מטרת ניהול פרוייקטים: הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות

	כאשר אתה מקצה אנשים לעבודה בפרוייקט, זכור שני דברים: עליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים של הפרוייקט כדי . . . שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות. הבדל זה גורם פעמים רבות לבלבול בעת עבודה עם התוכנות השונות לניהול פרוייקטים. לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

אם אתה חדש בניהול פרוייקטים אם אתה חדש בניהול פרוייקטים, אתה עשוי להבין בהמשך שעליך לדאוג לדברים נוספים, ולא רק להוספת פעילויות, כגון כמה אנשים להקצות לאותן פעילויות, כיצד לקחת בחשבון את החגים והחופשות של האנשים, וכיצד והיכן למקם מידע אישי כגון מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני ופרטי שכר.

להלן עצות שיסייעו לך להתחיל בעבודה.

• למד אילו סוגי משאבים ניתן להקצות לפעילויות לאחר איסוף המידע הדרוש לך אודות פעילויות פרוייקט, זהה את סוגי המשאבים הדרושים לך.

  • משאבי People אלה הם משאבים שאנו מתייחסים אליהם בדרך כלל כמשאבים שעובדים על פעילויות. מנהלי פרוייקטים לעתים מכנים אותם משאבי עבודה, בניגוד לחומרים ולציוד.
  • משאבים ארגוניים משאבים אלה הם משאבי עבודה המנוהלים ומשותפים בכל רחבי הארגון. משאבים ארגוניים נמצאים בשימוש עם Project Professional.
  • משאבי חומרים משאבים אלה כוללים מחשבים או מכונות המשמשים להשלמת העבודה על פעילויות.
  • משאבים כלליים משאבים אלה מציינים דרישות תכנון צוות עבור פעילויות ולא אנשים מסוימים, כגון נגרים או מפתחים.

• בחינת האופן שבו מספר המשאבים משנה את משכי הזמן כאשר אתה מקצה משאבים מרובים לפעילות, אתה מצפה שמשך הפעילות יתקצר. עם זאת, במקרים רבים, להוספת אנשים לפעילות יכולה להיות השפעה הפוכה. זה יכול להוסיף עלויות נוספות, תקשורת נוספת וחוסר יעילות אחרים. לדוגמה, התכנון של גשר אגרה חדש כנראה לא הולך להתקדם מהר יותר אם תכפיל את מספר האדריכלים בפרויקט. Project מאפשר לך לשלוט במה שקורה למשכי פעילויות לאחר שאתה מוסיף לפעילויות.

• שקול כיצד היכולות של אדם משפיעות על משכי פעילויות החוויה של כל אדם יכולה להשפיע ישירות על משך הפעילות. אפשר לצפות מאדם עם חמש שנות ניסיון להשלים משימה בפחות זמן מאדם עם שנתיים.

אם אתה מנהל פרוייקט מנוסה ככל שהפרויקטים גדלים, יש יותר דברים לחשוב עליהם. כעת אתה דואג לגבי שימוש במשאבים במחלקות אחרות, שכירת ספקים, מעקב אחר עבודה של מאה אנשים, הפקת דוחות למנהלים, ומורכבויות רבות אחרות שאפילו לא חשבת עליהן עדיין. למרבה המזל, Microsoft Project כולל את הכלים המומחים שלהם אתה זקוק.

להלן עצות לקידום המומחיות שלך.

• סקור ומקד את אומדני משך הזמן השתמש במידע שאתה אוסף לגבי הפרוייקט הנוכחי שלך ופרוייקטים דומים כדי למקד את הערכות המשך. רמת הדיוק של ההערכות לדרישות המשאבים (ובסופו של דבר לעלויות הפרוייקט) תלויה במידה רבה ברמת הדיוק של ההערכות למשך הפעילויות.

• מעקב אחר התקדמות משאבים ודא שהאנשים בפרוייקט שלך שולחים עדכוני מצב פעילות סדירים. התצוגות והדוחות ב- Microsoft Project עוזרים לך לא לאבד קשר עם כל מה שכולם עושים.

• זיהוי בעיות של הקצאת יתר של משאבים Project יכול לעזור לך לזהות מתי אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית.

• שים עין על התוכניות הבסיסיות שלך תוכניות בסיסיות נותנות לך תמונת מצב של הפרוייקט כדי שתוכל להשוות את ההתקדמות הנוכחית לתכנון המקורי.

• חלוקת עבודה על-ידי החלקת משאבים כאשר אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית, Project יכול להתאים את ההקצאות לעומס עבודה ריאלי יותר. החלקת הקצאות משאבים היא אחת הדרכים לחלוקה שווה יותר של העומס.

• יצא נתוני פרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף Excel יכול לעזור לך כאשר אתה זקוק לניתוח נוסף של מידע מ- Project. לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע אודות פעילויות ומשאבים ל- Excel להפקת דוחות ערך מזוכה מתקדמים, ולאחר מכן להציג את המידע באמצעות 'תרשימים זעירים' כדי לראות כיצד מושקעות עלויות ביחס לכמות העבודה שהושלמה.

  

  הדרכת עובדים להקניית מיומנויות חדשות ארגונים גדולים משקיעים זמן וכסף כדי להכשיר את העובדים שלהם למיומנויות חדשות ולעבודה בסביבות מגוונות. הדרכת עובדים קיימים יכולה להיות דרך משתלמת יותר לשיפור ביצועים מאשר גיוס אנשים חדשים.

שלב 1: הוספת אנשים לפרוייקט

הוספת אנשים לפרוייקט שלך	עליך להוסיף אנשים ומשאבים אחרים כדי שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות. משאבים אחרים עשויים לכלול משאבי חומרים כגון מלט או צבע, או משאבי עלות כמו טיסה ואוכל.
שינוי ימי העבודה עבור לוח התאריכים של פרוייקט	לאחר שהוספת אנשים לפרוייקט, שנה את לוחות התאריכים של העבודה שלהם כדי לקחת בחשבון את זמן העבודה שלהם. Project מתבסס על ההנחה שמרבית האנשים עובדים לפי שבוע עבודה סטנדרטי, מיום ראשון עד יום חמישי, מ- 8:00 עד 17:00. אך אינך חייב להיצמד ללוח זמנים זה של עבודה.
הוספת ימי חג וחופשה	כולנו זקוקים לחופשות. כולנו חולים לפעמים. וכולנו אוהבים את החגים שלנו. למד כיצד לקחת בחשבון את כל אותם פרקי זמן לא מתוזמנים על-ידי הוספתם ללוח הזמנים.
שיתוף אנשים באמצעות מאגר משאבים	באפשרותך להוסיף אנשים לפרוייקט מתוך מאגר של משאבים. מאגר משאבים מאפשר לך לשמור את כל המידע אודות האנשים בקובץ אחד של Project שישמש כחלק מפרוייקטי אב.
הסתרת עמודה של מידע רגיש	באפשרותך להוסיף מידע רגיש כמו משכורות ומספרי טלפון לפרוייקט, אך להסתיר מידע זה בתצוגות - מבלי לאבד מידע.

לראש הדף

שלב 2: הקצאת אנשים ומשאבים אחרים לפעילויות

הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות	לאחר שהוספת פעילויות ללוח הזמנים, ניתן להתחיל להקצות אנשים לעבוד עליהן.
הצגת עומסי עבודה וזמינות של משאבים	באפשרותך למצוא משאבים בהקצאת יתר או הקצאה חסרה בפרוייקט או בפרוייקטים שונים, ולראות אם ההקצאות שביצעת גרמו להתנגשויות.
הצגת שמות פעילויות לצד מייצגי פעילויות בתרשים גנט	תוכל להבין מייצגי פעילויות בתרשים גנט בקלות רבה יותר אם שמות פעילויות יופיעו לצדם. אפשרות זו שימושית בדוחות ובפגישות.
הזנת עלויות של אנשים וחומרים	בעת הוספת אנשים לפרוייקט, עליך להוסיף עלויות עבורם. לאחר הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות, Microsoft Project מחשב באופן אוטומטי את עלות הפרוייקט.
בדיקת עדכוני מצב	אם אנשים הזינו את מצב העבודה שלהם ב- Project Web App, באפשרותך לראות שינויים בלוח הזמנים ב- Project.
הסרת אדם מהפרוייקט	אנשים עוזבים פרוייקטים, עוזבים את החברה, או אולי בשל איות שגוי של שם, מעולם לא היו קיימים באמת מלכתחילה. מכל הסיבות הללו, ייתכן שיהיה עליך להסיר אנשים מפרוייקט.

לראש הדף

שלב 3: ניהול אנשים ומשאבים אחרים

בחירת התצוגה המתאימה להצגת משאבים	לאחר שהקצית אנשים לפעילויות והעבודה החלה, השתמש בתצוגות הרבות ב- Project כדי לפקח על ההתקדמות שלהם ולבצע שינויים בלוח הזמנים.
שינוי משך פעילות	שיטה אחת לטיפול בבעיות של עומס עבודה היא קיצור משכי פעילויות.
חלוקת עבודה להקלת עומס העבודה של אנשים	כאשר אנשים בפרוייקט שלך עובדים על יותר מדי הקצאות בו-זמנית, באפשרותך לאפשר ל- Project לבצע חלוקה שווה יותר.
שינוי ההגדרה 'מונחה מאמץ' עבור סוגי פעילויות	בעת הוספת אנשים לפעילות או הסרתם ממנה, Project מאריך או מקצר את משך הפעילות. הדבר קרוי תזמון מונחה מאמץ. אם אינך מעוניין לשנות את משך הפעילות, באפשרותך לשנות את ההגדרה 'מונחה מאמץ' של הפעילות.
מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים	מעקב אחר עבודה בפרוייקט אינו רק חיוני לסיום הפרוייקט בזמן, הוא גם מאפשר לך ללמוד מטעויות ומהצלחות בפרוייקט.
שמירת תוכנית בסיסית	כאשר הממונה עליך שואל כיצד מתקדם הפרוייקט שלך בהשוואה לתוכנית המקורית, הדבר האחרון שאתה רוצה לומר הוא, "אני לא יודע". הימנע מתשובה כזו על-ידי הגדרת תוכנית בסיסית שתשמש תמונת מצב של לוח הזמנים המקורי שלך, לפני שהפרוייקט יוצא לדרך.
הצגת דוח פרוייקט אודות התקדמות של אנשים	צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. באפשרותך להציג דוחות אלה ב- Project או לייצא אותם ליישומים אחרים, כגון PowerPoint, ‏Word או Excel.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים