Créer un hub pour que votre équipe travaille ensemble

Microsoft Teams a une structure organisationnelle simple. Chaque équipe est composée d’un ou plusieurs canaux. Vous pouvez organiser vos équipes de n’importe quelle manière qui convient à votre flux de travail. 

• Certaines entreprises créent une équipe pour chaque projet, tandis que d’autres peuvent créer une équipe pour chaque produit ou domaine de service. Il est utile de réfléchir à la façon dont vous souhaitez organiser vos équipes avant de commencer à en créer une.

  Conseil 

  Restez simple. Il est facile d’ajouter plus de Teams ou plus de canaux ultérieurement si vous en avez besoin. Il est également simple d’en supprimer un.

• Votre équipe peut avoir un ou plusieurs canaux, selon la façon dont vous souhaitez l’organiser. Considérez-les comme des domaines d’intérêt distincts au sein de l’entreprise Chaque canal a sa propre bibliothèque de fichiers partagés, offrant ainsi un endroit facile à tout le monde pour trouver et travailler sur les fichiers liés à ce canal.

• Par exemple, une équipe créée pour gérer l’ouverture d’un nouvel emplacement pour votre entreprise peut avoir un canal pour la préparation du nouvel espace, un canal pour le déplacement physique vers le nouvel espace et un canal pour faire passer le mot en organisant le marketing et les relations publiques.

• Teams se compose de deux types de canaux : standard (disponible et visibles pour tout le monde) et privé (conversations ciblées et privées avec une audience particulière). Chaque canal est créé autour d’un sujet, tel que « Évènements de l'équipe », le nom d'un service, ou tout simplement quelque chose de distrayant. Les canaux permettent d’organiser des réunions, d’avoir des conversations et de collaborer sur des fichiers.

• Les onglets disponibles en haut de chaque canal sont des liens d’accès à vos fichiers, applications et services favoris.

1. Choisissez Teams sur le côté gauche de l’application, sélectionnez + en haut de la liste de vos équipes, puis sélectionnez Créer une équipe.

2. Choisissez À partir de zéro ou parmi l’un des nombreux modèles.

3. Déterminez le type d’équipe que vous souhaitez qu’il s’agit de :

   • Pour limiter le contenu et la conversation à un ensemble spécifique de personnes, choisissez Privé.

   • Pour une communauté ou une rubrique que toute personne de l'organisation peut joindre, sélectionnez Public.

     Important 

     Une équipe publique n’est publique qu’au sein de votre entreprise. Personnes en dehors de votre entreprise, comme les clients, ne peuvent le voir que si vous les ajoutez en tant qu’invités.

4. Nommez votre équipe et nous vous recommandons d’ajouter une description facultative.

5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Créer.

Une fois l’équipe créée, vous pouvez y ajouter des membres. Vous pouvez même ajouter des invités, comme des clients, à une équipe.

Créez un canal dans Microsoft Teams pour mettre en avant les conversations sur un sujet, un projet ou un service.

Utilisez un canal Général pour partager des annonces et des actualités dont tout le monde a besoin. Chaque équipe dispose d’un canal Général par défaut.

Pour créer un canal,

1. Sélectionnez Plus d’options (...) > Ajouter un canal.

2. Ajoutez un nom et une description.

3. Sélectionnez un niveau de confidentialité : Standard ou Privé.

4. Choisissez d’afficher automatiquement le canal dans la liste de canaux de tout le monde.

5. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Ajouter et le canal apparaît dans la liste des canaux de votre équipe.

1. Accédez à l’équipe pour laquelle vous souhaitez créer un canal, sélectionnez Plus d’options > Ajouter un canal.

2. Tapez un nom et une description.

3. Sous Confidentialité, sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez Privé - Des collègues spécifiques ont accès.

4. Sélectionnez Créer.

5. Tapez les noms des personnes que vous souhaitez inviter, y compris les invités.

   Remarque 

   Vous pouvez uniquement inviter des personnes qui sont déjà membres ou invités de l’équipe à rejoindre un canal privé.

6. Sélectionnez Ajouter, modifiez le rôle de n’importe qui si nécessaire, puis sélectionnez Terminé.

   Personnes que vous avez ajouté s’affichent dans leur liste de canaux avec un verrou en regard du nom. Pour ajouter des personnes, afficher les membres actuels et afficher les mises à jour des canaux privés, sélectionnez le volet Ouvrir les personnes .

Les canaux sont l’emplacement où les conversations d’équipe ont lieu :

• Les canaux standard sont disponibles pour tous les membres de l’équipe.

• Les canaux privés sont conçus pour les personnes spécifiques qui y ont été invitées.

Organiser une réunion dans un canal

1. Dans Teams , sélectionnez l’équipe dans laquelle vous souhaitez planifier une réunion.

2. En regard de Meet now , sélectionnez la flèche déroulante.

3. Sélectionnez Planifier une réunion  .

4. Ajoutez d’autres participants qui sont en dehors de l’équipe.

5. Sélectionnez Envoyer.

   Remarques 

   • Lorsque vous avez une réunion dans un canal, tous les membres de l’équipe peuvent l’afficher et la rejoindre dans ce canal. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les canaux privés.

   • Les invités en dehors de votre organisation n’ont pas accès au calendrier du canal.

   Tous les membres de l’équipe pour laquelle vous avez planifié la réunion recevront une invitation personnelle.

Vous pouvez également inviter un canal à une réunion régulière en tapant le nom du canal dans le champ Ajouter un canal . Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Travailler avec des messages dans un canal

Les membres d’une équipe publient des messages et des réponses sous l’onglet Publications dans un canal. Vous pouvez : 

• Sélectionnez à côté d’un message pour montrer que vous l'aimez.

• Sélectionnez Autres options (...) > Modifier pour modifier un message.

• Sélectionnez Autres options (...) > supprimer pour le supprimer.

Démarrer une nouvelle conversation et attirer l’attention d’une personne dans un canal

Pour créer une publication dans un canal, sélectionnez Nouvelle conversation. Lorsque vous travaillez sur votre billet, vous pouvez :

• Taper devant le nom d’un membre de l’équipe pour l’inclure dans la conversation.

• Taper devant le nom d’une équipe ou d’un canal pour inclure l’ensemble de l’équipe ou du canal.

  Remarque 

  Vous ne pouvez @mention une équipe ou un canal que si l’administrateur l’a activé.

Voir où vous avez été mentionné

Recherchez le cercle rouge à gauche près du nom des autres canaux pour voir le nombre de fois que votre nom a été mentionné dans une conversation. 

Épingler et détacher un canal

Épinglez un canal à votre liste d’équipes pour y accéder rapidement.

• Sur le canal que vous souhaitez, sélectionnez Plus d'options (...) > Épingler.

• Pour le désépingler, sélectionnez Autres options (...) > Désépingler.

Afficher et masquer les chaînes

Afficher et masquer les canaux dans Microsoft Teams pour suivre les canaux importants et masquer ceux que vous n’avez pas besoin de voir aussi souvent.

• Une fois le canal sélectionné, sélectionnez Plus d’options > Masquer.

• Si vous souhaitez afficher le canal, recherchez le canal dans Canaux masqués, sélectionnez-le, puis choisissez Afficher.