מדריך פרטיות לתובנות אישיות
חשוב: מאמר זה דן בדואר האלקטרוני לתדרוך. השהינו את שליחת הודעות הדואר האלקטרוני של תדרוך כדי לבצע שיפורים מסוימים. עדיין תוכל לגשת לתוספת Viva Insights או Viva Insights Outlook ב- Teams ובאינטרנט לקבלת פונקציונליות עיקרית עד ששירות זה יחודש. לקבלת מידע נוסף אודות שינוי זה, ראה השהיית תדרוך.
חשוב: מאמר זה דן גם בדואר האלקטרוני של Digest. החל בסוף מרץ 2024, השהיה של הודעות הדואר האלקטרוני מסוג Digest, הנשלחות בדרך כלל פעמיים בחודש. כל התוכן מהודעות הדואר האלקטרוני של Digest עדיין יהיה זמין Viva Insights ב- Teams או באינטרנט. באפשרותך להמשיך לחקור ולנתח את תובנות הנתונים שלך בצורה חלקה. לקבלת מידע נוסף על שינוי זה, עיין בהשהיית הדואר האלקטרוני Digest.
תובנות אישיות Microsoft Viva Insights לך למצוא הזדמנויות לבנות הרגלים טובים יותר ותחזור לשלוט בזמן שלך. מאמר זה מתאר Viva Insights בנתונים אישיים לקבלת תובנות אישיות, היכן הוא מאחסן נתונים אלה ואת הדרכים שבהן הוא תוכנן להגן על נתונים אלה. הוא גם מתאר כיצד Viva Insights בהתאם לתקנות GDPR.
סיכום של נקודות מפתח
-
תובנות אישיות Viva Insights לא נועדו לאפשר הערכה, מעקב, קבלת החלטות אוטומטית, יצירת פרופילים או ניטור. Viva Insights מספק לך תובנות אישיות באמצעות אפליקציית Viva Insights ב- Microsoft Teams ובאינטרנט, התוספת 'תובנות' ב- Outlook, הודעות דואר אלקטרוני לעיכול של Viva, הודעות תדרוך והצעות מוטבעות ב- Outlook. לתובנות אישיות ב- Viva Insights אין מנגנון או אפשרות המאפשרים לכל אחד מלבדך לגשת למידע המותאם אישית המוצג דרך משטחים אלה, אלא אם כן אתה משתף אותם בכוונה ובנפרד. לא ניתן להשתמש בנתוני תובנות Viva Insights על-ידי משתמשים לקבלת החלטות אוטומטיות או ליצירת פרופילים.
-
תובנות אישיות Viva Insights אינה מעניקה לעובדים גישה למידע חדש המאפשר זיהוי אישי על עמיתים אחרים לעבודה. Viva Insights נתונים לתובנות אישיות על-ידי ביצוע חישובים על מידע שאתה יוצר על-ידי ביצוע יום העבודה שלך בלבד. רוב הנתונים שאתה רואה בתובנות אישיות מ- Viva Insights הם פשוט צבירה של מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך לא תוכל לבצע חישובים במהירות ללא תמיכה מסוימת.
-
תובנות אישיות Viva Insights הנתונים מעובדים ומאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online העובד. Viva Insights מעבד נתונים ממקורות אלה לקבלת תובנות אישיות: Exchange Online נתוני דואר אלקטרוני ולוח שנה, אותות צ'אט Skype for Business מ- Teams. Viva Insights מאחסנת ומעבדת נתונים אלה בתוך תיבת הדואר של Exchange Online העובד.
-
תובנות אישיות ב- Viva Insights בתאימות כללית להגנה על נתונים (GDPR). Microsoft עיצבה תובנות אישיות ב- Viva Insights כדי לתמוך בצרכים של הארגון שלך לפעול בהתאם לדרישות GDPR.
עקרונות עיקריים
-
כמשתמש Viva Insights, רק אתה יכול לראות את הנתונים שלך.
-
הנתונים שלך מאוחסנים ומחושבים בתיבת הדואר Exchange Online שלך.
-
תוכל להצטרף ולבטל את ההצטרפות בכל עת.
-
תובנות אישיות ב- Viva Insights לא מציגות מידע המאפשר זיהוי אישי של עמיתים לעבודה מעבר למה שאתה כבר יכול לראות ב- Outlook וב- Teams.
היכן ניתן לראות תובנות אישיות
תובנות אישיות ב- Viva Insights:
סוגי נתונים
Viva Insights מספקת תובנות אישיות עם סוגי הנתונים הבאים.
-
נתוני תיבת דואר - פעילות דואר אלקטרוני, לוח שנה, צ'אט ושיחה שאתה יוצר באמצעות Microsoft 365, כגון זמן שאתה מקדיש לפגישות או להודעות דואר אלקטרוני שאתה שולח לאדם או לקבוצה ספציפיים.
-
נתונים מצטברים - נתונים שלא היו זמינים לך באופן אחר, אך מוצגים בטופס צבור המיועד להגן על פרטיות אישית.
נתוני תיבת דואר
נתוני תיבת הדואר מייצגים מידע שכבר יש לך גישה אליו פשוט על-ידי ביצוע משימות, כגון שליחת הודעות דואר אלקטרוני, סידור פגישות או שיחה בצ'אט עם עמיתים לעבודה. Viva Insights מעבד ומציג את המידע בדרכים שהופיכתו לניתן לפעולה.
לדוגמה, Viva Insights מספק תצוגות המאפשרות לך להבין במהירות כמה זמן אתה מבלה בפגישות ובהודעות דואר אלקטרוני מדי יום, עם מי אתה משתף פעולה בתדירות הגבוהה ביותר, עם מי אתה מאבד קשר ולמי ביצעת התחייבויות ובקשות.
באפשרותך לבצע פעולה לגבי מידע זה. ייתכן שתחליט שאתה מקדיש זמן רב מדי לפגישות, לדוגמה, ולאמץ מטרה אישית של ניהול פגישות יעילות יותר.
תובנות אישיות נגזרות מנתונים שכבר זמינים לך במקומות הבאים:
-
תיבת הדואר Exchange Online שלך
-
הפעילות שלך במסמכי OneDrive ו- SharePoint
-
היסטוריית הצ'אט והשיחות שלך מ- Teams ומ- Skype for Business
Viva Insights פשוט מחיל כמה חישובים וכללים בסיסיים כדי להפוך נתונים אלה ליותר ניתנים להפעלה. נתוני תיבת הדואר מאוחסנים ישירות בתיבת הדואר Exchange Online הדואר.
לדוגמה, אם ברצונך לקבוע אילו עמיתים שלחו לך את הדואר האלקטרוני הרב ביותר במהלך השבוע האחרון, תוכל לעשות זאת באופן טכני מבלי Viva Insights על-ידי ספירת הודעות דואר אלקטרוני מעמיתים לעבודה באופן ידני בתיבת הדואר הנכנס שלך. באופן דומה, באפשרותך לקבוע את זמן התגובה הממוצע של עמיתיך להודעות הדואר האלקטרוני ששלחת להם באמצעות מידע חותמת הזמן הזמין בתיבת הדואר שלך. Viva Insights חוסך לך את הצרה שתצטרך לבצע את החישובים הבעייתיים האלה.
נתונים מצטברים
במקרים מסוימים, תובנות אישיות ב- Viva Insights מספקות לך מידע שאינו מזוהה על אנשים אחרים שלא היו זמינים להם באופן אחר, כגון עבור תעריפי קריאה בדואר אלקטרוני.
תעריפי קריאה בדואר אלקטרוני
Viva Insights עוקב אחר אחוז הנמענים שפתחת הודעת דואר אלקטרוני (בתוספת Outlook) עבור דואר אלקטרוני ששלחת לחמישה אנשים או יותר.
כדי לשמור על פרטיות, Viva Insights אינו עוקב אחר תעריפי קריאה עבור הודעות הנשלחות לפחות מחמישה אנשים. Viva Insights גם לא מציג את שיעור הקריאה של "0 אחוזים" או "100 אחוזים", כפי שמאפשר לאנשים לבצע מסקנות מוחלטות לגבי פעולות של עמיתים בודדים לעבודה. במקום זאת, שיעור הקריאה במקרים אלה מוצג כטווח הכולל ערך סף המתבסס על מספר הנמענים של הודעת הדואר האלקטרוני.
מדד זה מחושב בהתבסס על דגל "קריאה" Exchange Online. עבור אנשים מסוימים, הודעות מסומנות בדגל כ"נקרא" בעת פתיחת הודעה בחלונית התצוגה המקדימה של Outlook. עבור אחרים, ייתכן שיהיה עליך ללחוץ פעמיים כדי לפתוח את ההודעה כדי לסמן אותה כ"נקראה".
באפשרותך לשלוט בהגדרה זו בהגדרות Outlook שלך. כדי להציג אותות אלה בתיבת הדואר של השולח, הדגל "קריאה" מועתק בתוך סביבת Microsoft 365 ולאחר מכן מועבר לתיבת הדואר של השולח.
תאימות GDPR
כמו במקרה של חבילת Microsoft 365 המלאה, Viva Insights לתמוך בתאימות לדרישות GDPR. לדוגמה, Viva Insights תומך בפעולות הבאות:
-
אבטחה והגנה על נתונים אישיים. מאחר שכל נתוני התובנות האישיות ב- Viva Insights מאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online שלך, Viva Insights עומד במחויבות אבטחה זו על-ידי Exchange Online גם עומד בהתחייבות זו.
-
בקשות לייצוא, מחיקה או הגבלת עיבוד של נתונים אישיים. Microsoft תומכת בבקשות משתמשים, כגון בקשות לייצוא או מחיקה של נתונים.
לקבלת מידע נוסף, ראה תאימות GDPR.
פרטיות Viva Insights אפליקציה ב- Teams ובאינטרנט
כאשר הנתונים מעובדים באפליקציית Microsoft Viva Insights, Microsoft מגנה על פרטיות העובדים ומצייתת באופן מלא לתקנות המקומיות, כגון התקנה הכללית להגנה על נתונים (GDPR). Viva Insights על פרטיות בדרכים הבאות:
-
אישי ופרטי – התוכן בתובנות שלך הוא אישי, פרטי, זמין עבורך בלבד. אף אחד אחר בארגון שלך אינו יכול לגשת אליו.
-
הנתונים של כולם נשמרים כפרטיים – Viva Insights אינם כוללים מידע חדש המאפשר זיהוי אישי אודות כל אדם אחר בארגון שלך. התובנות והפעולות מבוססות על מידע שיצרת ועל-ידי הארגון שלך על-ידי ביצוע יום העבודה הרגיל שלך. התובנות שלך מבוססות על מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך אינך יכול לצבור במהירות ללא עזרה.
-
אבטחת תיבות דואר Viva Insights משתמשת Exchange Online הדואר האלקטרוני ולוח השנה ותהליכים ומאחסנת את כל התובנות או הפעולות בתוך תיבת הדואר של Exchange Online שלך, כך ש- Exchange יכול להכלל ולאכוף את אבטחת הנתונים.
-
תואם ל- GDPR – Microsoft מצייתת ל- GDPR כאשר היא מספקת תובנות ופעולות באפליקציה.
איך זה עובד
התובנות והפעולות האישיות באפליקציית Microsoft Viva Insights מבוססות על נתוני תיבת Exchange Online שלך, כגון דואר אלקטרוני בנתוני לוח שנה. התובנות נגזרות מנתונים שכבר זמינים עבורך בתיבת הדואר Exchange Online שלך. לדוגמה, אם ברצונך לקבוע לאילו התחייבויות התחייבת, תוכל לסקור באופן ידני כל דואר אלקטרוני בתיבת הדואר שלך. האפליקציה Viva Insights פשוט חוסך לך מתהליך מיושר זה.
תאימות GDPR
Microsoft עוזרת לבקרי נתונים לעמוד בהתחייבויות הבאות עבור Microsoft Viva Insights האפליקציה:
-
לאבטח את הנתונים האישיים של המשתמשים ולהגן עליהן – תובנות דורשות רשיון Exchange Online, וכל הנתונים מאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online העובדים. המדדים המחושבים, כגון משימות, מצורפים לתיבת הדואר. לפיכך, Viva Insights עומדת במחויבות זו על-ידי Exchange Online לעמוד גם במחויבות:
-
Microsoft לא תשליך נתוני לקוחות Exchange Online למטרות פרסום.
-
Microsoft לא תחשוף מרצונך Exchange Online הלקוח לרשויות אכיפת החוק.
-
Microsoft תעמוד בכל הדרישות הקשורות להצפנה של נתוני Exchange Online ותטמיע בקרות כדי לצמצם סיכוני אבטחה ולסייע להבטיח המשכיות עסקית, כמתואר ב- ISO 27001 וב- ISO 27018.
-
-
הודע למשתמשים במקרה שזוהתה הפרה – Microsoft תודיע לאנשי הקשר של פרטיות הלקוחות תוך 72 שעות עד ש- Microsoft תהיה מודעת להפרה על-ידי נהלי הפעלה סטנדרטיים לתגובה לתקריות של Microsoft 365.
-
לכבד בקשות משתמש (DSR) לייצוא, למחיקה או להגבלת עיבוד של נתונים אישיים – Microsoft תומכת בבקשות משתמשים, כגון בקשות לייצוא או למחיקה של נתונים.
לקבלת מידע נוסף, ראה תאימות GDPR.
זקוק לעזרה נוספת?
מעוניין באפשרויות נוספות?
גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.
קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.
