Engage-tapahtuman järjestäminen

Tapahtumien avulla johtajat voivat jakaa strategiansa ja edistää kulttuuria ja samalla auttaa työntekijöitä yhdistämään, verkostoimaan ja vaihtamaan ideoita. Keskustelut auttavat pitämään osallistujat sitoutuneina ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Osallistujat voivat liittyä tietokoneesta tai mobiililaitteesta.

Kuka tahansa käyttäjä voi luoda Engage tapahtumia muokkausnäkymäänsä, ja yhteisön järjestelmänvalvojat voivat luoda Engage tapahtumia yhteisölleen. Engage tapahtumat tukevat kolmea tapahtumatyyppiä: lähetyksiä, kokouksia ja asynkronisia tapahtumia. Näiden skenaarioiden avulla yhdistämme Teamsin supervoimat ja Engage yhtenäiseksi tapahtumakokemukseksi.

Järjestäjien ja esittäjien roolit

Järjestäjä on tapahtuman luoja. Järjestäjillä on täydet oikeudet tapahtuman muokkaus- ja poisto-ominaisuuksiin.

Näyttökuva, jossa näytetään, miten järjestäjät valitsevat henkilöt, jotka täyttävät tapahtuman rooleja.

Engage tapahtumat tukevat jopa kymmentä yhteisjärjestäjää. Yhteisjärjestäjät voivat hallita tapahtumia, muuttaa välitysasetuksia, kuten tapahtumasyötteen moderointia ja anonyymiä osallistumista, sekä päivittää tapahtuman tallenteita tapahtuman jälkeen.

Järjestäjät voivat esittää ihmisiä tapahtuman kasvoina. Esitellyt käyttäjät näkyvät tapahtuman aloitussivulla. Tapahtuma näkyy esittelyssä olevien käyttäjien muokkausnäkymässä, joilla on pääsy tapahtumaan.

Järjestäjät ja yhteisjärjestäjät eivät näy tapahtumasivun osallistujille, eivätkä he näy tapahtumakorteissa.

Järjestäjät määrittävät esittäjiä jakamaan sisältöä ja puhumaan tilaisuudessa. Tämä on synkronoitu Teamsin esittäjän asetusten kanssa.

Esittäjät voivat olla kuka tahansa organisaatiossasi. He voivat esittää näyttönsä ja jakaa ääntä ja videoita tapahtuman aikana.

Tärkeää: Microsoft Teamsin verkkoversio ei tue kaupungintalon tapahtumatuotantoa. Käytä tätä ominaisuutta aina Teamsin työpöytäsovelluksessa Engage lähetyksiin.

Missä tapahtumat tapahtuvat?

Engage tapahtumat tapahtuvat kahdessa paikassa: johtajan muokkausnäkymässä tai Engage tai Microsoft Teamsin yhteisössä.

Julkiset ja yksityiset muokkaustapahtumat

Muokkaustapahtumien avulla voit hallita sitä, milloin tapahtuma on julkinen tai yksityinen. Alla on erittely näistä kahdesta näkyvyysvaihtoehdosta:

Muokkausnäkymän julkiset tapahtumat	Kuka tahansa organisaation jäsen voi käyttää tapahtumaa ja liittyä siihen.
Muokkausnäkymän yksityiset tapahtumat	Järjestäjät, yhteisjärjestäjät, esittäjät ja kutsutut osallistujat (yhteisöt, M365-ryhmät, jakeluluettelot, käyttöoikeusryhmät tai yksittäiset henkilöt) voivat käyttää tapahtumaa ja liittyä siihen.

Yhteisötapahtumat

Yhteisötapahtumissa noudatetaan isännöintiyhteisön vakiosuoja-asetuksia.

Engage julkisten yhteisöjen tapahtumat näkyvät kaikille organisaation jäsenille.
Engage yksityisten yhteisöjen tapahtumat näkyvät vain yhteisön jäsenille.

Yhteisön tapahtumat seuraavat yhteisön yksityisyyttä luomishetkellä. Alla olevassa taulukossa kuvataan selkeästi tapahtumien toiminta (jo luotu – aiempi ja tuleva), kun yhteisön järjestelmänvalvoja tekee muutoksia yhteisön tietosuoja-asetuksiin:

Tapahtumatyyppi	Yhteisön tietosuojan muutos	Käyttäjäjäsenyys	Tapahtumasivun käyttö	Syötteiden välitys	Reaaliaikaisen näkymän käyttö	VoD-käyttö
Async	Julkinen > Yksityinen	Ei-jäsen	Ei	Ei	Ei	Ei
Kokous	Julkinen > Yksityinen	Ei-jäsen	Ei	Ei	Kyllä	Ei
Lähetys	Julkinen > Yksityinen	Ei-jäsen	Ei	Ei	Kyllä (mukaan lukien tarkastelu Engage)	Ei
Async	Yksityinen > Julkinen	Ei-jäsen	Kyllä	Kyllä	Ei	Kyllä
Kokous	Yksityinen > Julkinen	Ei-jäsen	Kyllä	Kyllä	Ei	Kyllä
Lähetys	Yksityinen > Julkinen	Ei-jäsen	Kyllä	Kyllä	Ei (mukaan lukien katselu Engage)	Kyllä

Uuden Engage-tapahtuman luominen

Jos haluat luoda tapahtuman muokkausnäkymässä tai yhteisössä, siirry muokkausnäkymään tai yhteisöön. Valitse Tapahtumat-välilehti > Luo tapahtuma.

Voit aloittaa uuden tapahtuman myös Engage ylimmältä tasolta:

Valitse vasemmasta siirtymisruudusta Luo uusi ja valitse Tapahtuma.

Engage vasemmassa siirtymisruudussa on Luo uusi -valikko.

Täytä tämän lomakkeen otsikko, päivämäärät ja kellonajat sekä muut osat. Alkamis- ja päättymispäivät määrittävät tapahtuman aikaikkunan.
Valitse, haluatko isännöidä tätä tapahtumaa muokkausnäkymässä vai yhteisössä.

Tällöin määritetään, kuka voi osallistua tapahtumaan ja mihin sisältö tallennetaan.
1. Jotta voit luoda yhteisötapahtumia, sinun on oltava yhteisön järjestelmänvalvoja.
2. Jotta voit luoda muokkaustapahtumia, sen on oltava oma muokkausnäkymäsi, tai voit olla johtajan edustaja ja käyttää johtajien muokkausnäkymää.
Valitse kolmesta tapahtumatyypistä: Async, Kokous tai Lähetys. Asynkroninen on oletusasetus.
1. Voit luoda asynkronisen tapahtuman ilman video-ominaisuuksia jättämällä Ota lähetys tai kokous käyttöön -painikkeen pois käytöstä. Katso seuraavat vaiheet artikkelista Async Engage tapahtumat.
2. Ota käyttöön Ota lähetys tai kokous käyttöön -vaihtokytkin, jos haluat valita lähetyksen tai kokouksen valinnan. Katso seuraavat vaiheet artikkelista kokoukset Engage tapahtumissa tai yleislähetyksen määrittäminen artikkelista Lähetykset Engage tapahtumissa.

Kun olet luonut tapahtuman, määritetyt järjestäjät, yhteisjärjestäjät ja esittäjät saavat kalenterikutsun.

Tärkeää: Älä tee muutoksia tapahtumaan Outlookissa tai Teams-kalenterissa. Kaikki tapahtuman muokkaukset on tehtävä Viva Engage.

Engage-tapahtuman valvominen

Tapahtuman järjestäjät ja yhteisjärjestäjät voivat hallita keskusteluja ja vastauksia tapahtuman aikana.

Kun valvonta on käytössä, järjestäjät voivat tarkastella kysymys- ja keskusteluviestejä ennen niiden julkaisemista kaikille käyttäjille. Vastauksia ei voi valvoa. Järjestäjät voivat myös vastata yksityisesti osallistujien julkaisemattomiin kysymyksiin. Järjestäjä voi kommentoida, miksi kysymys hylätään, tai pyytää lisätietoja ennen julkaisemista. Nämä vastaukset eivät näy muille osallistujille, ja kun keskustelu julkaistaan, vastaukset eivät enää näy kenellekään.

Anonyymit julkaisut ja kommentit ovat todella anonyymejä, mikä tarkoittaa, että niitä ei ole liitetty käyttäjään kokonaan yhteensopivuuden vuoksi, eivätkä ne näy käyttäjän Omat viestit -välilehdessä.

Kysymysten lykkääminen tai poistaminen käytöstä

Voit aloittaa tapahtuman ilman kysymyksiä ja keskusteluja poistamalla kysymykset ja keskustelut käytöstä osallistujille tapahtumaa ajoitettaessa. Osallistujilla ei ole julkaisijakokemusta, mutta järjestäjät ja esittäjät voivat silti julkaista. Näitä osallistujien välitysasetuksia voi muuttaa milloin tahansa.
Jos haluat muuttaa osallistujien välitysasetuksia ennen tapahtumaa, sen aikana tai sen jälkeen, siirry Muokkaa tietoja -painikkeeseen, muuta välitysasetuksia ja tallenna tapahtuma.

Valvo kysymyksiä

Suodata keskustelut vastaamattomien kysymysten mukaan, jos haluat löytää kysymyksiä ilman parasta vastausta.
Merkitse paras vastaus (valitse Valintamerkki-kuvake vastauksen alapuolelta).
Korvaa paras vastaus valitsemalla uusi paras vastaus tai merkitsemällä nykyinen paras vastaus vääräksi (X-kuvake).
Pyydä tiettyjä henkilöitä vastaamaan kysymykseen @mentioning heidät vastauksessasi.
Katso jokaista parasta vastausta varten videosijainti tai keskustelu (Engage tai Teamsissa), johon kysymykseen vastattiin.

kutsujen Calendar

Kun tallennat juuri luodun tapahtuman, järjestäjät, yhteisjärjestäjät ja esittäjät saavat automaattisesti kalenterikutsut. Kaikki järjestäjän Engage tapahtumapäivitykset näkyvät tässä kutsussa. Toiminnon tietoja ovat esimerkiksi seuraavat:

Vastaanotettuja kutsuja ei voi muokata tai lähettää edelleen.
Jos haluat tehdä muutoksia tapahtumaan, tee ne Engage tapahtumasivulla. Kutsuun tehdyt muutokset eivät vastaa tapahtumaa Engage.

Muuta tämän kutsun tietoja Engage-tapahtuman luontisivulla.

Osallistujat voivat nopeasti lisätä tai vastaanottaa kalenterikutsuja kullekin tapahtumalle:

Luo uusi kutsu: järjestäjä luo uuden kutsun, jossa on tiedot, ja lähettää sen valittuna ajankohtana osallistujille;
Lisää kalenteriin: Mahdolliset osallistujat voivat lisätä tapahtuman kalenteriinsa valitsemalla tapahtumasivulla Lisää kalenteriin.

Tärkeää: Vastaanottajan Lisää kalenteriin -toiminto lisää staattisen .icstiedoston osallistujan kalenteriin. Tulevat järjestäjän tapahtumaan tekemät päivitykset (kuten päivämäärä/aika/kuvaus) eivät automaattisesti päivitä osallistujien kutsuja.

Huomautus: Yksityisten muokkauskokousten osallistujat saavat automaattisesti kalenterikutsun.

Tärkeää: Kaikissa kokouksissa yhteisöryhmät eivät saa kalenterikutsuja. Voit lisätä ne yksitellen tai jakeluluetteloksi, jos haluat vastaanottaa kutsuja.

Osallistu tapahtumaan

Tapahtuman aloitussivulla tapahtuman järjestäjät löytävät parhaat käytännöt tapahtuman mainostamiseen ja voivat aloittaa tapahtuman osallistujien kysymysten keräämisen ennen tapahtuman live-osan järjestämistä.

Tapahtumapäivänä, kun tapahtuma on "live", kutsutut valitsevat Liity kokoukseen tai Liity lähetykseen tapahtuman aloitussivulta tai tapahtumakalenterikutsusta, jos järjestäjä on erikseen lähettänyt kutsuja.

Sen lisäksi, että tarkastelet ja liityt tapahtumiin Engage verkossa ja mobiililaitteessa, voit tarkastella tapahtumia suoraan Teamsin yhteisöissä. Käyttäjät voivat tarkastella ja osallistua Engage tapahtumiin riippumatta siitä, onko käyttäjällä Engage verkkoversiota, Microsoft Teamsia, Engage mobiilisovellusta vai Teams-mobiilisovellusta.

Huomautus: Jos kopioit linkin Teamsin Yhteisöjen tapahtumasta, linkki ohjaa käyttäjät suoraan Teamsiin.

Video on demand (VoD) -tapahtumatallenteiden hallinta

Näyttökuva reaaliaikaisen kokouksen tilauksesta Kun reaaliaikainen videokokousosa on ohi ja tapahtuma on tallennettu, tallennus (tarvittaessa video) näkyy tapahtuman aloitussivun yläreunassa, jotta se on helppo käyttää.

Tärkeää: Varmista, että tapahtuman tallenne näkyy tapahtumasivulla, tallentamalla tapahtuma. Tallennus on oletusarvoisesti käytössä yleislähetys- ja kokouskäyttötapauksissa. Järjestäjien tulisi vahvistaa videotallennusasetus kullekin tapahtumalle etukäteen Microsoft Teams -kokousasetusten kautta.

Yhteisön kokous- ja lähetysvideotallenteet tallennetaan automaattisesti isännöintiyhteisön SharePoint-asemaan. Se perii yhteisön käyttöoikeudet.
- Julkisen yhteisön kokouksissa kaikki verkoston käyttäjät näkevät vod-palvelun automaattisesti.
- Yksityisissä yhteisökokouksissa kaikki kutsutut osallistujat näkevät vod-kutsun automaattisesti.
Muokkausnäkymän kokous- ja lähetystallenteet tallennetaan järjestäjän OneDriveen, ja ne noudattavat keskusteluluettelon määrittämiä Microsoft Teamsin käyttöoikeuksia. Järjestäjän on valittava Päivitä tallenne varmistaaksesi, että kaikki kutsutut osallistujat näkevät yksityisten kokousten vod-kutsun ja että kaikki verkoston käyttäjät näkevät julkisten kokousten vod-kutsun.

Jos haluat päivittää kokoustallenteen uudella versiolla, valitse Päivitä tallenne tapahtumasivun ylivuoto-otsikosta, korvaa linkki ja valitse Päivitä. Tallennus päivittyy ja tarjoaa käyttöoikeuden tallennuslinkkiasetusten perusteella.

Kun tapahtuma on päättynyt, varmista, että Teams jakaa tallenteen useisiin videoihin. Näin käy, kun videot ovat pitkiä ja ylittävät Teamsin tallennustilan rajan. Kaikki tallenteet ladataan oikeaan Engage sijaintiin. Yhteisötapahtumia isännöivän yhteisön SharePoint-asemassa & järjestäjän One Driven muokkaustapahtumia varten sinun on ehkä yhdistettävä ne ja päivitettävä tallennuslinkki.

Tapahtumien isännöinnin parhaat käytännöt

Voit varmistaa parhaan mahdollisen osallistumisen tapahtumaan noudattamalla seuraavia suunnittelun parhaita käytäntöjä.

Siirrä tapahtuma ylemmälle tasolle vähintään 24 tuntia etukäteen. Jaa tapahtumalinkki julkaisujen, ilmoitusten tai kalenterikutsujen kautta Viva Engage, Microsoft Teamsista, Outlookista tai SharePointista Microsoft 365:ssä.
Muistuta kutsussasi, että he voivat liittyä millä tahansa laitteella tai katsoa tallenteen myöhemmin.
Valitse aika, johon mahtuu eniten osallistujia eri aikavyöhykkeillä.
Lähetä muistutuksia tapahtumaa edeltävänä päivänä ja juuri ennen sitä – se toimii!
Kehitä vauhtia antamalla osallistujien esittää kysymyksiä tapahtumaa edeltävällä viikolla.
Motivoi osallistujia kannustamalla heitä vastaamaan kysymyksiin:
- Suodata vastaamattomat kysymykset ja vastaa niihin.
- Merkitse parhaat vastaukset valitsemalla vastausten alla valintamerkkikuvakkeet.
- @Mention tiettyjä henkilöitä vastaamaan kysymykseen.
Kun tapahtuma on päättynyt, jatka keskusteluja vastaamattomien kysymysten jatkotoimilla.