Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlookin verkkoversio Microsoft Teams Uusi Outlook for Windows

Microsoft 365:n avulla voit hallita ja jakaa työaikataulujasi. Uusien ominaisuuksien avulla voit määrittää lisätietoja työaikataulustasi: työpaikasta (etätyöpaikasta tai toimistosta) ja siitä, työskenteletkö eri aikoina eri päivinä. Lisäksi voit ajoittaa kokouksia muiden kanssa heidän työsijainnin perusteella, tarkastella työsijaintia henkilöiden profiilikortissa ja nähdä poissaoloaikasi näkyvän sijainnissasi.

Huomautus: Työsijaintia ei käytetä työntekijöiden seurantaan. Henkilöiden työsijaintitiedot koostetaan ja anonymisoidaan ymmärtämään toimiston ammattitrendejä.Tämä ominaisuus ei ole vielä käytettävissä perinteisessä Outlook for Windowsissa, jossa on GCCHigh.

Artikkelin sisältö:

Työtuntien ja sijainnin määrittäminen

Työsijainnin tarkasteleminen ja päivittäminen

Muiden sijaintitietojen tarkasteleminen

Päivän optimointiehdotusten tarkasteleminen

Vanhat työajat

Voit tarkastella työtunteja ja sijaintia itsellesi ja muille perinteisessä Outlookissa, mutta sinun on määritettävä ne työpaikan tai oppilaitoksen tilillä käyttämällä uutta Outlookia tai Outlookin verkkoversio alla olevien ohjeiden mukaisesti. Etkö ole varma, mitä versiota käytät? Lisätietoja on artikkelissa Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen 

Huomautus: Työajan määrittäminen on vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka käyttävät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä Outlookissa ehdot täyttävän Microsoft 365 -tilauksen kanssa.

Työajan ja sijainnin määrittäminen

Määritä toistuva työsijainti Asetuksista tai muuta yhtä päivää Outlookin kalenteri.

Työajan ja sijainnin määrittäminen Asetuksista

Kun määrität tämän, muut näkevät, mitä päiviä työskentelet etänä ja mitä päiviä olet toimistossa. Voit myös jakaa tarkan työsijainnin muille, esimerkiksi jos organisaatiossasi on useita rakennuksia, voit määrittää tarkalleen, missä rakennuksessa olet.

Määritä toistuva työsuunnitelma Asetuksissa. Voit myös halutessasi jakaa rakennussijainnin muiden kanssa.

  1. Valitse Asetukset > Kalenteri > Työtunnit ja sijainti.

  2. Valitse niiden päivien valintaruudut, jotka haluat määrittää.

  3. Avattavan luettelon avulla voit valita työaikasi ja sijaintisi joka päivä.

    Jaa, mistä rakennuksesta työskentelet ja missä istut.

    Valitse Jaa toimiston sijaintitiedot -valintaruutu.

    Näyttökuva toistuvista työtunneista ja sijainneista

    Poista Jaa toimiston sijaintitiedot -valintaruudun valinta, jos et halua jakaa tiettyjä sijaintitietoja.

    Kuka tahansa, joka tarkastelee korttiasi, näkee sinut vain toimistossa tai etänä.

    Näyttökuva, jossa näkyy, että Jaa office -sijainti ei ole valittuna

    Jos et halua jakaa tietoja siitä, missä työskentelet, toimi seuraavasti:

    Poista työsijainnin valinta. Tämä poistaa sen ja korvaa sen Ei sijaintia -toiminnolla

    Poista Jaa sijaintisi -valintaruudun valinta.

    Näyttökuva, jossa näkyy etätoiminto valittuna avattavasta työsijainnin valikosta

    Näyttökuva, jossa työsijainniksi on nyt määritetty Ei sijaintia

  4.  Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Huomautus: Tämä uusi asennuskokemus on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversio, mutta työajan ja sijainnin määrittäminen on käytettävissä Teamsissa, Outlook for Mac ja Outlook for iOS:ssä ja Androidissa myöhemmin.

Työaikojen päivittäminen kalenterista

Jos haluat muuttaa toistuvaa työsuunnitelmaasi tiettynä päivänä tai muutamana päivänä kyseisellä viikolla, esimerkiksi suunnittelit työskenteleväsi etänä, mutta päätät mennä toimistolle henkilökohtaisesti pidettäviin kokouksiin, tee päivitykset Outlookin kalenteri.

  1. Valitse siirtymisruudussa Kalenteri Kalenteri-kuvake.

  2. Valitse Työsuunnitelma Kuva Työsijainti-kuvakkeesta

    Huomautus:  Työsuunnitelma-kuvake voi näyttää erilaiselta sen mukaan, oletko aiemmin määrittänyt kyseisen päivän etä- vai toimistokäytössä olevaksi.

  3. Tee haluamasi muutoksetJos aiot siirtyä toimistolle ja organisaatiossasi on useita rakennuksia, valitse avattavasta valikosta rakennus, josta aiot työskennellä.

    Huomautus: Rakennevalinta on käytettävissä vain, jos organisaatiosi on määrittänyt hakemiston rakennuksista, joista valita.

    Jos aiot sen sijaan työskennellä etäyhteyden kautta, valitse etätyöpäivät ja valitse sitten Työskentelen etänä -valintaruutu.

    Näyttökuva kalenterista, jossa näkyy työsijainnin valinta

    Valitse Aseta. Kun palvelupaketti on määritetty, kalenteripäivinä näkyy sijaintikuvake, joka ilmaisee, mistä olet kotoisin.

    Näyttökuva päivittäisestä kortista, jossa näkyy, ketkä muut työskentelevät kyseisessä sijainnissa

Huomautus: Outlookin kalenteri asennuskokemus on tällä hetkellä käytettävissä vain uudessa Outlook for Windowsissa ja Outlookin verkkoversio. Työajan ja sijainnin määrittäminen Teamsissa, Outlook Mobilessa ja Outlook for Mac on tulossa.

Työsijainnin tarkasteleminen ja päivittäminen

Kun aikataulusi muuttuu, päivitä työsijainti Outlookista tai Teamsista.

Huomautus: Vaihtoehto vaihtaa sijaintia päivässä on tällä hetkellä käytettävissä vain Outlookin verkkoversio ja Teamsin työpöytäversiossa, mutta se on lopulta saatavilla perinteisessä Outlook for Windowsissa, iOS:ssä, Androidissa ja Macissa. 

Työsijainnin päivittäminen tai poissaolon määrittäminen Outlookista

Kun tarkastelet kalenteria, valitse aikataulutettua työsijaintiasi esittava kuvake ja muuta sijaintia tarpeen mukaan. Työsijainnin voi tyhjentää poistamalla sijainnin valinnan.

Voit myös päivittää työsijainnin tiettyyn rakennukseen. Rakennukset, jotka olet määrittänyt osana toistuvia työtuntejasi ja sijaintiasi, näkyvät ensimmäisinä ehdotettuina kohteina.

  1. Valitse rakennus avaamalla sijainnin valitsin.

  2. Valitse Hae paikkaa. Voit myös määrittää sijaintisi niin, että siinä lukee vain Office hakemalla sitä.

    Huomautus: Tietyn rakennuksen valitseminen on käytettävissä vain, jos organisaatiosi on määrittänyt rakennukset sijaintivaihtoehdoksi. 

    Näyttökuva, jossa näkyy vaihtoehto valita rakennus työsijainniksi

Poissaolosijainnin määrittäminen

Voit määrittää poissaolosijainnin valitsemalla tämän vaihtoehdon Työsuunnitelma-ikkunasta.

  1. Valitse Työsuunnitelma Kuva Työsijainti-kuvakkeesta sinä päivänä, jona haluat näyttää poissaolosi.

  2. Valitse poissa-vaihtoehto avattavasta valikosta.

  3. Kirjoita otsikko ja määritä poissaolopäivä ja -aika.

  4. Valitse Tallenna. Kalenteriisi lisätään poissaolotapaaminen, ja myös Teamsin tavoitettavuustila päivitetään.

    Näyttökuva, jossa näkyy poissaolokortin otsikko ja päivämäärä

Vihje: Voit myös luoda kalenteritapaamisen mistä tahansa laitteesta ja määrittää Vapaa/Varattu-asetukseksi Poissa. Sijaintisi on määritetty poissaoloksi kyseisenä aikana.  

Työsijainnin päivittäminen Teamsista

Valitse profiilikuvan sisältävä ympyräkuvake ja muuta työsijaintia. Uutta sijaintia käytetään työtunteihisi loppupäivän ajan, ja se näkyy sekä Outlookissa että Teamsissa. Voit myös ilmaista erikseen, mistä rakennussijainnista työskentelet tiettynä päivänä.

Rakennussijainnin määrittäminen profiilissa

Muiden sijaintitietojen tarkasteleminen

Muiden työpaikan tietäminen on tärkeää aikataulun ja yhteistyön kannalta. Voit tarkastella muiden sijainteja omasta työsijaintikortista, ajoitettaessa Outlookista tai tarkastellessasi toisen henkilön profiilikorttia.    

Näkymä päivittäisestä työsijaintikortista

Päivittäisestä sijaintikortista näet, kenen kanssa työskentelet, joka on menossa toimistolle sinä päivänä. Jos sinulla on tietty rakennusjoukko, luettelo suodatetaan muille, jotka ovat myös määrittäneet sijaintinsa samalle sijainnille kyseiselle päivälle. 

Näytä, kun järjestät kokousta Outlookissa

Jos muut ovat määrittäneet työaikansa ja sijaintinsa, heidän työsijainti näkyy aikatauluavustajassa alla kuvatulla tavalla.

: Muiden työsijainnin tarkasteleminen Outlookin aikatauluavustajassa

Toisen henkilön profiilikortin tarkasteleminen

Jos haluat tarkistaa nopeasti, mistä joku työskentelee, voit tarkastella hänen sijaintiaan profiilikortissa hänen käytettävyytensä vieressä.

Näyttökuva profiilikortista, jossa näkyy työtunnit ja sijainti

Päivän optimointiehdotusten tarkasteleminen

Työsijainnin aikataulun optimointi on tärkeää, jotta voit maksimoida yhteistyön ja yhteyden henkilökohtaista päivääsi varten.

Voit määrittää, mitkä päivät ehdottavat, lisäämällä punaisen pisteen Työsuunnitelman sijainti -kuvakkeeseen.

  1. Valitse Ehdotettu työsuunnitelma -sijainti Näyttökuva Työsijaintiehdotus-kuvakkeesta.

  2. Tarkastele ehdotettua toimintoa päivittäisessä sijaintikortissa. Ehdotuksena voi olla seuraavat:

    Työsuunnitelman päivittäminen henkilökohtaista tapahtumaa varten

    Näyttökuva, jossa näkyy työsijainnin päivittäminen

    Kokoustilojen varaaminen toimistopäivinä

    Näyttökuva työsijaintikortista, joka sisältää painikkeen Varaa työpöytä henkilökohtaista tapahtumaa varten.

  3. Valitse ehdotukseen perustuva toiminto tai sulje kortti.

Huomautus: Ehdotukset-käyttökokemus on tällä hetkellä käytössä. Lisätietoja on Microsoft Places.

Vanhat työajat

Tämä uusi käyttökokemus korvaa vanhan työaikakokemuksen, mutta vanhoja työtunteja tuetaan edelleen. Koska vanha käyttökokemus tukee vain yhtä alkamis- ja päättymisaikaa koko työviikolle, vanhat työtunnit ovat likimääräisiä nykyaikaisia työtunteja ja -sijaintia varten.  

Käyttäjä määrittää esimerkiksi uuden työajan ja sijainnin mukaan seuraavan aikataulun: maanantaisin, tiistaisin, torstaisin klo 8.00-17.00 & keskiviikkoisin, perjantaisin klo 10.00-19.00. Vanhojen työtuntien ajat määritetään mahdollisimman likiarvoon (klo 8.00–19.00) eli modernin työajan vähimmäisajaksi ja enimmäislopuajaksi.   

Ennen kuin käyttäjä määrittää nykyaikaisen työajan, muutokset vanhoihin työaikoihin päivittyvät myös heidän moderniin työaikaansa. Kun käyttäjä on määrittänyt (tai päivittänyt) modernit työaikansa, tulevat muutokset vanhoihin työaikaan eivät kuitenkaan lisää ja korvaa nykyaikaisia työaikoja.  

Poikkeuksena tähän sääntöön on työtuntien aikavyöhyke. Aina kun vanha työaikavyöhyke muuttuu, se päivittää modernin työajan aikavyöhykkeen. Näin varmistetaan, että muut voivat tarkastella tarkkaa käytettävyyttä, jos joku vanhan asiakkaan käyttäjä matkustaa aikavyöhykkeiden yli.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.