Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttäminen Outlookissa

Jaetun postilaatikon lisääminen uuteen Outlookiin

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jaetun postilaatikon jäseneksi, sulje uusi Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi näkyä automaattisesti Kansio-ruudussa.

Eikö onnistunut?

Jos järjestelmänvalvoja lisäsi sinut vasta äskettäin jaettuun postilaatikkoon, voi kestää hetken, ennen kuin jaettu postilaatikko tulee näkyviin. Odota hetki ja sulje sitten uusi Outlook ja käynnistä se uudelleen. Voit myös lisätä jaetun ruudun manuaalisesti.

1. Valitse Uuden Outlookin siirtymisruudusta Sähköposti.

2. Napsauta Kansio-ruudussa tilin nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
   

3. Kirjoita Lisää jaettu kansio tai postilaatikko - ikkunaan sen postilaatikon nimi, jota haluat käyttää, esimerkiksi info@contoso.com.

   Huomautus

   Voit lisätä jaetun postilaatikon milloin tahansa, mutta ennen kuin voit aloittaa sen käytön, IT-järjestelmänvalvojan on lisättävä sinut jäseneksi.

Jaetun postilaatikon etsiminen kansioruudussa

Etsi vasemmanpuoleisesta kansioruudusta Jaettu kanssani - kansio. Laajenna kansio valitsemalla se. Jaettu postilaatikkosi on Jaettu kanssani -kohdan alikansio. Kun valitset jaetun postilaatikon nimen, se laajenee näyttämään tavalliset sähköpostikansiot, kuten Saapuneet-, Luonnokset- ja Lähetetyt-kansiot.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta

1. Valitse Uuden Outlook for Windowsin siirtymisruudusta Sähköposti.
2. Valitse Aloitus-välilehdessäUusi>sähköposti.
3. Jos et näe Lähettäjä-kenttää viestin yläreunassa ( Lähetä-kohdan vieressä), valitse Asetukset-välilehdessäNäytä lähettäjä.
4. Valitse viestistä Lähettäjä ja vaihda jaettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos jaettu sähköpostiosoite ei näy, valitse Muu sähköpostiosoite ja kirjoita jaettu sähköpostiosoite.
5. Kirjoita viesti loppuun ja valitse sitten Lähetä.
   Tästä lähtien, kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

1. Avaa uusi Outlook for Windows.
2. Avaa sähköpostiviesti, johon haluat vastata.
3. Viestin yläreunassa olevassa Lähettäjä-kentässä pitäisi näkyä jaetun postilaatikon nimi. Jos näin ei ole, valitse avattava Lähettäjä-ruutu ja valitse jaettu postilaatikko.
4. Kirjoita viesti loppuun ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Hae jaetusta postilaatikosta

Kun jaettu postilaatikko on lisätty uuteen Outlookiin, sen haku vastaa ensisijaisen postilaatikon hakua.

1. Avaa uusi Outlook for Windows.
2. Valitse kansio jaetusta postilaatikosta kansioruudussa.
3. Kirjoita Haku-ruutuun Outlook-ikkunan yläreunassa kysely, jota haluat käyttää haussa, ja paina sitten Enter-näppäintä.
   Viestiluettelo näyttää tulokset jaetun postilaatikon valitun kansion haun perusteella.

Jaetun postilaatikon jaetun kalenterin käyttäminen

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu kalenteri lisätään automaattisesti Kalenterit -luetteloosi.

1. Siirry uudessa Outlookissa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.
   Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
2. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.

Postilaatikon jaetun yhteystietoluettelon käyttäminen

Jaettujen postilaatikoiden ja muiden käyttäjien postilaatikoiden yhteystiedot eivät tällä hetkellä ole käytettävissä uudessa Outlookissa. Microsoftin Outlook-organisaatio pyrkii aktiivisesti päivittämään tätä.

Apuohjelman käytettävyys jaetuissa postilaatikoissa

Windowsin uudessa Outlookissa apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee tilanteen mukaan ja sen mukaan, onko jaettu postilaatikko siirretty täyteen tiliin. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.

Mitä muuta minun on tiedettävä jaetuista postilaatikoista uudessa Outlookissa?

Lisätietoja jaetun postilaatikon lisäämisestä tiliksi on tässä. Jaetun postilaatikon lisääminen tiliksi tukee seuraavia ominaisuuksia:

Muut ominaisuudet, jotka eivät ole käytettävissä jaetuissa postilaatikoissa, mutta jotka lisätään tulevassa päivityksessä:

• Postilaatikon uuden delegoidun käyttöoikeuden myöntäminen

Seuraavassa on joitakin sähköpostivihjeitä, joiden avulla johdon avustajat ja edustajat voivat siirtyä paremmin postilaatikoiden hallinnassa uudessa Outlookissa.

Sähköpostivihjeet

Sähköpostisuodattimet ja säännöt johdon järjestelmänvalvojille

Uudessa Outlookissa johdon järjestelmänvalvojat voivat etsiä kokouskutsuja helposti käyttämällä has calendar invites -sähköpostisuodatinta.

Voit myös määrittää Muille vastaanotetut sähköpostit -säännön johdon tilille ja siirtää sen automaattisesti erilliseen kansioon ja luokitella sen haluamallasi tavalla.

Luo tehtäviä vetämällä ja pudottamalla sähköpostiviestejä

Pysy vaivattomasti ajan tasalla vetämällä sähköpostiviestit Päivän tehtävät -näkymään.

Sähköpostien kiinnittäminen nopeaa käyttöä varten

Voit nyt kiinnittää sähköpostiviestin, joka näkyy Saapuneet-kansion yläosassa, mikä säästää aikaa, jotta sinun ei tarvitse palata takaisin ja hakea sitä. Napsauta sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja kiinnitä se valitsemalla Kiinnitä .

Ajoita, milloin lähetät sähköpostia

Nykypäivän hybridityömaailmassa päiväsi voi olla jonkun toisen yö, joten et halua lähettää sähköpostia jollekulle keskellä yötä. Uuden Outlookin avulla voit helposti lähettää sähköpostiviestin, kun haluat. Valitse lähetä-kohdan vieressä oleva avattavan valikon nuoli ja valitse Ajoita lähetys.

Sähköpostin torkkuminen

Joskus sähköposti on erittäin tärkeää, mutta ei vielä. Torkku-ominaisuuden avulla voit ajoittaa ajan, jolloin sähköpostiviesti toimitetaan uudelleen Saapuneet-kansioosi, jolloin se tulee näkyviin haluamaasi aikaan, jotta voit käsitellä sen, kun on oikea aika sinulle. Napsauta mitä tahansa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Torkku tai valitse valintanauhasta Torkku . Valitse sitten aika, jolloin haluat sen toimitettavan.

Jaetun postilaatikon lisääminen perinteiseen Outlookiin

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi näkyä automaattisesti kansioruudussa perinteisessä Outlookissa.

Eikö onnistunut?

• Jos järjestelmänvalvoja lisäsi sinut vasta äskettäin jaettuun postilaatikkoon, voi kestää hetken, ennen kuin jaettu postilaatikko tulee näkyviin. Odota hetki ja sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen.

• Jos tämä ei auta, lisää jaettu postilaatikko Outlookiin manuaalisesti:

  1. Avaa perinteinen Outlook.
  2. Valitse valintanauhan Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiliasetukset Tiliasetukset>.
  3. Valitse Sähköposti-välilehti.
  4. Varmista, että oikea tili on korostettuna, ja valitse sitten Muuta.
  5. Valitse Lisää asetuksia>Lisäasetukset>Lisää.
  6. Kirjoita jaettu sähköpostiosoite, kuten info@contoso.com.
  7. Valitse OK>OK.
  8. Valitse Seuraava>lopetus>sulje.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Valitse Uusi sähköposti.
3. Jos et näe Lähettäjä-kenttää viestin yläreunassa, valitse Asetukset>lähettäjästä.
4. Valitse viestistä Lähettäjä ja vaihda jaettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos jaettu sähköpostiosoite ei näy, valitse Muu sähköpostiosoite ja kirjoita jaettu sähköpostiosoite.
5. Valitse OK.
6. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Tästä lähtien, kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Avaa sähköpostiviesti, johon haluat vastata.
3. Viestin yläreunassa olevassa Lähettäjä-kentässä pitäisi näkyä jaetun postilaatikon nimi. Jos näin ei ole, valitse jaettu postilaatikko avattavasta Lähettäjä-valikosta.
4. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Hae jaetusta postilaatikosta

Kun jaettu postilaatikko on lisätty Outlookiin, sen haku vastaa ensisijaisen postilaatikon hakua.

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Valitse kansio jaetusta postilaatikosta kansioruudussa vasemmalla.
3. Kirjoita kysely valintanauhan (työkalurivin) yläreunassa olevaan hakuruutuun .
4. Aloita haku painamalla Enter-näppäintä tai valitsemalla hakuruudun oikealla puolella oleva Suurennuslasi-painike .
   Viestiluettelo palauttaa tulokset jaetun postilaatikon valitun kansion haun perusteella.

Jaetun kalenterin käyttö

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu kalenteri lisätään automaattisesti Kalenterit -luetteloosi.

1. Siirry perinteisessä Outlookissa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.
   
2. Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
3. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.

Jaetun yhteystietoluettelon käyttäminen

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu yhteystietoluettelo lisätään automaattisesti Omat yhteystiedot -luetteloosi.

1. Valitse perinteisessä Outlookissa People.
2. Valitse Omat yhteystiedot -kohdassa yhteystietokansio jaettua yhteystietoluetteloa varten.
   

Apuohjelman käytettävyys jaetuissa postilaatikoissa

Perinteisessä Windowsin Outlookissa apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee tietyn skenaarion mukaan. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.

Jaetun postilaatikon lisääminen siten, että se näkyy ensisijaisen postilaatikon alla

Tätä tapaa kannattaa käyttää, jos haluat valvoa ensisijaisen ja jaetun postilaatikon sähköposteja samaan aikaan. Kun olet suorittanut tämän tehtävän, jaettu postilaatikko ja sen kansiot näkyvät vasemmassa siirtymisruudussa aina, kun avaat Outlookin verkkoversio.

1. Kirjaudu tilillesi Outlookin verkkoversio.
2. Jos haluat Exchange Online postilaatikoita, napsauta vasemmanpuoleisessa siirtymisruudussa Kansiot-kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää jaettu kansio tai postilaatikko. Napsauta paikallisten Exchange-postilaatikoiden ensisijaisen postilaatikon nimeä (esimerkiksi Molly Dempsey) hiiren kakkospainikkeella vasemmassa siirtymisruudussa ja valitse sitten Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
   
3. Kirjoita Lisää jaettu kansio -valintaikkunaan sen jaetun postilaatikon nimi, jonka jäsen olet, kuten info@contoso.com.

Jaettu postilaatikko näkyy kansioluettelossa Outlookin verkkoversio. Voit laajentaa tai kutistaa jaetun postilaatikon kansioita samoin kuin ensisijaisen postilaatikon kansioita. Voit myös poistaa jaetun postilaatikon kansioluettelosta. Poista jaettu postilaatikko napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla poista.

Uusien viestien ilmoitusten vastaanottaminen jaettuun postilaatikkoon

Jos haluat saada ilmoituksia uusista viesteistä jaetun postilaatikon Saapuneet-kansioon, sinun on avattava jaettu postilaatikko erillisessä selainikkunassa.

Jaetun postilaatikon avaaminen erillisessä selainikkunassa

Tätä tapaa kannattaa käyttää, jos haluat tarkastella ja hallita jaetun postilaatikon sähköposteja erillisessä selainikkunassa. Tämän menetelmän avulla voit myös vastaanottaa ilmoituksia uusista kohteista jaetun postilaatikon Saapuneet-kansioon.

1. Kirjaudu tilillesi Outlookin verkkoversio.

2. Valitse Outlookin verkkoversio siirtymispalkissa nimesi. Näkyviin tulee luettelo.

3. Valitse Avaa toinen postilaatikko.

4. Kirjoita sen toisen postilaatikon sähköpostiosoite, jonka haluat avata, ja valitse sitten Avaa. Toinen Outlookin verkkoversio istunto avautuu erilliseen ikkunaan, jolloin voit käyttää toista postilaatikkoa.

   Vihje

   Jos kirjoitat postilaatikon sähköpostiosoiteen väärin, tulos on ”vastaavuutta ei löytynyt”. Yritä kirjoittaa sähköpostiosoite uudelleen.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta.

1. Valitse Kansioluettelon yläpuolelta Uusi sähköposti . Uusi viesti -lomake avautuu lukuruutuun.

2. Valitse viestin yläreunasta >Näytä lähettäjä.
   
   Näin näet, että kaikki tämän sähköpostiviestin vastaanottajat näkevät, että se on lähetetty oman sähköpostitilisi sijaan jaetusta postilaatikosta.

3. Kun käytät jaettua postilaatikkoa ensimmäisen kerran, sinun on lisättävä osoite avattavan Lähettäjä-luettelon vaihtoehtoihin:

   1. Napsauta Lähettäjä-osoitetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.
      
   2. Kirjoita jaettu osoite. Kun seuraavan kerran vastaat jaetusta postilaatikosta, sen osoite näkyy vaihtoehtona avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

4. Jos haluat lisätä vastaanottajia, kirjoita kaikkien yhteystietokansiossa tai organisaation osoiteluettelossa olevien henkilöiden nimet tai kirjoita sähköpostiosoite Vastaanottaja - tai Kopio-ruutuun . Kun kirjoitat henkilön nimen ensimmäisen kerran, Outlookin verkkoversio etsii kyseisen henkilön osoitetta. Tästä eteenpäin nimi tallennetaan välimuistiin, joten osoite löytyy nopeasti.

5. Kirjoita aihe.

6. Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää.

7. Kun viesti on valmis, valitse Lähetä.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

Kun vastaat jaettuun postilaatikkoon lähetettyihin viesteihin ensimmäisen kerran, sinun on lisättävä jaettu osoite avattavaan Lähettäjä-ruutuun . Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa Outlookin verkkoversio ja siirry jaettuun postilaatikkoon.
2. Avaa jaettuun osoitteeseen lähetetty viesti.
3. Valitse Vastaa.
4. Valitse viestin yläreunasta >Näytä lähettäjä.
   
5. Napsauta Lähettäjä-osoitetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.
   
6. Kirjoita jaettu osoite ja lähetä viesti. Kun seuraavan kerran vastaat jaetusta postilaatikosta, sen osoite näkyy vaihtoehtona avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

Automaattisten vastausten lähettäminen jaetusta postilaatikosta

Vain Microsoft 365 -järjestelmänvalvojallasi on oikeus määrittää mahdollisuus lähettää automaattisia vastauksia jaetusta postilaatikosta. Katso ohjeet järjestelmänvalvojalta artikkelista Jaetun postilaatikon luominen.

Apuohjelman käytettävyys jaetuissa postilaatikoissa

Outlookin verkkoversio apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee sen mukaan, miten jaettua postilaatikkoa käytetään. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.