גישת אורח ב- קבוצות Microsoft 365 מאפשרת לך ולצוות שלך לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון שלך על-ידי הענקת גישה לשיחות קבוצתיות, לקבצים, להזמנות בלוח השנה ולמחברת הקבוצה. כל בעל קבוצה יכול להעניק גישה לאורח - לדוגמה, שותף, ספק, ספק או יועץ.
הערה
מאמר זה עוסק בהוספת אורחים - אנשים מחוץ לארגון שלך - לקבוצה של Microsoft 365 עבור חשבונות בעבודה או בבית ספר. אם אתה מחפש מידע אודות הוספת חברים - אנשים בתוך הארגון שלך - לקבוצה של Microsoft 365, ראה הוספה, עריכה והסרה של חברי קבוצה ב - Outlook.
כיצד זה פועל
People להשתמש קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook כדי להוסיף ולנהל אורחים בקבוצות Microsoft 365 שלהם. לאורחים יכולה להיות כל כתובת דואר אלקטרוני, וחשבון הדואר האלקטרוני שלהם יכול להיות חשבון בעבודה, בחשבון אישי או בבית ספר.
- שלב 1 בעלים של קבוצה מוסיף אורח לקבוצה או אורח מועמד על-ידי חבר בקבוצה. בצע את ההוראות במאמר הוספה, עריכה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook. הבעלים של הקבוצה מאשר מועמדים כלשהם.
- שלב 2 בעלי הקבוצה מקבל דיווח על התוכן והמשאבים שהאורחים יכולים לגשת אליהם בתוך הקבוצה.
- שלב 3האורח מקבל הודעת ברוכים הבאים ויכול להשתתף בשיחות הקבוצה, לקבל ולהגיב להזמנות בלוח השנה וכן לגשת לקבצים של הקבוצה.
הערה
כברירת מחדל, אורחים נרשמת כמנויים לקבוצה ויקבלו את כל השיחות והאירועים של הקבוצה בתיבות הדואר הנכנס שלהם. אורחים אינם יכולים לבטל את המנוי להודעות דואר אלקטרוני קבוצתיות בזמן שהם חברים בקבוצה.
האורחים יכולים לעזוב את הקבוצה בכל עת באמצעות קישור בכותרת התחתונה של כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות ללוח השנה של הקבוצה.
מנהלי מערכת יכולים לנהל אורחים ואת הגישה שלהם למשאבי קבוצה של Microsoft 365 באמצעות PowerShell. ראה ניהול גישת אורח ב- קבוצות Microsoft 365 לקבלת הוראות.
כאשר אורח מוזמן להצטרף לקבוצה, הוא מקבל הודעת ברוכים הבאים הכוללת מעט מידע אודות הקבוצה ומה הוא יכול לצפות כעת כשהוא חבר. ההודעה כוללת גם קבוצת קישורים שיעזרו להם להתחיל בעבודה ולחבר למשאבי קבוצה.
כל האינטראקציות של החבר האורח מתרחשות באמצעות תיבת הדואר הנכנס שלו. הוא לא יכול לגשת לאתר הקבוצה, אך הוא יכול לקבל הזמנות ללוח שנה, להשתתף בשיחות דואר אלקטרוני, ואם מנהל המערכת הפך את ההגדרה לזמינה, הוא יכול לפתוח קבצים משותפים באמצעות קישור או קובץ מצורף.
כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות ללוח השנה של הקבוצה שהאורחים מקבלים יכללו תזכורת להשתמש באפשרות השב לכולם בתגובות לקבוצה, יחד עם קישורים להצגת קבצים קבוצתיים ולעזיבה של הקבוצה. הנה דוגמה:
הטבלה הבאה מסכמת את הפעולות שאורחים יכולים ולא יכולים לבצע.
| תכונה | אורח מורשה לבצע? |
|---|---|
| יצירת קבוצה | לא |
| הוספה/הסרה של חברי קבוצה | לא |
| מחיקת קבוצה | לא |
| הצטרפות לקבוצה | כן, באמצעות הזמנה |
| התחלת שיחה | כן |
| מענה לשיחה | כן |
| חיפוש שיחה | כן |
| @mention אדם בקבוצה | לא |
| הצמדה/העדפה של קבוצה | לא |
| מחיקת שיחה | כן |
| הודעות 'אהבתי' | לא |
| ניהול פגישות | לא |
| הצגת לוח שנה של קבוצה | לא |
| שינוי אירועי לוח שנה | לא |
| הוספת לוח שנה קבוצתי ללוח שנה אישי | לא |
| הצגה ועריכה של קבצים קבוצתיים | כן, אם מנהל הדיירים הפך אפשרות זו לזמינה |
| גישה למחברת הקבוצה של OneNote | כן, גישה מהודעת ברוכים הבאים |
| עיון בקבוצות | לא |
שאלות נפוצות
מהו אורח?
אורח הוא אדם שאין לו חשבון בעבודה או בבית ספר בארגון שלך. הם עשויים להיות לקוח, ספק, שותף או מישהו אחר מחוץ לארגון שלך.
האם ניתן להוסיף אנשים מתוך הארגון שלי, שאינם חלק מהקבוצה, כאורחים?
לא. ניתן להוסיף כאורחים רק אנשים מחוץ לארגון, כמו שותפים או יועצים. באפשרותך להזמין אנשים מתוך הארגון להצטרף כחברי קבוצה רגילים.
האם ניתן להוסיף אנשי קשר חיצוניים של דואר לקבוצות?
כן, זה אפשרי. אנשי קשר חיצוניים של דואר הם אנשי קשר המפורטים ברשימת הכתובות הכללית של הארגון שלך. דוגמה לסוג זה של איש קשר היא חברת אספקה שמספקת לארגון שלך שירותים באופן קבוע.
כאשר אני מנסה להוסיף אורח לקבוצה שלי, אני מקבל הודעה בנוסח "פנה למנהל המערכת". למה?
על מנהל המערכת להפעיל את תכונת האורח לפני שתוכל להוסיף אורחים. כאשר תראה את ההודעה כדי לפנות למנהל המערכת, ייתכן שתכונת האורח עדיין לא הופעלה. ראה ניהול גישת אורח ב- קבוצות Microsoft 365 לקבלת מידע נוסף.
האם אורחים יכולים להציג הודעות IRM?
לא, אורחים אינם יכולים להציג הודעות המוגנות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM).
מדוע אני מקבל דוח אי-מסירה בעת מענה להודעת קבוצה?
ייתכן שתקבל דוח אי-מסירה כאשר תשיב להודעה קבוצתית עם כתובת דואר אלקטרוני שונה מהכתובת שבה השתמשת כאשר הצטרפת לקבוצה או נוספה אליה. לדוגמה, אם הצטרפת לקבוצה seanc@contoso.comseanc@service.contoso.comבתור אך אתה מנסה להשיב להודעה קבוצתית בתיבת הדואר הנכנס שלך מ- , תקבל דוח אי-מסירה.
האם ניתן לשתף קובץ קבוצה עם אדם מחוץ לארגון שלי שאינו חבר או אורח של הקבוצה?
כן. חברי הקבוצה (לא אורחים) יכולים לשתף קבצי קבוצה של Microsoft 365 עם אנשים מחוץ לארגון באמצעות הפקד שיתוף ובחירה באפשרות אנשים ספציפיים כקהל. לאחר מכן, עליך להזין את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ.
לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף קבצים ותיקיות באמצעות Microsoft 365 Business.
האם אורחים יכולים לגשת לקבצים מצורפים מודרניים שהועברו בהודעת קבוצה?
קובץ מצורף מודרני הוא קובץ המאוחסן ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר. קישור אחד מגיע לכל הנמענים. מאחר שהקובץ מאוחסן בענן, כל הנמענים יכולים לקרוא ולערוך את הקובץ בלי שיהיה צורך לתאם בין עותקים שונים.
בקבוצה של Microsoft 365, קבצים מצורפים מודרניים משותפים רק עם חברים או אורחים בקבוצה. כאשר הודעה עם קובץ מצורף מודרני מועברת לאורח מהווה חלק מהקבוצה, הוא יוכל לגשת אל הקובץ המצורף לאחר הכניסה באמצעות שם משתמש וסיסמה. אם ההודעה מועברת לאדם שאינו חלק מהקבוצה, אדם זה לא יוכל לפתוח את הקובץ המצורף.
מדוע חלק מהאורחים לא מופיעים בשיחות קבוצתיות?
ייתכנו כמה סיבות לכך שאורחים אינם מקבלים שיחות קבוצתיות. לקבלת מידע, ראה משתמשים אורחים אינם מקבלים שיחה קבוצתית
כיצד יכולים אורחים לבדוק ולנהל את הנתונים האישיים שלהם שנאספו על-ידי הארגון?
האורחים יכולים לגלות איזה מידע אישי שלהם מחזיק הארגון, וכיצד לבקש למחוק את כולם או חלק מהם על-ידי בחירה בקישור 'הצהרת פרטיות ארגונית' בחלק התחתון של הודעת ברוכים הבאים שהם קיבלו.
למידע נוסף
חוויית השימוש קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook
הוספה, עריכה או הסרה של חברי קבוצה ב- Outlook
הוספת אורחים קבוצות Microsoft 365
הצטרפות לקבוצות, עזיבתן או מעקב אחריהן ב- Outlook
שליחת דואר אלקטרוני לקבוצה ב- Outlook
תזמון אירוע בלוח שנה של קבוצה ב- Outlook
שימוש בקבצים משותפים עם קבוצת Microsoft 365 ב- Outlook
עריכה או מחיקה של קבוצה ב- Outlook
שימוש קבוצות Microsoft 365 כאורחים
אורחים אינם מקבלים הודעות דואר אלקטרוני של קבוצת Microsoft 365