סוכן Planner הופך הודעות דואר אלקטרוני של דוחות מצב עבור התוכניות שלך לאוטומטיות על-ידי יצירת סיכומים תמציתיים ומקצועיים בהתבסס על התקדמות, אבני דרך ומשימות קרובות. זה עוזר לעדכן את בעלי העניין, חוסך זמן ותומך בשקיפות ויישור בין פרויקטים. דוחות מצב עובדים גם עם תוכניות בסיסיות משותפות וגם עם תוכניות Premium משותפות.
הערה
סוכן Planner נפרס כעת ללקוחות. קבל מידע נוסף על כך בשאלות נפוצות אודות סוכן Planner.
התחל דוח חדש
אפשרות 1: התחלה עם תוכנית חדשה
- נווט אל Microsoft Teams ופתח את אפליקציית Planner .
- צור תוכנית חדשה על ידי בחירה בתוכנית בסיסית או תוכנית פרימיום. דוחות מצב עובדים עם שניהם.
- שתף את התוכנית שלך על-ידי בחירת סמל השיתוף בפינה השמאלית העליונה. באפשרותך ליצור קבוצה חדשה או להוסיף את התוכנית לקבוצה קיימת.
- הוסף לפחות 10 פעילויות לתוכנית שלך.
- בחר את הכרטיסיה 'דוחות' בכרזה העליונה. אם אינך רואה כרטיסיה זו, עיין בתפריט הגלישה (שלוש נקודות) לקבלת אפשרויות נוספות.
אפשרות 2: התחלה מתוכנית קיימת
- נווט אל Microsoft Teams ופתח את אפליקציית Planner .
- פתח תוכנית משותפת הכוללת לפחות 10 פעילויות. דוחות מצב עובדים הן עם תוכניות בסיסיות משותפות (כאשר סוכן Planner זמין) והן עם תוכניות Premium משותפות (כאשר סוכן Planner זמין).
- ודא שהתוכנית משותפת עם קבוצת Microsoft 365. אם לא, שתף אותו על-ידי בחירה בלחצן 'שתף ' בפינה השמאלית העליונה.
- נווט אל הכרטיסיה 'דוחות '.
עצה
דוחות פועלים בצורה הטובה ביותר עם תוכניות שבוצע אחריהן מעקב במשך פרק זמן מסוים ומאוכלסות בפעילויות. אם יש לך פחות מ- 10 פעילויות בתוכנית, נסה להוסיף עוד כמה לפני יצירת דוח.
הפקה, הצגה ועריכה של דוח
- בחר 'תחילת העבודה ' בכרזה העליונה בכרטיסיה 'דוחות '.
- תחת תקופת דיווח, בחר את הרשימה הנפתחת ובחר את פרק הזמן שברצונך שהדוח יכלול - לדוגמה, השבוע שעבר, השבועיים האחרונים, החודש שעבר או הרבעון האחרון.
- (אופציונלי) בחר 'הצג אפשרויות נוספות ' כדי להתאים אישית את הדוח:
- מקטעי דוח: בחר את הרשימה הנפתחת כדי לבחור אילו מקטעים לכלול, כגון תקציר מנהלים, סיכונים וחוסמיםוהישגים.
- הוראות נוספות: הוסף פרטים ספציפיים על הדברים שאתה רוצה שיופיע בדוח. לדוגמה, "הוסף מקטע התקדמות וחלק אותו לפי מיכלים".
- אורך דוח: בחר תמציתי, Standard או מפורט.
- לחץ על צור דוח. סוכן Planner מסנתז מידע מהתוכנית כדי ליצור דוח מותאם אישית.
- הדוח שלך ייפתח בבד ציור של Loop, ותקבל הודעה בתוך האפליקציה עם קישור לדוח. באפשרותך לבצע פעולות עריכה ישירות בדוח שלך (בבד הציור של Loop) כדי להשלים את התוכן.
הערה
הפקת הדוח עשויה להימשך מספר דקות בהתאם למורכבות של התוכנית שלך. באפשרותך לנווט אל מחוץ לעמוד הנוכחי או מאפליקציית Planner—הדוח שלך יהיה זמין כשתחזור.
הצגת הדוחות העדכניים ביותר שלך
- בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
- נווט אל הכרטיסיה 'דוחות '.
- תחת המקטע דוחות אחרונים , תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות האחרונים שנוצרו. כל דוח מציג את המצב שלו - לדוגמה, טיוטה.
פתיחה או מחיקה של דוח
ברשימה דוחות אחרונים , בחר בלחצן אפשרויות נוספות (...) לצד דוח ולאחר מכן בחר:
- פתח כדי לפתוח את הדוח ב- Loop, שם תוכל להציג או להמשיך לערוך אותו.
- מחק כדי להסיר את הדוח מהרשימה.
הצגת כל הדוחות הקודמים
- בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
- נווט אל הכרטיסיה 'דוחות '.
- תחת המקטע דוחות אחרונים , תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות האחרונים שנוצרו.
- בחר ' הצג הכל ' בחלק העליון של המקטע 'דוחות אחרונים ' כדי לפתוח את תיקיית SharePoint שבה מאוחסנים כל הדוחות הקודמים שלך.
עצה
באפשרותך גם להציג את כל הדוחות הקודמים כאשר יש לך דוח פתוח על-ידי מציאת האפשרות בלחצן מרובה הפעולות בפינה השמאלית העליונה של הסרגל הצף.
נקוט פעולה בדוחות שלך
שיתוף הדוח כרכיב Loop
בעת הצגת דוח, באפשרותך לגשת לאפשרויות נוספות באמצעות סמלי ה- Loop בפינה השמאלית העליונה.
- בחר 'מיקומים משותפים' כדי להציג את הקישור לתיקיית SharePoint שבה מאוחסן רכיב ה- Loop שלך. מכאן, באפשרותך גם לבחור "הוסף לסביבת עבודה של Loop" כדי לכלול את הרכיב שלך בסביבת עבודה אחרת.
- בחר העתק רכיב והדבק אותו במקום אחר, כגון ב- Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word או ביישומי Microsoft 365 אחרים. כל שינוי שבוצע ברכיב במיקומים אלה יתעדכן באופן אוטומטי בזמן אמת.
- בחר ראה למי יש גישה כדי להציג רשימה של חברי צוות שיש להם כעת הרשאת גישה לדוח שלך.
שיתוף הדוח עם משתמשים חיצוניים מחוץ לקבוצה שלך
- נווט אל תיקיית SharePoint שבה מאוחסן רכיב ה- Loop ופתח אותו משם.
- לאחר שהדוח פתוח ב- Loop, בחר שתף בפינה השמאלית העליונה.
שיתוף הדוח באמצעות ידיעון של SharePoint
כאשר הדוח פתוח ב- Planner ב- Teams, בחר 'שתף כידיעון ' הממוקם בצד השמאלי של סרגל הפעולות הצף. פעולה זו ממירה את הדוח לתבנית ידיעון של SharePoint.
סגירת דוח
בחר בלחצן 'סגור ' בצד השמאלי של סרגל הפעולות הצף כדי לחזור לעמוד ברירת המחדל של הדוח.
דרישות גישה
כדי ליצור דוח מצב, למשתמשים חייבת להיות גישה לסוכן Planner ולרישיון של Microsoft 365 Copilot.
תכונת דוח המצב פועלת עם התוכניות הבאות:
- תוכניות בסיסיות משותפות (כאשר סוכן Planner זמין)
- תוכניות Premium משותפות (כאשר סוכן Planner מופעל)
בשני המקרים, יש לשתף את התוכנית עם קבוצה של Microsoft 365 ולכלול לפחות 10 משימות.
הערה
תכונת דוח המצב אינה נתמכת עבור ארגונים בעלי שם. משתמשים ללא רישיון Microsoft 365 Copilot יכולים להציג ולערוך דוחות, אך אינם יכולים ליצור דוחות חדשים.