Collaborer sur des documents métier

Lorsque vous démarrez un nouveau document, il est préférable de l’enregistrer dans OneDrive. Cela garantit que vous pouvez accéder au document à partir de n’importe quel appareil et vous permet de le partager facilement avec d’autres personnes au lieu d’envoyer différentes copies du même fichier par e-mail.

Pour l’enregistrer dans OneDrive :

1. Dans Word, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.

2. Choisissez OneDrive, puis un dossier dans lequel vous souhaitez l’enregistrer.

3. Entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer.

Avec votre fichier dans OneDrive, il s’enregistre désormais automatiquement. Ne perdez plus votre progression parce que vous avez oublié d’économiser. Lorsque vous êtes prêt à inviter d’autres personnes à travailler sur le fichier avec vous ou à recevoir des commentaires :

1. Sélectionnez Partager. 
   
   

2. Ajoutez les noms ou les adresses de messagerie des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager. Si vous partagez avec d’autres personnes en dehors de votre entreprise, veillez à modifier les autorisations sur Toute personne disposant du lien peut modifier.

   Conseil 

   Consultez Partager des fichiers et dossiers OneDrive pour en savoir plus sur les autorisations de partage.

3. Ajoutez un message si vous le souhaitez, puis sélectionnez Envoyer.

Les destinataires recevront un e-mail avec un lien vers le document.

Vous pouvez également sélectionner Copier le lien , puis partager le lien vers le document comme vous le souhaitez, par exemple dans un e-mail, un message de conversation ou dans un autre document.

Après le partage d’un fichier, vous pouvez collaborer et travailler dessus simultanément avec d’autres personnes.

• Afficher les autres personnes dans le document et l’emplacement où elles travaillent.

• Un indicateur de présence affiche l’emplacement où elles travaillent. Affichez les modifications à mesure qu’elles sont effectuées.

• Ajoutez des commentaires et @mentionnez les autres pour obtenir des informations directement dans l’emplacement souhaité.

Lorsque vous ajoutez des commentaires dans un fichier et tapez le symbole @ devant le nom d’une personne, celle-ci reçoit un courrier incluant un lien vers votre commentaire. Elle peut alors cliquer sur le lien pour accéder au document et à la conversation.

1. Ajoutez un commentaire.

2. Tapez votre commentaire. Utilisez @mention pour nommer des personnes spécifiques dans votre commentaire.

3. Sélectionnez Publier un commentaire.

4. Le destinataire recevra automatiquement une notification par e-mail. Il peut directement répondre au commentaire à partir de l’e-mail ou sélectionner le lien pour accéder directement au commentaire.

À l’aide du fichier enregistré dans OneDrive ou SharePoint, utilisez Historique des versions pour revenir à la version précédente d’un fichier si un utilisateur apporte des modifications non souhaitées.

1. Sélectionnez le nom du fichier.

2. Sélectionnez Historique des versions.

3. Choisissez l’une des versions.

4. Cliquez sur Modifications ou parcourez le fichier pour comparer les modifications.

5. Sélectionnez Restaurer pour remplacer votre fichier par la version plus ancienne.