • Kun olet lisännyt henkilön edustajaksi, hän voi lisätä Exchange-postilaatikkosi Outlook-profiiliinsa. Katso ohjeet artikkelista Toisen henkilön sähköposti- ja kalenterikohteiden hallinta.

Sivun alkuun

Edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

2. Valitse sen edustajan nimi, jonka käyttöoikeuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Käyttöoikeudet.

   Huomautus

   Jos haluat poistaa kaikki edustajakäyttöoikeudet, älä valitse Käyttöoikeuksia , vaan valitse Poista ja ohita loput näistä vaiheista.

3. Muuta minkä tahansa Sellaisen Outlook-kansion käyttöoikeuksia, johon edustajalla on käyttöoikeus.

4. Voit lähettää edustajalle tekemistäsi muutoksista kertovan viestin valitsemalla Lähetä edustajalle automaattisesti viesti, jossa on yhteenveto oikeuksista -valintaruudun.

Sivun alkuun

Yksityisten kohteiden edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

Jos olet määrittänyt edustajalle oikeuden käyttää Outlook-kansioitasi, voit piilottaa tapaamisiin, kokouksiin, tehtäviin ja yhteystietoihin liittyvät henkilökohtaiset tiedot. Avaa jokainen henkilökohtainen kohde ja valitse Tunnisteet-ryhmässäYksityinen.

Jos haluat myöntää yksityisten kohteidesi käyttöoikeudet, tee näin:

2. Valitse sen edustajan nimi, jonka yksityisten tapaamisten käyttöoikeuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Käyttöoikeudet.
3. Valitse Edustaja saa nähdä yksityiset kohteet -valintaruutu.

Sivun alkuun

Voit antaa kenelle tahansa organisaatiossasi muokkaaja- tai edustajakäyttöoikeudet kalenteriisi. Muokkaajia voidaan määrittää ensisijaiseen kalenteriisi (jonka nimi on Kalenteri) tai muihin luomiisi kalentereihin. Edustajia voidaan määrittää ainoastaan ensisijaiseen kalenteriisi. Et voi antaa muokkaaja- tai edustajakäyttöoikeuksia organisaation ulkopuolisille henkilöille.

Muokkaajan määrittäminen ilman delegointioikeuksia

1. Valitse Outlookin verkkoversio siirtymisruudusta Calendar.

2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.

3. Kirjoita Jakaminen ja käyttöoikeudet -sivulle sen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi. Vaikka voit jakaa kalenterisi useamman kuin yhden henkilön kanssa, voit lisätä vain yhden henkilön kerrallaan.

4. Kun olet lisännyt henkilön, jonka haluat hallitsevan kalenteriasi, valitse hänen nimensä vieressä oleva avattava luettelo ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.

5. Valitse Saa muokata, jos haluat antaa hänelle oikeuden tehdä muutoksia kalenteriisi.

   • Vaihtoehdoilla Näkee, milloin olen varattu, Näkee otsikot ja sijainnit, ja Voi tarkastella kaikkia tietoja muut voivat tarkastella kalenteriasi, mutta he eivät voi tehdä muutoksia siihen. Organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttöoikeudet rajoittuvat näihin vaihtoehtoihin.

Edustajan määrittäminen

Edustaja voi paitsi muokata kalenteriasi myös ajoittaa kokouksia ja vastata niihin puolestasi.

1. Valitse Outlookin verkkoversio siirtymisruudusta Calendar.

2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.

3. Kirjoita Jakaminen ja käyttöoikeudet - sivulle sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi, ja määritä edustajakäyttöoikeudet. Vaikka voit jakaa kalenterisi useamman kuin yhden henkilön kanssa, voit lisätä vain yhden henkilön kerrallaan Outlookin verkkoversio.

4. Kun olet lisännyt henkilön, jonka haluat hallitsevan kalenteriasi, valitse hänen nimensä vieressä oleva avattava luettelo ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.

   • Valitse Edustaja, jos haluat muokkaajan oikeuksien lisäksi antaa valituille käyttäjille oikeuden vastaanottaa kokouspyyntöjä ja vastauksia puolestasi. Jos haluat, että edustaja näkee yksityisiin merkitsemiesi kalenterin tapahtumien tiedot, valitse Salli edustajan tarkastella yksityisiä tapahtumia -valintaruutu.
     

     Huomautus

     Yksityisiksi merkityt kalenterimerkinnät ovat suojattuja. Useimmat henkilöt, joiden kanssa olet jakanut kalenterisi, näkevät yksityisiksi merkityistä kohteista vain ajan, eivät aihetta, sijaintia eivätkä muita tietoja. Poikkeuksena tähän on se, että voit valita valintaruudun Salli edustajalle yksityisten tapahtumien katselu -kohdassa.

5. Kun olet lisännyt henkilön, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi, ja valinnut, minkä oikeuden haluat antaa hänelle, valitse Jaa. Jos päätät olla jakamatta kalenteriasi juuri nyt, valitse .
   Henkilö, jonka kanssa jaoit kalenterisi, saa jakamisesta ilmoittavan sähköpostiviestin. Kun hän valitsee kutsussa olevan Hyväksy-painikkeen kutsun, kalenterisi lisätään hänen kalenteriluetteloonsa.

6. Kun olet antanut jollekulle edustajakäyttöoikeudet kalenteriisi, näet Jakaminen ja käyttöoikeudet -kohdassa lisäasetuksen, jonka avulla voit määrittää, miten kokouspyynnöt ja -vastaukset käsitellään. Jos sinulla on useita edustajia, sinun on tehtävä tämä jokaiselle edustajalle.

7. Valitse Edustajat-kohdan Lähetä kutsut ja vastaukset -kohdan vierestä jokin seuraavista vaihtoehdoista:

   • Vain edustaja Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään vain edustajillesi.
   • Delegoi ja lähetä minulle kopio Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään sinulle ja edustajillesi. Vain edustajasi näkevät vaihtoehdon, jolla he voivat hyväksyä tai hylätä kokouspyynnön, ja sinulle lähetetty ilmoitus näkyy tavallisen sähköpostiviestin tapaan. Voit edelleen vastata kokoukseen avaamalla kalenterimerkinnän ja vastaamalla.
   • Sekä edustajani että minä Kokouspyynnöt ja -vastaukset lähetetään sekä sinulle että edustajillesi. Kuka tahansa teistä voi vastata kokouskutsuun.

8. Jos päätät olla jakamatta kalenteriasi jollekulle, valitse Edustajat-kohdassa henkilön kohdalla, jolle et enää halua toimia edustajana.

Kalenterin jakamisen lopettaminen

Jos haluat lopettaa kalenterin jakamisen jonkun kanssa ja poistaa hänen käyttöoikeutensa, toimi seuraavasti:

1. Valitse Outlookin verkkoversio siirtymisruudusta Calendar.
2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.
   Oletusarvoisesti ensisijainen kalenterisi on nimeltään Kalenteri. Jos olet luonut muita kalentereita, voit sen sijaan valita jonkin niistä. Et voi poistaa jakamisoikeuksia muiden omistamista kalentereista.
3. Valitse sen henkilön vierestä, jonka kanssa haluat lopettaa kalenterin jakamisen.
   Henkilö poistetaan nyt niiden henkilöiden luettelosta, joilla on kalenterisi käyttöoikeus. Jos henkilö on organisaatiossasi, kalenterisi poistetaan hänen kalenteriluettelostaan. Jos henkilö on organisaatiosi ulkopuolella, hänen kopiotaan kalenteristasi ei poisteta, mutta hän ei enää synkronoidu kalenteriin tai vastaanota päivityksiä.

Outlook.com koskee henkilökohtaisia tilejä, kuten Outlook.com- tai Hotmail.com tiliä. Kun jaat kalenterin Outlook.com, ainoa vaihtoehto on määrittää tarkastelu- tai muokkausoikeudet henkilölle, jonka kanssa jaat kalenterin.

Muokkausoikeuksien määrittäminen

1. Valitse Outlook.com siirtymisruudusta Calendar.
2. Valitse Aloitus-välilehdessäJaa Calendar.
3. Kirjoita Jakaminen ja käyttöoikeudet -sivulle sen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi. Vaikka voit jakaa kalenterisi useamman kuin yhden henkilön kanssa, voit lisätä vain yhden henkilön kerrallaan.
4. Kun olet lisännyt henkilön, jonka kanssa haluat jakaa kalenterisi, valitse hänen nimensä vieressä oleva avattava luettelo ja valitse haluamasi käyttöoikeustaso.
5. Valitse Voi muokata , jos haluat antaa tälle henkilölle oikeuden tehdä muutoksia kalenteriin. Valitse sitten Jaa. Henkilö, jonka kanssa jaat kalenterin, saa sähköpostikutsun hyväksyä ja tarkastella kalenteria.