Ajouter des ressources en tant que contexte pour l’agent Project Manager

Ajoutez des ressources

Pour ajouter des ressources au plan qui sera utilisé par le Assistant Project Manager:

1. Accédez à la vue Goals.

2. Sélectionnez + Ajouter des fichiers. Ou, si vous avez déjà ajouté des fichiers, sélectionnez + Ajouter des fichiers pour ajouter d’autres fichiers.

3. Choisissez le fichier que vous souhaitez que le Assistant Project Manager utilise comme source.

   Important : Tous les fichiers ajoutés au plan seront mis à la disposition de tous ses participants. Sélectionnez uniquement les fichiers auxquels tous les membres de l’équipe doivent avoir accès.

4. Le Assistant Project Manager prend automatiquement en compte ces fichiers lors de la génération ou de l’exécution de tâches futures.

Examinons un exemple montrant comment l’ajout de ressources au plan peut améliorer la sortie. Adele est responsable du marketing dans un cabinet d’architecture. Elle dirige le plan marketing d’un nouveau service que son cabinet propose, appelé « Conception et stratégie d’espace de travail », afin de créer des environnements de travail flexibles et efficaces qui s’adaptent aux besoins changeants des entreprises et de leurs employés. Elle charge un ensemble de fichiers dans son plan pour que le gestionnaire de projets y fasse référence :

• Stratégie et conception de l’espace de travail plans.docx: document qui décrit les différents plans de service proposés dans le cadre de ce nouveau service, ce qui permet au Assistant Project Manager de référencer ces offres dans sa sortie.

• Stratégie et conception de l’espace de travail Deck.ppt: une présentation PowerPoint qui donne une vue d’ensemble du nouveau service, aidant les Assistant Project Manager à comprendre l’objectif du service et ses détails uniques.

• Brand guide.ppt : vue d’ensemble de la marque du cabinet d’architecture, permettant aux Assistant Project Manager de créer des documents qui répondent aux directives de leur marque.

Sans ces fichiers, le Assistant Project Manager n’aurait pas de connaissances contextuelles sur le service et sa sortie serait très standard et ne serait pas enracinée dans un contexte d’équipe unique.

Supprimer des ressources

Pour supprimer les ressources que vous ne souhaitez plus que le Assistant Project Manager référence :

1. Accédez à la vue Goals.

2. Sélectionnez X à côté du fichier que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Supprimer dans la fenêtre contextuelle de confirmation.

4. Le gestionnaire de projet ne référencera plus ces fichiers pour la génération ou l’exécution de tâches futures, et ces fichiers seront supprimés du dossier SharePoint associé.

   Important : La suppression d’un fichier dans un plan ne supprime pas l’accès par les membres du plan. Si vous souhaitez supprimer l’accès des membres, faites-le directement à partir du fichier.

Afficher toutes les ressources dans le dossier SharePoint

Toutes les ressources seront ajoutées au dossier SharePoint associé au plan. Pour afficher l’ensemble des ressources associées au plan :

1. Sélectionnez SharePoint dans l’en-tête du plan.

   Remarque : Si SharePoint n’apparaît pas dans l’en-tête main, sélectionnez le menu de dépassement (...), puis SharePoint.

2. Vous accédez au dossier SharePoint associé au plan dans lequel vous pouvez voir tous les fichiers ajoutés et la sortie de boucle de Assistant Project Manager.

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