Tässä ohjeaiheessa on vaiheittaiset ohjeet sähköpostiviestien helppokäyttöisyyden ja sisällön lukituksen poistamiseen kaikille, myös toimintarajoitteisille henkilöille.
Opit esimerkiksi, miten voit käsitellä helppokäyttöisyysongelmia helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla sähköpostiviestiä kirjoitettaessa. Opit myös lisäämään vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Voit myös lukea, miten voit käyttää fontteja, värejä ja tyylejä sähköpostiviestien osallistavuuden maksimoimiseksi ennen niiden lähettämistä.
Sisältö
Sähköpostin Outlook helppokäyttöisyyden parhaat käytännöt
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toimintarajoitteisille henkilöille helppokäyttöisten Outlook sähköpostien luomiseen.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä. |
TeeOutlook sähköpostiviestin lukemisesta helppoa kaikille. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus työskentelyn aikana Outlookissa |
|
Jos sinun on käytettävä taulukoita, luo yksinkertainen taulukkorakenne vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, pystyvät ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen |
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Tekstin ja taustan voimakas kontrasti helpottaa heikkonäköisten tai värisokeiden henkilöiden sisällön näkemistä ja käyttämistä. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä fonttimuotoilua ja valmiita luetteloita. |
Järjestä ja jäsentä sähköpostin tiedot pieniksi yksiköiksi, joita on helppo lukea, selata ja selata. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Voit vähentää lukukuormitusta käyttämällä tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arialia tai Calibria. Lukihäiriöinen henkilö tunnistaa tekstin tavalla, jossa kirjainten ja sanojen tunnistaminen on vaikeaa. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus työskentelyn aikana Outlook:ssa
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Outlook helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun kirjoitat sähköpostia.
-
Kun kirjoitat sähköpostiviestiä tai vastaat viestiin Outlookissa, valitse Tarkista helppokäyttöisyys. Jos et näe painiketta työkalurivillä, se on lisättävä manuaalisesti. Valitse (Näytä lisää kohteita) > Mukauta työkaluriviä. Vedä ja pudota sitten Tarkista helppokäyttöisyys -painike työkaluriville.
Vihje: Outlook:ssa voit käyttää helppokäyttöisyyden tarkistusta myös viesti-ikkunan yläreunassa olevan postivihjeen kautta. Helppokäyttöisyyden postivihje tulee näkyviin, jos joku viestin vastaanottajista on määrittänyt helppokäyttöisten sähköpostiviestien vastaanottamisen.
Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu. Siinä luetellaan helppokäyttöisyysongelmat, jotka on järjestetty varoituksiin, virheisiin ja vihjeisiin. Lisätietoja luokittelusta on kohdassa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.
-
Voit tarkastella ja ratkaista havaintoja valitsemalla luokan ja ongelman. Valitun ongelman alta löydät kaikki kohteet ja objektit, joihin ongelma vaikuttaa. Valitsemalla kohteen tai objektin näet, miksi ongelma kannattaa korjata, ja saat ohjeet sisällön muokkaamiseen.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että sähköposti on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä sähköpostiluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa, jotta käyttäjien ei esimerkiksi tarvitse vierittää sähköpostia vaakasuunnassa puhelimessa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Taulukon otsikkorivin määrittäminen:
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi-valintaruutu .
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa. Kun kirjoitat vaihtoehtoista tekstiä, kuvaile kuvaa lyhyesti ja mainitse sen tarkoitus.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen visualisointiin ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos sinun on käytettävä kuvaa, jossa on tekstiä, toista kyseinen teksti sähköpostiviestissä.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
-
Valitse teksti, johon haluat lisätä hyperlinkin, napsauta tekstiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Linkitä. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.
-
Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta sähköpostiviestiä lukevien henkilöiden lukunopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa sähköpostiviestien luettavuutta ja luettavuutta.
Valitse tutut sans serif -fontit, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Valitse teksti.
-
Valitse muotoiluvaihtoehdot muotoiluvalintanauhassa, jossa on vaihtoehtoja fonttityypille, koolle, tyylille ja värille.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa, jotta kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen hyvin.
Käytä esimerkiksi kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset värimallit voivat helpottaa värien erottamista.
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta .
-
Valitse teksti.
-
Valitse Viesti > Fontin väri.
-
Valitse Automaattinen.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien sähköpostin lukemista järjestämällä sähköpostin tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai järjestettyihin luetteloihin.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen
Luo luettelomerkein varustettuja luetteloita käyttämällä Luettelomerkit-painiketta.
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.
-
Valitse Viesti-välilehti.
-
Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Numeroituja luetteloita
Voit luoda numeroidun luettelon Numerointi-painikkeella.
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.
-
Valitse Viesti-välilehti.
-
Paina Kappale-ryhmässä Numerointi-painiketta.
-
Kirjoita jokainen vaihe numeroituun luetteloon.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.
Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
-
Valitse teksti, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kappale.
Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja riviväli -välilehden.
-
Valitse Välistys-kohdassa haluamasi välistysasetukset ja paina sitten OK.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Tee Windows- tai Mobile Outlook -sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille henkilöille
Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.
