Microsoft 365:n avulla voit hallita ja jakaa työaikataulujasi. Uusien ominaisuuksien avulla voit määrittää lisätietoja työaikataulustasi: työpaikasta (etätyöpaikasta tai toimistosta) ja siitä, työskenteletkö eri aikoina eri päivinä. Lisäksi voit ajoittaa kokouksia muiden kanssa heidän työsijainnin perusteella, tarkastella työsijaintia henkilöiden profiilikortissa ja nähdä poissaoloaikasi näkyvän sijainnissasi.
Huomautus: Työsijaintia ei käytetä työntekijöiden seurantaan. Henkilöiden työsijaintitiedot koostetaan ja anonymisoidaan ymmärtämään toimiston ammattitrendejä.
Artikkelin sisältö:
Työtuntien ja sijainnin määrittäminen
Työsijainnin tarkasteleminen ja päivittäminen
Muiden sijaintitietojen tarkasteleminen
Päivän optimointiehdotusten tarkasteleminen
Voit tarkastella työtunteja ja sijaintia itsellesi ja muille perinteisessä Outlookissa, mutta sinun on määritettävä ne työpaikan tai oppilaitoksen tilillä käyttämällä uutta Outlookia tai Outlookin verkkoversiota alla olevien ohjeiden mukaisesti. Etkö ole varma, mitä versiota käytät? Lisätietoja on artikkelissa Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen
Huomautus: Työajan määrittäminen on vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka käyttävät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä Outlookissa ehdot täyttävän Microsoft 365 -tilauksen kanssa.
Työajan ja sijainnin määrittäminen
Määritä toistuva työsijainti Asetuksista tai muuta yhtä päivää Outlookin kalenterin avulla.
Työajan ja sijainnin määrittäminen Asetuksista
Kun määrität tämän, muut näkevät, mitä päiviä työskentelet etänä ja mitä päiviä olet toimistossa. Voit myös jakaa tarkan työsijainnin muille, esimerkiksi jos organisaatiossasi on useita rakennuksia, voit määrittää tarkalleen, missä rakennuksessa olet.
Määritä toistuva työsuunnitelma Asetuksissa. Voit myös halutessasi jakaa rakennussijainnin muiden kanssa.
-
Valitse Asetukset > Kalenteri > Työtunnit ja sijainti.
-
Valitse niiden päivien valintaruudut, jotka haluat määrittää.
-
Avattavan luettelon avulla voit valita työaikasi ja sijaintisi joka päivä.
Jaa, mistä rakennuksesta työskentelet ja missä istut.
Valitse Jaa toimiston sijaintitiedot -valintaruutu.
Poista Jaa toimiston sijaintitiedot -valintaruudun valinta, jos et halua jakaa tiettyjä sijaintitietoja.
Kuka tahansa, joka tarkastelee korttiasi, näkee sinut vain toimistossa tai etänä.
Jos et halua jakaa tietoja siitä, missä työskentelet, toimi seuraavasti:
Poista työsijainnin valinta. Tämä poistaa sen ja korvaa sen Ei sijaintia -toiminnolla.
Poista Jaa sijaintisi -valintaruudun valinta.
-
Kun olet valmis, valitse Tallenna.
Huomautus: Tämä uusi asennuskokemus on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversiossa, mutta työajan ja sijainnin määrittäminen on käytettävissä Teamsissa, Outlook for Macissa sekä Outlook for iOS:ssä ja Androidissa myöhemmin.
Työaikojen päivittäminen kalenterista
Jos haluat muuttaa toistuvaa työsuunnitelmaasi tiettynä päivänä tai muutamana päivänä kyseisellä viikolla, esimerkiksi suunnittelit työskenteleväsi etänä, mutta päätät mennä toimistolle henkilökohtaisesti pidettäviin kokouksiin, tee päivitykset Outlookin kalenterin avulla.
-
Valitse siirtymisruudussa Kalenteri
-
Valitse Työsuunnitelma
Huomautus: Työsuunnitelma-kuvake voi näyttää erilaiselta sen mukaan, oletko aiemmin määrittänyt kyseisen päivän etä- vai toimistokäytössä olevaksi.
-
Tee haluamasi muutokset
Jos aiot siirtyä toimistolle ja organisaatiossasi on useita rakennuksia, valitse avattavasta valikosta rakennus, josta aiot työskennellä.Huomautus: Rakennevalinta on käytettävissä vain, jos organisaatiosi on määrittänyt hakemiston rakennuksista, joista valita.
Jos aiot sen sijaan työskennellä etäyhteyden kautta, valitse etätyöpäivät ja valitse sitten Työskentelen etänä -valintaruutu.
Valitse Aseta. Kun palvelupaketti on määritetty, kalenteripäivinä näkyy sijaintikuvake, joka ilmaisee, mistä olet kotoisin.
Huomautus: Outlookin kalenterin määrityskokemus on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversiossa. Työajan ja sijainnin määrittäminen Teamsissa, Outlook Mobilessa ja Outlook for Macissa on tulossa.
Työsijainnin tarkasteleminen ja päivittäminen
Kun aikataulusi muuttuu, päivitä työsijainti Outlookista tai Teamsista.
Huomautus: Vaihtoehto vaihtaa sijaintia päivässä on tällä hetkellä käytettävissä vain Outlookin verkkoversiossa ja Teamsin työpöytäversiossa, mutta se on lopulta saatavilla perinteisessä Outlook for Windowsissa, iOS:ssä, Androidissa ja Macissa.
Työsijainnin päivittäminen tai poissaolon määrittäminen Outlookista
Kun tarkastelet kalenteria, valitse aikataulutettua työsijaintiasi esittava kuvake ja muuta sijaintia tarpeen mukaan. Työsijainnin voi tyhjentää poistamalla sijainnin valinnan.
Voit myös päivittää työsijainnin tiettyyn rakennukseen. Rakennukset, jotka olet määrittänyt osana toistuvia työtuntejasi ja sijaintiasi, näkyvät ensimmäisinä ehdotettuina kohteina.
-
Valitse rakennus avaamalla sijainnin valitsin.
-
Valitse Hae paikkaa. Voit myös määrittää sijaintisi niin, että siinä lukee vain Office hakemalla sitä.
Huomautus: Tietyn rakennuksen valitseminen on käytettävissä vain, jos organisaatiosi on määrittänyt rakennukset sijaintivaihtoehdoksi.
Poissaolosijainnin määrittäminen
Voit määrittää poissaolosijainnin valitsemalla tämän vaihtoehdon Työsuunnitelma-ikkunasta.
-
Valitse Työsuunnitelma
-
Valitse poissa-vaihtoehto avattavasta valikosta.
-
Kirjoita otsikko ja määritä poissaolopäivä ja -aika.
-
Valitse Tallenna. Kalenteriisi lisätään poissaolotapaaminen, ja myös Teamsin tavoitettavuustila päivitetään.
Vihje: Voit myös luoda kalenteritapaamisen mistä tahansa laitteesta ja määrittää Vapaa/Varattu-asetukseksi Poissa. Sijaintisi on määritetty poissaoloksi kyseisenä aikana.
Työsijainnin päivittäminen Teamsista
Valitse profiilikuvan sisältävä ympyräkuvake ja muuta työsijaintia. Uutta sijaintia käytetään työtunteihisi loppupäivän ajan, ja se näkyy sekä Outlookissa että Teamsissa. Voit myös ilmaista erikseen, mistä rakennussijainnista työskentelet tiettynä päivänä.
Muiden sijaintitietojen tarkasteleminen
Muiden työpaikan tietäminen on tärkeää aikataulun ja yhteistyön kannalta. Voit tarkastella muiden sijainteja omasta työsijaintikortista, ajoitettaessa Outlookista tai tarkastellessasi toisen henkilön profiilikorttia.
Näkymä päivittäisestä työsijaintikortista
Päivittäisestä sijaintikortista näet, kenen kanssa työskentelet, joka on menossa toimistolle sinä päivänä. Jos sinulla on tietty rakennusjoukko, luettelo suodatetaan muille, jotka ovat myös määrittäneet sijaintinsa samalle sijainnille kyseiselle päivälle.
Näytä, kun järjestät kokousta Outlookissa
Jos muut ovat määrittäneet työaikansa ja sijaintinsa, heidän työsijainti näkyy aikatauluavustajassa alla kuvatulla tavalla.
Toisen henkilön profiilikortin tarkasteleminen
Jos haluat tarkistaa nopeasti, mistä joku työskentelee, voit tarkastella hänen sijaintiaan profiilikortissa hänen käytettävyytensä vieressä.
Päivän optimointiehdotusten tarkasteleminen
Työsijainnin aikataulun optimointi on tärkeää, jotta voit maksimoida yhteistyön ja yhteyden henkilökohtaista päivääsi varten.
Voit määrittää, mitkä päivät ehdottavat, lisäämällä punaisen pisteen Työsuunnitelman sijainti -kuvakkeeseen.
-
Valitse Ehdotettu työsuunnitelma -sijainti
-
Tarkastele ehdotettua toimintoa päivittäisessä sijaintikortissa. Ehdotuksena voi olla seuraavat:
Työsuunnitelman päivittäminen henkilökohtaista tapahtumaa varten
Kokoustilojen varaaminen toimistopäivinä
-
Valitse ehdotukseen perustuva toiminto tai sulje kortti.
Huomautus: Ehdotukset-käyttökokemus on tällä hetkellä käytössä. Lisätietoja on Microsoft Places -sivustossa .
Vanhat työajat
Tämä uusi käyttökokemus korvaa vanhan työaikakokemuksen, mutta vanhoja työtunteja tuetaan edelleen. Koska vanha käyttökokemus tukee vain yhtä alkamis- ja päättymisaikaa koko työviikolle, vanhat työtunnit ovat likimääräisiä nykyaikaisia työtunteja ja -sijaintia varten.
Käyttäjä määrittää esimerkiksi uuden työajan ja sijainnin mukaan seuraavan aikataulun: maanantaisin, tiistaisin, torstaisin klo 8.00-17.00 & keskiviikkoisin, perjantaisin klo 10.00-19.00. Vanhojen työtuntien ajat määritetään mahdollisimman likiarvoon (klo 8.00–19.00) eli modernin työajan vähimmäisajaksi ja enimmäislopuajaksi.
Ennen kuin käyttäjä määrittää nykyaikaisen työajan, muutokset vanhoihin työaikoihin päivittyvät myös heidän moderniin työaikaansa. Kun käyttäjä on määrittänyt (tai päivittänyt) modernit työaikansa, tulevat muutokset vanhoihin työaikaan eivät kuitenkaan lisää ja korvaa nykyaikaisia työaikoja.
Poikkeuksena tähän sääntöön on työtuntien aikavyöhyke. Aina kun vanha työaikavyöhyke muuttuu, se päivittää modernin työajan aikavyöhykkeen. Näin varmistetaan, että muut voivat tarkastella tarkkaa käytettävyyttä, jos joku vanhan asiakkaan käyttäjä matkustaa aikavyöhykkeiden yli.
